第四章库存控制系统前面己介绍了几种库存控制系统,然而对于一个企业来讲,可能同时采用一种或多种库存控制系统.本章讨论与企业总体库存控制有关的问题:库存控制系统的种类、ABC分析、周期盘点、多余物品的处理、逆向物流、供货商管理库存等.第一节库存控制系统的种类一、库存控制系统的任务和目的一个有效的库存按制系统应达到目的:①保证获得足够的物料;②鉴别出超储物品、畅销品与滞销品③向管理当局提供准确、简明和适时报告④花费最低的费用完成上述三项任务.建立一个完整的库存控制系统要考虑多方面的因素,而不仅仅是涉及各种定量库存模型.必须加以考虑的6个极其重要的方面是:1需求预测和处理预测误差;2选择库存模型;3测定库存成本订货、储存、缺货成本;4用以记录和盘点物品的方法;5验收、搬运、保管和发放物品的方法;6用以报告例外情况的信息程序.仅仅依靠复杂的数学方法并不能使库存控制系统有效的运行,如果为了获得模型所需的输入信息要花费很大的代价,则精确、复杂的数学方法就可能没有什么用途.采用能给出近似、合理的库存水平但数据处理成本较低的系统往往更为可取.上述6个极其重要的方面中任一方面发生问题都可能降低库存控制系统的有效性.所有库存系统都要做以下两个工作:一是对每种库存物品进行适当的控制;二是确保库存记录准确可靠.二、常见的库存控制系统种类对于独立需求的物品,常采用连续、双堆、定期、非强制补充供货等库存控制系统;而物料需求计划系统则用于相关需求物品的库存控制.我们这里仅介绍在实践中最常用的库存系统: 连续控制系统、双堆系统、定期库存控制系统.ABC分析法一种以价值为基础的库存分析方法和周期盘点一种提高库存记录精度的办法1.连续库存控制系统我们在前面介绍的固定订货量系统就是连续库存系统.这种系统的运行过程可叙述如下:每当库存余额小于等于订货点ROL时就发出固定批量为Q的订货.由于这种系统由订货点和固定订货量两个数量所完全确定,故又称为以数量为基的系统.在这种系统下,订货点和订货量都是固定的,检查期和需求率是可变的,前置时间可能是固定或可变的.其平均存货量等于安全库存量加订货批量的一半.在连续系统下,每当物品出库或入库时,就需要对出入库量加以记录并及时进行账务处理,将库存余额与订货点加以比较,决定是否发出订货.所以在连续系统下需要对所有物品进行经常或连续盘点.连续系统的优点如下:1仅在前置时间内才需要安全库存,从而安全库存投资小;2对预测值和参数变化相对不敏感如前敏感性分析说明的那样;3对滞销品较少花费精力订货频率低.这种系统最适于需要严格控制的高价物品.因为只有在前置期内才需要安全库存,安全库存量小而导致储存费用较低.而这一点对高价物品的库存控制是至关重要的.连续系统可能存在如下缺点:1需要保持连续的库存记录,资料处理工作量大;2确定订货批量时往往不进行经济分析;3往住不能实现联合订货,从而导致运输成本较高,易失去供应商按一次订货总金额所提的价格折扣.2.双堆和三堆系统双堆库存系统也称双箱系统,它属于固定订货量系统.当库存系统使用连续监测的方法来进行补充订货时,跟踪库存水平的变化是非常重要的,因此,找出一种简单而且直观的方法,在库存水平达到再订货点时提醒库存管理人员是非常必要的.尤其是在需要监测的库存种类非常多的时候,双堆和三箱系统就是这样的一种可以简化库存监测工作的方法见4-1图.双堆系统比较简单,它要求将再订货点库存和安全库存放在第二个箱子里,平时使用的库存放在第一个箱子里.如果第一个箱子空了,这就相当于一个信号,提醒库存管理人员应该进行补充订货了.实际上,两箱可能放在一块儿,二者之间只要有东西隔开就行.双堆系统操作的关键是将库存分为两部分,在一部分没有用完之前另一部分保持不动.该系统采用的是定量订货模型Q模型,其最主要的优点是不用保持连续的库存记录,订货点由肉眼来判定.双堆系统也可仅用一堆来实现.如在一个存储器内做出物理标记,当库存水平降至该物理标记时就发出订货.双堆系统适用于廉价和前置时间短的物品,如办公用品、螺母、螺栓等.有时,安全库存会被单独放在第三个箱子里,这时就成为三箱系统.这样,库存管理人员就可以一目了然地判断出需求是否超过了预期水平.图4-1 双箱和三箱系统3.