文件保管备查簿.pptx

2、对各级标题的级次不作规定，同一电子文件 只需遵照级次从大到小、中间不跳级、同一级标题其 级次也一样的原那么即可
3、标题的级次不宜定义得过多，普通情况下定义 到4－6级即可满足运用
4、在大纲视图中进展查看时，所定义的标题应做 到不重、不漏、不混乱，各级标题应明晰完好，既没 有多余的内容〔比如把某一节下面的正文文字内容也 和节一同定义了〕，也不要漏掉具有检索点的标题
汇 交 使 用
归类时，普通采用以下原那么：根据成果地质 资料电子文档的构成和电子文件的内容，确定电子文 件归属的类别
为便于成果地质资料电子文件的管理和汇交， 将数据库和软件类以及多媒体类以外的电子文件分为 源电子文件和存档电子文件两类，数据库和软件类以 及多媒体类只需源电子文件一类
序号 类别
电子文件内容
5、自动生成的目录要对字体、字号、行距等进展 一定的整饰，去除多余的内容〔如文章的篇名〕，做 到整齐、美观，同时还要保证目录中页码的正确性
〔四〕页码
1、每一个电子文件都应插入延续的页码，页码 位于页面底端〔页脚〕，对齐方式为“居中〞 或“外 侧〞〔奇数页在右侧，偶数页在左侧〕。对于特殊页 面，也可采用其它对齐方式
后台控制：
1、按本<格 式要求>的 要求
2、按资料 阅读运用的 要求
软件功能
1、对本文部分 源电子文件能 自动生成PDF 存档格式
2、根据用户著 录的信息构成 <电子文件登 记表>、<载体 外标签>等附 加文件
3、构成一套符 合本要求的可 阅读的成果地 质资料电子文 档
4、录制
5、阅读
\
汇交及 运用
<格式要求>配套软件运用表示图
软件辅助制造

（1）组织检查小组 （2）选定检查形式 （3）确定检查对象 （4）逐项实施检查，并作出记录 （5）写出检查报告 （6）对发现的问题妥善解决
（一）安全保密制度 （二）档案进出库房的登记制度 （三）清洁卫生制度 （四）设备管理制度 （五）库房管理人员的岗位责任制 （六）库房档案的检查制度
档案的保管与保护
第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 一、档案管理与保护工作的含义
1、档案的保管含义
档案的保管是指根据档案的成分和状况所采取 的存放和安全防护措施
（1）档案的库房管理，即对库房内档案科学 管理的日常工作
（2）档案流动过程中的保护，即档案在各个 管理环节中的一般的安全保护
一、档案制成材料的耐久性 （一）档案纸张材料的耐久性 1、造纸原料
①不溶于水②不溶于一般的有机溶剂③可以和 水发生水解反应，变为水解纤维素④对酸或霉 很敏感，在酸或霉存在的情况下，纤维素的水 解加快⑤能与氧发生氧化反应，变成易碎的氧 化纤维素⑥怕光，特别是紫外光。在无氧的情 况下，光对纤维素的作用叫做光解作用，在有 氧的情况下，光的作用更大，会发生光氧化反 应，生成氧化纤维素。
（3）保护档案的技术措施
（一）档案保管工作的任务 1、建立和维护档案的存放秩序 2、防止档案的损坏 3、维护档案的完整与安全 （二）档案保护工作的任务
（一）档案保管工作的要求 1、账物相等
2、突出重点、兼顾一般
3、处理好档案保管工作与其他业务环节的关 系，处理好“管”与“用”的关系
1、满足不同载体档案材料的特殊保管要求， 确保其安全，延长其寿命
2、以防为主，防治结合。采取有效措施，预 防档案损毁，一旦档案受损，要及时进行妥善 治理。
一、档案保管工作的条件

存放秩序的维护与管理
（一）、档案存放位置索引
全宗名称：
案卷目录 案卷目
号
录名称
全宗号：
目录中案 卷起止号
数 楼层
存放位置
档架 房间
（柜）
栏格
（二）、档案代理卡
为了便于库房管理售货员掌握流动情况和安全检查，可以 填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡” 或“代理卡”。
▲库房管理“八防”图示
►四、库房与装具的有序化（主要指库房与装具的编号以 ） 及装具在库房中的排放方式应井然有序，统一编号
►编号原则：1.先编建筑号（几号库、几号楼）然后 编层号和房间号，阿拉伯数字顺次编号。建 筑编号亦可按其方位编。“东×楼”。也可直 接命名“××楼”。库房少的可以不编库房号。
2、防止人为和自然的破坏，延长档案的寿命； 3、维护档案的政治安全 ，防止泄密 。
简言之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案 分散）；不乱（不使档案相互混乱）；不丢（档案不丢 失不泄密）；不坏（不使档案遭受损坏）。
三、基本要求 1、以防为主，防治结合 2、加强重点，照顾一般 3、自力更生，勤俭节约 4、立足长远，保证当前
► 档案库房管理是档案保 管工作的主要体形式， 其内容同样涉及“维护 秩序”和“保护实体” 两个基本方面。其内容 包括以下几个方面。
►一、进出库制度
► 进出库的方式、时间、 要求必须有所限制并作 出专门的规定。1，只 许档案工作人员进入； 2非工作时间不许进入； 3不许在库房中吸烟， 喝水，吃东西，无人时 必须关灯，关窗，库房 门上锁……
❖ 2.库外使用时不许长时间摊放在桌上；3.不同的利 用者未经允许不准私自交换阅览；
❖ 4不准擅自拍照、抄录，复印； ❖ 5使用时间和数量的限制。

