第六章 档案登记和统计

第六章档案登记和统计案例：××服装公司的档案室保存有公司的文书档案、设计档案、经营档案、设备档案、音像档案等。

由于该档案室忽视了档案日常管理过程的监控，一些管理环节没有进行必要的登记和记录，导致存在下列问题：一、档案收进、入库、销毁等变化情况心中无数。

一次，总经理检查档案室工作，询问到相关情况时，档案室主任拿不出确切的数字汇报，而只能凭借记忆和经验说出大概的情况。

总经理对此很不满意，并指示档案室改进工作，加强日常管理和监督。

二、档案借阅、利用等情况不明。

一次，公司营销部主任向档案室调阅关于前两年销售工作的文件，在案卷目录上查到了相关文件的条目，但是在库房中却找不到案卷。

后几经查找，才发现有关的案卷已被设计部的××设计师借阅。

三、档案管理业务状况无从查考。

例如：档案室对库房中档案的保存位置进行调整、对损坏的档案进行修复、对库房设备进行维护等，这些活动档案室都没有做相关记录，造成事后出现问题时无法查考核实工作质量及追究责任。

总经理对档案室的这种情况提出了批评，并指示他们完善各个环节的登记制度，印制登记表格等文件，加强过程的监控。

简析：档案工作的进展和质量一方面是通过制度和标准来检验；另一方面就是依靠登记和统计的手段进行记录与反馈。

这个案例告诉我们：档案登记和统计工作贯穿于档案管理活动的各个环节，可以直接准确地反映问题、责任人员等各方面情况。

做好它，可以对管理质量进行全程监控。

第一节档案登记和统计概述一、档案登记和统计的一般概念:（一）档案登记：档案登记，是对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进行随时记录的工作。

登记有两种类型：一种是带有司法行为性质的认证性登记，如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记等等；一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的工作记录性登记，如会客登记、出入库登记等。

本章所讲的档案登记是属于第二种类型的工作记录性登记，这种登记的目的与作用在于对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作的进程与状态。

学校档案工作管理制度范文为了规范学校的档案工作，确保档案的安全、完整和有效利用，我们制定了以下管理制度：第一章总则第一条为了加强学校档案管理工作，提高学校档案管理水平，维护学校档案的完整性、真实性和安全性，制定本管理制度。

第二条学校档案管理工作要依据相关法律法规和规章制度进行，强化档案管理的法制意识。

第三条学校档案管理工作应当遵循“及时、准确、完整、安全”的原则，确保档案及时归档、准确整理、完整保管和安全使用。

第四条学校档案管理工作应当按照科学、规范的原则进行，采用现代化信息管理手段提高效率和质量。

第二章档案的管理范围和内容第五条学校档案的管理范围包括行政档案、学生档案、教师档案以及其他与学校工作密切相关的档案。

第六条学校档案的内容包括档案登记、整理、保管、利用和销毁等环节。

第三章档案的登记和整理第七条学校档案的登记应当按照登记规则进行，确保档案登记的准确性和完整性。

第八条学校档案的整理应当按照年度或事项进行，确保档案的清晰可辨和易于检索。

第九条学校档案的整理工作应由专门的档案管理人员进行，保密、保管权限应分级管理。

第四章档案的保管和利用第十条学校档案的保管应当采取物理和电子两种方式，并定期进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。