定期库存系统定期库存系统的运行过程可叙述如下:每隔固定的时间就检查库存,决定库存余额并发出订货,订货量等于最高库存水平与库存余额的差.这种系统的检查期固定,订货量、需求率和订货点检查时的库存余额是可变更的.用这种系统进行控制,可以对多种物品规定同一长度的检查期,但要对每一物品规定最高库存水平.连续库存系统是对每种物品分别进行处理,而定期库存系统是相关地处理多种物品,实现联合订货,从而有下列优点:1一次办理多种物品的订货,订货费用低;2一次订货的金额大,易于获得供应商按一次订货总金额提供的价格折扣;3订货最大使运输工具得到有效、经济地运用,运输成本低.定期系统由于在订货间隔期加前置时间内都需要安全库存,因而对于每一种物品而言,所需要的安全库存量都比连续系统中的大.这使得最优的连续系统比最优的定期系统安全库存费用要小,但由于定期系统具有上述优点,往往可以抵消这一影响.定期系统最适于在供货渠道较少或供货来自物流企业的仓库时采用.4.最大－最小系统最大－最小系统又称为非强制补充供货系统,是连续系统和定期系统的混合物.其运行过程可叙述如下:每隔固定的时间就检查库存并确定库存余额,当库存余额小于等于订货点时就发出订货,订货量等于最高库存水平和库存余额的差.该系统由检查期T、最高库存水准E和订货点ROL三个变量所完全确定.和定期系统相比,由于不一定在每次检查时都订货,故订货次数较少,从而可节省订货费.但若检查期长到几乎每次检查都订货时,就与定期系统没有区别.非强制补充供货系统可能需要相当大的安全库存.若在检查时的库存水平稍高于订货点,则安全库存期则需要两个订货间隔在加上前置时间.可按类似于定期系统的方法确定检查期.订货点由安全库存量加整个前置时间与检查期内的期望需求量组成.安全库存则通过分析在包括前置时间和检查周期的时期内发生的需求量的偏差来确定.5．物料需求计划物料需求计划MRP系统广泛应用于相关需求物品的库存控制.其方法是按反工艺的方向,并根据最终产品或主要装配件的计划完工日期,来确定各种零件和材料需要定购的日期和数量.该方法在能够预知最终产品的具体需求量时特别适用.我们不能简单的对某一种系统是否优于另一系统做出判断,各种系统都有适用其应用的场合.表4-1为各种库存系统的特点总结表4-1各种库存系统的特点第二节 ABC分析一、ABC分析法ABC分类管理-将库存物品按品种和占用资金的多少分为特别重要的库存A类、一般重要的库存B类和不重要的库存C类三个等级,然后针对不同等级分别进行管理与控制A库存一一虽然只占所有品目的10%,却占出库金额的70%,是周转率很高的库存品目.B库存一一同样占所有库存品目的20%,却占出库金额的20%,是周转率普通的库存品目.C库存一一虽然占所有库存品目的80%,出库金额却不足20%,是周转率很低的库存品目.综上所述,建立在ABC分类基础上的策略包括以下内容:1.花费在购买A级存货的资金应大大多于花在C级的存货上.2.对A级存货的现场控制应更严格;或许是它们应存放于更安全的地方,而且为了保证记录的准确性,更应对它们频繁地进行检验.3.预测A级存货应比预测其他级存货更为仔细精心.因此,利用ABC分析法可以保证预测的准确性、现场控制效果更好,并增强供应商的信赖度,减少安全库存数量及库存投资.例如,当我们根据物品的年耗用金额来进行排队的时候,就会发现少数物品占有了很大的资金,而大多数物品占有的资金却很少.这个关系可以从表4-2中明显地看到.表4-2 各种物品的年耗用金额物品编号年耗用金额占全部金额的比重％22950006875000272500003150008213000547500361500198002342541225合计233450ABC分类法把物品按年好意金额分成三类：A类物品的品种约为15％,B类为35％,C类为50%观察表 ,表中的A类物品占20％10种物品里有2中物品属于A类物品,B类占30％,C 类物品占50％分析见表 4—3表4-3 物品的ABC分类类别物品编号年耗用金额占全部金额的比重％A类22、68170000B类27、03、8253000C类54、36、19、23、4110450将物品进行ABC分类,其目的在于根据分类结果对每类物品采取适宜的控制措施图4-2 ABC分类结果二、ABC分类的步骤分类可按下述步骤进行1将物品按照需求价值从大到小进行排序2计算各种物品占用金额的百分比并进行累计或进品种百分比累计3按照分类标准,即选择断点进行分类确定A、B、C三类物品.