注：本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案室退还调阅人，第二联留存档案室备查。
档案存放位置表
卷宗名称
卷宗号
案卷目录号
案卷目录名称
目录中案卷起止号
存放位置
楼
层
房间
档架(柜)
栏
格
阅档催还单存根
借阅人：
档号
文号
名称
借期
原定还期
数量
催单发出日期
宗
册
档案移交签收表
归档部门：年月日
类别
归档文件名称
档案编号
份数
秘级
数量
备注
宗
册
档案调阅单
档案名称或
收发文号
核批
调阅人
借出日期
年月日
档号及件数
号码：
还卷日期
年月日
(经收人签章)
共宗(件)
注：本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案室退还调阅人，第二联留存档案室备查。
档案调阅单
档案名称或
收发文号
核批
调阅人
借出日期
年月日
档号及件数
号码：
还卷日期
年月日
(经收人签章)
共宗(件)
档案明细表
保险库号
柜位号
部门
文件名称及内容
类别
入库日期
出库日期
收件人签收
拟存至日期
年月日
年
月
日
档案内容登记簿
类号：
案号
内容
备注
（机密）文件保管备查簿
类别：No.
归档
日期
原文件
编号
经办
部门
档号
预定保存
期限
份数
备注

f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。

（一）
（二）
（三）
一是可以独 二是设有会 三是设有管 立行使职权， 计部门或经 理人事的部 并能以自己 济核算部门， 门和人员， 的名义单独 自己可以编 并有一定的 对外行文； 制预算和财 人事任免权。
务计划；
6.1 区分全宗
6.1.3 人物全宗形成者构成条件
➢ 人物全宗形成者，应是主要以个人名义从事社会活动 的著名人物，并且其档案较为完整而系统地由档案馆 （室）保存。
况的变化，及时对档案分类方案进行修订。
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
➢ 1）档号的概念
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中以字符形 式赋予档案的一种代码。
代码是一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的 数字、字母、汉字及其他符号。
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
6.2 档案的分类
6.2.1 分类方法
➢ 3）问题分类法
(1) 设置的类要力求符合实际，各类的概念大小要适中。 (2)平行的各类或属类在内容上不能有交叉和包含关系。
(3)对内容涉及几个类或属类文件材料要划定文件材料归类范围。
6.2 档案的分类
6.2.1 分类方法
➢ 4）复式分类法
定义：复式分类法，是指把两种基本分类法结合起来，同
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
➢ 3）档号的作用
档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。档号是分层次整理档案的结 果的一种反映。从某种意义上说，系统整理档案文件材料的目的之一，就是 给每篇档案文件赋予一个档号，以确定其在档案实体秩序系统中的位置。档 号是档案文件的秩序号，反映档案文件秩序体系的四个层次。根据档号，可 以借助档案存放位置索引，方便地将档案文件从档案库房中查找出来，用完 之后又方便地归到原来的存放位置上。

会计分录：
借：材料采购
18000
应交税费—应交增值税（进项税额） 3060
贷：应收票据—苏州商场
19180
银行存款
1880
并登记“应收票据备查登记簿”
商业汇票纪录 购合 货同票 签汇承 货 单号据 发票兑 款 位码种 日号日 金
类 期码期 额
应收票据备查登记簿
年
产品发出纪录
收 款、贴 现、转让纪录
（1）、新世纪有限公司根据购销双方签订的91号合同规定，苏州红星商场订购甲产
品90台，每台售价600元，计54000元，增值税9180元，共计63180元。甲产品
90台于2004年6月10日一次发运给苏州商场。产品发出后，应登记“应收票据备查
登记簿”，具体登记方法见表5—5。6月23日，收到该商场6月20日签发并承兑的
第三节 出纳备查簿的格式和登 记方法
一、出纳备查账簿的意义和种类
二、出纳备查账簿的登记
出纳备查账簿（也称辅助账簿），
是根据企业内部管理的需要，对某些 在日记账和分类账中不能登记或登记 不全的会计事项进行补充登记的账簿。 通过设置出纳备查账簿，可以为加强 内部管理或对某些经济业务的内容提 供必要的参考资料。
数 量
实际 委托 成本 日期
证 号
贷款 金额
运费 金额
小计
码
日 期
贷款 运费 金额 金额
日 期
金 额
理 由
（四）托收承付、委托收款登记簿的格式和登记方 法
（1）2004年6月12日，新世纪有限公司销售给常州商场甲产品50
台（成本45000元），价款50000元，增值税8500元，代垫运费 1500元。填制委托收款结算凭证（号码为25），附发票（号码为 002）和代垫运费单据（号码为015）送交银行办妥托收手续。根据

