北京市建国后档案全宗概览,案卷级目录和文件级目录采集方案

档案目录数据采集标准（征求意见稿）1内容与适用范围1.1本标准包括了档案目录数据库结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换格式。

1.2 本标准适用于本省综合档案馆、档案室建立档案目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统的参考。

2引用标准及规范性文件下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

本标准出版时，所示版本均为有效。

所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准的最新版本的可能性。

GB/T 1988-1989 信息处理信息交换用7位编码字符集GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 7408-1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法DAT1-1992 档案工作基本术语TA/T22-2000 归档文件整理规则GB2808-81 全数字式日期表示法GB3469-83 文献类型与文献载体代码GB7156-87 文献保密等级代码GB/T15418-94 档案分类标引规则DA/T18-1999 档案著录规则DA/T19-1999 档案主题标引规则DA/T13-94 档号编制规则档案出版社中国档案分类法（第二版）档案出版社中国档案主题词表国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则3 定义本标准采用下列定义。

3.1档案目录数据库将描述档案內容和形式特征的数据按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。

具有数据的检索、存取、修改、增删和整理等功能。

3.2数据记录描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。

每条数据纪录由若干数据字段组成。

3.3数据字段描述案卷或文件的某一方面特征的数据。

3.4字段类型字段类型规定数据字段的基本属性。

本标准涉及两种字段类型：字符型和数字型。

3.5字段长度字段长度规定字段所包容字符的最大个数。

3.6代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3.7档案著录对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

历史档案全宗介绍范本背景历史档案全宗是指一个全面收集、整理、保存和利用特定历史时期或特定历史事件相关的档案文件的档案全宗。

通过收集、整理和保存这些档案文件，可以帮助人们更好地理解和研究历史事件，并为后续的研究提供重要的原始资料。

内容历史档案全宗包括以下内容：1. 档案目录：详细列举档案全宗中的每个文件夹、卷宗和文件，以便查找和管理这些档案文件。

2. 重要档案文件：列举出全宗中的重要文件，这些文件通常对研究特定历史事件或时期非常重要。

3. 档案描述：对每个档案文件进行详细的描述，包括文件的标题、制作日期、作者、主题等信息，以便读者快速了解文件的内容和价值。

4. 档案索引：建立索引以便读者能够根据关键词或主题快速查找到需要的档案文件。

5. 档案利用建议：为研究者和学者提供利用这些档案文件进行研究的建议和指导。

目的历史档案全宗的目的是为了保护和传承历史文化遗产，促进历史研究的发展，并为公众提供了解历史的机会。

通过整理和描述这些档案文件，更多的人可以通过阅读、研究和利用这些档案来了解历史事件和时期的背景、过程和影响。

使用指南为了最大限度地利用历史档案全宗，以下是一些建议：1. 阅读档案目录，了解全宗中包含的档案文件，并确定自己感兴趣的文件。

2. 利用档案索引，根据关键词或主题查找需要的档案文件。

3. 阅读档案描述，了解档案文件的内容和价值。

4. 根据需要，可以制作复印件或数字化存档，方便后续的研究和利用。

总结历史档案全宗是历史研究和文化遗产保护的重要组成部分。

通过收集、整理和保存特定历史时期或事件的档案文件，可以为研究者和学者提供重要的原始资料，并促进历史的传承和发展。

工程资料组卷及归档管理1. 1资料组卷后必须统一装在北京市城建档案馆印制的档案盒内（盒厚4cm），案卷应有案卷封面、卷内目录、内容、备考表及封底，档案盒应结实耐用，不能用牛皮纸等资料盒。

