教案3(第2章档案的收集)

第二章档案的收集内容提要：本章重点讲三个方面的内容：一、档案收集工作概述。

主要了解收集工作的内容；二、机关档案的接收和归档；三、档案馆对档案的收集工作等。

2.1 档案收集工作概述2.1.1、收集工作的内容2.1.1.1档案收集工作的概念档案的收集工作，就是接收、征集档案和有关文献的活动。

（文献—指有历史价值或参考价值的图书资料。

）具体来说，就是按照党和国家的有关规定动作，把分散在各单位、单位各内部机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，通过接收和征集，分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。

档案的收集工作，是档案馆、室一项经常的、艰巨的任务。

2.1.1.2档案收集工作的内容档案收集工作的内容，概括起来有两个方面：一是档案室的收集工作。

即档案室接收本单位各内部组织机构所产生的档案。

二是档案馆的收集工作。

即档案馆接收各现行机关和撤销机关档案，向社会征集历史档案。

具体来说，档案收集工作包括以下三个方面的内容。

2.1.1.2.1.档案室对本机关需要归档案卷的接收接收工作。

换句话说，档案室接收本单位文书部门或业务部门归档的案卷。

文书部门或业务部门每年将办理完毕的文件，经过挑选、立卷，移交给档案室，这是档案室档案的主要来源。

比如高校档案馆、室教学档案的来说，主要是从教务处、学生处，成教处等部门移交而来。

到底哪些案卷需要归档？哪些案卷不需要归档？不是某个部门某个人说了算，而是要按照档案馆、室根据有关规定制订出的归档范围或收集范围为依据来收集、接收案卷和档案材料。

2.1.1.2.2.档案馆对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。

要做好各行政机关和撤销机关的档案集中与接收工作，主要靠档案工作人员做好平时收集、立卷归档、定期接收的具体工作。

所谓现行机关，是指正在行使职权的机关或单位。

所谓撤销机关，就因故停止行使职权的机关或单位。

如原韶关教育学院（合并）和原市北江区（合并），原来这些机关（单位）形成的档案，应全部移交现有档案馆、室保存。

2.1.1.2.3.档案馆对历史档案的接收和广泛征集工作。

历史档案包括革命历史档案和旧政权档案，简称为建国前或解放前档案。

这些档案产生的年代已久远，由于战争年代保管不善而散失在社会上（包括国外），档案馆通过接收和征集工作，将这些零散的历史档案集中保存起来。

从上述档案收集工作的内容或范围来看，平时收集工作主要是丰富室藏档案。

2.1.1.3档案收集工作的要求2.1.1.3.1.丰富馆藏的主要标准和要求应该是：数量充分，质量优化，门类齐全，结构合理。

这是档案收集工作的首要任务。

所谓“数量充分”，就是要求各级各类档案馆、档案室尽量补充档案数量。

因为从宏观上讲，我们现有的档案数量与祖国悠久的历史和社会广泛的需要不相适应，与其他一些国家相比，馆藏仍显贫乏，这就需要大历程丰富馆藏。

所谓“质量优化”，就是指馆藏的档案要达到一定的质量标准。

如果只顾数量，不顾质量，数量再多，也不能算丰富。

因此，在增加数量的同时，还要按照一定的标准，从中优选，使档案质量优化。

所谓“门类齐全”，就是指档案部门应收集各种门类的档案，不仅要收集反映党政机关及其他组织管理活动中的普通档案，也要收集各种专门业务活动形成的专门档案；不仅要收集纸质文件材料，也要收集各种特殊制成材料的档案，如简牍，缣帛等古老档案和照片、磁带等现代档案。

所谓“结构合理”，就是指档案部门收藏的档案在来源、内容等方面，应该是合理分布的。

既要有一般性的材料，又要有各具特色的材料；既要有领导机关的档案，又要有基层单位的档案；既要有宏观材料，又要有微观材料；既要有公务活动的档案，又要有私人活动的档案；既要收集档案，又要收集与档案相佐的有关材料，诸如方志、传记、年鉴、回忆录、政策法令汇编及其他书刊杂志等等。

