高校档案管理存在的问题及对策分析

高校档案管理工作中存在的问题与对策分析

作者：金爱新

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第5期

一、前言

高校的档案是高校发展历程的物质载体，在大多数情况下，高校的教学、科研以及管理都会在高校档案中有所记载，这对于高校今后的发展具有极为重要的作用，所以对于这类档案的完整性和安全性也是极为重要的。对此，下文在基于笔者工作实践基础上，重点围绕于高校档案管理中存在的问题及其对策展开探究，力图为做好此项工作贡献自己绵薄之力。

二、档案管理中存在的问题

（一）档案管理工作得不到重视。很多高校对于档案管理都缺乏一定的重视，认为档案管理就是一个走流程的过程，对于用于保存档案的地点也是没有任何的保密措施，甚至有的连基本的铁门都未曾安装。其次是用于保存档案的工具相对落后或者保密性不足。纸质版的档案通常会由于年份原因或多或少都会有遗失甚至是错漏，电子版大多也会因为管理不当而遗失或者泄露。

（二）档案管理人员的专业不足。由于很多领导对于档案管理的重视不足，所以相对的，在人员的招收上也是一个随意的过程，往往这种情况就很容易造成档案的安放错乱，导致很多人员的档案没有得到及时的清理，也有很多人员的档案的填写不够完整规范，造成大量虚假伪造的信息。很多档案管理的人员一般而言都相对轻松，造成了他们自身很容易疏忽大意，又因为绝大多数情况下，没有一个相对严格的管理，所以档案的信息泄露也是极为容易。

（三）档案收集的不齐全。很多时候高校的领导者都对档案不太关注，所以导致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虚假信息，缺乏一个系统的收集程序和一套完整的执行标准。这也导致很多档案在收集这些信息的时候会出现错漏，很多信息都收集的不齐全，不够细致，甚至会出现一堆过期信息，导致在人才的选拔方面后知后觉。

（四）档案部门管理疏松。因为职业的特殊性，很多情况下，对于这部分人都没有一个严格的管理程序，导致很大程度上，档案的严密性，完整性，系统性都缺乏一个重要保障。对于高校来说，档案的安全性要远远高于普通企业，但是这类单位在很大程度上对于档案的保护却要普遍低于普通企业。很多高校聘用的档案管理人员在一定的程度上缺乏很大的积极性。这也直接导致档案信息存在有很大的误差，不能及时地对一些手续不全的材料退回相关部门进行补办，也对档案信息的采集工作有很大干扰，造成信息滞纳，让人们往往在这方面耗费大量的时间去录入信息。