例4-1 通过历史数据统计,我们得到某仓库一段时期各种物品的需求量,见表4-5所示,用ABC分类法对这些物品进行分类.表4-5 需求量历史数据物品编号需求量物品编号需求量00125006150027007150003170008400420009400530102根据上述步骤,进行A、B、C分类,计算的结果见表与图所示.在进行A、B、C分类分析中,断点的选择是一项基于明显偏差的随意行为,它对ABC分类结果有明显影响.一般我们可以按下列原则选择断点,即某一物品与下一物品之间的需求有很大的不同而呈现分离,这时我们就可以确定断点的所在.表4-6 分类计算的结果需求累计需求累计需求占整个需求的百分比％物品的累计数累计物品占整个物品的百分比％1701701 1503202 253453 203654 153805 73876 43917 4395833989240010图4-3 ABC分析图ABC分类的结果并不惟一,分类的目标是把重要的物品与不重要的物品分离开来.尽管年使用量和价值是确定一个存货分类系统时最常用的两个评价指标,但是其他指标也同样可以用来对存货进行分类:①缺货后果.如果某些存货的供应中断将给其他运作带来严重干扰甚至延误的话,它们应该获得较高的优先级别.②供应的不确定性.某些存货尽管价值较低,但是供应缺乏规律性或非常不确定,因此也应该得到更多的重视.③过期或变质的风险.如果存货很容易因过期或变质而失去价值,那么运作经理就必须给予更多的关注和监控.一些更复杂的存货分类系统则同时使用这些指标,并分别按照各个指标给存货进行A、B、C类的划分.例如,一个零件可能被划分为A/B/A类,即按照价值划分,它属于A类;按照缺货后果划分,属于B类;按照过时风险划分,属于A类.ABC分析理论上要求分为3类.但在实际中可以根据实际情况分为5类或6类.另外,在进行ABC分析时,所选择的分析时间也是非常重要的,应选择能反映真实情况的时间段,通常会以年为分析的时间周期,即时间段.有几点需要说明的情况:1ABC分析法的优点是减轻而不是加重库存控制.这是因为没有把重点放在占库存物品大多数的C类物品上.2针对企业的具体情况,可以将存货分为适当的类别,不要求局限于三类.3对于物流企业经营的物品而言,分类情况并不揭示物品的获利能力.4分类情况不反映物品的需求程度.因而在进行分类时,要对诸如采购困难问题、可能发生的偷窃、预测困难问题、物品的变质或陈旧、仓容需求量的大小和物品在生产和经营上的需求情况等因素加以认真的考虑,做出适当的分类.三、CVA管理法C类物资往往得不到应有的重视.例如,经销鞋的企业会把鞋带列入C类物资,但是如果鞋带缺货将会严重影响鞋的销售.一个汽车制造厂会把螺丝列人C类物资,但缺少一个螺丝往往导致整个装配线的停工.因此,有些企业借用军事上的一种方法:关键因素分析法,简写为CVA.CVA的基本思想是把存货按照关键性分成3～5类,例如:1最高优先级.这是经营的关键性物资,不允许缺货.2较高优先级.这是指经营活动中的基础性物资,但允许偶尔缺货.3中等优先级.这多属于比较重要的物资,允许合理范围内的缺货.4较低优先级.经营中需用这些物资,但可替代性高,允许缺货.CVA管理法比起ABC分类法有着更强的目的性.在使用中要注意,人们往往倾向于制定高的优先级,结果高优先级的物资种类很多,最终哪种物资也得不到应有的重视. CVA管理法和ABC分析法结合使用,可以达到分清主次、抓住关键环节的目的.在对成千上万种物资进行优先级分类时,也不得不借用ABC分类法进行归类.第三节库存精度与周期盘点周期盘点是一种库存盘点技术,它进行的频率较高.有效地进行周期盘点和确保库存精度的关键在于确定在什么时候由谁来对哪些物品进行盘点.接下来我们讨论有关库存记录精确度与周期盘点的有关问题.一、库存精度库存记录精度也有人称为存货精度,它是指库存记录与实际库存的吻合程度.每个系统都规定了库存记录与实际库存之间允许的偏差大小,系统的平稳运行要求物品不要过量存储.确保库存精度的一个方法是要求库存记录必须准确,另一个办法是经常对库存进行盘点以保证库存记录与实际库存相吻合.