归档文件整理规则2018

2归档文件整理规则一、文件分类标准1.按文件类型分类：将文件按照种类分类，例如合同、报告、会议纪要、项目文件等。

2.按时间先后分类：将文件按照时间顺序分类，例如年度文件、季度文件、月度文件等。

3.按项目或部门分类：将文件按照项目或部门进行分类，例如销售项目文件、行政部门文件等。

4.按重要性分类：将文件按照重要性或紧急程度进行分类，例如重要文件、一般文件、临时文件等。

二、文件整理步骤2.命名文件夹：对每个文件夹进行命名，应使用简洁明了的名称，便于识别和查找。

3.清理文件：将文件整理到相应的文件夹中，同时删除重复或无用的文件，保持文件夹的整洁和干净。

4.整齐摆放文件：将文件夹中的文件按照一定的顺序进行整齐摆放，例如按照字母顺序、数字顺序或时间顺序等。

5.文件记录：建立文件索引或目录，记录每个文件夹的名称和内容，方便查找和管理。

6.定期检查和更新：定期检查文件夹中的文件，删除过期或无用的文件，更新文件夹的内容和顺序。

三、文件存放和保管1.选择合适的文件柜或文件夹：选择适合存放文件的文件柜或文件夹，根据需要选择不同大小和类型的存储设备。

3.定期整理和清理：定期整理文件柜或文件夹，清理过期或无用的文件，保持整洁和有序。

四、文件查找和检索1.使用文件索引或目录：根据文件索引或目录，快速查找和检索需要的文件。

2.标记文件位置：对常用或重要文件进行标记，以便快速找到和使用。

3.使用文件夹颜色分类：根据文件夹的颜色进行分类，例如红色代表紧急文件，蓝色代表一般文件等。

4.使用电子文档管理系统：如果条件允许，可以使用电子文档管理系统进行文件的存储和检索，提高工作效率。

五、文件保密和备份1.文件保密：对涉及机密或敏感信息的文件，应采取相应的措施进行保密，例如加密、权限设置等。

2.文件备份：定期对重要文件进行备份，以防文件丢失或损坏导致数据丢失。

以上是一个简要的归档文件整理规则，具体的整理方法可根据实际需要进行调整和完善。

归档文件整理规则（共5篇）第一篇：归档文件整理规则《归档文件整理规则》实施细则范围本细则规定了归档文件整理的原则和方法。

本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。

定义本细则采用下列定义。

2．1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2．2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2．3 件归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件。

文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。

正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。

正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。

原件与复制件为一件。

转发文与被转发文作为一件。

报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。

同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。

会议记录应以每次会议为一件。

整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

质量要求4．1 归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

整理方法 5．1 装订归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

方式与用材的选择：保管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。

装订时以文件的左侧为装订边。

保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。

5．2 分类归档文件的分类采用年度——机构(问题)——保管期限的方法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度——保管期限的方法进行分类。

归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，
下面是一些通用的规则可以供参考：
1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。

2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避
免使用过长或复杂的文件名。

可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。

3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有
层次地整理归档。

可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。

4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索
和查找。

可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。

5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。

6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。

可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。

7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。

8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变
动历史。

以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。

DA/T28标准，即国家档案局科技电子文件归档与管理规范（DA/T28-2018），是一项关于科技电子文件归档与管理的行业标准。

它发布于2018年，取代了原来的DA/T28-2002标准。

该标准适用于国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案管理及竣工档案验收。

标准中详细规定了科技电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用、电子文件的完整性、真实性、可用性和安全性以及电子文件的元数据等内容。

与之类似的标准还有DL/T1363-2014、NB/T32037-2017、DL/T1396-2014、DL/T241-2012、DB32/T2342-2019等，也被广泛引用。

DA/T28-2018标准中具体规定了以下科技电子文件归档与管理要求：1. 文件的收集和整理要求：明确了文件的来源、类型、格式、处理方式和版本等要素，并要求归档文件应完整、准确、无损坏、无伪造。

