装饰公司行政助理工作职责

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行政助理工作职责
一、早会
1、早会前检查店面卫生状况,督促值日生打扫卫生。

2、8点50统一组织开早会,点名,确定员工是否到齐及去向,说一下前一天新
客户到访情况,传达总部的通知,及时总结并解决店里日常工作中出现的问
题。

二、行政前台接待
1、接待来访者
(1)接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看是否是无关人
员,还是需要找公司相关人员再进行接待。

(2)若是上门咨询客户,初步了解客户的情况安排客户就坐,送上水及?家装宝典?等,找店长安排合适的设计师与客户进行沟通,交谈期间帮助设计师提供谈单
所需资料。

(3)若是主材商,看是否是与公司合作的主材商,如不是公司合作的主材商应婉
转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若是公司合作主材商,看
设计师是否有时间,在不打扰设计师正常工作的前提下,可安排与设计师沟通。

2、接听咨询电话
拿起电话首先应讲“您好,城市人家”
(1)若是客户咨询应问清楚客户的姓氏、装修房屋地址、面积等基本情况,并告
知领导安排相关设计师及时与客户联系。

(2)若是投诉应耐心了解客户投诉的情况,能解决的联系相关工作人员帮客户解
决,切忌随便承诺;不能解决的,及时联系领导或总部客服为客户解决问题。

3、接收快递
快递公司送来的物品,帮助员工签收,并保管好物品,及时转交给公司员工。

三、行政与各部门的沟通
1、与财务的沟通
每天收客户交的各期款项,并去公司指定的银行,汇给总部财务,每天下班之前,把“财务报表”发给总部财务,协助财务统计交款事项。

每周期统计,“周期签单情况”发至总部财务及副总邮箱。

3、与客服、工程部的沟通
客户交完尾期款后,给客户开“保修单”,并找出水电改造光盘交给客户,月末
之前交至总部工程部。

及时与工程部申请保修单,避免店面保修单短缺。

客户家如需做保洁,保证其在尾款交完的前提下,了解清楚客户房屋的地址、面积、联系电话、设计师及时上报工程部,给客户安排保洁。

客户有送锦旗到公司的,及时把锦旗照片传给客服部,以便项目经理及相关人员奖金的及时发放。

4、与材料部、企划部的沟通
(1)签订合同时,有时会赠送给客户家主材,当客户需要安装时,了解客户主
材安装的地址、赠送主材项目、设计师等,上报至总部材料部,以便及时安排安装。

(2)店面为了推广宣传,要做的广告、条幅、展板等要及时写申请,联系企划
部帮忙设计与制作。

(3)每周四统计员工是否需要做名片,报至企划部。

(4)展会前与企划部沟通会场布置、宣传等相关事宜。

5、与行政人力资源部的沟通
(1)每天统计“员工变动情况”,下午四点前发至人力资源部主管邮箱。

(2)每天统计来访客户,制作“店长日志表”,下班前发至行政人力资源部及
副总邮箱。

(3)每周组织例会做好“会议纪要”发至行政人力资源部。

(4)每周期第二个周六,统计店面通讯录,并注明新入职及离职人员名单,发
至行政人力资源部。

(5)签完的合同拿到行政人力资源部盖章,并把“员工业绩清单”交至行政人
力资源部。

(6)每周期店面申请的办公用品做考勤时,把“申领申购单”交至行政人力资
源部。

(7)每周期初周一去总部做上一周期考勤。

考勤时候需要带的东西:1、手工考勤签到表;2、请假(未打卡)假条;3、新员工入职资料及离职员工资料(若有就带,人员无异动就不用)。

(8)新员工入职在店面填写“招聘登记表”及“致新员工的一封信”安排初试
复试,待面试合格,给总部行政人力资源部发“员工变动表”及时通知总部,让
面试合格者带身份证复印件2张,一寸照片2张去总部办理入职手续,如有离职员工,帮其在店面办理完手续,通知总部让在店面办理完交接手续的员工,去总部办理离职手续。

四、会议制度
1、前期准备
每周组织店面员工开例会,提前通知开会的时间地点,准备好“点名册”、“会议登记本”与店长沟通根据每次会议内容的不同准备相关的物品。

2、会议记录
组织大家开例会,进行点名,统计参会人数情况,记录下会议主要内容。

3、会后工作
整理会议记录,发至行政人力资源部。

五、库房管理
(1)保管库房里的物品,数量齐全及物品的完整性,每次出库入库的物品做好
出入库登记,并要求相关人员签字确定
(2)管理好店面的公共物品,定期配合总部进行物资盘点
六、店面日常开销的管理
定期到财务借款,缴纳店面的水费、电话费、电费、物业费等,做好统计从各方
面节约开支。

七、展会制度
1、前期准备
(1)准备物品:优惠细则(人手一份)、拱门、展架、大喷绘、收据、合同、
气球、客户登记表、礼品登记表、打印机、打印纸、碳素笔、胶棒、白板笔、透
明胶带、图钉、曲别针、插排、报价表、计算器、订书器、印章、绶带、抽奖箱

(2)联系参会主材商,通知其展会地点、时间、及布展时间、主题要求等
(3)打印优惠细则,保证人手一份
(4)准备展会所需水果等
(5)安排人员布置会场
(6)申请展会所需物品、礼品
2、会场职责
等记来访客户,发放礼品,统计收款礼品发放情况
3、会后整理。