1.2文字卷资料及竣工图纸在右下角必须编写页码，也可用打号机打号，逐页编排，双面文字视为两页，反面页码编在左下角。

1.3竣工图纸必须按资料规程规定要求折叠，竣工图章应盖在叠好图纸右下方（图签栏附近的空白处并在图框线以内），且按建筑、结构、水暖、电气等专业分开组卷。

如果同一专业图纸过多可分为多卷，编写页号时每一卷要从“1”编起（不可顺沿编号），但在盒子外注明先后。

例：建筑竣工图（1）、建筑竣工图（2）。

如果专业资料内容过少，也可合并专业装订，在盒子外注明专业。

（幕墙、古建、室外管线等图纸应单独组卷）。

1.4在竣工图上反映“设计变更、洽商”内容时应符合技术要求，竣工图图面要整洁、规范。

补图，应放在原图后面，并应为以下格式：1.5文字卷归档资料必须装订，竣工图不必装订，对于尺寸过大图表（超过A4纸）要进行折叠，对于尺寸小于A4纸的归档资料，粘贴在A4纸上再装订（不得使用废纸粘贴）。

1.6竣工资料组卷应按照专业、系统划分，对于专业化程度高，施工工艺复杂，通常由专业分包施工的子分部（分项）工程应分别单独组卷，每一专业、系统再按资料类别从C1至C7顺序排列，并根据资料数量多少组成一卷或多卷，各专业如归档页数少，也可按顺序写明卷内目录，放入一个档案盒内（不准涨盒），原则上装满每盒，不提倡浪费。

1.7工程资料应保证字迹清晰，签字、盖章手续齐全，签字必须使用档案规定用笔。

封面、备考表中技术主管、立卷人、审核人等需签字（并机打）齐全。

有说明的应在本卷备考中注明。

1.8档案盒侧面（即脊背）最上面（即小横线上）写上工程名称，“档号”处填写竣工年限和归档盒子顺序号，如“ZB-******”；“案卷题名”“共**册，第**册”处填写具体内容，亦可将内容用白纸打印后，粘贴在脊背上（粘贴要牢固），格式和位置应与原样保持一致。

专指传统老方法的档案：
一、 案卷目录录入（指整卷装订的案卷）：
案卷管理 案卷著录
案卷题名：（封皮题名）
全宗号：如005（保留三位数）
目录号：如001或002或003
案卷号：如0001
年度：如1999
类别（机构）：XXX 类
归档号：（不用填）
分类号：（不用填）
保管期限：（永久或长期或短期）
页数：（本卷总页数）
案卷起始时间：（指本卷时间最早那份文件时间）如19990101 案卷终止时间：（指本卷最晚那份文件时间）如19991230
（前面0为填加位数，全宗号、目录号保留三位数，案卷号为四位数）
二、卷内文件目录录入（指整卷装订的案卷）：
档案著录正题名：（文件标题）
副题名：（不用填）
文号：如港区办发〔1999〕1号
责任者：（落款单位）
档号：全宗号--目录号--案卷号--文件序号
如005-001-0001-001
005-002-0001-001 （前面0为增加位）
005-003-0001-001
全宗号目录号案卷号文件序号
（注：前面0为填加位数，全宗号、目录号、文件序号保留三位数，案卷号为四位数）
年度：如1999
类别（机构）：如XXX类
归档号：（不用填）
保管期限：（永久、长期、短期）
主题词：（可填可不填）
分类号：（如0001即为案卷号）
缩微号：（不用填）
载体类型、张数、图像文件：（不用填）
时间：如19990809
页号：（文件所在第几页）。

北京数字档案馆标准体系建设之《综合档案馆档案数字资源管理规范》解读北京数字档案馆标准体系建设“八个标准”之一的《综合档案馆档案数字资源管理规范》于2016年10月19日由北京市质量技术监督局正式批准发布为北京市地标，2017年2月1日起开始施行。

为更好地理解和执行《综合档案馆档案数字资源管理规范》，现对《规范》进行一些解读。

一、《规范》的出台背景当今社会信息技术飞速发展，信息化浪潮席卷全球，我国信息化建设的推进、电子政务的应用，对档案和档案工作产生着巨大影响。

近年来，在国家档案局“存量数字化、增量电子化”战略部署下，北京市各综合档案馆馆藏档案数字化工作有步骤推进；同时，各综合档案馆也陆续接收电子档案，产生了大量档案数字资源。

《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》将建设区域性数字档案馆列入工作目标，而《规范》是区域性数字档案馆标准体系建设的重要内容之一。

