条形码技术在档案管理中的应用

２００８年７月　

条码技术在档案管理中的　

应用及展望　

孟淑华　

（河南省医药学校　开封４７５００４）　

摘要本文概述了条码技术在档案管理中的应用现状；认为运用条码技术，将成为档案馆接收以“件”为保管单位的档案后，提高　

综合档案馆现代化管理水平的有效途径之一。　

关键词条码条码技术条形码条形码技术档案　档案管理　中图分类号ＴＰ３９１．４；Ｇ２７　文献标识码Ｂ　文章编号０８０６１４—４５６９　

Ｔｈｅ　Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ＆Ｉｔｓ　Ｐｒｏｓｐｅｃｔｓ　ｏｆ　Ｂａｒｃｏｄｅ　Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　ｉｎ　

Ａｒｃｈｉｖｅｓ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　

Ｍｅｎｇ　Ｓｈｕｈｕａ　

（Ｈｅｎａｎ　Ｍｅｄｉｃｉｎｅ　Ｓｃｈｏｏｌ　Ｋａｉｆｅｎｇ　４７５００４）　

Ａｂｓｔｒａｃｔ　Ｔｈｅ　ａｒｔｉｃｌｅ　ｇｉｖｅｓ　ａ　ｂｒｉｅｆ　ａｃｃｏｕｎｔ　ｏｆ　ｔｈｅ　ｃｕｒｒｅｎｔ　ｓｉｔｕａｔｉｏｎ　ｏｆ　Ｂａｒ　Ｃｏｄｅ　ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ　ｉｎ　ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ．Ｉｔ’Ｓ　

ｄｅｅｍｅｄ　ｔｈｅ　ｅｆｆｅｃｔｉｖｅ　ｗａｙ　ｔｏ　ｒａｉｓｅ　ｍｏｄｅｒｎ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｌｅｖｅｌ　ｏｆ　ａ　ｓｙｎｔｈｅｔｉｃ　Ａｒｃｈｉｖｅｓ　ａｆｔｅｒ　ｔｈｅ　ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｔｏ　ｂｅ　ｒｅｃｅｉｖｅｄ　ｂｙ　ａ　

’’ｐｉｅｃｅ”ａｓ　ｔｈｅ　ｓｔｏｒａｇｅ　ｕｎｉｔｓ．　

Ｋｅｙｗｏｒｄｓ　Ｂａｒｃｏｄｅ　Ｂａｒｃｏｄｅ　Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　Ａｒｃｈｉｖｅｓ　Ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　