第十一条学校档案的利用应当按照管理规定进行，严禁超范围和超权限使用档案。

第十二条学校档案的利用要依法依规进行，确保档案的保密性和合法性。

第五章档案的销毁和转移第十三条学校档案的销毁应当按照销毁规定进行，确保档案的安全、合规和环保。

第十四条学校档案的转移应当按照转移规定进行，确保档案的完整和准确。

第六章监督检查和责任追究第十五条学校档案管理工作应定期进行监督检查，发现问题及时整改和处理。

第十六条学校对档案管理人员进行岗位培训和考核，强化责任意识和工作素质。

第十七条学校对档案管理人员的违规行为进行责任追究，依法依规处理。

第七章附则第十八条本管理制度由学校档案管理部门负责解释和修改。

第二章档案管理第六节档案统计一、单选题1.目前，我国档案工作的基本情况统计，基本上分为（C）个层次。

A二B三C四D五2.档案（A）是档案统计工作的第一步。

A统计设计B统计调查C统计整理D统计分析3.档案（B）是档案统计工作的关键环节。

A统计设计B统计调查C统计整理D统计分析4.（C）是档案统计中最基本、最经常的一种调查方式。

A统计分析B统计分组C统计表报D专门调查5.统计整理的基本方法是（B）。

A统计分析B统计分组C统计表报D专门调查6.全国档案事业统计年报制度的统计指标体系有（C）个方面的指标构成。

A4B5C6D77.档案（A）是指搜集档案及档案工作数据的调查计划，它包括资料搜集、整理与分析过程的统计设想和科学安排。

A统计设计B统计调查C统计整理D统计分析8.档案（C）就是将统计调查获得的原始数据进行综合整理，使之规范化、系统化的过程。

A统计设计B统计调查C统计整理D统计分析9.档案（D）是对统计资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。

A统计设计B统计调查C统计整理D统计分析10.（B）是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式，主要应用于档案室。

A案卷目录和卷内文件目录B总登记簿C档案移交（接收）登记簿D全宗名册二、多选题1.档案统计应遵循（BCD）的基本要求。

A全面性B准确性C科学性D时效性2.档案数量与状况登记的主要形式有（ABCD）A案卷目录和卷内文件目录B总登记簿C档案移交（接收）登记簿D全宗名册3.档案利用登记的主要形式有（AB）A借阅档案登记簿B档案利用效果登记簿（表）C档案移交（接收）登记簿D全宗名册4.档案统计调查的基本方法有（CD）A统计分析B统计分组C统计表报D专门调查5.档案统计分析的方法包括（ABCD）A对比分析B相关分析与因果分析C静态分析和动态分析D综合分析6.国档案事业统计年报制度制发的统计年报分为（CD）A档案局表B档案馆表C基层表D综合表7.全国档案事业统计年报基层表有（ABCD）A档案行政管理部门基本情况年报B档案馆基本情况年报C档案室基本情况年报D档案科技基本情况年报8.各级档案行政管理部门向当地统计主管部门报送的文化事业（档案事业部分）的统计指标主要有（ABC）A档案事业机构和人员数B档案馆档案资料馆藏和利用情况C档案馆建筑面积D档案专业教育情况9.档案统计调查必须遵循以下原则：（ABCD）A以实事求是的态度来搜集真实可靠的资料B对不同的对象应该采取不同的调查形式和方法C使各种形式、方法合理地结合D遵守观察的同时性和定期性10.档案统计大致可以分为以下阶段（ABCD）A统计设计B统计调查C统计整理D统计分析三、判断题1.档案统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在服务国家、服务社会、服务单位的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的各类档案，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。

第三条档案管理工作应当遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、连续，不得遗漏、损毁和伪造；2. 准确性原则：档案内容应当真实、准确，不得篡改、删减；3. 安全性原则：确保档案的物理安全和信息安全，防止档案的丢失、损毁和泄密；4. 利用性原则：充分发挥档案的作用，提高档案的利用率；5. 规范性原则：档案管理工作应当规范化、制度化。

第二章组织机构及职责第四条本单位设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：1. 贯彻执行国家档案法律法规和方针政策；2. 制定档案管理制度及流程，并组织实施；3. 组织开展档案的收集、整理、鉴定、统计等工作；4. 负责档案的保管、保护和修复工作；5. 提供档案的查阅、复制、咨询等服务；6. 对档案工作进行监督检查，确保档案管理制度及流程的落实。

第六条各部门、各岗位应指定专人负责档案管理工作，协助档案管理部门开展工作。

第三章档案收集与整理第七条档案收集工作应当遵循以下要求：1. 按照档案分类标准，全面收集各类档案；2. 对收集的档案进行审查，确保档案的完整性、准确性和安全性；3. 对收集的档案进行登记，建立档案登记簿。

