第5章 报 表

在子报表中记录与主报表中的记录之间有正确 的对应关系。
【例5.8】 为“学生信息”主报表中添加“选课成绩 信息”子报表。
5.5.2 将已有报表添加到其他报表中 建立子报表
【例】 将“教师课程表”子报表添加到“教师信息 输出”主报表中。
5.5.3 链接主报表和子报表
通过“报表向导”或“子报表向导”创建子报表 时，主报表和子报表会根据同名字段自动连接。但如 果主报表和子报表不满足指定条件，则可以通过设置 “子报表属性”实现链接。(P162)
分析： （1）按“学号”进行分组； （2）按“考分”降序排序； （3）把主体节中的“学号”、“姓名”文本框移 动到“学号”组页眉节中； （4）在“学号”组页脚中添加计算型控件，求出 每个学生的总分、平均成绩和已修学分 。
5.4 使用计算控件
5.4.1 报表添加计算控件
【例5.6】为“教师基本信息”报表添加计算型控 件,计算每位教师的“工龄” 。
【例5.7】为“学生选课成绩”报表增加一个根 据“考分” 判断是否通过考试的文字说明信息。
分析：（1）=IIf([考分]>=60, "通过" , "不及格") （2）设置“说明”文本框的条件格式
【例】为“学生信息”报表添加分组设置，如下图。 分析：以 “生日”字 段（日期） 为分组
图
按年分组后的学生信息
N/M（总页数） ="第"&[Page]&"页，共"&[Pages] "页" 第N页，共M页
5．使用节（P151）
（1）添加或删除报表页眉/页脚、页面页眉/页脚 （2）改变报表各节的大小 报表只有唯一的宽度，改变一个节的宽度将 改变整个报表的宽度。 （3）为报表中的节或控件创建自定义颜色 利用节或控件的“前景色”、“背景颜色” 或“边框颜色”等属性进行颜色的设置。
常用的报表属性
记录源：报表的数据来源，可以是表或查询；
筛选：指定条件，使报表之输出符合条件的 记录子集； 打开筛选：可选择“是”、“否”，确定筛选条 件 是否生效；
排序依据：指定报表中记录的排序条件； 启动排序：可选择“是”、“否”，确定排序依 据
常用的报表属性
记录锁定：可以设定在生成报表所有页之前， 禁止其他用户修改报表所需数据；
5.6.1 创建多列报表
步骤： （1）创建普通报表 （2）进行页面设置：在列选项卡中设置“列 数”; （3）设置页边距，使之能显示所有的列。 例：设置“学生标签”报表4列打印。
5.6.2 设置报表属性和节属性
单击工具栏中的“属性”按钮或“视图”菜单 |“属性”命令，可以打开报表属性或节属性对话框：
3 种视图：设计视图、打印预览视图、版面
预览视图。
5.1.1
报表基本概念（课本P142-146）
在报表设计窗口中包含了7个节：
（1）主体：放置输出的主要数据。 （2）页面页眉：放公司抬头、报表名称等。 （3） 页面页脚：放页码等信息。 （4）报表页眉：放报表的标题。 （5）报表页脚 ：放统计数据。 （6）组页眉：分组的标题或提示信息。 （7）组页脚：放置分组的小计、平均值等。
1．使用“自动创建报表”创建纵栏式报表
【例】 使用“自动创建报表”创建“课程名
称”（纵栏式）报表。
【例】使用“自动创建报表”创建 “学生” (表 格式)报表。
补充——使用向导创建报表
1．建立邮寄标签
【例】 用“标签向导”创建“教师联系方式”（标签） 报表。
【例】用“标签向导”创建 “学生通知”（标签）报表。
2．使用报表向导
【例】使用报表向导创建 “学生信息”报表。
5.2.1
使用“设计视图”创建报表
【例5.1】使用“设计视图”创建“学生选课成 绩”报表。 (P143图5.2)
5.2.2
编辑报表
1．设置报表格式——自动套用格式
方法：打开报表设计视图，执行“格式”|“自 动 套用格式”命令。 【例】为【例5.1】创建的“学生选课成绩”报 表设置自动套用格式“随意”。
（1）打开“主报表”的设计视图，添加上子报表控件， 打开“子报表属性”对话框； （2）在“链接子字段”属性框中，输入子报表中链接 字段的名称，并在“链接主字段”属性框中，输入主 报表中的链接字段名称。
注意：设置主报表/子报表链接字段时，链接字段不一定要显示在 主报表或子报表上，但必须包含在主报表/子报表的记录源中。
5.5 创建子报表
子报表是插在其他报表中的报表。在合并报表
时，两个报表中的一个必须作为主报表。
主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体，
或包含多个子窗体和子报表。
子报表或子窗体中也可以包含子报表或子窗体，
但一个主报表最多只能包含两级子窗体或子报 表。
5.5.1 在已有报表中创建子报表
在创建子报表之前，要确保主报表和子报 表之间已经建立了正确的联系，这样才能保证
常用的节属性
强制分页：设成“是”，可以强迫换页； 新行或新页：设定该属性可强迫在多列报表的 每一列的顶部显示两次标题信息; 保持同页：设成“是”，一节区域内的所有行 保存在同一页中；设成“否”，跨 页 边界编排； 可见性：设成“是” ，可以看见区域；
常用的节属性
可以扩大：设成“是” ，表示可以让节区域扩 展，以容纳较长的文本； 可以缩小：设成“是” ，表示可以让节区域缩 小，以容纳较少的文本； 格式化：当打开格式化区域时，先执行该属性 所设置的宏、表达式或代码模块； 打印：在“打印”或“打印预览”这个节区域时 执行该属性设置的宏、表达式或代码。
2．添加背景图案
方法：设计视图下，打开报表的属性对话框，设 置“格式” | “图片”属性。 【例5.2】为“学生选课成绩”报表添加背景图片。
3．添加日期和时间
方法1：设计视图下，执行“插入” | “日期和时间” 方法2：添加文本框控件，设置“控件源”属性为 日期和时间的计算表达式：Date( ) 和Time( )。 注：该控件可放置在报表的任何节中。
5.1.2