一、国内外关于条码技术应用的研究现状和发　

展趋势　

条形码技术最早出现在２０世纪４０年代，但在实际中得到　

应用发展则是从６０年代后期开始的。近年来，随着计算机应用　

的不断普及，条形码的应用得到了很大的发展。　

条形码技术在我国的应用是从８０年代开始的。１９８８年我国　

成立了“中国物品编码中心”，并于１９９１年正式加入国际物品编　

团日冒国　ｔｔＺｉｆ　ＡＮｒＡ　口任雪浩　刘新钰　王绍波ｓ卢湘　摘要本文分析了我国档案管理系统运用的现状和存在的问题。提出了档案管理２２位条码编码规范　和运用条码技术管理档案的新方法。　关键词条码技术档案管理运用　２１世纪，现代科学技术突飞猛进，全球经济一体化、文档一体　化、社会信息化已成为世界发展不可逆转的趋势，高校档案工作也　面临着新的机遇与挑战。因此，敢于突破那些与时代发展不相适宜　的工作理念和工作模式，提出新的观点、探索新的问题、开拓新的　领域，在档案管理中结合工作实际，用新的思路、新的途径、新的方　式来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，是提高档案工作管　理水平的关键。据此，笔者对运用条码技术管理档案进行了研究。　一、我国高等院校档案管理系统存在的主要问题　１．高校档案管理系统缺乏兼容性和可扩展性。目前，国内的档　案研究机构、公司和高等院校已经开发出不少档案管理系统，实现　了比较简单的计算机辅助档案管理。这些系统虽然实现了档案的　电子信息著录，可以根据著录项查询和统计，实现了档案工作中业　务指导、保管和利用的职能分工，然而它们都普遍存在系统适应性　扩展性差的问题，而且目前高等院校使用的主流档案信息管理系　统缺乏与现在广泛应用的标记物品的条形码设备的兼容性，没有　设计与其他系统的数据导人导出功能，从而缺乏与其他系统协同　工作的能力和可扩展性，无法满足高等院校现阶段电子校务环境　中的档案工作需要。　２．档案管理的工作效率有待进一步提高。２００１年１２月６日，　国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中指出：“将归档文件以件　为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过　数据接口标准。　２．人事档案的信息安全。由于人事档案具有保密性的特点，该　系统提供了严谨的用户权限管理机制。通过采取信息安全验证加　密措施，建立严格的分层次用户权限管理模式（包括对应用系统功　能授权及对数据库访问权限的严密控制）。档案管理员在特定模块　的功能操作中建立用户名及口令，对权限进行的划分，不同级别的　用户授予不同的权限，从而避免了越权和各种非法的操作，保证人　事档案的安全。对允许登陆的用户，每人分配一个电子密钥，系统　确认用户身份后才能登录。若要查看的档案不在该用户的权限范　围内，则必须通过查阅申请审批流程，用户提出申请，由档案管理　员审批，从而保证人事档案在查阅利用中安全不泄密。为保证数据　的安全不丢失，以及系统的安全性和运行出问题时能及时地备份　数据，该系统提供完善的数据备份还原功能。通过“系统日　、”和　“查询系统日志”可查看登陆系统的人员操作情况。此外，采用杀毒　软件、防火墙等一系列措施，确保网络的安全。　３．人事档案的数据存储。采用网络在线存储及离线存储两种　方式，以确保人事档案在后期的管理和利用中的安全。网络在线存　储方式是将数据存储在独立的人事档案专用服务器中；离线存储　★项目名称　离簿学校　档案条码编码规菇的研ｊ　究＿蝴｜畴　哆　程”。对于以“件”为保管单位的新方法，在档案的整理、保管、利用　等过程中有提高工作效率、方便利用、降低文件整理工作量等优点，　已被档案界达成共识。通过调研我们发现，目前高等院校使用的主　流档案信息管理系统绝大多数仍然是以“卷”为保管单位进行案卷　整理，但是，随着档案以“件”为保管单位的普遍实施，档案保管单　位的数量将成数十倍的增加，将导致档案管理者工作量的激增，进　而影响档案管理的工作效率ｌ１１。从档案管理环节方面考虑，档案的　编目、借阅、库房清点、统计、鉴定等是档案管理工作的主要环节。　在接待公共档案借阅时，需要办理档案的出库（交接）登记、签字等　一系列手续，而目前高等院校使用的主流档案信息管理系统没有　实现对这一环节的管理，所以，在接待档案利用工作流程中，档案　出、入库登记，应该说是一道比较浪费时间、影响档案利用效率的　“关卡”。还有，在利用档案信息管理系统进行文书档案整理时，需　要通过键盘逐条手工著录目录和文件标识，这也是一道比较浪费　时间、影响档案利用效率的“关卡”。　３．档案管理的标准化、规范化进程有待进一步推进。档案信息　管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。笔者通过调研　发现，目前高等院校所使用的档案装具的封面、脊背以及归档文件　档号因受硬件设备的影响，大多采用手工书写，导致其颜色、字体　等很难统一，识读起来有一定难度。而且，由于历史原因，档案馆　（室）藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细　主要是将人事档案数据存储在光盘、硬盘中加以保存。　４．技术关键。（１）采用面向对象的设计模式，基于ＷＥＢ的电子　文档浏览器；（２）采用ＳＱＬ　Ｓｅｒｖｅｒ　２００５作为后台数据库；③系统　采取信息安全验证加密措施。　三、网络服务平台建设　为了保证人事档案的数据安全，采用内部局域网作为网络服　务平台。由于处理的数据量较小，采用Ｐｃ机做终端服务器，通过　终端服务器、网卡、网线、交换机构成的内部局域网，建立人事档　案服务器与相关部门之间的连接，以支持人事档案信息的处理、　查询与利用。　人事档案信息化建设，能够对人事档案起到双轨保存的作用，　及时更新，动态化管理干部人事档案信息，保证干部档案信息的时　效性、真实性和准确性，能够及时、准确、迅速地为人事部门的人才　管理、资源配置提供信息和数据【】Ｊ，进～步提高人事部门的工作效　率，更好地为领导决策和各部门的工作提供方便快捷的服务，具有　很实用的价值意义。　参考文献：　［１ｌ￣Ｐ绍兴．人事档案教程［ＭＩ．中国传媒大学出版社，２００８．　