目前，我们正在建设数字档案馆系统，全市档案数字资源都将在该系统中运行，迫切需要一套档案数字资源的管理规范。

在总结以往人工管理、系统管理经验的基础上，以数字档案馆为依托，找规律、定规则，研究制定出了一套适用于综合档案馆档案数字资源管理的规范，这对北京市综合档案馆档案数字资源的共建共享具有现实指导意义，又为顺利建设区域性数字档案馆提供规范性支撑，引领全市档案数字资源管理工作向规范化、科学化方向迈进。

二、《规范》的主要内容《规范》正文共包含8章，分别为总则、整理、建库、存储、利用、维护、传输和安全，合计47条。

《规范》本着统筹规划、集中管理、分权负责、全程监管的原则，从综合档案馆档案数字资源的技术流程、数据类型、管理和技术要求三个维度来分析，实现对馆藏档案数字资源全生命周期的规范化安全管理，对综合档案馆馆藏档案数字资源从整理到维护，以及传输和安全等工作提出了技术要求和管理要求。

总则本章主要对档案数字资源提出了总体要求，包括规划、安全保障、制度流程、软硬件建设等。

福建省地方标准DB35/T161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则2002-01-25发布 2002-03-01实施福建省质量技术监督局发布前言本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。

为了规范我省文书档案目录数据库，特制定本标准。

本标准对文书档案目录数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。

本标准是根据GB／T 3792．1—1983《文献著录总则》、DA／T18—1999《档案著录规则》的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。

本标准基本上遵循了DA／T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。

本标准具有以下特点：规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的基本结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与计算机档案目录数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级目录数据库与文件级目录数据库之间的联系。

本标准在编写格式上采用GB／T1．1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》。

本标准从2002年3月1日开始实施。

本标准由福建省档案局提出。

本标准由福建省质量技术监督局批准。

本标准由福建省档案局负责起草。

本标准主要起草人：刘虹黄建峰。

文书档案目录数据交换格式与著录细则1 范围本标准规定了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。

本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

北京市实施＜归档文件整理规则＞细则京档发〔2010〕5号1.范围本细则规定了作为文书档案保存的归档文件整理原则和方法。

本细则适用于机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。

2.定义2.1归档文件各立档单位在职能活动中直接形成的、办理完毕、具有保存价值的纸质文件材料。

2.2件归档文件的基本整理单位。

一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件、有领导重要批示或有处理结果的公文审批单等相关文件。

来文与复文可为一件。

报表、名册、图册、同种简报与期刊一册（本）为一件。

2.3归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的进程。

3.整理原则遵循文件形成规律，保持归档文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.质量要求归档文件应齐全完整并按件装订。

归档文件及整理所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.整理方法与要求5.1装订：归档文件装订时应使用符合档案保护要求的装订材料。

文件页数较多时可采取线绳装订。

5.2分类：归档文件一般可采用年度、机构、问题、保管期限等特征进行分类，并结合使用。

一个立档单位内的归档文件一般只采用一种分类方法。

推荐使用“保管期限——年度——机构（问题）”或“年度——机构（问题）——保管期限”的分类方法。

5.2.1按年度分类将归档文件按其形成年度分类。

5.2.2按机构分类将归档文件按其形成或承办机构分类。

5.2.3按问题分类将归档文件按其所反映的问题分类。

5.2.4按保管期限分类将归档文件按划定的保管期限分类。

5.2.5““保管期限——年度——机构（问题）”分类法：将立档单位同一全宗内归档文件按其划定的保管期限分类，同一保管期限内的文件再按形成的年度分类，同一年度内的文件按形成或承办机构（问题）分类。

5.2.6“年度——机构（问题）——保管期限”分类法：将立档单位同一全宗内归档文件按其形成的年度分类，同一年度内的文件再按形成或承办机构（问题）分类，同一机构（问题）内的文件按划定的保管期限分类。

档案文件级目录数据著录的规范和要求（要求录入人员必须重点掌握）档案文件级目录数据著录要求是：数据的每个项目内容，主要是指页号、正题名、责任者、文件时间、文件编号、解密划控，一定要准确，不能录错、漏录、误录有关信息；差错率控制在5%以内（即100条数据不能出错5条）。

