信息技术在档案管理中的应用

ＲＥＳＥＡＲＣＨ＆ＥＸＰＬＯＲＥ　ｌ研究攉索　Ｉ　

现代信息技术在档案管理中的应用　

档案作为历史的宝贵资源和　

信息资源．在煤炭企业的生产和发　

展中发挥了重要作用　随着网络技　

术的快速进步．各行各业都在普遍　

利用电子信息技术　大同煤矿集团　

档案馆购置了全套缩微设备．对　

馆藏档案进行了缩微影像拍摄．　

并建立了档案目录数据库．构建　

了网络系统．通过网络技术实现了　

档案信息资源共享．提高了服务质　

量和效率　

一、缩微影像技术在档案管理　

中的应用　

缩微影像摄影技术是一种涉　

及多学科、多部门、综合性强且技　

术成熟的现代化信息处理技术　把　

原始信息原封不动地以缩小影像　

的形式摄影记录在感光材料（通常　

是胶片）上．经加工制作成缩微品　

保存、传播和使用。它是长久保存　

档案的极好方法　

上世纪９Ｏ年代初．大间煤矿　

集团档案馆引进先进的缩微影像　

技术和缩微影像设备．经过十几年　

的运用．现在设备、操作、标准方面　

已经稳定成熟．形成了一整套完善　

的技术规范和体系　

为了保护馆藏档案．大同煤矿　

集团档案馆拍摄了缩微影像近　

２００万画幅．制作成平片和开窗卡　

进行保存．并制作了缩微影像检索　

５８　ＣＨＩＮＡ　ＣＯＡＬ　ＩＮＤＵＳＴＲＹ　目录　如此一来，大同煤矿集团档　

案馆就有了纸质和缩微品两种档　

案．纸质档案用于保存．缩微品提供　使用．可以长久地保存现有资料　

二、数字技术在档案中的应用　

近年来．人们越来越重视数字　

技术的应用．各行各业都将信息资　

源数字化，力求将历史的、现代的、　

实时的各类信息资源转化成数字　

信息．使用计算机网络系统管理．　

进行保存和利用　大同煤矿集团档　

案馆也借助局域网平台．升级成网　

络版的档案计算机管理系统．全局　

档案系统开了１００多个端口．将档　

案从收集、整理、编目、移交、查询、　

利用．全面利用网络进行管理．实　

现了全局档案资源共享　

数据库建立完善后．又利用扫　

描技术对档案文件进行数字化管　

理　数字化技术有两种形式．一种　

谈人工智能技术在档案管理中的应用

随着信息技术的不断发展和进步，人工智能技术逐渐成为档案管理领域中不可或缺的重要工具。人工智能技术的应用可以提高档案管理的工作效率和准确度，减轻档案管理人员的工作压力，同时也可以确保档案数据的安全和完整性。本文将介绍人工智能技术在档案管理中的应用以及未来的发展方向。

人工智能技术可以在档案管理中应用的领域有很多，比如文件的分类、索引、检索、归纳和保管等。以下是具体的应用实例：

一、文件的分类和索引

传统的文件分类和索引方式是由档案管理人员负责手工完成，工作量大、效率低、容易出错。而使用人工智能技术可以自动识别文本并根据其内容自动分类，自动索引，减轻了档案管理人员的工作负担，提高了工作效率和准确度。

二、检索

传统的检索方式也是依靠档案管理人员手工查询，难免会出现漏查、错查等问题。使用人工智能技术可以通过关键词或语音命令对档案进行智能检索，提高了检索速度和准确度，并且可以快速地帮助用户找到所需的档案。

三、归纳

人工智能技术可以通过信息抽取和自然语言处理技术对文本进行分析，从而自动归纳出文本中的关键信息。在档案管理中，这种技术可以自动提取文本中的关键信息，帮助档案管理人员快速了解档案信息，减轻工作负担，提高数据处理效率。

