高校档案管理现状及对策探析

浅析高校教师档案价值、管理困境与对策

[摘 要]档案是对一个人过去历史的记录。高校教师档案记载着教师的发展历程，是检验或考察教师历史与现状的重要依据。当前，高校教师档案管理中存在着诸多问题，如教师档案意识不强、管理制度不健全、管理手段落后等。加强高校教师档案意识教育、建立健全相关制度、走现代化管理道路等，是做好教师档案管理的重要举措。

[关键词]高校教师；档案价值；管理困境

高校教师档案是高校教师历史的记载，也是我们考察过去，了解现在，观测未来的重要依据，因此高校管理者应充分认识教师档案的重要性，切实加强高校教师档案工作的领导，推进管理的现代信息化发展，使得教师档案管理走上健康发展道路。笔者在从事高校教师档案管理工作中发现教师档案管理工作还存在很多不完善的地方。文章试对高校教师档案价值、管理过程中存在的困境及治理对策进行分析探讨。

一、高校教师档案价值分析

档案的实质就是信息，是一种资源，是对历史面貌的真实反映。档案学家冯惠玲认为，档案价值，是指档案对国家、社会组织和个人的有用性；档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用；档案价值具有较高的抽象性，而档案作用则是比较具体的；档案价值有凭证价值与情报价值、现实价值与长远价值、原始价值与从属价值之分；档案的作用有行政作用、业务作用、文化作用、法律作用、教育作用之别。由此，我们可以看到了档案的真正本质属性。因此高校教师档案的价值，笔者认为与档案的价值相同，也可以分为凭证价值与情报价值、现实价值与长远价值、原始价值与从属价值。高校教师档案是我们教师在以教学和科研为中心的社会实践活动中形成的反映教师业务能力、学术水平和工作实绩的信息载体。它针对的是我们教师个体的基本特征与基本元素，可以在需要时进行备查备考，因此我们也可以说，高校教师档案也是我们高校人才资源信息库的重要内容。

高校教师档案是我们教学、科研、工作的重要记载依据，是其他任何资料与信息库都难以代替的。我们可以从以下一些表现来进行分析：第一，它为我们教师教学水平、科研能力、工作成效提供真实的信息源。因为它把我们教师每一阶段的工作状况进行真实的记载，并实行有效量化以及综合评估等，是评估教师历史业绩和考察教学成效的最忠实可靠的依据。第二，教师档案为高校进行战略决策，制定教师队伍发展规划或教师培养提供了直接的参考依据。在进行高校发展战略规划与教师队伍规划时，必须对教师队伍的基本信息，如整体年龄、职称状况、近年教学业绩、专业与业缘情况等进行了解分析。而此时，教师档案则可为高校领导者提供各类必须的信息，进而可结合学校专业设置、学科建设及发展规模制订出既切合实际又有利于学校发展的师资引进和培养的计划。第三，高校教师档案也是我们高校人力资源信息库的重要内容。档案为我们进行骨干教师的选

浅谈高校教学档案管理工作中存在的问题及解决对策　

李俊连　

摘要：高等院校教学档案是学校教学活动和教学管理工作的原始记录，它是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要依据。本文　

结合笔者工作实际，分析了＇－５今高校教学档案管理中存在的问题，并对如何加强高校教学档案管理工作提出了几点对策。　

关键词：高等院校；教学档案；管理；对策　

１、前言　高等院校教学档案是在学校管理活动中形成的一种专门档案，是教　

学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的、具有保存价值的教　学文件材料。这些档案材料是广大教师和教学管理工作者的劳动成果和　

