流程审计与流程优化

流程基础知识回顾
流程审计介绍
流程优化介绍
➢ 流程优化基础理论 ➢ 流程优化实操程序 ➢ 如何管理流程的持续优化
和谐 专业 激情 高效
大纲
P31
流程优化与流程重组
流程优化（BPI，Business Process Improvement ）
BPI是对流程的持续渐进式改进，并且重视和鼓励员工的参与和学习。
3.02.0 3.0
╳2.51.03.0
和谐 专业 激情 高效 P41
三. 应用流程设计技巧：消除流程中非增值因素
2.如何优化流程中的检查、评审点
➢ 根据发生错误的几率来决定检查、评审点设置的必要性 ➢ 取消重复审批点 ➢ 将不同环节的串行审批变成并行审批 ➢ 根据控制对象金额的大小，进行分层授权审批 ➢ 选择合适的审批人，让最明白的人最有权 ➢ 采用窗口式服务或者集中式评审
不是流程图管理： 写文件成为负担，流程文件质量不高，并常被 束之高阁； 写的和做的“两张皮”
不是某个部门的内部管理：跨部门的问题没法化解；其他部门不 关心，也不希望其他部门关心；流程文件没有讨论，直接会签
不是孤立的管理方法：绩效与目标管理，流程，制度，企业文化， 组织架构
和谐 专业 激情 高效 P6
安排和总体计划） ➢ 审计风险 ➢ 审计人员组成及人员分工
具体审计计划：根据总体计划进行工作任务分解
➢ 各阶段/分模块具体的审计目标、程序 ➢ 执行人及执行日期 ➢ 不同的审计项目，项目经理可视需要决定是否制定具体计划：一般来说，大型
项目要求同时制定总体计划和具体计划
和谐 专业 激情 高效 P22
1.1.4 领导者亲自参与关键流程优化过程，或听取流程优化成果 的汇报，提出优化指导意见
1.1.5 领导者关注业务问题的系统解决和预防，并倡导在流程中 得以改进和固化
1.1.6 领导倡导按照流程办理，并且以身作则
1.1.7 领导者为流程建设提供必要的资源支持，遇到困难和阻力 时，仍继续支持流程建设
和谐 专业 激情 高效 P12
规范运作，提高、稳定工作绩效，减少风险 固化经验、教训，指导不同的人做好同样的事、提高效率和效果 将骨干人员从繁杂、重复性任务中解放出来，把更多的时间用在
创造性的增值工作上 为企业信息化奠定基础
和谐 专业 激情 高效 P35
明确流程优化的目标
当前的问题
领导层的期望
战略和IT技术
项目目标
流程再造\流程重组（BPR，Business Process Reengineering ）
BPR是对业务流程的根本性的再思考和重设计，以在成本、质量、服务、速 度等关键绩效方面取得戏剧性的改进。
-- Dr. Michael Hammer
和谐 专业 激情 高效 P32
流程优化与流程重组
业务流程建设按变革的程度可分为三个层次
╳
和谐 专业 激情 高效 P42
三. 应用流程设计技巧：消除流程中非增值因素
3.如何减少流程中的返工
➢ 定义操作级流程、重要活动的操作规范、模板 ➢ 建立经验、教训共享知识库 ➢ 规范对流程执行人员的培训
流程优化介绍
和谐 专业 激情 高效
大纲
P26
流程审计方法介绍
方法一：穿行测试
涵义：明确一个事项在业务流程的运行轨迹全过程 分类：根据追查方法的不同，穿行测试可分为：
➢ 正向测试 ➢ 逆向测试
评价：
➢ 优点：完整清晰地反映流程运作的全貌与内部细节 ➢ 缺点：花费时间较长
和谐 专业 激情 高效 P27
1.5 变革意识
和谐 专业 激情 高效 P11
流程建设环境审计要素
审计维度
审计要素
1.1.1 领导者完全认同流程是企业核心竞争力之一
1.1.2 领导者已将流程建设工作纳入公司发展规划中，作为重要 的战略要素；
1.1.3 领导者在各种场合主动宣传流程建设的重要意义，促进员 工流程意识的提升
1.1
领导的作用
研讨阶段——实质性分析
切入点：对于业务流程审计，通常从流程、组织和IT三个方面切入
和谐 专业 激情 高效 P23
研讨阶段——实质性分析
评估业务流程现状
➢ 现有业务流程描述和定义（角色和责任、活动列表、流程图） ➢ 现状流程问题列表
评估目前的组织和控制系统
➢ 现有的组织结构及人员 ➢ 现有的内部目标、衡量标准及绩效体系 ➢ 组织管理体系
货期不足 何 采
