采购合同管理

采购合同管理规定

1. 规范采购合同的签订

1.1 确认需求

在签订采购合同之前，采购方必须确保已经确认了所需物品的具体规格、数量、质量标准、交付期限等相关要求，以确保合同的准确性和合理性。

1.2 制定合同内容

采购方应当对所需物品的具体要求，以及供应商的权利和义务等内容进行详细的规定，并对合同条款进行合理的安排。合同内容必须明确易懂，避免使用模糊、含糊不清的语句，同时要保证合同的法律合规性。

1.3 履行审批程序

在签订采购合同之前，必须经过严格的审批程序，以确保采购的合法性和合理性。采购方必须明确规定合同签订的审批流程和权限，做到审核严格、程序规范。 2. 确保采购合同的执行

2.1 合同管理人员

采购方应当指定专门的合同管理人员，负责对采购合同的全过程进行监督、管理和协调，确保采购合同得到全面落实并能够按照计划顺利实施。

2.2 履行合同义务

采购方在签订采购合同时必须明确供应商的权利和义务，并监督供应商遵守合同。采购方应当按照合同规定的要求进行验收，及时缴纳货款并履行合同义务。

2.3 合同履行结果评价

为防止不良供应商的出现，采购方应当在合同履行结束后对供应商的服务质量、交付能力、售后服务等方面进行评价。评价结果可以成为下一次采购合同签订的参考依据。

3. 合同的变更和解决争议

3.1 合同变更

如果因为一些特殊情况，采购方需要对采购合同进行变更，必须严格遵守变更合同的程序和规定。有关变更的条款、份数和文本格式等等，则需按照原有合同内容的格式进行。 3.2 解决合同争议

如果在合同履行过程中出现纠纷或争议，采购方应当主动与供应商进行协商，先寻求和解。如果无法达成和解，则应寻求专业法律辅导，并按照法律程序进行处理。

4. 合同的保管和归档

4.1 合同保管

采购方必须按照法律规定的期限和程序对采购合同进行保管，采取适当的措施，保证合同的安全性和可查性。采购方可以采用电子文档的方式对合同进行保存，并确保备份工作得到充分落实。

项目采购和合同管理

一、引言

项目采购和合同管理是站在买者的角度，处理从外部获取货物或服务时遇到的各种问题，涉及采购规划、询价规划、询价、选择供应者，以及合同管理等过程。这些过程的工作量大小和复杂程度因项目而异。很多项目不需耗费太多的精力，而工程和国防等本身就是采购的项目却对此有很高的专业技术和经验要求。

20世纪80年代以来，技术的进步大大提高了生产率，而经济全球化则为利用外部资源提供了便利。利用外部资源可以取得他人的技术，减少资金的投入，克服进入他国市场的障碍，利用他人的地理优势，降低投资风险，利用他人满足客户的急迫要求，保证稳定的原料来源，提高交付能力等。要做到以上各点，项目管理人员必须提高采购和合同管理能力。

在利用外部资源时必须注意防止流失关键技术，避免在签订和清算合同等方面耗费过多的资金、时间和精力，设法帮助承包商、分包商和供应商降低成本。

二、采购和询价规划

（一）采购规划

采购规划就是考虑哪些资源（如人力、材料、设备等）须从外部取得，以及如何取得。许多研究或机构内部的小型项目都尽量利用本单位的资源，采购量不大，甚至无须从外部采购。但是，也有很多项目的主要工作需要由外人完成。世界上已经有许多采购方式。单就货物、工程和服务而言，就有国际或全国竞争性招标、有限招标、询价采购、直接签订合同等。当项目缺乏必要的人员和经验时，可以聘请他人代理。

对于待采购之物，应当考虑项目的要求、采购策略、技术要求、市场情况、项目其他方面的管理计划、制约条件和假设，以及技术的发展等。

采购规划经常要进行自制外购分析、利用专家的判断和选择合同的类型。

自制外购分析就是比较利用自身资源和从外部采购两种方式的利弊。采购规划结束时提出的采购计划应说明对欲采购的资源各个方面的具体要求，以便供应者判断自己能否满足这些要求。采购计划还应说明如何对采购过程进行管理。

采购合同管理制度

总则

1. 为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2. 本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

采购合同的编写

1. 公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

2. 采购合同的编写程序。

1) 选择供应商：除一次性购买零配件外必须是公司认可合格供应商。

2) 进行谈判：采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量

质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。

3) 拟定草案并评审：采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报分管副总/

总经理进行审批。

4) 拟写正式的采购合同：采购部应根据各相关部门、分管副总/总经理的意见对采购合同

草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。

3. 正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。

1) 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

2) 采购物品的单价、总价。

3) 采购物品的数量与规格型号。

4) 采购物品的品质和技术要求。

5) 采购物品的履约方式、期限、到货地点。

6) 采购物品的验收标准和方式。

7) 付款方式和期限。

8) 售后服务和其他优惠条件。

9) 违约责任和解决争议的方法。

4. 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

采购合同的签订

1. 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。

2. 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

3. 对于金额在5000元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，超过5000元或设备合同双方盖鲜章（合同原件），视为合同成立。

4. 签订后的合同由采购部保管。

采购合同的执行与控制

采购合同

合同编号：_________

采购方（甲方）：_________

法定代表人：_________

职务：_________

身份证号码：_________

法定住址：_________

邮政编码：_________

电话：_________

委托代理人：_________

通讯地址：_________

联系人：_________

传真：_________

电子信箱：_________

供应商（乙方）：_________

法定代表人：_________

职务：_________

身份证号码：_________

法定住址：_________

邮政编码：_________

电话：_________

委托代理人：_________

通讯地址：_________

联系人：_________

传真：_________

电子信箱：_________

甲方向乙方采购物品，双方在自愿、平等、协商的基础上订立以下采购合同。

第一条 采购物品内容

（一）采购物品及说明，包括品名、产地、材质、规格、数量、单价、总价等。

品目号 通用名 商品名 产地 规格 单位 生产

厂家 认证

情况 价格（元） 采购量

（二）技术指标和质量要求：_________。

第二条 合同金额

本合同总价格为_________（人民币大写_________）：

第三条 付款

（一）双方协商一致以第_________种方式付款：

1．阶段性付款

（1） 预付款，如果采用预付款方式的，甲方于本合同签署之日起，在_________日内，将合同总成交价的20%，即人民币（_________元），作为预 付款支付给乙方。乙方在收到上述款项后，以传真向甲方确认，如甲方不按上述规定准时支付预付款，则交货期作相应的顺延。