孽　雾霎爨‰燃　，　…¨　

“条形码＂代替“档案章”的应用研究　

摘要：现代信息技术的发展给高校档案管理工作带　

来了深刻的影响，本文结合实际档案管理工作的体会，对　“档案章”采用“条形码”形式的管理方法进行了论述，以　

期与档案工作者进行探讨，寻求更为简单高效的档案管　

理方法。　关键词：档案章条形码档案管理　

建立健全规范的档案管理方案，充分发挥其在高校　

工作中的作用，有效地推动档案管理走向科学化、规范　化。笔者结合广东体育职业技术学院目前档案管理工作　

的现状，对“档案章”采用的“条形码”管理方法及系统使　

用进行了介绍，目的是与其他档案管理工作者进行探讨，　

以求找到更为简单易行、高质高效的档案管理方法。　

一、“档案章”采用“条形码”的应用　

条形码技术最早出现在２０世纪４Ｏ年代，但在实际　■陈恋爱　

中得到应用发展则是从６０年代后期由欧美、日本等发达　

国家和地区开始的。我国的应用是从８０年代开始，１９８５　年北京市邮政局首先建立条形码挂号函件自动登录处理　

系统，之后越来越多的邮政、商业、银行、图书馆等部门　

也纷纷进行条形码技术的应用，并取得了很好的实用效　

果。　由于条形码技术具有输入速度快、准确性高、可靠性　

强、安全性好、制作容易、首读率高、误码率低、适应性强、　

成本低、经济效益好、操作简便等优点，而被广泛应用于　商品流通、工业生产、邮政管理、经济贸易、银行管理、交　

通管理、图书管理、仓库管理等领域。因此近年来不少档　

案部门已提出使用条形码技术的要求。　档案管理工作的基本环节：收集、整理、保管、鉴定、　

统计、利用等大量的基础工作，使用传统的手工操作需用　

很长时间才能完成。它需要档案人员逐卷上账、逐条著　

录、逐张翻１阅等等。我院于２００８年成立了“广东体育职业　

。用阿拉伯数码０替代，后者用英文字母。替代。　

六是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规　

范、标准，符合国家的有关规定，排版形式为横写横排，左　

侧装订。　七是公文附件，是公文正文的补充和参考资料。它是　

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条形码、二维码和RFIDD在档案管理中的应用比较研究

作者：蒋术

来源：《北京档案》2015年第08期

摘要：本文对条形码、二维码和RFID进行梳理，从理论和实践层面对其进行技术指标分析，指出它们在档案管理中的适用范围。

关键词：条形码二维码RFID档案管理信息化

随着移动互联网、物联网的普及与发展，条形码、二维码、RFID等技术在档案管理中的应用日益重要。笔者在对条形码、二维码和RFID进行梳理的基础上，对其进行技术指标分析，认为条形码、二维码和RFID技术各有利弊，各档案部门应根据自身情况选择使用。

一、对条形码、二维码和RFID的介绍

（一）条形码

《条码术语》中指出，条码（bar code）是由一组规则排列的条、空及其对应字符组成的标记，用以表示一定的信息。其中“条”（黑色部分）是指条码中反射率较低的部分，“空”（白色部分）是指条码中发射率较高的部分。简单来说，条形码就是由反射率相差很大的黑条和白条组成的相互平行的图案。它具有可靠准确、数据输入速度快、经济便宜、灵活实用、易于制作等优点。但是它信息存储量小，仅能存储一个代号，使用时通过这个代号才能调取计算机网络中的数据，且只能存储数字、英文、字符，最大信息密度为128个ASCII码。

（二）二维码

二维码是条形码的一种，它是用某种特定的几何图形按一定规律在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形记录数据符号信息。能够在横向和纵向两个方位同时以图形表达信息，因此能在很小的面积内表达大量的信息，可容纳多达1850个大写字母或2710个数字或1108个字节，或500多个汉字。与条形码相比，二维条形码具有存储容量大、可引入加密措施、抗损毁能力、空间利用率高、持久耐用等优点，可以视为升级版的条形码。

（三）RFID