购
首次认证时间长 急单多
商
品
不
信息不共享
能
及
工作疏忽 责任心不强
信息传递不规范
时
入
业务人员
库
平台不统一
专业知识不够 人手不足
IT
信息传递不及时
和谐 专业 激情 高效 P25
第一部分 第二部分
第三部分
流程基础知识回顾
流程审计介绍
➢ 流程审计基础理论 ➢ 流程审计实操程序 ➢ 流程审计方法介绍
审计维度
审计要素
3.1 客户价值导向
3.2 流程适用范围
3.3 流程触发条件
3. 流程设计质量
3.4 流程的输入与输出 3.5 流程的边界
3.6 流程的接口与协同
3.7 流程的职责匹配
3.8 流程关键活动的业务规则
3.9 流程文件的规范性和统一性
和谐 专业 激情 高效 P14
流程执行符合性审计要素
和谐 专业 激情 高效 P33
开展流程优化的条件
流程优化：
➢ 商业模式相对稳定 ➢ 业务持续增长 ➢ 有革新意识，但有变革压力 ➢ 变革能力有限
流程重组：
➢ 战略的重大变化 ➢ 商业模式的创新 ➢ 持续增长的危机 ➢ 财务压力大 ➢ 变革准备度高 ➢ 变革能力较强
和谐 专业 激情 高效 P34
流程优化的目的
正确处理，从而发现：
➢ 流程运作的符合性 ➢ 监控点的有效性
异常输入
√ 关键监控点
√√
√
正确的输入
和谐 专业 激情 高效 P29
流程审计方法介绍
方法三：访谈
访谈准备
访谈计划、访谈提纲、访谈人员准备
访谈实施
开始、实施、结束
访谈总结
访谈记录整理、访谈技巧总结
和谐 专业 激情 高效 P30
第一部分 第二部分 第三部分
和谐 专业 激情 高效 P20
准备阶段——审计立项
审计立项的依据
➢ 年度审计计划 ➢ 业务部门提交申请 ➢ 业务暴露的流程重大问题 ➢ 公司高层领导的特别要求 ➢ 审计人员作为项目发起人，提出申请
和谐 专业 激情 高效 P21
准备阶段——审计计划
总体审计计划
➢ 项目背景：被审计项目的基本情况 ➢ 审计目的、审计范围及审计策略 ➢ 审计内容：明确重要问题与重要审计领域的审计进度及时间（包含各阶段工作
评估现有的信息系统与技术
➢ 现有的应用系统、结构、业务量 ➢ 现有的IT策略
和谐 专业 激情 高效 P24
实质性分析案例
组织
沟通困难 部门壁垒厚 本位主义严重
无编码 量大 种类多
其他
审批环节多 等待时间长
流程
预测性差
合同不规范
涉及部门多 责任不明确
计划不准
缺乏市场需求信息 采购期不足
选型不当
为
通过Web、书籍、顾问机构等来收集最佳实践信息 通过访谈客户了解同行中的最佳实践 通过研究竞争对手积累最佳实践数据
和谐 专业 激情 高效 P40
三. 应用流程设计技巧：消除流程中非增值因素
1.如何消除或者压缩流程中的等待和传递时间
➢ 将串行活动变成并行活动 ➢ 去除不需要的活动，减少流程步骤 ➢ 合并内部的环节 ➢ 调整各环节的地理位置，或导入IT应用 ➢ 压缩每个环节的时间、规定时间期限
流程系统性和完整性审计要素
审计维度
审计要素
2.1 流程和战略、商业模式匹配
2.2 流程和组织的匹配
2.3 流程以市场和客户为中心
2. 流程系统性和完整性 2.4 流程和制度的匹配
2.5 流程和信息化建设匹配
2.6 流程缺失的程度
2.7 流程体系的集成化程度
和谐 专业 激情 高效 P13
流程设计质量审计要素
流程优化介绍
和谐 专业 激情 高效
大纲
P19
流程审计的步骤（流程）
准备阶段
研研讨阶讨段阶段
整理分析阶段
审计立项 预备调查 召开项目启动协调会 制定审计计划 发审计通知书
熟悉现有的流程及组 织资料
描述流程基本框架
实施性分析
整理工作底稿
出具审计报告初稿 根据反馈意见修改 提交最终审计报告 审计归档 问题点跟进关闭
流程审计方法介绍
采 购
1 新品调研 3 采购订单
员
5 签订合同 6 在途跟踪
质 管 2 资质审核 部
4 采购谈判
7 到货确认
9 商品标价 12销售跟踪 10入库上帐
仓
储
部
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ8 入库验收
财
务 部
11 采购结算
和谐 专业 激情 高效 P28
流程审计方法介绍
方法二：攻击性测试