2. 文件的保存和归档要求：规定了文件的存储介质、存储方式、保存期限、备份要求和利用规则等内容，保证了文件的长期安全和可利用性。

3. 文件的著录和描述要求：对文件的属性、文件内容、文件背景、文件关联等信息进行标准化描述，并提供了统一的信息结构和信息字段，方便了信息的检索和利用。

4. 文件的元数据和格式要求：规定了文件的元数据标准，要求文件具有统一的数据结构和数据格式，方便了文件的交换和共享。

5. 文件的安全和保护要求：对文件的保密性、完整性、可用性、可追溯性等安全要求进行了明确规定，并提供了相应的安全技术和管理措施，保障了文件的安全和隐私。

6. 文件的利用和管理要求：规定了文件的利用规则、权限管理、统计分析、版本管理等管理要求，方便了文件的管理和利用。

通过以上规定，DA/T28-2018标准实现了科技电子文件归档与管理的规范化和标准化，保证了文件的完整性、安全性和可利用性，为科技档案的信息化管理奠定了基础。

上海市民政局关于转发《上海市档案局关于印发〈上海市归档文件整理操作细则〉的通知》的通
文章属性
•【制定机关】上海市民政局
•【公布日期】2018.05.14
•【字号】沪民办发〔2018〕17号
•【施行日期】2018.05.14
•【效力等级】地方规范性文件
•【时效性】现行有效
•【主题分类】档案管理
正文
关于转发《上海市档案局关于印发〈上海市归档文件整理操
作细则〉的通知》的通知
沪民办发〔2018〕17号
局属各单位：
现将《上海市档案局关于印发〈上海市归档文件整理操作细则〉的通知》（沪档〔2018〕16号）转发给你们，请结合各单位档案工作实际情况，认真贯彻执行。

2018年5月14日。

《归档文件整理规则》目录编制的要求与方法（之四）作者：邹杰来源：《档案天地》2018年第01期《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）中“编目”是指编制归档文件目录。

编目是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。

总体要求1.能够准确反映分类和排列方法归档文件目录编制以系统化工作为前提，以反映全宗内归档文件的体系结构和排序为目的，因而，目录编制应按照分类、排列的结果进行，编制完成的目录应该能够准确反映分类体系和排列方法。

2.按照档号顺序编制《规则》规定，归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。

3.逐件编制按照《规则》规定，编目应以件为单位进行，在归档文件目录中一件只体现为一条目录。

如来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容，以方便文件检索。

4.体现为纸质目录和电子目录两种形式在信息化条件下，归档文件目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。

5.数据规范《规则》推荐由系统生成或使用电子表格编制目录。

使用电子表格或者文字处理软件进行归档文件目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、软回车或硬回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

目录项目和著录要求1.归档文件目录项目归档文件目录包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，其中序号、档号、责任者、题名、日期、页数为必填项，文号和密级为条件必填项，备注为选填项。

2.著录要求（1）序号。

序号即归档文件顺序号。

每册归档文件目录的序号用阿拉伯数字从“1”开始逐条著录。

（2）档号。

档号著录要求参见《归档文件整理规则》档号编制的原则与要求（之三）。

（3）文号。

文号即发文的字号，一般由发文机关代字、年度、发文顺序号组成。

没有文号的归档文件，此栏目空置，不得著录诸如“会议文件之一”等文件顺序号或“情况反映”等刊物名称。

《归档文件整理规则》电子文件的其他整理要求（之七）作者：邹杰来源：《档案天地》2018年第04期编者按：国家档案局于2015年10月25日批准发布档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式实施。

为使各地档案工作者准确了解掌握标准规范的内涵，本刊分八期刊登国家档案局专业人员的系列解读。

《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）规定，电子文件整理除组件、分类、排列、编号、编目等与纸质文件类似的整理环节外，还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等特有的整理环节。

格式转换1.电子文件的归档格式要求现阶段常用的文书类电子文件格式包括WPS、DOC（X）、RTF、OFD、PDF、PDF/A和TIFF等。

为确保归档后电子文件长期可用，在电子文件整理工作中，各单位必须充分考虑电子文件对于软硬件系统的依赖性，对电子文件的格式提出要求。

在电子文件归档格式选择上，最关键的衡量指标就是“通用”和“开放”。

“通用”是指电子文件归档格式要能够在绝大多数计算机上正常的显示和浏览。

“开放”是指任何人都可以按照公开的文件标准对电子文件进行正常的解析和浏览。

只有这样，电子文件才能真正实现电子文件长期保存的目标。

2014年，国家档案局印发《数字档案室建设指南》，对文书类电子文件（电子公文）的归档格式做出规定：电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47 - 2009），并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换。

集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC 等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。

2.电子文件格式转换电子文件格式转换就是为了长期保存和长久可用，将不符合归档要求的电子文件格式转换为符合《数字档案室建设指南》要求的归档文件格式。

《归档文件整理规则》归档文件整理中的其他常见问题（之八）作者：丁德胜来源：《档案天地》2018年第08期在实践中，归档文件整理除前述解读中涉及的内容外，还存在诸如稿本、年度、盒号、目录以及书写要求等常见问题。

组件中的稿本问题在组件环节中，存在正本、定稿、历次修改稿、彩色留痕稿的区分，而且这些稿本在纸质文件和电子文件整理中的要求有所差别。

因而既需要对这些稿本有正确认知，又要准确把握在不同条件下的整理要求，以更好地指导实践。

1.稿本的区别（1）历次修改稿历次修改稿（即所谓草稿，为与《规则》保持一致并便于理解，本文将草稿明确为历次修改稿）是文件撰拟过程中形成的非正式、无执行效力的文稿，比如初稿、讨论稿、征求意见稿、送审稿等。