报表的类型（课本P145）
1．纵栏式报表：也称为窗体报表。
2 ．表格式报表：类似于数据表的格式，适 合输出记录较多的数据表，便于保存与阅览。 3．图表报表 ：类似于Excel中的图表，直观 地展示数据之间的关系。

4．标签报表 ：类似于制作的各个标签。
报表和窗体的区别
（ 1 ）窗体是交互式界面，用于屏幕显示。用
2．组页眉/组页脚、报表页眉/报表页脚节 内添加计算控件
一般是用来对报表字段列的纵向记录数据进行 统计，且要使用Access提供的内置统计函数完成相 应的计算操作。
5.4.3
函数 Avg
报表常用函数
表5.3 报表中常用函数
功能 计算指定字段的平均值
Count
First Last
计算指定范围内记录个数
5.3.2 记录分组
分组是指报表设计时按选定的某个或几个 字段值是否相等而将记录划分成组的过程。通 过分组可实现同组数据的汇总和输出，增强报 表的可读性。 一个报表中最多可以对10个字段或字段表 达式进行分组。
【例5.5】将“学生选课成绩”报表按照每个学生 的成绩由高到低显示，并统计每个学生的总分、平 均成绩和已修学分 。
（2）添加页码
方法1：设计视图下，执行“插入” | “页码”。
方法2：添加文本框控件，设置“控件源”属性为 页码的计算表达式：[Page] 和[Pages] 。该控件一 般放置在报表的页面页脚节中。
表5.1 页码常用格式 代码 ="第"&[Page]&"页" =[Page]/ [Pages] 显示文本 第 N页
【例】 为“学生信息”报表分组页眉添加含有函数 的控件，如下图。
提示：在分组页
眉中添加带函数 的文本框： =year([生日])
图6-31 分组页眉中使用函数
5.4.2
报表统计计算
1．主体节内添加计算控件
在主体节内添加计算控件对记录的若干字段求 和或计算平均值时，只要设置计算控件的“控件来 源”为相应字段的运算表达式即可。
第5章 报 表
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6
报表的基本概念与组成 创建报表 报表排序和分组 使用计算控件
创建子报表
设计复杂报表
5.1 报表的基本概念与组成
报表是 Access 的对象之一，是打印后的结果，
也是数据库应用的最后目的。
报表的功能：格式化形式输入数据；对数据
进行分组、统计、汇总；输入标签、发票、 订单和信封等多种样式报表；可以嵌入图像 或图片丰富数据显示。
【例5.3】为“学生选课成绩”报表添加日期和时间。
4．添加分页符和页码
（1）分页符 方法：设计视图下，在要分页的位置添加 “分页 符”控件。 注意：分页符应设置在某个控件之上或之下，以 免拆分了控件中的数据。如果要将报表中的每条 记录或记录组都另起一页，可以通过设置组标头、
组注脚或主体节的“强制分页”属性来实现。
分组和计算是报表的重要功能。分组的目 的是以某指定字段为依据，将与此字段有关 的记录打印在一起。计算功能则可使用在任 意报表，不一定非与分组功能共同设置。
5.3.1 记录排序
使用报表向导创建报表时，根据提示可进 行排序，但最多可以对4个字段进行排序，而 且排序的依据只能是字段，不能是表达式。
实际上，一个报表最多可安排10个字段或 字段表达式进行排序。 【例5.4】将“教师基本信息”报表按照“工作时 间”由早到晚进行 。
5.6 设计复杂报表
5.6.1 创建多列报表
在报表中，分列打印主要用于字段数较少 的报表中，其目的是为节省纸张，重复打印。 如果要多列打印，先要将页眉中的字段标签复 制、粘贴，再将粘贴的标签移动到适当的位置 （页眉的右半部分），然后调整好布局，在页 面设置对话框中的列选项卡中设置好相应的列 数、列宽，列布局。