第八条档案整理工作应当遵循以下要求：1. 按照档案分类标准，对收集的档案进行分类；2. 对分类后的档案进行编目，建立档案目录；3. 对档案进行装订、编页、装盒等整理工作；4. 对整理好的档案进行质量检查，确保档案的整理质量。

第四章档案保管与保护第九条档案保管工作应当遵循以下要求：1. 按照档案保管要求，选择合适的档案保管场所；2. 对档案进行定期检查，确保档案的完好；3. 对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等保护措施；4. 对重要档案进行备份，确保档案的备份安全。

档案保管工作规章制度第一章总则第一条为规范档案保管工作，加强档案的管理和保护，确保档案的安全、完整和可靠性，特制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于本单位所有档案保管工作，涉密档案管理遵循国家有关法律法规的规定。

第三条单位档案保管工作实行“谁负责、谁管理”的原则，由具体责任人进行管理。

必须确保档案的保密性、真实性和完整性，严禁随意毁坏档案，严厉打击档案盗窃、贩卖等违法犯罪行为。

第四条本单位设立档案保管专责人员，负责制定档案管理规章制度、档案保管工作计划和年度档案保管工作总结，监督和指导档案保管工作。

第二章档案保管工作流程第五条档案保管工作流程应包括档案的采集、整理、登记、存放和利用等环节。

第六条档案的采集应遵循“谁产生、谁保管”的原则，及时收集并按照规定分类整理。

对于涉密档案，必须及时进行密级鉴定，采取相应的保护措施。

第七条档案整理应按照规范的分类方式进行，确保档案的完整性和连贯性。

对于损坏的档案，应进行修复处理，并做好防潮、防虫等工作。

第八条档案登记应建立档案登记簿，对档案的存放位置、密级、责任人等进行详细记录。

第九条档案存放应按照密级进行分类存放，设立专门的档案保管库房，并配备相应的安全设施和人员进行监督管理。

第十条档案利用应根据有关规定，经过审核批准后方可提供给需要的人员参阅，必须严格保密，不得随意泄露。

第三章档案保管工作原则第十一条档案保管工作应遵循以下原则：1. 依法合规：严格按照国家有关法律法规和规章制度进行档案保管工作，确保档案管理的合法性和规范性。

2. 安全保密：确保档案的安全、完整和机密性，杜绝泄露和丢失行为。

3. 效率高效：按照规定流程进行档案保管工作，提高工作效率，预防失误和差错。

4. 便民利民：为需要的人员提供及时、准确的档案服务，方便其查阅和利用。

第十二条档案保管工作应遵循实事求是原则，不得随意篡改档案内容，不得违规销毁档案，不得私自转移档案。

第十三条档案保管工作应遵循公开透明原则，对外公开的档案应尽可能提供便民措施，方便社会公众查阅。

档案统计制度1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

2、档案统计包括登记和统计两个部分。

档案室要建立档案工作统计台帐，档案人要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。

4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。

7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

档案鉴定销毁制度一、档案是各项活动的真实记录和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。

确定其存毁是一项严肃、细致的工作，必须严格执行制度。

2、档案的鉴定分为檀卷鉴定和销毁鉴定两种。

三、檀卷鉴定由专职档案员和归档部分领导负责。

四、案卷鉴定会可在档案材料移交档案室时进行。

档案经鉴定合格后，应及时登记归档。

五、销毁鉴定应根据档案保管期限由销毁鉴定小组按档案的性质，吸收有关部门负责人和档案工作主管领导参加。

六、档案销毁前要假造销毁清册，重要档案要逐份登记，一般档案可只写明其形成年份、字号、内容、数量。

七、对从档案中剔除的已经落空保存代价的檀卷，凡有卷内目录的可只登记檀卷标题，将卷内目录附后，代替销毁清册。

无卷内目录和从档案中剔除的单价档案材料，要逐份登记。

八、销毁档案，必须经所领导审查，并签字同意后方可销毁。

9、销毁档案时应由两名专、兼职档案干部押运监销，严禁将其作废纸出售。

第一章总则第一条为加强工商登记档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有涉及工商登记的档案管理工作。