涵义：有意识地向流程输入异常信息，测试流程能否识别并
流程管理循环体系
集团战略 管控模式/组织
1流程规划
5流程优化
流 循程 环管 体目 管理 系标 理
2流程编制
4流程审计
3流程执行
流程制度保障
流程组织保障
IT支撑
流程培训体系
和谐 专业 激情 高效 P7
第一部分 第二部分
第三部分
流程基础知识回顾
流程审计介绍
➢ 流程审计基础理论 ➢ 流程审计实操程序 ➢ 流程审计方法介绍
P9
流程建设环境 流程的系统性和完整性 流程设计质量 流程执行符合性 关键流程能力 流程持续创新能力
流程审计内容
和谐 专业 激情 高效 P10
流程建设环境审计要素
审计维度
审计要素
1.1 领导的作用
1.2 管理人员绩效导向
1. 流程建设环境 1.3 宣传与培训
1.4 流程意识
流程优化介绍
和谐 专业 激情 高效
大纲
P8
什么是流程审计
流程审计是在充分理解业务流程的前提下，通过规范化的手段，评价企 业风险管理、内部控制和治理程序，发现影响企业控制管理和运作效率 的不利因素，提出改进建议，为企业增加价值。
审计人 被审对象
控制标准 比 较
实际情况
反馈
差距
和谐 专业 激情 高效
改进
审计维度
审计要素
4.1 流程文控管理
4. 流程执行力
4.2 推行实施 4.3 流程执行的符合性
4.4 流程执行过程的问题反馈
和谐 专业 激情 高效 P15
关键流程能力审计要素
审计维度
5. 关键流程能力
审计要素
5.1 客户满意度 5.2 流程周期 5.3 流程单位成本 5.4 返工/缺陷率 5.5 决策效率 5.6 资源效率 5.7 信息有效性 5.8 上游流程及支撑流程有效性
和谐 专业 激情 高效 P16
持续创新能力审计要素
审计维度
审计要素
6.1 流程管理组织保障 6.2 流程的时效性
6. 持续创新能力
6.3 流程优化的目标和计划 6.4 流程运行过程的监控和报告 6.5 流程持续优化活动 6.6 流程优化工具和方法的普及 6.7 流程优化案例的共享 6.8 流程优化激励机制
和谐 专业 激情 高效 P17
选择审计的流程
判断原则一：绩效低下（是否是问题流程） 判断原则二：重要性（是否是比较核心的流程） 判断原则三：准备度（实施审计、优化是否有较大的困难）
和谐 专业 激情 高效 P18
第一部分 第二部分
第三部分
流程基础知识回顾
流程审计介绍
➢ 流程审计基础理论 ➢ 流程审计实操程序 ➢ 流程审计方法介绍
流程审计与流程优化
姓名：杨伟 时间：2015.7
第一部分 第二部分 第三部分
流程基础知识回顾 流程审计介绍 流程优化介绍
和谐 专业 激情 高效
大纲
P2
什么是流程
流程是为达到期望的管理或业务目标，在一定输入资源基础上，通过明 确的组织、人员执行并产生特定输出结果的一系列的管理或业务活动， 是一组共同给客户创造价值的关联的活动进程。
客户的需求
和谐 专业 激情 高效
客户调查/调研/反馈
客户需求
需要的流程能力 （要什么）
流程设计的原则 （怎么做）
P36
第一部分 第二部分 第三部分
流程基础知识回顾
流程审计介绍
流程优化介绍
➢ 流程优化基础理论 ➢ 流程优化实操程序 ➢ 如何管理流程的持续优化
和谐 专业 激情 高效
大纲
P37
设计未来流程的步骤
流程6要素：输入、活动、相互关系、 输出、顾客、价值
输入
活动
我满意是因为流 程为我创造了
价值
输出
相互关系
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客户
P3
流程的特征
和谐 专业 激情 高效 P4
优秀流程的特性
快速 （效率）
容易
顾客满意
正确 （风险）
便宜 （成本）
和谐 专业 激情 高效 P5
什么是流程管理
流程管理是从流程角度出发，关注流程是否增值的一套管理体系。
分析审计中的关键材料 通过审视最佳实践来获取灵感 应用流程设计技巧 评估和选择改进方案 建立未来的流程
和谐 专业 激情 高效 P38
一. 分析审计中的关键材料
回顾流程的现状图 回顾流程的愿景和目标 回顾审计中的关键问题和改进建议
和谐 专业 激情 高效 P39
二. 通过审视最佳实践来获取灵感