2.1.1.3.2.加强馆、室外调查和指导加强馆、室外调查和指导，就是要求档案馆、档案室及时掌握档案形成、流动、管理和使用等方面的情况。

对于档案来说，要了解本单位工作活动，将产生哪些档案，这些档案是否形成和归档，并对各单位具体文书和业务部门档案的收集、整理、立卷、归档进行业务指导。

对于档案馆来说，要了解被接收单位的历史、档案状况，保管条件等，区分缓急，有计划地接收进馆。

同时，档案馆业务指导处、科的同志，要经常到各单位的档案室进行业务监督和指导。

另外，档案馆、室的同志对散失在社会上的零散档案，要广泛调查，一有线索，便跟踪追击。

目的就是要收集到更多更好的档案。

2.1.1.3.3.收集工作必须根据档案形成规律和档案发挥作用的规律性，正确处理局部与整体、当前与长远的矛盾。

档案形成之后，首先服务于形成者，这是档案的现实作用，然后服务于整个国家，这是档案的长远作用。

档案形成初期，先由各单位档案室集中管理，然后，再由档案馆保存，档案室与档案馆是局部与整体的关系，要防止档案室把档案“占为已有”，不愿向档案馆移交的倾向。

同时，也要防止档案馆把档案形成单位还在经常使用期的档案过早地集中起来的现象发生。

或者有的档案馆、室对移交来的档案“拒之门外”不愿接收，任期分散或遭受损失。

2.1.1.3.4.推行入馆、室档案的标准化推行档案工作的标准化，主要为实行电子计算机管理档案创造条件。

档案工作标准化，应该从档案收集工作开始推行。

比如，要对案卷封面、案卷目录与卷内目录及档案盒的内容、格式实行统一标准。

还要对文件结构、文件用纸与尺寸、书写材料的质量和书写规则，以及区分全宗、分类、立卷、编目等一系列工作，都实行标准化。

如果入馆档案达不到上述要求的，档案馆有权现成档案室翻工，直至符合规范化的要求为止。

2.2 机关档案的接收和归档2.2.1.归档制度2.2.1.1.归档与归档制度的概念归档，是指办理完毕的文件，经过系统整理立卷定期（定期是指翌年内即第二年内）交档案室集中保存的过程。

把这项工作作为一项制度规定下来并付诸实施，就是归档制度。

2.2.1.2.归档制度的内容归档制度的内容，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。

2.2.1.2.1.归档范围。

是指在一个单位产生的所有文件材料中需要归档的部分,凡是本单位工作活动中具有保存价值的各种文件材料，都应该归档。

2.2.1.2.2.归档时间。

办理完毕的文件，一般应在第二年内由文书或业务部门立好卷向档案室归档。

2.2.1.2.3.归档要求。

第一、应归档文件材料要收集完整、齐全。

完整就是要使归档的档案材料有一定数量，每份文件页数完整，档案材料不遗漏、不残缺；齐全就是要做到归档的部门齐全，档案门类齐全。

第二、应归档文件要系统、条理。

凡归档文件材料，均要按其不同特征来分类组卷，尽量保持它们的内在联系，区分它们不同的保存价值，使归档文件分类准确、立卷合理，能较好地反映本单位工作活动面貌。

在立卷时，要求将文件的正件与附件，复印件与定稿，请示与批复，文件与电报等统一立卷，不得分散。

这主要是便于保管和利用。

第三、要求归档文件编写页号，填写卷内文件目录，还要填好封面，注明保管期限，装订成卷。

页号是指文件有文字的每一页上编制顺序号，页号写以文件每页正面的右上角和背面的左上角。

装订案卷时，要去掉文件的金属物，如订书钉等。

对破损的文件要裱糊，装订采用三孔一线的方法，装订在文件的左侧。

案卷装订后，要按规定（即永久、长期、短期）排列先后次序，编制案卷移交目录一式四份，由移交部门和档案室签字以后，作为案卷已向档案室归档案的凭证。

这些案卷移交目录，档案室要作长期保存。

2.2.2、归档组织工作档案室的基本任务之一，就是对本机关文件处理部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。

