采购过程与合同管理

项目采购和合同管理

一、引言

项目采购和合同管理是站在买者的角度，处理从外部获取货物或服务时遇到的各种问题，涉及采购规划、询价规划、询价、选择供应者，以及合同管理等过程。这些过程的工作量大小和复杂程度因项目而异。很多项目不需耗费太多的精力，而工程和国防等本身就是采购的项目却对此有很高的专业技术和经验要求。

20世纪80年代以来，技术的进步大大提高了生产率，而经济全球化则为利用外部资源提供了便利。利用外部资源可以取得他人的技术，减少资金的投入，克服进入他国市场的障碍，利用他人的地理优势，降低投资风险，利用他人满足客户的急迫要求，保证稳定的原料来源，提高交付能力等。要做到以上各点，项目管理人员必须提高采购和合同管理能力。

在利用外部资源时必须注意防止流失关键技术，避免在签订和清算合同等方面耗费过多的资金、时间和精力，设法帮助承包商、分包商和供应商降低成本。

二、采购和询价规划

（一）采购规划

采购规划就是考虑哪些资源（如人力、材料、设备等）须从外部取得，以及如何取得。许多研究或机构内部的小型项目都尽量利用本单位的资源，采购量不大，甚至无须从外部采购。但是，也有很多项目的主要工作需要由外人完成。世界上已经有许多采购方式。单就货物、工程和服务而言，就有国际或全国竞争性招标、有限招标、询价采购、直接签订合同等。当项目缺乏必要的人员和经验时，可以聘请他人代理。

对于待采购之物，应当考虑项目的要求、采购策略、技术要求、市场情况、项目其他方面的管理计划、制约条件和假设，以及技术的发展等。

采购规划经常要进行自制外购分析、利用专家的判断和选择合同的类型。

自制外购分析就是比较利用自身资源和从外部采购两种方式的利弊。采购规划结束时提出的采购计划应说明对欲采购的资源各个方面的具体要求，以便供应者判断自己能否满足这些要求。采购计划还应说明如何对采购过程进行管理。

根据《合同法》第二百六十九条的规定，建设工程合同是承包人进行工程建设，发包人支付价款的合同。其中，委托他人进行工程建设并支付报酬的一方称为发包人，完成工程建设的一方称为承包人。工程建设合同包括工程勘察、设计、施工合同。

二、政府采购工程合同的特点

政府采购工程合同属于双务有偿合同，它除了有其基本特征外，它还有区别于其他合同的特点：一是建设工程合同是以完成特定不动产的工程建设为主要内容的合同，而并非买卖合同出卖人的转移特定标的物的所有权。二是建设工程合同的主体必须是法人，并且是获得了一定资格的法人。三是建设工程合同的签订和履行，受到国家的严格管理和监督。

三、政府采购工程合同的主要内容

早在1999年建设部和原国家工商行政管理局就颁布了《建设工程施工合同示范文本》，目前，我国的各类建设工程施工合同基本都采纳了这一示范合同文本。示范合同分为三部分：协议书、通用条款与专用条款。协议书是对双方就建设工程施工合同内容达成合意的书面确认，主要包括工程概况、承包范围、工期、质量标准、合同价款、合同文件的范围等基本内容。通用条款则是对双方合同权利义务的详细规定，可适用于各种不同的工程项目，具有相对固定性。专用条款则是合同双方针对特定工程项目所作特别约定，为当事人留下的必要空间。其主要内容为:

1、当事人条款。合同应明确发包人与承包人的名称、法定代表人、工商登记号、住所及联系方式等基本情况。特别是承包人应具备与合同工程相对应的施工企业资质等级。

2、工程名称和范围（标的物条款）。主要用于明确合同所指向的建设工程的内容和范围。项目名称、施工现场的位置、施工界区等。

3、施工准备条款。该部分条款主要对在工程施工前应完成的工作进行约定，主要包括必备的施工合法性文件，施工现场情况，以及现场地下情况告知等。

4、施工组织设计和工期。承包人应提交施工组织设计和工程进度计划，并按进度计划组织施工，同时接受监理工程师或发包人驻场代表的检查与监督。合同应明确工程开工与竣工日期，并对工期延误及相关责任问题进行约定。