这就要求每录完一条数据，一定要进行检查和校对，将录错的内容修改准确。

当确认数据信息完整无误后，方可导入正式库。

一、全宗号是档案馆给档案已经进馆的立档单位的代码。

（一）各机关、单位应与档案馆联系以明确自己的全宗号。

（二）全宗号用半角著录，长度为4个字节。

如全宗号为“ 16 ”，应著录为“ 0016 ”，但短期卷档案的全宗号要变为两位数的，即把前面的两个0去掉，著录为“ 16 ”，主要是为了同永久长期卷档案区分开来，方便以后档案数据移交进馆。

二、案卷目录号是根据档案的归档年度编写的流水号。

如1990年度的档案目录号为“ 016 ”，1991年度的则为“ 017 ”，1992年度的为“ 018 ” .................. 依次类推来计算。

（一）不同年度的案卷目录号切勿相同。

应与档案馆联系以明确本机关单位各年度的目录号。

（二）目录号用半角著录，长度为3个字节，如目录号为“8” , 应著录为“ 008 ”。

三、案卷号是按先永久、次长期的顺序，每一年度档案从1开始编写的流水号。

（一）在一个年度内，例如永久的档案有5卷，长期的有4卷。

则案卷号依次编为1，2，3，4，5 ;编完永久的后再接着连下去编长期的，长期的依次编为6，7，8，9。

同一年度内案卷号不许重复。

（二）案卷号用半角著录，长度4个字节，如案卷号为“ 3”，应著录为“ 0003 ”。

四、页号是整理档案时在文件材料右上角（双面有字的，背面编在左上角）上逐页编写的流水号。

半角状态下输入。

（一）每卷案卷均必须从1开始编写，两卷档案之间页码不可连接。

档案内凡是有文字的页面都要编写页码。

北京市档案馆简介北京市档案馆成立于1958年。

是集中统一保管市级机关、团体、企事业单位档案资料的国家综合档案馆，是市级爱国主义教育基地、市政府指定的行政规范性文件查阅场所，是国际档案理事会东亚地区分会和城市档案处成员单位。

1998年晋升为国家一级档案馆。

总建筑面积20000平方米，库房面积8000平方米。

现有馆藏档案资料190万卷(册)，面向240余个市级单位接收档案，每年有近15万卷档案移交进馆永久保存。

馆藏档案资料的历史跨度400余年。

“京张路工摄影”和“剿抚澎台机宜”档案。

目前已将2008年奥运会申办工作、防治“非典”工作、第十一届世青赛、中非论坛北京峰会等一批重大活动、重要历史事件的档案资料收集进馆。

征集了李大钊等革命先辈、孙敬修等历史名人的照片与资料及北京历史地图等。

已建成馆藏全宗级目录数据库，完成了建国后档案案卷级目录数据采集工作。

对馆藏不开放档案和破损资料进行缩微复制，目前已缩微复制馆藏档案资料12万卷900余万幅，占馆藏档案资料总量的7%。

对馆藏开放档案进行数字化。

目前纸质档案数字化占馆藏纸质档案的37.4%，声像档案已全部数字化。

缩微档案数字化占馆藏档案缩微品总量的10.5%。

北京市档案信息门户网站已经建立，提供130万页数字化档案全文上因特网服务，并积极为北京市政务网提供数字化档案信息共享服务。

目前已为部分市级委办局提供了110余万条档案目录数据，网上档案利用规模逐步扩大。

已向社会开放档案资料近81万卷(册)，占形成满30年档案的79%。

编辑出版《北京档案史料》，每年定期向社会公布馆藏档案信息100多万字。

出版发行了《北京市重要文献选编》、《日本侵华罪行实证》、《那桐日记》、《抗击非典北京日志》等专题档案史料汇编40多种3000多万字。

一批编研成果获得国家和北京市级优秀成果奖。

与莫斯科档案总局共同编辑出版了《北京与莫斯科的传统友谊——档案中的记忆》。

利用档案举办了“邓小平在北京”、“站在革命和建设的最前线——纪念彭真同志诞辰一百周年展”、“百年经纬看北京”、“北京商品票证展”等一批具有一定社会影响的藏品陈列展。