高校档案管理现状及对策探析

２０１１年第９期　ＳＣＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹ　ＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ　ｏ图书与档案０　科技信息　

浅议当前高校档案管理工作的现状及对策　

左紫平　（仙桃职业学院湖北仙桃４３３０００】　【摘要】本文对当前高校档案管理的现状及发展进行了初步分析，然后针对新时期高校对档案管理提出的新要求，谈谈个人对提高高校　档案管理水平的几点思考。　【关键词】高校；档案管理：思考　

随着新时期各方面的飞速发展，档案领域随着人类社会的各个领　域经历巨大的变化而变化，层出不穷的前所未有的、严峻的挑战就自　然而然的产生了。随着信息技术时代的到来，巨大冲击了当前高校档　案管理工作，加快高校档案管理科学化和现代化的进程，是高校档案　工作者必须面临的问题。　１　当前高校档案管理的现状　在新时期，随着大量使用计算机技术和信息技术，不但给高校档　案工作带来了新的机遇，同时也带来了新的压力和挑战。当前高校档　案管理工作还远不能适应现代信息传播和数字化管理的需要．不能适　应高校现代化管理和科学发展的需要。　１．１　高校档案管理职能面临新的挑战　一是由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中　心将是未来高校档案馆的作用，由案卷实体转向信息内容成为它的管　理对象，整天埋首库房不再是档案人员的主要工作，他们可以通过计　算机及网络来管理动态的档案信息，档案在运转和利用中的安全性、　完整性和可靠性将会得到进一步的维护，作为一个信息管理员的职责　进行履行。二是越来越显得无能为力的档案的手工管理方式．在信息　化的要求上变得难以适应了。被档案管理的标准化、自动化和现代化　取代了。另外，因为计算机应用技术和网络技术具有较高的透明度，综　合档案室必须采用各种技术手段防止档案信息被删改、破坏及非法利　用。　１．２管理人员观念陈旧，开拓创新意识不足　长久以来由于各种原因。为政治服务成了档案工作的主要职能，　高校也一样同样，以行政为主是档案的主要管理方式，纳入到法制管　理、科学管理轨道当中的工作没有很好的解决。在库存资料方面来看．　所占比例最少的是科技含量高的教学、科研和具有时代信息等方面　的　档案材料，行政管理方面的资料往往比较多，《档案法》的颁布和实施　后，这种状况有所改善，但是与高校的实际发展相比，还相差～定的距　离。　１．３高校档案管理人员专业水平达不到要求　．　种类单一的馆藏档案是普遍存在的，随着各种因素的出现，为政　治服务成为档案工作的主要内容，其中高校也一样。以行政为主成为　档案主要的管理方式，根本没纳入到法制管理、科学管理轨道当中。目　前大多数高校中，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材　料所占比例很小，行政管理方面的较多。这种状况随着《高等学校档案　管理办法》的颁布和实施有所改善，高校档案管理人员进行了相应的　培训，专业服务意识也有所提高，但是与高校的实际发展相比还相差　甚远。　１．４落后的管理方式．信息化管理手段运用很少　目前，传统的手工管理方式在许多高校仍然被使用，没有提高自　动化程度。其主要原因是档案管理人员业务意识水平有待提高，高质　量、高水平的主动服务意识没有用在高校的发展上，档案现代化管理　受到了档案人员专业素质的制约。同时，作为先进技术设备的计算机　极少进入档案部门，现代信息技术手段，如高校数据库、校园网络等没　有切实应用到高校档案管理工作中去。　２提高高校档案管理水平的对策　随着我国高校档案管理已经进入信息化、电子化阶段，在新形势　下，提高高校档案管理工作水平以及进行科学化管理是摆在我们面前　的一个新的课题，以下是个人对新时期如何提高高校档案管理工作水　

－１６０・　价值工程　

高校文书档案管理工作的现状分析及对策研究　

Ｃｕｒｒｅｎｔ　Ｓｉｔｕａｔｉｏｎ　Ａｎａｌｙｓｉｓ　ｏｆ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　Ａｒｃｈｉｖｅｓ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ａｎｄ　Ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ　Ｓｔｕｄｙ　

符亚萍ＦＵ　Ｙａ－ｐｉｎｇ　

（宝鸡文理学院，宝鸡７２１０１３）　（Ｂａｏｊｉ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ｏｆ　Ａｒｔｓ　ａｎｄ　Ｓｃｉｅｎｃｅｓ，Ｂａｏｊｉ　７２１０１３，Ｃｈｉｎａ）　

摘要：随着社会的发展，文书档案管理工作越来越具有挑战性。本文对高校文书管理工作的现状和问题进行分析，探讨了如何才　能做好高校文书档案管理工作，最终提出解决对策。　Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｗｉｔｈ　ｔｈｅ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ｏｆ　ｔｈｅ　ｓｏｃｉｅｔｙ．ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｗｏｒｋ　ｉｓ　ｂｅｃｏｍｉｎｇ　ｍｏｒｅ　ａｎｄ　ｍｏｒｅ　ｃｈａｌｌｅｎｇｉｎｇ．Ｔｈｉｓ　ａｒｔｉｃｌｅ　ａｎａｌｙｚｅｓ　