精确的库存记录对于提供优质的客户服务是必需的,因为它们是产成品、生产物料和元件补货的基础.如果要逐渐减少库存,就有必要确认库存是否流动太慢,存货是否太多.有很多原因造成库存记录不精确,如①配送迟缓,销售下降.比如,在履行订单过程中发现库存不足.②耽搁生产订单的发布,即引起生产和交货延误.③形成过量库存,即运作资本增加.④加速补货所需的资源增加.要做到精确库存记录不仅要对员工进行充分培训,如库存计划员和控制员应该受过库存管理技巧的正规培训,还要按照正确的程序进行盘点,如A类产品每14个月检查1次或对库存定期进行计算.另外精确库存记录的还有如下基本需求:①良好的记录系统,通常应用计算机.②有效的审计来确认库存准确度.③不间断的监测以发现错误、确定原因,做适当的校正以保持库存平衡.④要求高精确度的管理理念,即"零缺陷"的期望.⑤组织结构有助于明确责任以取得精确的库存目标.⑥对库存精确度是连续改进过程的一部分的认可.一般情况下,取得高精确度库存记录所节约的费用通常比实施费用多.评估精确度二、评估精确度评价库存精确度是否符合公司业务管理需要是十分重要的,许多公司采用直觉判断所需的精确度水平.但为了能够对绩效做出精确的评估,我们还需要找到出错原因,并进行员工培训和改善程序以便减少误差,因此,仅凭直觉判断是不够的.精确度对A类产品比其他种类产品显得更为重要,因此要有区别地对待不同产品的精确度.如销售额占总销售收入80%以上的产品必须要求高的精确度.而对工程消耗品、少量偏差则无关大局.1.对库存记录进行审计库存记录审计常与周期或定期财产清查physical inventory 同时进行.清查审计包括对库存产品的检查,然后将检查所得数量与存储在库存系统文件中的库存记录量进行比较平衡.如果检查所得数量与长期库存量并不符合,那么就需要对它们之间的差别进行调节.一旦找到了产生失衡的原因,那么就应该把记录与现有的实际数量协调一致.不管财产清算是周期性的还是定期的,随后都要进行审计.定期财产清算可能是每月、每季度或每年一次.循环检查过程需要每天检查一些产品.每天只有几种库存产品得到检查和修正,但所有产品每年至少要检查和修正一次.循环检查与定期检查相比有明显优势,主要有:①定期使用专业库存检查员与间断使用仓库人员相比更有效和更可靠;②比全库检查很少使用造成的中断少,因为循环检查即使在存货检查期间也使收货、出库及拣货能够持续下去;③更有可能及早发现问题,定期库存检查意味着发现问题相对较迟一些;④它提供了培养专业检查员的机会.专业检查员能够迅速地找出错误并加以修正;⑤持续地监测库存有利于保持系统完整;⑥该方法为持续改善记录精确度提供了基础;⑦提供了对运营资本中的主要因素的连续评估;⑧通过减少缺货来改善客户服务;⑨保证生产计划中所需物料的供应,减少延误和经常性地修改计划,从而提高生产效率;⑩通过消除不确定性来减少库存投资和降低安全库存.2.确定精确度库存可以接受的误差水平究竟有多大如果某物品的库存记录是733件,而实际库存为680件,这合理吗如果实际库存为783件,比库存记录多了50件,这比前一种情况是不是更好一些如果按"零缺陷"的管理理念,那么精确度目标应该是100%,但从实际来讲,这是不可能达到的.因此库存高精确度的关键是持续改进.期望的库存精确度常用库存记录与实际共点的误差百分数不超过某一特定的允许值表示.例如,表4-7列出3类存货的误差%和货值的建议公差.这些都涉及单个库存单位Stock Keeping Unit, SKU并由用户确定.如果方差小于数量或价值的允许偏差,就接受检查.允许误差应根据错误记录对整个系统可能带来的破坏来确定,通常正是那些低使用率的产品或不常使用的产品为库存误差带来很大的麻烦.因此应结合数量方差百分比和和绝对值方差来确定误差.三、循环盘点检查精度我们通过一个例子说明是如何运用盘点精度来确定库存精度持续改进的方向.例如4-2 2002年8月26日同检查了125种产品,其中有25种即检查总数20％的产品有显着误差,表描述了循环盘点的结果,通过分析确定其库存精度持续改进的基本方向.