智慧的结晶，是学校教育事业发展的原始记录，也是高校领导掌握学校　

过去历史，了解学校现状，决策学校未来的重要资源。高等院校教学档　案的管理不仅是高校档案管理工作中的重要组成部分，同时，高校的教　

学档案也是对高校教学进行评估的重要内容之一。随着我国高等教育事　业的不断发展深化，由于各种原因，当前一些高校的教学档案存在着一　

定问题，不能准确全面地反映学校教学管理和教学实践活动的真实情　

况。因此，如何有效地对高校教学档案进行管理，是值得我们探索研究　

的课题。　

２、当今高等院校教学档案管理工作中存在的主要问题　

（１）忽视日常工作中档案的收集和积累　大多数高校没有树立正确的档案管理观念，不重视教学档案管理工　

作。一些高校领导对院系教学档案意识比较淡薄，只注重抓教学工作而　忽视了对院系教学档案工作的管理，而忽视日常工作中档案的收集和积　

累，往往是到用的时候搞突击运动。其次，各部、处、学院兼职档案人　

员档案意识不强，认为做好做坏一个样，造成教学档案管理工作混乱，　档案信息开发不足，服务功能不强。　

（２）管理手段比较落后　目前，一些高校在档案管理方面还采用手动操作完成工作任务，以　

纸张和案卷为工具进行档案的收集、归档与检索，在向相关部门上报档　

案材料的时候，需要准备电子档案和纸质档案两种材料，投入了大量的　财力、人力、物力，增加了工作人员的负担，严重影响档案管理工作的　

专题研讨　

广西大学档案馆冯兢　档案管理是高校教育管理的重要组成部分，是　高校建设和发展中不可缺少的一项长期性、基础性　工作。高校档案馆馆藏档案是学校宝贵的信息资源。　近年困家加大了对高等学校改革发展的力度，高校　档案工作顺应发展要求，进行自身改革，为学校教　学、科研各项１＝作服务。高校档案馆依据《档案法》、　《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分　类法》，集中管理学校党政、教学、科研、基建、设备、　出版、外事、财会、声像等各种门类载体的档案。高校　档案的利用效益较为明显，在领导决策、校史编写、　落实政策、制度建设、机构变化、职务变更、升学出　国、房屋基建、财务管理等诸多方面提供了法律依据　和凭证。但由于种种主客观原因，高校的档案工作仍　存在着许多与当前经济建设及高校改革发展要求不　相适应的地方。　一、高校档案工作存在的问题　１．档案意识较为薄弱，档案收集困难　长期以来，人们对档案工作缺乏足够的了解，档　案意识不强。有的领导干部主观地认为高校的主要　工作是教学和科研，忽视档案工作，档案工作与学校　各项工作的发展不同步。有些文书人员为图自己方　便，不愿及时归档，严重影响档案的完整与安全，也　不能满足利用者的需求。此外，馆藏档案内容不丰　富，侧重于党政文书类等一般纸质档案的收集整理，　对其它档案较为忽视，如设备档案、实物档案、声像　载体档案的收集几乎一片空白，特色档案收集较少，　一＋－－＋一－－４－　－￣－　－４－　。—’一一＋一＋一＋一＋一＋一＋一＋　动相互协调，相互配合。同时，不同地区不同类别的　高校档案部门的客观环境不一样，适用的管理方法　也不尽一致。因此，精益化管理模式的实施要因地制　宜。只有每个档案部门都有了自己的精益化原则，这　才真正得到了精益化管理的精髓。②　参考文献：　

《机电兵船档案》２００６年第６期　不能完整地反映学校发展的各个方面及鲜明的办学　特色。　２．管理水平还需大力提高　虽然许多高校档案馆已实现文件级计算机管　理，但系统功能结构设计单一，缺乏综合处理能力，　不能与校园网络互联，无法实现资源共享；计算机数　量不足，机器故障多，且缺少与之配合使用的其它设　备，没有充分发挥新技术的作用；２００１年实行文书档　案立卷改革后，部分档案工作人员一直未能领会国　家关于归档工作的改革意图，仍存在因循守旧的思　想，严重阻碍了档案事业的前进步伐。　３．专业队伍建设状况不佳　档案工作人员多为半路出家，受过档案专业培　训的人较少，熟练掌握计算机、网络技术的人更少。　档案部门不受重视，很难吸引高层次人才，成为安排　老弱病残、引进高级人才家属的场所，真正能够从事　档案业务的人员却很少。一些干部从事档案工作多　年，经验丰富，但年龄偏大，思想保守，缺乏创新精　神，甚至把档案馆视为养老院。年轻的档案人员受论　资排辈的影响，在馆室管理、专业培训、业务交流等　诸多方面缺乏机会，他们的才能不能充分发挥。　４．社会对档案的利用意识较差，服务效能低　绝大多数高校的档案利用率都不到２０％，大多数　档案长期闲置，无人问津。许多人还未认识到档案是　非常有用的信息资源，可以为经济建设各项事业的　发展及个人服务，还存在着过去计划经济时代档案　－＋＊＋一－—●一一－—●一一－￣－一－４－　－—●一一－—●一一－—●一一－—●一一－４－一－４－　①朱建军等：　精益化管理，追求尽善尽美　，　中外企业文　化》２００１年第１　５期　⑦闽洁：　精益管理：现代企业管理的新模式　，　南京经济学　院学报　１９９８年第４期　作者简介：谢怡，女，山东理工大学档案馆业务指导部主任。　（责任编辑朱亚宏）　