四、保管

保管是档案管理的重要环节，关系到档案数据的安全完整性。人工智能技术可以通过自动化存储、备份和迁移，减少人工操作的错误和漏洞，确保档案数据的安全性和完整性。

◇图书档案管理◇　科技目向导　２０１３年第０３期　现代信息技术在档案管理中的应用　朱帅　（佛山市禅城区交通建设投资有限公司　广东佛山５２８０００）　【摘要】档案作为最重要的信息资源，在路桥管理中发挥了重要作用。随着现代信息技术的快速进步．信息技术也逐渐在路桥建设中得到　广泛应用。路桥建设工程档案是路桥建设的重要组成部分，因此，管理好建设工程档案是摆在建设单位面前的首要之急。本文针对目前路桥档　案管理存在问题提出相关的建议　【关键词】信息技术；路桥档案；管理；应用　０．前言　重视加强路桥工程档案管理对于服务和保障交通事业的发展具有　十分重要的意义，路桥工程档案是指公路、铁路、桥梁在规划、建设及其　管理活动中所形成的对国家和社会具有保存意义的文字、图纸、图表、　声像等形式和载体的文件材料。作为人类文明的载体、建设项目全过程　的原始．是宝贵的信息资源和丰富的知识宝库．为现代化建设提供一种　潜在生产力。人们通过对它的管理、政变、开发和利用，最终转化为直接　的生产力．推动了现代化路桥建设的发展，为社会创造更多的财富　１．路桥建设工程档案　路桥建设工程档案是指在整个路桥建设过程中形成的全部有保存　价值的信息总称．真实地记录了路桥建设的历史．同时为路桥的建设实　践所服务．凝聚了所有建设者智慧和独到的见解．真实的反映了在路桥　建设的状况。另外，路桥工程档案是一个整体工程建设的缩影。它具有　投资大、周期长、环节多、参建单位多的行业特点。构成建设项目相关档　案的文件材料．不仅是工程建设的真实记录．而且是全面鉴定工程质　量，为查明事故原因、追究事故责任的提供重要依据。档案材料是管理　状况的测量器．工程建设的明镜．可以反映出工程质量的好坏．及时回　收档案资料，加强档案管理．为工程建设管理提供必要的工程决策信息　２．现阶段路桥建设工程档案管理存在的问题　２．１施工项目档案管理意识薄弱　有些施工单位由于不够重视，主管部门监管力度不足，企业工程中　标或接到任务后，因施工工期紧、任务重，只重施工船档案’从而忽视了　施工原始资料平时及时的收集，等到工程完工后急需结算、档案竣工　验收时，施工单位才不得不投人大量的人力、物力突击补施工资料　致　使项目档案资料质量较差　２－２项目档案人员业务水平不能满足工程管理的需要　在工程施工中．反映施工过程的各种表格．如：施工现场检查检测　记录表、质量检验评定用表、质量检验试验记录表、竣工（交工）验收用　表、工程结算表等的记录，以及竣工图、文件资料的整理、分类组卷归　档，需要既要懂路桥施工又要懂档案专业知识、熟悉档案法规的技术　人员来承担　但许多施工单位聘用的现场资料管理员　业务素质低．责　任心不强．在收集过程中出现资料原件不齐全，更没有现场作记录。过　后随意编造．使资料失真的情况　这些都无法满足路桥工程档案管理　工作的需要　直接影响了项目档案的质量　２－３施工项目档案组织管理不符合质量要求　很多施工企业项目档案管理制度不够完善或不落实．虽然建立了　档案质量管理体系及配套的规章制度，但在实际工作中　只顾抓工程质　量、进度、工期，忽视了档案规章制度的实施。有些施工单位没有实行　集中统一管理．保管不妥善，造成档案不完整　甚至出现档案散失的现　象．因而使档案质量很难有保障。　２．４施工文件材料编制、归档不规范　施工单位在文件材料编制过程中，没有按照要求形成、积累．存在　资料、图纸不清晰、内容不准确、格式不规范；资料有遗漏、收集不及　时、文件签字手续不完备等问题。而归档时，出现文件材料分类、组卷、　排列顺序不规范：归档程序不规范　如施工单位没有按标段和专业．系　统、配套地移交竣工文件材料。这样谴成归档资料不齐全、不准确。归　档无序、不及时。　３．提高路桥建设工程信息化档案管理的策略　３．