任务实训
2018年1月20日凌晨3时许，××市××文化交流公司档案室 发生火灾，烧毁了存放在公司档案室内保存多年的反映××市历史 的照片3000余张，烧毁公司保存的珍贵交流档案600余盒，这起火 灾造成了不可弥补的资料损失。这起火灾的肇事者是该公司的退休 员工王某，王某退休后义务为公司公司档案后面的仓库，并住在仓 库内。当日晚上，王某睡前忘了关掉电热水壶的电源，致使水烧干 后引发大火。
四 档案馆（室）资料与实物材料的管理
（三）档案馆（室）实物材料
1. 实物材料的收集范围和归档分工
2. 实物材料的归档要求 （1）归档的实物要保持整洁、无破损。 （2）奖品实物材料归档时应说明获奖单位、时间、名称及颁奖单位。 （3）字画和礼品归档时应附清单及说明 （4）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理。 （5）档案馆保管的实物档案保管期限为永久。
3．档案库房的类型 档案馆的库房按其保管内容，一般划分为综合档案库房、专门档案库 房和图书资料库房三种。
二 档案保管的物质条件
（二）档案装具
常用的档案装具包括档案橱、档案柜、档案密集架和 档案资料架等；专用档案装具包括防磁橱、底图柜、 会计档案橱和照片档案橱等。
（三）档案包装材料
1．卷皮 2．卷盒 3．包装纸
三 档案库房管理
（五）档案存放位置索引和档案代理卡
1. 档案存放位置索引 2.档案代理卡
档案保管（二）
四 档案馆（室）资料与实物 材料的管理
C
O
五 全宗盒（卷）
N
T E N
六 档案馆（室）档案使用 中的维护和保护
T
S
四 档案馆（室）资料与实物材料的管理
（一）档案馆（室）资料
1. 档案馆（室）资料工作 有效地收集、整理，加以充分开发和利用具有参考价值的各种资 料的科学劳动。

数据库和软件类的格式原那么上不作限制，可根 据建库或开发时所用的工具软件而提交相应格式的电 子文件，但这些文件应符合相关建库规范或任务指南 〔如地质图空间数据库建立任务指南〕
<格式要求>对数据库和软件类、多媒体类电子文 件的制造要求留有较大的空间，制造时坚持其各类文 件原来的组织方式和目录构造不变，按照“数据库〞、 “安装程序〞、“源代码〞、“技术文档〞、“测试 数据〞等类别分类建立文件夹存放即可
〔五〕文本部分 1、在与纸介质的对应关系上，方式方面可以不 要求完全一一对应，但其信息内容应与纸介质应完全 一致，杜绝出现纸质和电子文档出自不同版本 2、不得运用超级链接的方法来链接其它软件制 造的表格
3、电子文件的字号最小不得小于5号字，行距最 少不得低于单倍行距；页面尺寸以A4为宜，对于特殊 页面的文件〔插图、插照、插表、图版等〕，可以运 用其它尺寸的页面，但应保证页面的整齐、美观和正 常阅读及运用
中国地质调查局成都地质资料馆 二ＯＯ六年十一月二十九日
<成果地质资料电子文件汇交格式要求> 使用说明
一、汇交人的任务内容 二、配套软件 三、电子文件的类别 四、电子文件命名 五、电子文档制造 六、电子文档的检查与验收
汇交人应完成以下任务：
按工程任务要求和<格式要求>的规定制造一切的 成果地质资料源电子文件
页码的要求
每一个电子文件都应插入延续的页码，页码位于 页面底端〔页脚〕，对齐方式为“居中〞 或“外侧〞 〔奇数页在右侧，偶数页在左侧〕
电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上不完 全一一对应，但在每一章终了后，其页码应对应起来
对于电子文件中某些特殊的版面，其页码位置及 方向可以不和与纸介质完全对应
封面不得有页码，文件的封面、目录、前 言等部分与正文文字或表格部分不得运用一套 延续的页码