officeopertions办公室业务・科学管理与决策128办公室业务2012・12文/河北联合大学吴新丽；河北唐山迁安镇成教中心刘建勇浅议我国高校档案管理存在的问题及解决对策【摘要】随着教育体制改革的不断深入与信息技术的快速发展，高校档案管理传统工作模式已经不能适应新形势的需求。文章对高校档案管理存在的问题进行了分析，并提出相应的解决对策建议，以期提高高校档案管理水平。【关键词】高校档案管理；存有问题；应对措施一、我国高校档案管理的论述高校档案是具有权威性的凭证，主要是指从事教育、教学、科研、建设等活动过程中形成的应该归档案局保管，而委托给高校代为保存的文件材料，通过利用文字、图表、声像等各种形式而保存与考查多种对象的原始记录。高校档案管理是高校管理工作的重要组成部分，主要包括档案的收集、整理、著录、鉴定、保管、编研、统计、利用服务等环节。加强高校档案管理工作具有重要而深远的意义，不仅可以衡量学校管理水平、教育水准与工作效率，总结学校发展经验、推广科研成果、提高教学质量与工作效率，而且可以为研究教育体系建设、推进教育事业提供准确的重要资料，是高校进行教育、教学、科研、建设等活动的重要依据与可靠保证。二、我国高校档案管理中存有问题（一）档案观念不强，重视程度不高目前我国存在不少高校领导没有认识到档案管理的重要作用于深远意义，仅仅局限在档案管理工作只是一种很简单与普通的工作，远比不上抓教学与科研对工作的成效快，好多师生也欠缺对档案管理的工作的了解，忽视档案管理对高校工作与学校发展的重要性。而且，某些档案管理人员仅仅认为档案管理只是保管工作，不对其负很大责任，导致不少档案没有归档，档案资料缺失。（二）档案管理方式有待改进现阶段我国不少高校的档案管理方式相对落后，且方法不够简便，管理效率不高。由于档案管理工作量大而复杂，仅仅依靠传统的人工收集、整理、分类、组卷、编制目录、保管和提供可利用资料难以及时按照档案管理要求进行整理、分类与归档材料。且受时间与空间的局限，高校档案管理工作与利用效率不够高，信息不全面，资料开放与共享性不高，档案管理方式亟待改进。（三）档案管理人员业务水平与素质不够高高校档案管理人员素质的高低与高校档案管理工作的质量密切相关。现阶段我国高校档案管理队伍整体素质不够高，缺乏专业管理档案业务与信息技术人员，难以满足发展的高校档案管理事业需求。鉴于高校的档案管理工作单调枯燥，且不受重视，地位不高、工资待遇低下，使得人员变动大，队伍不稳定，严重影响档案管理工作的连续与效率。（四）对档案管理工作投入不足存在不少高校对档案工作不重视，档案信息化与网络化投入不足，且不注重对档案管理设施设备的更新与配备，管理方式手段落后，导致档案管理信息缺乏安全性与保密性。很多高校档案库房不符合国家要求标准、存在严重问题，导致档案字迹模糊、纸质腐烂，照片堆放褪色，录像带与录音带等老化、不能播放等。经费投入不足影响高校档案管理工作正常发展，是实现档案管理网络化的障碍。（五）学生档案管理机制亟待完善现阶段我国高校档案管理缺少明确的法律法规，还没有根据新情况新形势出台针对高校学生档案管理工作的系统性、具体性与可操作性的制度，且缺乏明确的管理标准规范。由于许多高校档案工作采用旧模式，不能全面记录学生资料，使用人单位不能从档案材料中全面了解学生在校表现。制度不健全，不仅使得档案管理部门管理职责混乱，而且制约档案管理水平的提高。三、提高我国高校档案管理的应对措施（一）加强档案管理意识强化我国高校领导者的档案管理观念，使其认识做好档案管理工作的重要意义。高校领导应加强对档案管理的了解，将档案管理工作加入其工作日程，提高重视程度，增强精力与关心。档案管理人员应充分认识档案管理工作的作用，明确其工作责任，转变观念，努力将档案管理工作做好、做到位，从而利用发挥档案管理的作用。（二）改善档案管理管理方式我国高校应注重改进档案管理方式，采用信息技术对档案管理资料进行保存与管理，逐步实现档案管理工作的信息化与网络化，以适应当前形势下档案管理发展的要求。通过改善管理模式、加强档案管理力度，并注重应用现代化手段，充分利用与发挥计算机网络的有利条件，从而有效推进档案管理工作效率与水平的提高。（三）提高档案管理人员素质高校应注重加强档案管理工作人员的专业培训，努力提高工作人员的素质。通过对档案管理人员进行业务培训，使其掌握计算机操作、数据录入、网络管理技术以及数据库管理等知识，并熟悉管理业务，以适应现代档案管理工作的发展需求。与此同时加强引进档案管理高层次的人才，从而提高档案管理人员的整体业务能力与管理素质。（四）加大档案管理投入高校应加强对档案管理工作的经费投入，加强其基础设施建设，改善工作条件，保护档案管理资料。通过对档案管理工作的投入，注重对档案管理设施设备的配备与更新，采用现代管理方法进行档案的收集、整理、鉴定与保管等，以进行有效管理与控制，从而促进档案管理网络化发展。四、结束语我国高校档案管理应用越来越广泛，但是针对现阶段我国高校管理存有的问题，以及不能满足学校教育体制改革与发展的需求的现状，高校管理人员须引起重视，并努力提高档案管理工作水平。参考文献：[1]陈海英.加强高校档案管理工作思考[J].云南档案.2009.