历次修改稿不属于正式公文，不具备现实执行效用，一般情况下不需要归档保存。

（2）彩色留痕稿彩色留痕稿是在办公自动化过程中形成的、集中记录文件处理过程的“花脸稿”。

彩色留痕稿保留了文件创建和历次修改的实施人、实施时间和内容，反映了在办公自动化过程中文件的形成过程。

（3）定稿定稿是经领导人审阅或经会议讨论通过的最后完成稿，是缮印正本的依据。

草稿经过审核修改签发以后即变成定稿。

经过多次修改形成的文件，最后一稿经过签发成为定稿。

实践中，定稿容易与校对稿、印刷稿产生混淆。

校对稿是在制作正式文件过程中用于校对、修正版面错误的文稿，印刷稿是在校对之后印刷出来的、未加盖生效标识的稿本。

这两种稿本与定稿的区别就在于其并非经领导人审阅或经会议讨论通过的稿本，因而不能充做定稿。

简言之，判断是不是定稿，唯一的标准就看这个稿本是不是领导人审阅或经会议讨论通过的那个稿本，如是，则为定稿，反之则不然。

（4）正本正本是根据定稿缮印的、供受文者使用的具有法定效用的正式文本。

公文正本一般是具有规范格式和生效标志（发文机关盖章或有关领导人的签署），具有法定的行政效力，即俗称的“红头文件”。

如果不太熟悉公文结构，正本容易与正文这个概念产生混淆。

档案室规章制度 2018第一章总则第一条为规范档案室管理工作，确保档案材料的安全性、完整性和保密性，根据有关法律法规和文件资料管理规定，制定本规章制度。

第二条档案室是机构、企业、事业单位和社会团体的重要部门，承担着对档案资料的收集、整理、管理和利用工作，是保障档案材料安全存储和便于检索、利用的基础保障。

档案室的管理工作必须遵守法律法规，符合文件资料管理的规范要求。

第三条档案室管理应坚持科学化、规范化、严格保密的原则，积极推进档案管理工作的现代化水平，不断提高档案管理工作的服务水平和工作效率。

第四条档案室应当严格遵守国家有关法律法规和文件资料管理规定，制定相应管理制度，确保档案工作的有效开展和档案材料的安全。

第五条档案室负责任人要加强对档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的业务水平和服务质量，加强队伍建设，提高管理效能。

第六条本规章制度适用于档案室管理工作及相关人员的行为，如有违反，将追究相应责任。

第二章档案室管理组织和职责第七条档案室设立档案管理委员会，由档案室负责人、资料部门负责人及其他相关人员组成。

档案管理委员会负责档案室的整体管理工作，制定年度档案管理工作计划，并监督和督促各项工作的开展。

第八条档案室负责人作为档案工作的主要负责人，负责档案室的日常管理工作，组织档案室全体工作人员开展档案工作，确保工作顺利进行。

第九条资料部门作为档案室的主要部门，负责档案材料的收集、整理、管理、保管和利用等工作，保证档案材料的安全和完整。

第十条档案室工作人员应当在工作中遵守相关规章制度，服从领导，积极配合工作，维护档案室的正常秩序，保证档案工作的顺利进行。

第十一条档案室应当建立档案材料的管理制度，明确档案材料的分类、编号、存放、借阅、调阅等相关规定，规范档案管理工作流程。

第三章档案材料的收集和整理第十二条档案室应当按照有关规定，对机关、企事业单位的档案材料进行定期的收集。

收集的档案材料应当分类整理，根据不同的文件性质和保存期限，采取不同的管理措施。

《归档文件整理规则》操作指南2000年12月26日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法，“立卷”、“立卷归档”这些词，将被“归档文件整理”所代替，归档文件整理相比于过去运用“六个特征”的立卷方法，既简化了整理程序，具有较大的灵活性，又兼顾了计算机管理和手工管理两种管理方式，具有较普遍的适用性。

一、归档文件整理的组织《归档文件整理规则》将归档文件整理概括为“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。

而为使归档文件整理工作能顺利开展并保证工作质量，各机关必须建立健全相应的规章制度，这些制度主要是《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《不归档文件管理处置办法》。