１利用信息技术的特点对档案管理工作做出规划　档案管理的信息化．使档案管理的内容丰富了很多．比传统档案　管理信息量增加了几十倍乃至几百倍：路桥信息化档案管理是一项复　杂的系统工程。做好信息技术在路桥档案管理中的应用．就必须合理　地要对路桥建设单位的档案状况进行系统规划　比如．要对路桥建设单　位档案的状况进行摸底排查时，就要对原有档案的类型、载体、形态、实　物、数量、状态等基本资料要点做到真实、准确的摸底；要根据对传统档　案资料的实际情况来进行合适信息技术手段的选择．比如扫描仪、摄影　机、相机等信息设备的使用。档案信息化过程中一个最主要的特点就是　数字化．要实现对传统档案资料的全部数字化是一个复杂的过程．应从　保证原有档案真实性前提下再对传统档案的重点项目和利用频次高的　项目进行数字化：对于特殊性的档案资料要实行特殊处理　３．２借助多媒体提高档案案卷质量　档案管理在一定程度上可以体现出路桥建设单位的管理水平及　精神风貌，因此．档案的质量是非常重要的。要使档案体现出它的最大　价值．质量起到了关键性的作用，利用信息技术可以实现了这一要求　第一．运用信息技术．可以实现归档资料格式纸张的统一以及字体的　统一．可以避免传统的手写字体及笔的色迹不统一现象　虽然传统档　案的格式、纸张能保证统一，但是并不能保证整齐规范。信息化技术统　一打印的档案资料字迹整齐、清晰，便于阅读。第二．在档案管理工作　中，可以充分利用电脑技术打印卷皮，这样不仅体现了办公自动化．而　且还实现了无纸化办公　这就使得我们能够根据卷皮的大小及固有的　格式来设计打印格式，依靠卷皮题日内容、保管期限、起止年月、件数　及案卷号等要点所在卷皮的位置．来进行合理的调整．使打印的内容　正好处在合理的位置．卷皮上没有手写字为整个案卷带来了方便　３＿３关注动态．加强档案信息反馈　及时的信息有利于对增强管理人员路桥工程档案意识．充分利用媒　体，例如报刊、广播、电视等各种宣传渠道实时将工程档案的有关重要信　息传播出去．建立网络信息化共享平台．借助法律的手段．明确路桥建设　单位的职责．利用人员与完善系统的结合，实现网络信息化平台的交流．　及时沟通信息　路桥工程建设日新月异．其工程档案信息化管理的建设　也必须同当地经济、城市发展的模式相适应　深入实际．了解工程状况和　最新动态．及时里有信息化手段将相关的信息从基层反馈到管理层．提　炼到相应的规范管理中．不断地提高路桥管理人员对档案的管理能力　３．４充分利用信息化．推动档案工作的持续发展　有针对性地应用先进的信息技术对不同阶段形成的不同载体、不　同类别数据进行科学管理．就要充分研究路桥建设档案在不同阶段的　信息管理特点；实现档案信息的规范管理、自由交换、有效共享就要组　织研究和推广统一的档案信息管理系统；适应档案信息化、科学化发　展的需要．就要不断提高路桥建设档案管理人员的信息化技术水平．　以使本单位的档案信息化与办公自动化同步发展有效地实现数据的　链接与整合．实现档案数据的有效利用共享．将传统形成的不同载体　档案数字化．就要建立起规范化、可共享的路桥建设档案基础数据库　４．结束语　随着现在路桥工程的发展．路桥建设工程档案管理在当前大规模　的路桥工程建设中的作用越来越大．人们把它最为路桥建设的一重要　部分．抓好这一方面的工作．就要求管理人员不仅仅在传统的档案管　理方面得到很好地继承．更要求他们在现代化信息技术方面不断开拓　创新．灵活的运用各种方式．结合相关的制度和法律不断地在路桥工　ｄ　∞　程档案管理上开辟新境界。鳝　【参考文献】　［１］丁栋轩，刘海平．高等学校档案实体分类法．文书档案管理基础『Ｍ１．北京：科学　普及出版社．２００４．　［２］毛桂英，范瑞霞．电子信息技术与企业档案管理ｌ　Ｊ　Ｊｌ矿业工程，２００７，（６）．　［３］石英．档案数字化管理对策探析『Ｊ］．重庆工贸职业技术学院学报．２０１０　ｆ０２）．　『４］胡小琳．档案管理工作的跨越式发展——从档案实体管理向知识管理的演变　ｌＪ１．档案与建设，２００３，（Ｏ８）．　

