高校档案管理存在的问题及对策分析

2012.07（下旬刊）

摘要高校档案管理在近几年得到了飞速发展，这一方面是教育改革发展的必然，另一方面也是素质教育在学校管理方面的体现。但是，高校档案管理尚存在很多问题，有很多不成熟的地方，需要在今后的发展中不断克服，本文拟就这类问题进行探讨，提出相应的对策，希望能对高校档案管理工作起到促进作用。关键词档案管理对策研究服务性AnApproachtoProblemsinCollegeArchiveManagementandtheCountermeasure//XuJieAbstractSchoolrecordsmanagementinrecentyearshasbeenrapiddevelopmentinthisregardistheinevitabledevelopmentoftheeducationreform,ontheotherhand,theembodimentofqualityeducationinschoolmanagement.Collegesanduniversities,however,filemanagement,therearestillmanyproblems,alotofimmature,inthefuturedevelopmentcontinuetoovercome,thispaperwillexploresuchissuesandproposeappropriatecountermeasures,canhelppromotetheroleofcollegearchivesmanagement.Keywordsarchivemanagement;countermeasureresearch;serviceAuthor’saddressNorthwestUniversityforNationalities,730030,Lanzhou,Gansu,China

当前，学校档案的重要性得到了众多高校的认可，随着国家人事档案管理的日渐完善，高校档案已经成为国家整个档案体系的必不可少的一个组成部分。高校档案系统包括教研档案、校长办公室档案、政教档案、党委档案等等，这一系统对学校的长远发展意义深远。档案部门应建立并逐步完善档案制度，确保档案安全和方便使用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。1后发先至，成效显著从事档案工作的同志都有这么一个共识：与学校发展同步，与时代发展同步，是档案目标管理的目标。虽然，高校档案发展起步较晚，但是在近几年却获得了快速发展，对学校工作产生了重要影响。1.1学校档案的特点与其他人事档案相比较，学校档案政治色彩要淡得多。比如说，学生档案主要记载学生在校学习期间的学习、思想、生活情况,与社会接触面较窄,涉及社会的事情较少，学校其他档案也具有同样的特点，所以单纯性应该是学校档案的第一特征；另外，学校档案反映的是学生在校学习的过程、学校的建设以及教学情况等，它是学生、学校发展的翔实记录，所以介质性是其第二大特征；第三，系统性与分散性相结合，学校档案是在不同时间段由不同部门记录而成，所以它的形成时间较长，形成很分散。系统性是指学校档案中包括了学校整体运转情况以及学生在校期间的立体记录，是对学生、学校的系统记载，因此某种程度上来讲，学生档案的分散性和系统性是分不开的。1.2学校档案建设取得的成效近年来，学校档案建设取得了很大成效，无论政教、教研还是党委档案都成效显著。例如，学校对学生的考察、培养、教学等各方面的第一手材料,是学生在校期间的真实记录。它为高校对人才的选拔起到促进作用，同时也是对学生综合能力发展的一个内在促动。教学工作是学校的中心工作，教研档案是学校档案的重要组成部分，它与其他所有档案一样，是真实地记载和反映学校教学水平的客观依据。因此，建立一套完整的教研档案管理制度和岗位责任制，已经是学校档案管理的当务之急。实践证明，搞好档案管理，一靠人，二靠制度。没有规章制度的约束，档案制度就没有保证。为了加强档案管理的制度化，必须做到定点、定人、定期检查，及时移交，一切有章可循。2实事求是，正视不足高校档案管理取得了一定成绩，很多学校的档案管理都达到了省一级水平，这是让我们欣喜的。但是，客观来看，这其中还存在很多不足。对此，我们应该实事求是，努力改进。2.1领导认识程度不够对于绝大多数学校来讲，还没有着手真正建立学校档案体系，对学校领导和广大教职员工都要强化档案意识,让他们自觉支持、做好学校档案工作。像学校政教档案，记录了学生在校情况（包括纪律、卫生、安全等），是学校日常管理的经验积累，学校领导要对政教档案长抓不懈，紧抓不放。同时,领导干部自己也得纠正认识，整合观念，理解档案工作的重要意义。同时，加强管理,将档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理,在布置、检查和总结管理工作的同时,认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题,做到人员到位、经费到位、设备到位。2.2各种材料收集不够档案的收集是非常繁琐的一件事，细枝末节的东西很多，管理人员应指定专人负责,实行统一填写到档案袋封面目录一栏内,材料名称要求填写完整、规范,并且保持内外名称一致、顺序一致,具体材料以时间先后为序。这样做不光保证了材料的全面性，还使整个材料存放有条不紊。像校长办公室档案，因为校长办公室工作涉及学校工作的方方面面，档案内容林林总总，资料的收集难度较大。这样就需要专门的人员做好档案材料的归类整理，防止资料的流失。高校档案管理中存在的问题和对策初探

档案管理存在的问题及对策

档案管理是任何一个组织或机构都必须关注和重视的一个方面。它的主要作用是为了保护和维护组织的重要信息资产，并且提供对这些信息的可靠和高效的访问处理。然而，在当前的档案管理实践中，仍然存在一些问题，这些问题必须被解决以确保档案管理的可持续性和有效性。