1、《文件材料整理及归档办法》建立这项制度的目的是明确归档文件的整理环节、整理方法、归档时限和质量要求，在制订时应具体包括以下内容：（1）明确整理工作的环节。

在一个立档单位内，归档文件的整理工作是分散由各业务部门承担，还是集中由综合部门或档案部门来承担，应做到分工明确，落实到人。

（2）明确全宗及分类方案。

在文件归档前，应确定分类方法和分类方案。

某些情况比较复杂的机关，如两个机关合署办公、机关所属单位繁多等，还应确立立档单位和全宗。

已确定的立档单位和分类方案应体现在制度中。

（3）确定整理方法。

依据《规则》的规定，结合本单位实际情况，确定整理方法的具体要求，如件的确定、装订方式、排列方法、编号方法等。

注意细化的要求不能与《规则》的规定及同级地方档案行政管理部门的要求相违背。

（4）对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、案件、基建等以及本机关职能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求。

（5）限定归档的时间和质量要求。

《归档文件整理规则》装订方式的选择与适用（之五）作者：丁德胜来源：《档案天地》2018年第02期编者按：国家档案局于2015年10月25日批准发布档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式实施。

为使各地档案工作者准确了解掌握标准规范的内涵，本刊分八期刊登国家档案局专业人员的系列解读。

装订是《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）增加的重要内容之一。

装订是指采用符合档案保护要求的装订材料，将完成组件和件内文件排序的纸质文件以件为单位固定在一起。

装订是纸质文件整理的基础环节，通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。

常见装订方式在实践中，纸质文件的装订方法主要有线装法、变形材料装订法、粘接法、封套法等。

1.线装法线装法是指以棉线作为装订材料，对文件进行固定的方法。

线装法主要包括“三孔一线”装订、直角装订和缝纫机轧边装订。

“三孔一线”装订是一种传统的装订方法，是立卷档案普遍采用的装订方式。

这种装订方法同样被应用于较厚的归档文件的装订。

直角装订和缝纫机轧边装订一般用于较薄文件的装订。

直角装订是指通过手工使用棉线在文件左上角缝制出直角形状，以此固定文件；缝纫机轧边装订是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边装订的方式。

2.变形材料装订法变形材料装订是指以金属等易变形材料为装订材料，通过装订材料形变对文件进行固定的方法。

常见的变形材料装订法包括不锈钢订书钉装订、不锈钢夹装订。

不锈钢订书钉装订采用不锈钢订书钉作为装订材料，可以根据文件页数多少选择不同规格的订书钉，一般厚度的文件均可用此法进行装订。

不锈钢夹的材质与不锈钢订书钉相同，适于特定厚度范围内文件的装订。

3.粘接法粘接法是指通过粘接材料固定文件的方法，主要指浆糊装订。

浆糊装订是传统的装订方式，也是经过长时间检验的一种装订方式，因而在材料、装订要求等方面都有着较为完善的规范要求。

归档文件整理规则一、背景和目的在工作和生活中，我们经常需要处理大量的文件和文档，为了方便查找和管理，归档文件整理规则的制定变得至关重要。

本文旨在提供一套标准化的归档文件整理规则，以确保文件的有序存储和快速检索。

二、文件分类根据文件的性质和用途，我们将文件分为以下几类：1. 项目文件：包括与特定项目相关的文件，如合同、报告、会议纪要等。

2. 行政文件：包括公司行政事务相关的文件，如人事档案、财务报表、法律文件等。

3. 客户文件：包括与客户相关的文件，如合同、订单、信函等。

4. 市场文件：包括市场调研、竞争分析等与市场相关的文件。

5. 技术文件：包括产品规格、技术文档等与技术相关的文件。

三、文件命名规则为了便于文件的识别和查找，我们制定了以下的文件命名规则：1. 项目文件：采用“项目名称_文件类型_日期”的格式命名，例如：项目A_合同_20220101。

2. 行政文件：采用“文件类型_日期”的格式命名，例如：人事档案_20220101。

3. 客户文件：采用“客户名称_文件类型_日期”的格式命名，例如：客户A_合同_20220101。

4. 市场文件：采用“文件类型_日期”的格式命名，例如：市场调研_20220101。

5. 技术文件：采用“文件类型_日期”的格式命名，例如：产品规格_20220101。

四、文件存储位置为了方便文件的管理和存储，我们建议按照以下的存储位置进行归档：1. 项目文件：在项目文件夹下创建子文件夹，文件夹名称为项目名称，将相关文件存放在对应的子文件夹中。

2. 行政文件：在行政文件夹下创建子文件夹，按照文件类型进行分类存放。

3. 客户文件：在客户文件夹下创建子文件夹，文件夹名称为客户名称，将相关文件存放在对应的子文件夹中。

4. 市场文件：在市场文件夹下创建子文件夹，按照文件类型进行分类存放。

5. 技术文件：在技术文件夹下创建子文件夹，按照文件类型进行分类存放。

五、文件索引和检索为了方便快速检索文件，我们建议建立文件索引表，记录文件的基本信息，包括文件名称、文件类型、存储位置、创建日期等。