采购过程与采购合同管理

项目采购和合同管理

一、引言

项目采购和合同管理是站在买者的角度，处理从外部获取货物或服务时遇到的各种问题，涉及采购规划、询价规划、询价、选择供应者，以及合同管理等过程。这些过程的工作量大小和复杂程度因项目而异。很多项目不需耗费太多的精力，而工程和国防等本身就是采购的项目却对此有很高的专业技术和经验要求。

20世纪80年代以来，技术的进步大大提高了生产率，而经济全球化则为利用外部资源提供了便利。利用外部资源可以取得他人的技术，减少资金的投入，克服进入他国市场的障碍，利用他人的地理优势，降低投资风险，利用他人满足客户的急迫要求，保证稳定的原料来源，提高交付能力等。要做到以上各点，项目管理人员必须提高采购和合同管理能力。

在利用外部资源时必须注意防止流失关键技术，避免在签订和清算合同等方面耗费过多的资金、时间和精力，设法帮助承包商、分包商和供应商降低成本。

二、采购和询价规划

（一）采购规划

采购规划就是考虑哪些资源（如人力、材料、设备等）须从外部取得，以及如何取得。许多研究或机构内部的小型项目都尽量利用本单位的资源，采购量不大，甚至无须从外部采购。但是，也有很多项目的主要工作需要由外人完成。世界上已经有许多采购方式。单就货物、工程和服务而言，就有国际或全国竞争性招标、有限招标、询价采购、直接签订合同等。当项目缺乏必要的人员和经验时，可以聘请他人代理。

对于待采购之物，应当考虑项目的要求、采购策略、技术要求、市场情况、项目其他方面的管理计划、制约条件和假设，以及技术的发展等。

采购规划经常要进行自制外购分析、利用专家的判断和选择合同的类型。

自制外购分析就是比较利用自身资源和从外部采购两种方式的利弊。采购规划结束时提出的采购计划应说明对欲采购的资源各个方面的具体要求，以便供应者判断自己能否满足这些要求。采购计划还应说明如何对采购过程进行管理。

采购合同管理制度

1． 目的

为规范公司合同管理的方式和程序，提高经济效益，避免或减少合同纠纷，根据《中华人民共和国合同法》及其它相关法律、法规和规章，结合公司实际情况，特制订本管理制度。

2． 范围

适合公司对外签订的各类经济合同

3．参考文献

3.1 《中华人民共和国合同法》

3.2 采购部管理制度

4．定义

无

5．权责

5.1 采购部负责在职权范围内进行合同的日常管理工作，进行合同的起草、审核、合同的谈判、签订及合同执行管理。

5.2 如有需要，其它部门或副总按职能可参与合同的谈判、会签

5.3 主管副总负责合同的审查、批准

5.4 总经理负责合同的批准（仅限于合同金额高于30万元的合同）。

5.5 风险管控部门负责人负责合同的把关、确认。

6．作业流程

6.1 合同的签订和审查

6.1.1 合同的签订必须遵守国家的法律、法规及相关政策，关系重大的合同签订应进行可行性分析论证。

6.1.2 根据具体情况的需要，采购部相关负责人应对合同对方进行相应的资信审查，审查范围有以下内容：

6.1.2.1 审查对方主体资格：是否具备法人资格、营业执照是否经过年检、对方名称是否与营业执照上核定的名称相符等。

6.1.2.2 审查对方代理人或负责人资格：是否有正式的授权委托书，委托权限期限是否有效，是否是对方公司正式职员等信息。

6.1.2.3 审查对方经营范围：是否按核准登记的范围开展经济活动。

6.1.2.4 审查对方履约能力：是否有支付能力，是否有生产力（生产设备、人员等）。

6.1.2.5 对于履约能力或资信状况较差的，应要求其提供合法、真实可信的担保，对方出示担保文件者的，应审查担保人的资格。

6.1.3 采购部相关负责人与合同对方进行协商谈判，就合同条款在双方自愿、平等基础上达成一致，再根据具体要求和相关资料编制和修改完善合同，合同包括的内容和要求如下：

采购合同

采购人（甲方）：

供应商（乙方）：

根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，甲、乙双方同意签订本合同。详细技术说明及其他有关合同项目的特定信息由合同附件予以说明。双方同意共同遵守如下条款：

一、合同产品

见产品附件清单

二、合同总价

合同总价为人民币大写： ；

该合同总价已包括产品、工具以及运输、安装、保险、调试等所有其他有关各项的费用。

三、质量要求

1、乙方须提供的产品所有权、知识产权归甲方所有，不得侵害他人的知识产权。

2、产品必须符合或优于国家（行业）标准。

3、本次项目所有产品整体质保期为壹年；

四、交货时间

1、乙方应在合同签订生效之日起10天内交货到甲方指定地点并完成安装交付使用

2、验收由甲方组织，乙方配合进行

五、付款方式及时间

甲方应在合同签订后2日内，向乙方支付合同总金额的30%作为预付款，剩下尾款应在产品安装完成后10日內一次性支付给乙方。

六、售后服务

1、质保期内出现质量问题（人为因素除外），乙方在接到通知后应立即予以响应，并在24小时內完成售后工作；2、乙方须指派专人负责与甲方联系售后服务事宜。

3、维修期十年，维修期间由甲方承担一切费用。

七、争议解决办法

1、合同履行期间,若双方发生争议，可协商解决，协商不成的，向甲方所在地人民法院提起诉讼。

八、其他

1、如有未尽事宜，由双方依法订立补充合同。

2、本合同一式二份，自双方签章之日起生效。甲乙双方各一份。

甲方： （盖章） 乙方： （盖章）

法定代表人（授权代表）： 法定代表人（授权代表）：

地 址： 地 址：

开户银行： 开户银行：

账号： 账号：

电 话： 电 话：

传 真： 传 真：

采购合同

甲方：

单位名称：

法定代表：

电 话：

地 址：

乙方：

单位名称：

法定代表：

电 话：

地 址：

根据《中华人民共和国合同法》的有关规定,为明确合同双方的权利义务，经过双方友好协商，现达成以下条款：

1.产品名称、型号、数量、价格：（单位：元）

产品名称 规格 计量单位 数量 单价（元） 合计

底*侧宽*高： 个 0.08

合计

2.付款时间与方式：

2.1甲方生产前预付 货款，于收到产品符合要求 1 日内全额支付乙方合同全部货款。

3.交货方式、交货日期及交货地点：

3.1交货日期：合同生效后甲方确认文件没有问题后 7 日内乙方交付甲方产品。乙方收到甲方尾款后，交付甲方合同上定制产品。

3.2交货地点：甲方指定地点： .(乙方送货）

4．质量标准:

4.1跟甲方提供的样板生产。

4.2在质保期内如果乙方提供的产品出现质量问题，乙方需要在1个工作日内给予相应处理，3个工作日内给予处理。特殊情况需要乙方提供备机给甲方。

5.违约责任

5.1除不可抗拒事件，任何一方不得违反本合同条款。

5.2如发生交货日期延迟，乙方每延误一天交货需按合同总额的5‰向甲方支付违约金；甲方不得拖欠乙方货款，如甲方没有按期支付，每延误一天需按合同总额的5‰向乙方支付违约金。违约金最多不超过合同总金额的10%。

6、争议的解决：

凡因执行本合同所发生的争议，或与本合同有关的一切争议，双方应通过友好协商解决。如果协商不能解决，依照《中华人民共和国合同法》，由双方认可的仲裁部门解决或向人民法院起诉。