课程教育研究　Ｃｏ￣ｓｅ　Ｅｄｕ阻ｔｉ０ｎＲｅ￣ｃｈ　２０１５年３月　上旬刊　综述・专著　

层动员学习．统一学生综合素质评价思想、掌握评价工具；明确素　质教育发展的新动向、学生素质的新要求；掌握教育评价的新理　

论、综合素质评价操作的新方法　）确定义务教育学生综合素质评价原则　

１．生本原则。办“让学生满意的教育”，为学生的全面发展和　

可持续发展奠基　

２．主体性原则　以学生为主体中主体．让学生在评价过程中　

得到体验和教益．既知道成功的一面，也深知努力的方向。　

３．综合性原则　在评价指标中具体体现学生的全面综合素　

质。　４．民主性原则　全员民主平等参与，增强评价工作的透明度．　

实施“阳光工程”。　５．发展性原则　体现社会和人类自身发展的需要．对学生不　

做绝对的终结性评价．要做利于学生成长的发展性评价。　

（三　义务教育学生综合素质评价的实施　

１．建立义务教育学生综合素质评价机构　

（１）成立县级义务教育学生综合素质评价工作领导小组。　（２）成立学校综合素质评价工作指导委员会。　

（３　组建班级学生综合素质评价工作小组　

（４　成立专项测评工作小组　具体设置是评价指标的每一大　类设一个小组。　２＿确定义务教育学生综合素质评价主体　

评价主体应多元化，包括学生、教师、家长、学校、社区村委　

等．学生应是主体中的主体　３．健全义务教育学生综合素质评价机制　

引导机制，发挥学校的引导、检查、监督作用。互评机制，学　

生之间互评、静态评价和动态评价相结合。反馈机制．评价结果与　

学生、家长见面。激励机制，评价结果是评优评先的基本依据，是　

学生毕业、升学的必要组成部分。体现评价结果的刚性。　

二、义务教育综合素质评价存在的主要问题　

我们对学生综合素质评价其实也是一个探索的过程　很多　

问题还有待在实践中进一步探索和实践．也希望得到专家的指导　和建议。　

１．学生综合素质评价指标体系难以确定　

学生综合素质评价指标体系涉及三个相互关联的具体问　

２０１５年４月　第１８卷第８期　中国管理信息化　Ｃｈｉｎａ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｌｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　Ａｐｒ．，２０１５　Ｖｏ１．１　８．Ｎｏ．８　高校学生档案管理存在的问题及对策　陈志艳　（内蒙古师范大学，呼和浩特０１００２２）　［摘要］高等院校学生档案管理是众多学校管理工作中的一部分。学生档案管理看起来非常简单，只是收集资料装入档案　袋。但如果档案管理不善，仍会造成很大隐患。学生可以凭借优秀的档案得到优秀的工作，高等院校学生档案管理工作中，出现　了许多问题。本文探讨了学生档案管Ｘ－ｙ－作中的不足，进一步提出应对策略，通过规范学生档案的设计、填写和收集，加强管理工　作者的素质，并结合做好教学工作，来提高档案管理工作水平。　［关键词］高校；学生；档案管理　ｄｏｉ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１６７３—０１９４．２０１５．０８．１５８　［中图分类号］Ｇ６４７．２４　［文献标识码］Ａ　［文章编号］１６７３—０１９４（２０１　５）０８—０２０８—０１　１　高等院校学生档案管理存在的问题　大多数高等院校学生档案管理Ｔ作都会出现一些不可避免的问　题。如今，学生档案已经从纸质逐渐转变为电子，纸质学生档案的邮　寄和发放非常随意，一些学生自己把档案带到学校，也有些学生档案　是由学校寄送出去，或由招生办邮寄发放学生档案。多种学生档案　转移途径，难免会出现问题。高等院校接收学生档案时缺乏规范性　和统一性，学生档案质量参差不齐。这些档案进入高等院校，管理工　作变得非常棘手。因为档案内容的缺乏，高等院校难以获得学生的　完整信息，而档案没有密封或由学生自己携带到高等院校，也影响了　档案的真实性。进入社会以后，工作单位也无法通过学生档案全面　了解学生在学校时期的表现，基于真实信息决定是否聘用。　如今高等院校时期的学生档案管理也比较懈怠，工作开展过于　松散。应该归档到学生档案的资料没有及时处理，分散在老师手里　或办公室中，直到毕业的时候，才归入到档案中。而对于归人档案　的资料的要求又缺乏规范，院系上交资料各有差别，档案室也难以　及时催促各院系上交资料，必要材料的缺乏在所难免。除此之外，　学生档案的管理工作者大多数都不是专业的。许多工作人员要么　不是全职担任管理工作，要么没有经过任何档案管理的培训或学过　相关专业知识。管理Ｔ作者在管理档案时，缺乏规范意识，没有意　识到学生档案的重要性。　２　高等院校学生档案管理应对策略　２．１规范学生档案的设计、填写和收集　高等院校学生档案管理工作需要更加规范。首先，电子档案和　纸质档案都具有重要的地位，不能忽视任何一种。高等院校录取学　生的档案需要由专门机构统一办理，转移到相应高等院校。教育部　门需要对学生档案中需要填写的表格进行规范，统一各中学档案资　料，并统一发放。对高等院校学生档案工作做出严格要求，并且对　梢案所包含的资料进行规范，要求学校和教师及时将所有资料归到　档案中。另外，学生本身也要秉持认真负责的态度，对档案所需表　格内容进行完整而真实的填写，并且按时上交。对于毕业生就业非　常重要的材料，不能在学生毕业时，才集中时问让学生填写，收集归　档，而应在学生就读期间提前完成。学生学期表现要及时收集并归　入档案。　２．２提高学生档案管理工作者素质　管理丁作者是学生档案管理Ｔ作的直接执行者，其作用非常重　［收稿日期】２０１５—０２—０６　瑚，ＣＨＩＮＡ　ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮＩＺＡＴＩＯＮ　要，只有提升管理工作者的素质和能力，才能更好地管理学生档案。　首先，高等院校应该聘用管理丁作者专门负责学生档案管理Ｔ作，　而不是临时找学生兼职，或让教师代办。管理下作者不能经常更　换，保持对学生档案和管理Ｔ作的熟悉，避免频繁交接工作可能出　现的纰漏，方便学生档案管理工作开展。管理Ｔ作者，不应再担任　太多其他无关ｌＪ：作。高等院校和教育部门应对学生档案管理工作　者进行培训，定期组织学生档案管理培训活动，并给管理工作者创　造机会，学习学生档案管理专业知识，提高专业素养。其次，高等院　校的学生档案室需要及时监察学生档案管理工作者的丁作表现，不　断促进其提高专业水平。　２．３结合学生档案和教学Ｔ作实践　学生档案具有非常重要的作用，对学生今后就业至关重要。档　案工作者要重视学生档案，做好相关１二作。学生毕业后对学生档案　进行相应的反馈，高等院校可以通过借鉴反馈信息，提升在校学生　档案管理Ｊ：作。比如学生档案中，什么样的知识和技能适用于什么　样的岗位，个人具有ｆ｛‘么样的品质能够适应什么样的　作。为在校　学生提供发展方向参考，向更契合工作岗位的道路努力。学校还可　以将学习表现优异的学生档案材料汇集起来，在学校内部展示，激　励其他学生更加认真地学习。　３　结语　在高等院校中，每个学生部有自己的档案。学生中学毕业，　带着记录以前在校表现的档案来到大学，并创造新的记录。学生　档案对于学生今后的就业非常重要，科学的学生档案管理还可以　促进高等院校本身的发展。但是目前大多数高等院校学生档案管　理Ｔ作中出现了许多问题，学生档案的质量不一，转移过程容易　发生纰漏，收集和归档不够及时，管理工作者的专业性不高，这　些问题都阻碍了学生档案管理的顺利开展。因此，高等院校需要　通过规范学生档案的设计、填写和收集、提高学生档案管理Ｔ作　者素质、结合学生档案和教学工作实践，寻求有效的应对策略，　提高管理质量。　主要参考文献　［１］倪迎华，刘吴，陈攀峰．高校学生档案管理存在的问题及应对措施　［Ｊ］．河北科技师范学院学报，２００６（２）：ｌ】２一Ｊｌ３．　［２］豆亚飞．浅析高校学生档案管理的问题与对策［Ｊ］．科教文　汇，２００９（２３）：２２９．