一、问题：

1.手动管理档案的低效率。在过去，档案管理通常采用手动方式进行，包括手动记录，分类，存储和维护档案，这种方法非常耗时费力，且容易出现错误。

2.存储空间过小。在数字时代，组织的信息资产量不断增长，因此存储空间需求也在不断增加。如果组织没有足够的存储容量，就无法存储并保护信息资产。

3.信息安全问题。档案中的信息通常是组织的敏感数据，包括内部信息和客户信息。因此，在档案管理过程中，信息安全必须得到保证，以防止信息泄漏和数据丢失。

二、对策：

1.采用数字化档案管理系统。数字化档案管理系统可以提高档案的可访问性和可搜索性，并且可以将档案存储在云端或其他数字存储空间中，从而避免了手动管理档案的低效率问题。

2.提高存储空间。为了满足不断增长的信息储存需求，组织可以考虑增加存储容量，或将部分信息转换为数字格式，以减少实体储存空间的需要。

3.采用新技术攻击信息安全问题。组织应该采用最新的技术，如加密和权限分配，以确保信息的安全存储和防范数据泄漏和丢失。

综上所述，随着信息时代的发展，档案管理的重要性越来越凸显。以数字化档案管理系统和信息安全管理技术为代表的新解决方案可以帮助组织提高档案管理的效率和可靠性，从而确保企业信息资产的安全和可持续性。

口辽宁大学田忠智　

摘要本文阐述了高校人事档案在管理工作中存在的一些问题，并提出了一些切实可行的应对措施。　关键词高校人事档案管理　

高校人事档案工作的好坏代表着一个学校管理水平的高低。　

那么，随着现代教育事业的飞速发展，高校之间人才竞争日趋激　

烈的今天，对高校人事档案工作提出了更高的要求。　

一、目前高校人事档案工作中存在的问题　

１．忽视人事档案工作的重要性。人事档案是提供一切证明材　

料的基础，每一份档案材料的形成都有他的唯一性和真实性。人　

事档案工作往往会被忽略其本身存在的重要性，现在人事档案工　

作行业中有这样一句“四要”的俗语，那就是“说重要、用需要、管　

必要、用不要”。大多数高校也没有充分认识到人事档案工作的重　

要性，突出地表现在以下若干方面：（１）个人档案归档意识淡薄。　

高校对人事档案采取封闭式管理，往往只注重保密，忽视了利用，　

因而引不起有关人员对人事档案的足够重视，个人档案归档意识　

淡薄。有些高校对人事档案建设重视不够，档案填写不规范、履历　

材料前后不一致，鉴定、考核、考察材料敷衍了事，甚至将假学历　

等材料装入人事档案等现象。（２）高校人事档案管理部门虽对人　

事档案工作有一定的认识，但在Ｅｔ常的具体工作中，不同程度地　

忽略了人事档案工作。（３）资金、设备缺乏。大多数高校的人事档　

案部门在资金和设备上都很欠缺，在硬件上，档案库房、阅览室条　

件较差，更谈不上调节库房内温、湿度的各种设备了。另外，中共　

中央组织部《干部人事档案工作目标管理考评标准》中规定：每管　

理一千人的档案馆需配备一名专职干部。现在往往在有些高校，　

人事档案管理没有专职人员或是专业不对口、年龄偏大，或是今　

天你管管，明天他管管的状态，没有固定的人员管理，造成档案工　

作不能紧密衔接。　

２．材料收集不及时、不规范，归档材料不准确。人事档案是个　

人在各个时期、各个地方所形成的有关材料的集合体，要发挥人　

事档案的作用，材料必须齐全，必须能全方位反映一个人的全部　

浅论大学生档案管理中存在的问题及对策　

◎罗金艳　

高等院校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大　

学生在校期间学习、生活以及各种社会实践的真实历史记　

录，是学校教育、考察、培养准人才的第一手资料，更是　

用人单位选拔聘用、考核培养的主要依据。在步入知识经　济时代、中国市场经济逐步建立完善的大背景下，高等院　

校学生档案工作出现了不少新情况、新问题。因此，深　

入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题，对于准　

确、完整地提供人才信息、促进大学生就业，甚至于对完　善国家人事档案管理都有着不可小觑的现实意义。　一　

一、当前高校学生档案管理中存在的问题　

１．缺少相关的法律法规。虽然我国针对高校学生管理　

颁发了不少文件，但到目前为止，却没有颁布专门针对高　校学生档案管理方面的法规。对学生档案管理的归属并没　

有作出明确的规定。另外，在管理过程中也没有形成统一　

的建档标准，故导致高校学生档案管理体制不一：一些高　

校为了便于利用，实行分散管理即把学生档案存放在各个　院系；一些高校把学生档案放在校综合档案室实行综合管　理；还有一部分高校把学生档案存放在校人事处与干部人　

事档案一起管理。但上述这些管理方式都存在一个共同的　

问题：学生档案的管理工作都是归属于某个部门，　它既没　

有明确的定员编制，也没有具体的办公经费及工作量考核　标准，所以相关部门都不会投入大量的人力、物力和财力　

进行专项管理。在这种不规范的环境中进行学生档案的管　

理，势必导致其运行杂乱无序。　

２．档案的收集不够全面、整理不够规范。目前高校学　生的档案所涉及的材料和内容较为繁多，加之缺少建档标　

准，导致高校学生档案的收集／ｉｌ＝够全面、整理不够规范　经常会ｍ现像材料书写不规范、纸张规格不　、材料缺欠　

等诸多问题。许多反映学生综合素质的材料得不到及时的　

归档，如计算机等级证书复印件、大学生英语四、六级证　

书复印件、大学生能力、技能竞赛证书复印件及各类社会　实践活动材料，等等。现有大多数归档材料只是大学生高