从表4-8中,我们可以看出8月26日进行的检查结果中,有25种物品存在误差,其中有19种物品的误差小于5％；2种在5％～10％之间,2种在10％～25％之间,2种在25％～50％之间；一种超过50％.该年9月26日又进行了一次循环检查,这次检查了130种.其中19种15％有显着误差,比前一次少5％,这表明精确度有一定程度的提高.通过两次检查结果的分析,我们可以看出对于误差在0～5％之间的物品应努力消除误差,而对其他误差则应努力减少误差,这就是努力改进的方向.1.循环盘点频率的确定表说明了怎样确定每天检查物品的数目.表4-9 检查物品数目的记录表通过分析发现,4000种C类产品,至少每年检查一次；1500种B类产品一年需要检查两次;250种A类产品,每年需要检查6次,总共需要检查的次数为8500.假设一年有250个工作日,如果所有产品按计划检查的话,那么每天至少检查34项8500/250＝34.如每天检查34种产品,3个类别产品之间的分配情况如下:A类1500/8500×34=6项/天B类3000/8500×34=12项/天C类4000/8500×34=16项/天可以用不同的方法来选择检查产品的时间,其中包括:①库存需要再订货时.当库存量降到再订货点或到了定期检查日期时,此时库存量在再订货点以下,库存物品的数量较少,这样容易检查.考虑到订货时存在的失误,这样做是有利的.比如,如果实际库存比显示的低,那么就需要订购额外的库存,反之,如果库存水平很高,就可以减少订货.②当接收新存货时.此时库存比补货时低,但是此时检查不用考虑到订货引起的耽搁.③当库存记录变成零或负值.当其产品被提取光时,循环检查小组受命来查实这个结果.④当发生一定次数的交易时.如果某物品经常被提货,如每月提一次,那么与不经常提货的物品相比更容易出错.2.循环检查的步骤循环检查一般包括如下4个步骤:①准备.列出待检查产品清单,找出存放位置可能在几处.②检查选定的产品,记录每个位置的总数.③整理各处数量.如为便于仓库作业,一些快速移动的产品可能放在几个位置上.④如果有较大出入与记录相比,应重新检查.为确保检查的正确性,在循环检查时需要做如下记录:①产品数目.②产品描述.③存放位置.注意如何移动,需通知库存记录员.④计量单位.这是仓库系统中失误的主要来源,如10个产品一盒的包装,可能被库存人员计为1件,而订单处理系统可能是10件.⑤实际盘点所占的空间、日期、时间、盘点员姓名.物品检查期间所有移动必须弄清楚.越来越多的仓库24小时运作.一种产品调出如从一个仓库到零售处要求有一些"分界点",在"分界点"内认为产品仍在仓库,或被记为"在途".3.循环盘点对账盘点完成后应与库存记录平衡表进行比较,如果误差在规定范围内,那么就将库存记录调整为与循环检查结果相一致.如果超出规定误差,就需要确定明显失误的原因并做深入的调查.循环盘点对账要求做到:①通过核查以确定所有文件都得到了检查.物品的识别要经双重检查以确保没有与其他物品相混淆.为了确认最初的循环检查结果也可对该物品进行重新检查.②对库存活动交易的审计记录进行检查以确定所有的库存活动记录是否都是正确的.例如,一次收货可能没有如实记录,引起系统数据与实际不吻合.如果检查结果比记录值小,应查实所有未满足的需求和分配,以确定这些物品是否依然需要.如果需求物品已从记录中正确地扣除,还需要核对所有已完成的生产或销售订单.如果循环检查数量比记录值大,则重点检查未完成的补货订单,看是否已经收货.不管怎样,为了弄清楚库存误差的存在原因需要不断努力和全面调查.③对经常存在误差的物品如该物品的收发总有错误,就有必要经常检查它.查出失误的原因是绝对必要的,否则就无法采取适当措施改善精确度.④完成循环检查的结果汇总,以便发现和解决问题,逐步提高库存精度.我们通过一个例子来说明如何完成循环检查的结果汇总及对库存精度的说明.例4-3 通过表说明报告精确度的方法表4-10按物品合价值记录的循环盘点精确度汇总这个汇总报告说明的是对166种产品的循环检查结果,它是仓库里某一天循环检查活动的总结.报表的第一列把实物差额分成3个区段:①0到±5%.如某产品记录是2000件,实际检查1980件,相差20件即1％,如单价为1 英磅,则价值差额为20英磅.据此判断,该产品应归入表1的左上栏128件之间,它满足该格的两个标准.依次类推;。