因此应充分发挥档案室在形成文件与组织归档中的作用，是做好档案室收集工作的一个重要组成部分。

2.2.2.1档案室对形成文件的作用。

为了保证归档文件的齐全完整，便于日后提供利用，档案室的工作人员不仅要通过归档工作把已经形成的文件收集齐全，而且要关心机关文件的形成与办理情况。

档案工作人员有责任及时向有关领导和业务部门反映和提出意见，解决文件处理工作制度，文件书写格式和书写材料等方面存在的问题。

2.2.2.2指导和协助文书部门组织归档案工作。

2.2.2.2.1.坚持文件处理部门或业务部门立卷归档制度。

在大、中型机关，由文件处理部门或业务部门对工作活动中形成的具有保存价值的文件材料进行立卷和整理，并定期向档案室归档，可以发挥文件处理部门或业务部门熟悉文件的形成与办理过程的优点。

实践证明，坚持抢先文件处理部门立卷归档制度，就能为档案室奠定良好的基础。

2.2.2.2.2.协助和督促有关部门做好立卷和归档案前的准备工作。

①确定立卷人②划定分工立卷的范围大单位：党群的由党办的同志立卷；行政的由单位行政办立卷；小单位：由机要室或文书、业务部门立卷。

③协助有关部门编制立卷类目，督促做好平时归档工作。

2.2.2.3注意临时性文件收集工作。

在正常的归档工作以外，档案室工作人员还需收集一些临时性的文件，如领导参加会议带回来的文件等。

2.3 档案馆对档案的收集2.3.1、档案馆档案的来源和收集范围2.3.1.1档案馆档案的来源1.接收现行机关的档案。

即接收正在进行日常工作，待命自己职权的单位所形成的档案。

这些单位每时每刻都在不断地形成档案，其中具有长远保存价值的档案，在现行机关保存一段时间后，将源源不断地补充到档案馆去，这是档案馆的主要来源。

2.接收撤销机关的档案。

机关、团体、企事业单位由于各种原因被撤销而停止活动后，qi全部档案，应由档案馆负责接收。

3.征集历史档案。

即征集建国前所形成的、至今仍散失在社会的历史档案。

包kuo革命历史档案和旧政权档案。

4.档案馆之间相互交换档案，即馆与馆之间因行政区划的变动和档案馆结构的变化等，对档案馆馆藏和接收范围进行调整，相互移交档案。

如，原韶关地区包括韶关市、清远两市。

如现在韶关市档案馆保存了现在清远市的有关重要档案，韶关档案馆就要作移交。

以上是档案馆收集工作的一般内容。

2.3.1.2档案馆档案的收集范围根据国家档案局83年制定的《档案馆工作通则》规定，国家所有具有长远保存价值的档案分层分别由各级、各类档案馆收集保存。

其接收范围如下：1.中央档案馆。

接收中央一级党政机关、团体和企业事业单位需要永久保存的档案，中央一级撤销机关、团体和企业事业单位的全部档案，具有全国意义的革命历史档案。

2.省级档案馆。

接收省级现行机关、团体和企事业单位需要永久保存的档案，省级撤销机关、团体和事业单位的全部档案，具有全省意义的革命历史档案和旧政权档案。

3.县级档案馆。

接收县级现行机关、团体和企事业单位需要永久和长期保存的档案，县级撤销机关、团体和企事业单位的全部档案，具有全县意义的革命历史档案和旧政权档案。

4.各专业、专门、部门档案馆（包含高校档案馆）。