管理科

学

高

校档案管

理中

存在的问

题及

对策

张阳

河北

体育学院办公室

摘要随

着我国

高等教

育事业不断

的发展

高校档案

管理

也越

来越受到重视。

同时

高校档案

管理

也成

为衡量一个

学校教学质

量

和

教

育水平的标

杆。

在我国

高校档案

管理

中虽

然很

多高校取

得了

一定

的成效

建立了

比较完整的档案

管理系统

但是

还是

存在一些

比较普遍的问

题比如

高校

领导对

档案

管理

的不

重视档案

管理

人

员素质不

高管理水平

比较低等。

通过研究

高校档案

管理

中存在的

问

题并提出相应的解决策略来完善我国

高校档案

管理

工

作。

关键词:

高校档案

管理;

重要

性;对

策

引

言

高校档案并不是简单

的记录学校的各项活动对于高校的体

制改革、

教学经验

的总

结、

教学质量的评估等都

有非常重要的依

据。

近

年来我国

高等院校都

开始注

重档案管理工作对档案管理

体系进行完善提高档案管理

的水平实现高水平的档案管理。

在

高校档案管理中各高校运用

科学的管理方式对各类档案进行管

理。

并且从

档案管理中也能发现高校教育中存在的不足从

校园

制度、

校园

文化建设、

校园

环境方

面等都能够很明显的体现出来。

一、

高校档案管理工作

的重要

性

在我国

各类高校中所开展的各项活动都是以

教学内容为基

础展开的教学档案作为教学内容或其他教学活动的记录凭证对

高校开展的各项活动进行了

详

细的记录为高校教学质量、

教学内

容的评定等提供了

充分

的依据。

高校进行体制改革或教学改革

等都需要参考教学档案将教学档案作为改革的基础。

所以

加

强高校档案管理是非常重要的。

高校档案管理工作的加强能够

充分提高高校的教学质量推动高校的教学改革提升教学水平。

高校档案的涉及范围非常广包括招

生、

学生学籍管理、

教材、

综合

类、

教学与实践、

学位、

毕业生工作、

实验室

建设等八方

面的内容。

所以

高校的档案管理工作非常复杂涉及的种类非常多。

目

前

我国

教育事业飞

速发展教育理念的更新使

得高等院校在各个学

科领域中都取得了

非常好的成果发展更加的多元化。

二、

高校档案管理

中存在的问

题

(一)对档案管理工作不够重视师生参与性不强

高校领导层对于档案管理工作的不重视导致了