采购合同管理

采购合同管理，是指对企业采购过程中所签订的合同进行管理和维护的一项工作，以确保企业的采购需求得到满足，并保证采购活动的合法性和合规性。采购合同管理包含采购合同的签订、执行、监督和结算等环节，要求采购人员在合同管理过程中需严格遵守法律法规和公司规定，保持高度的诚信和责任意识。

采购合同签订

采购合同签订是采购活动的重要环节。签订前需要进行详细的需求分析和供应商评估，以确定采购项目的合理性和可行性，从而充分保障采购的质量和效益。采购合同的签订需要严格按照企业的流程和程序进行，包括合同起草、审批、签署和归档等环节。同时，还需要对采购合同的内容进行详细的规定和约束，确保各方的权益得到充分保障。

采购合同执行

采购合同执行是采购活动中最为关键的环节之一。在执行合同时，需要对供应商的交货时间、质量标准、价格等进行监督和考核，确保其按照合同约定执行采购项目。此外，还需要设立采购合同的履行机制和制度，建立相应的管理档案和文件，以便于实行合同执行的监督和管理。

采购合同监督

采购合同监督是一个动态的过程，主要目的是确保采购活动能够按照企业的规定和法律法规进行，并保证采购合同各项内容得到严格执行。在采购合同监督过程中，采购部门需要与供应商进行积极的沟通和协调，及时了解采购项目的进展状况和问题，并对重大问题进行汇报和处理。此外，还需要对合同执行情况进行跟踪和评估，及时发现和解决问题，以确保企业的采购活动能够有效执行。

采购合同结算

采购合同结算是采购活动中最终的环节，主要包括发票验收、款项支付等一系列工作。在采购合同结算过程中，采购人员需要通过对采购项目的实际成本进行结算，核对供应商提供的发票和付款证明等文件，确保每一个采购项目都能够得到有效的结算和管理。同时，还需要建立健全的财务管理制度，对采购项目的采购款项进行规范管理和核对，确保采购资金的合理使用和管理。

采购合同管理注意事项

采购合同管理是企业采购活动的重要环节，对企业的经营和形象有着直接的影响。在采购合同管理过程中，需要注意以下几点： 1. 采购人员需要根据企业的采购流程和程序，建立相应的合同管理体系和制度，确保采购活动的规范化和标准化。

采购合同管理程序和流程

一、采购合同管理程序

1.制定采购合同管理制度：组织应建立相关的采购合同管理制度，包括采购合同的签订、执行、变更、验收以及合同纠纷处理等内容。

2.确定采购合同管理的职责和权限：明确采购合同管理的责任人和各相关部门的职责与权限，确保管理的专业性和高效性。

3.审查合同：在合同签订前，应对合同进行审查，包括合同的合法性、合同条款的明确性以及价格的合理性等。

4.签订合同：签订采购合同时，应明确双方的权利和义务，确保采购合同的合法性和有效性。

5.履行合同：在合同执行过程中，应严格按照合同的约定执行，确保合同的有效履行。

6.变更合同：当采购需求发生变化时，可以申请合同变更，但变更必须符合法律法规的规定，经过合同管理部门的审批。

7.合同验收：在采购合同履行完毕后，根据合同约定进行验收，确保产品或服务符合质量要求。

8.合同支付：按照合同的约定和支付条款，及时支付对方合同收款方的款项。

9.监督检查和评估：建立合同履行的监督检查机制，定期对合同履行情况进行评估，及时发现和解决问题。 10.合同归档：合同执行完毕后，应将合同归档保存，并设置合适的保密措施，确保合同文件的安全。

二、采购合同管理流程

1.采购需求确认：组织内部的需求部门提出采购需求，并填写采购申请表。

2.采购运作计划：采购部门根据采购需求，制定采购运作计划，包括招标方式、招标条件、预算、采购量等。

3.拟定采购合同：采购部门根据采购运作计划，拟定采购合同的主要条款，包括供应商选择、价格、交货期等。

4.合同审批：拟定的采购合同需经过内部审批流程，包括审批人员的评审和部门负责人的签字。

5.合同签订：经过审批的采购合同由采购部门与供应商签订，确保双方的权益得到保障。

6.合同履行和验收：供应商根据合同的要求履行合同，采购部门进行验收，确保产品或服务符合合同要求。

7.合同支付：根据合同的约定和支付条款，采购部门及时支付供应商的款项。