第三条工商登记档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散使用；（三）规范程序，严格审批；（四）安全保密，方便利用。

第二章档案范围第四条工商登记档案包括以下内容：（一）企业设立、变更、注销登记档案；（二）个体工商户登记档案；（三）农民专业合作社登记档案；（四）其他涉及工商登记的档案。

第五条档案材料应包括以下内容：（一）工商登记申请书；（二）营业执照；（三）法定代表人、负责人身份证明；（四）企业章程、合伙协议等；（五）住所证明；（六）经营范围证明；（七）其他相关材料。

第三章档案管理职责第六条工商登记档案管理实行“谁主管、谁负责”的原则。

第七条工商登记档案管理员负责以下工作：（一）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；（二）负责档案的鉴定、销毁和移交；（三）负责档案的保密和安全；（四）负责档案的统计和报告；（五）负责档案的检索和查询；（六）负责档案的培训和指导。

第四章档案收集与整理第八条档案收集应遵循以下要求：（一）及时、全面地收集工商登记档案；（二）确保档案材料的完整、准确、真实；（三）档案材料应按照档案分类标准进行分类。

第九条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）对档案材料进行编号、登记；（三）编制档案目录；（四）对档案材料进行装订、归档。

第五章档案保管与利用第十条档案保管应遵循以下要求：（一）按照档案保管期限进行分类存放；（二）保持档案室通风、干燥、防潮、防虫、防霉；（三）定期对档案进行检查、清理；（四）对档案进行防火、防盗、防破坏等措施。

第十一条档案利用应遵循以下要求：（一）档案利用应严格按照档案法律法规进行；（二）档案利用应遵循保密原则，不得泄露国家秘密、企业秘密和个人隐私；（三）档案利用应填写档案利用登记表。

档案统计的步骤与方法一、档案统计的准备工作。

档案统计之前呢，咱得先把要统计的档案范围搞清楚。

就像是出门旅行得先知道目的地一样。

比如说，是要统计整个单位的档案，还是某个部门的呀？确定好了范围，心里就有底了。

然后呢，还得准备好记录的工具，现在很多时候会用电子表格软件，像Excel就超级方便。

要是比较传统的方式，准备好本子和笔也是很重要的哦。

这就好比战士上战场前要检查武器装备一样，可不能马虎。

二、档案数量的统计。

这一步就是数数啦。

不过可不像咱们数苹果那么简单。

要按照档案的种类来数，比如文书档案有多少盒，科技档案有多少卷。

对于那些零散的文件，也要仔细清点。

要是遇到档案编号不清晰或者存放混乱的情况，可就有点头疼啦。

这时候就得像个侦探一样，根据档案的内容、日期等线索来整理清楚，再进行准确的数量统计。

这就像是给一群调皮的孩子排队，要耐心又细心。

三、档案信息的统计。

除了数量，档案里的信息也很重要呢。

比如说档案的形成时间、来源部门、保管期限这些。

我们可以一个一个档案查看，把相关的信息提取出来，记录到我们准备好的表格里。

这有点像在寻宝，从档案这个大宝藏里挖掘出有用的信息。

如果是电子档案的话，可能会方便一些，可以利用一些软件的搜索功能来快速查找相关信息。

但是也要注意信息的准确性，别一不小心就搞错啦。

四、数据的整理与分析。

把统计到的数据都收集好了，接下来就是整理和分析啦。

把那些杂乱的数据整理得整整齐齐的，就像整理自己的小房间一样。

可以按照不同的类别进行分类汇总，比如说按照年份、按照部门等。

然后呢，分析这些数据就很有趣啦。

可以看看哪个部门产生的档案最多，哪个时间段档案的增长速度最快。

这就像从一堆数据里发现小秘密一样，通过这些分析，我们就能更好地管理档案啦。

五、档案统计结果的呈现。

最后一步呢，就是把我们辛苦统计和分析出来的结果展示出来。

可以做成漂亮的图表，像柱状图、折线图之类的。

这样一看就特别直观，领导和同事们也能很容易理解。