电子信息技术在档案管理中的应用

摘要：随着信息技术的发展，电子信息技术逐渐应用到了包括档案管理在内的多个领域。电子信息技术在档案管理中的应用有利于提高档案管理效率，提升档案管理水平。本文主要分析了电子信息技术在档案管理的应用过程中存在的问题，提出了改革建议，期望能够确保电子信息技术在档案管理中作用的发挥，推动档案管理事业的健康发展。

关键词：电子信息技术；档案管理；应用

档案管理是指档案管理部门对档案或档案信息进行管理，为档案使用者提供服务的一项工作。随着社会经济的发展，档案信息呈几何式增长，传统的档案管理很难适应这一要求，暴露出了诸多问题，不利于电子信息技术的应用。本文对此开展了讨论，希望能够进一步发挥信息技术在档案管理中的应用，推动档案管理水平的提升。

一、电子信息技术在档案管理中的作用

电子信息技术是技术发展到一定程度的产物，例如计算机、网络技术等。电子信息技术的使用使档案管理工作发生了巨大的改变，其作用主要有以下几个：①存储载体。电子信息技术以计算机网络通信技术为代表，各种数据信息都可以实现时时传递，电子文件逐渐取代了纸质文件，能够储存在计算机中。另外，电子文件的查询、修改等也更加方便，极大地提升了档案管理的效率。②档案分类。档案信息的种类多，传统的人工分类消耗了大量的财力、物力。通过电子信息技术中的模块化管理能够方便档案分类，更加便捷地对档案类目进行调整。③接收和保存。在传统档案管理工作中，管理人员的将大量的时间浪费在了整理档案中。而在电子信息时代，管理人员的工作变得省时省力，档案接收和保存变得十分简单，只需要点击鼠标即可，管理效率得到了极大的提升。

二、电子信息技术在档案管理的应用中存在的问题

电子信息技术的发展给档案管理工作带来了机遇和挑战，它不仅降低了人工工作量，而且也减少了管理失误，使档案信息更加开放，档案信息的利用程度进一步提升，有利于社会事业的健康发展。但电子信息技术在档案管理的应用中还存在着一些问题，第一，最突出的问题就是档案信息的“安全性”。档案信息的安全问题不仅表现为数据丢失后难以恢复，同时也表现为档案信息容易被窃取。因此就需要信息加密技术防止档案信息被盗取，保障档案信息的保存、传输安全。第二，信息技术还对档案管理人员的信息技术素养提出了更高的要求，但当前档案管理人员的信息专业素质低，难以开展有效的操作。第三，由于信息技术在档案管理中的应用刚刚起步，在未来很长一段时间内，电子档案和纸质档案会并存。因此就需要更加严格和规范的制度对管理工作进行指导，保障管理效率。第四，电子信息技术方便了信息交流，档案管理所能掌握的信息也越来越多，需要进一步提升信息的提取和归类能力，以提高工作效率。最后，在传统信息档案转变化信息档案的过程中需要大量的人工采集和录入工作，因此就需要加大资金投入、优化管理人员结构。