ｔｈｅ　ｃｕｒｒｅｎｔ　ｓｉｔｕａｔｉｏｎ　ａｎｄ　ｐｒｏｂｌｅｍｓ　ｏｆ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ａｎｄ　ｄｉｓｃｕｓｓｅｓ　ｈｏｗ　ｔｏ　ｗｏｒｋ　ｗｅｌｌ，ｆｉｎａｌｌｙ　ｐｒｏｖｉｄｅｓ　ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ．　关键词：高校；文书档案管理；现状；对策　

Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ：ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ；ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ；ｃｕｒｒｅｎｔ　ｓｉｔｕ￣ｉｏｎ；ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ　中图分类号：Ｇ４７２．４　文献标识码：Ａ　文章编号：１００６—４３１１（２０１３）２９—０１６０—０２　

０引言　

文书档案作为信息的最原始记录，具有重要作用，虽　

然现代化计算机具有同样存储的功能，由于文书档案本身　

具有安全性、隐私性和不易管理等因素，因此目前来讲计　

算机存储不可能完全替代文书管理，尤其是在高校的行政　

管理事务活动中文书管理是必不可少的。所谓的文书档案　

学校档案管理存在的问题及其对策探究

随着教育信息化的不断深入，学校档案管理也逐渐成为了学校管理工作中的一个重要环节。由于传统管理模式的限制和教育信息化程度不足，学校档案管理在实际操作中往往存在诸多问题。本文将围绕学校档案管理存在的问题，分析其原因，并提出相应的对策探究。

一、存在的问题

1. 档案丢失、错放：学校文件繁多，管理人员大多依赖手工操作，容易出现档案丢失、错放的现象。

2. 信息不规范：学校档案的信息收集和整理常常缺乏规范标准，导致信息质量不高、难以利用。

3. 安全隐患：传统纸质档案管理容易受到火灾、盗窃等安全隐患，一旦发生则无法挽回损失。

4. 信息共享困难：传统的档案管理模式使得档案信息难以共享，限制了信息的流通和利用。

二、问题原因

1. 传统管理模式：多数学校档案管理仍停留在纸质文件管理阶段，缺乏数字化、网络化的管理手段。

2. 管理人员素质不高：学校管理人员大多来自师范院校，缺乏档案管理方面的专业知识和技能培训。

3. 缺乏规范标准：学校档案管理没有统一的规范标准，导致信息混乱，难以进行合理的整理和管理。

4. 资金投入不足：学校对档案管理的重视程度不高，导致对档案管理的投入不足，难以建立完善的管理体系。

三、对策探究

1. 推行数字化管理：学校应加快推进档案管理的数字化转型，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和管理。

2. 加强人员培训：学校应加强档案管理人员的专业培训，提升其档案管理的专业水平，增强档案管理的规范性和科学性。 3. 健全规范标准：学校应建立健全档案管理的规范标准，明确档案的收集、整理和利用流程，提高档案信息的准确性和有效性。

4. 加大投入力度：学校应加大对档案管理的投入力度，增加档案管理的预算和人力资源，建立完善的档案管理体系。

ＣＡＮＧＳＡＮＧ　

新时期高校档案管理工作现状及发展策略　

张美莉　

摘要高校档案管理，不仅是高校事业发展的重要组成部分，也是衡量高校教育、科研、管理质量　

和水平的重要标志之一。本文梳理了新时期高校档案管理工作存在问题，并提出了相应的对策。　

关键词　高校档案管理现状策略　

近几年来，随着网络技术的发展和电子化、信息化　

时代的到来，现代信息技术和数字技术广泛应用于高　

校的档案管理工作。档案管理作为高校日常管理的重　要组成部分，也迎来了新的机遇与挑战。如何适应新形　

势，提高档案管理水平，对高职院校档案工作进行系统　化、科学化、精细化组织与管理，为全校的教学、科研提　供优质服务，已成为档案管理人员必须面临的新课题。　

一、高校档案管理工作的现状分析　

１．机构管理模式陈旧，领导对档案工作重视不够。　

众所周知，由于我国的高等教育模式由精英教育　逐渐向大众教育转变，近几年来，使得我国的高等教育　实现了跨越式飞速发展，高校的招生人数大幅度增加，　

办学规模快速扩大，高校档案的馆藏量也随之增加，档　案管理工作愈显重要。但是，由于某些历史性原因，很　

多高校管理者对档案工作的重要性认识不够，重视程　

度不足，支持、关心力度较弱，导致档案工作发展缓慢，　出现了与高校其他事业的整体发展不协调、不同步的　

局面。　目前，大多数高校的档案部门并非独立机构，而一　

般属于校办公室领导下的一个科室，其职能主要是执　行而非决策。这种管理模式很大程度上阻碍了档案事　

业的发展，更谈不上适应快速发展的现代高等教育的　步伐。　

２．从事档案管理人员的专业技能相对较弱。　首先是档案人员队伍中高素质人才数量较少。由　

于单位编制的限制，高校专职从事档案工作的人员，编　

制数量有限，多是一人一岗甚至是一人多岗，在有限的　人员编制内，专业人员特别是档案专业毕业的更少。在　

这为数不多的专职档案管理人员中，高学历、高职称的　

－２３０－　专业技术人员缺乏，硕士、博士毕业者在高职院校档案　部门的从业人员数量更是空白。