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2归档文件整理规则一、文件分类标准1.按文件类型分类：将文件按照种类分类，例如合同、报告、会议纪要、项目文件等。
2.按时间先后分类：将文件按照时间顺序分类，例如年度文件、季度文件、月度文件等。
3.按项目或部门分类：将文件按照项目或部门进行分类，例如销售项目文件、行政部门文件等。
4.按重要性分类：将文件按照重要性或紧急程度进行分类，例如重要文件、一般文件、临时文件等。
二、文件整理步骤2.命名文件夹：对每个文件夹进行命名，应使用简洁明了的名称，便于识别和查找。
3.清理文件：将文件整理到相应的文件夹中，同时删除重复或无用的文件，保持文件夹的整洁和干净。
4.整齐摆放文件：将文件夹中的文件按照一定的顺序进行整齐摆放，例如按照字母顺序、数字顺序或时间顺序等。
5.文件记录：建立文件索引或目录，记录每个文件夹的名称和内容，方便查找和管理。
6.定期检查和更新：定期检查文件夹中的文件，删除过期或无用的文件，更新文件夹的内容和顺序。
三、文件存放和保管1.选择合适的文件柜或文件夹：选择适合存放文件的文件柜或文件夹，根据需要选择不同大小和类型的存储设备。
3.定期整理和清理：定期整理文件柜或文件夹，清理过期或无用的文件，保持整洁和有序。
四、文件查找和检索1.使用文件索引或目录：根据文件索引或目录，快速查找和检索需要的文件。
2.标记文件位置：对常用或重要文件进行标记，以便快速找到和使用。
3.使用文件夹颜色分类：根据文件夹的颜色进行分类，例如红色代表紧急文件，蓝色代表一般文件等。
4.使用电子文档管理系统：如果条件允许，可以使用电子文档管理系统进行文件的存储和检索，提高工作效率。
五、文件保密和备份1.文件保密：对涉及机密或敏感信息的文件，应采取相应的措施进行保密，例如加密、权限设置等。
2.文件备份：定期对重要文件进行备份，以防文件丢失或损坏导致数据丢失。
以上是一个简要的归档文件整理规则，具体的整理方法可根据实际需要进行调整和完善。
归档文件整理规则（共5篇）第一篇：归档文件整理规则《归档文件整理规则》实施细则范围本细则规定了归档文件整理的原则和方法。
本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。
定义本细则采用下列定义。
2．1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2．3 件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。
正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。
正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。
原件与复制件为一件。
转发文与被转发文作为一件。
报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。
同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。
会议记录应以每次会议为一件。
整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
质量要求4．1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
整理方法 5．1 装订归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
方式与用材的选择：保管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。
装订时以文件的左侧为装订边。
保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。
5．2 分类归档文件的分类采用年度——机构(问题)——保管期限的方法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度——保管期限的方法进行分类。
归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，
下面是一些通用的规则可以供参考：
1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。
2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避
免使用过长或复杂的文件名。
可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。
3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有
层次地整理归档。
可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。
4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索
和查找。
可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。
5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。
6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。
可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。
7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。
8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变
动历史。
以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。
DA/T28标准，即国家档案局科技电子文件归档与管理规范（DA/T28-2018），是一项关于科技电子文件归档与管理的行业标准。
它发布于2018年，取代了原来的DA/T28-2002标准。
该标准适用于国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案管理及竣工档案验收。
标准中详细规定了科技电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用、电子文件的完整性、真实性、可用性和安全性以及电子文件的元数据等内容。
与之类似的标准还有DL/T1363-2014、NB/T32037-2017、DL/T1396-2014、DL/T241-2012、DB32/T2342-2019等，也被广泛引用。
DA/T28-2018标准中具体规定了以下科技电子文件归档与管理要求：1. 文件的收集和整理要求：明确了文件的来源、类型、格式、处理方式和版本等要素，并要求归档文件应完整、准确、无损坏、无伪造。
2. 文件的保存和归档要求：规定了文件的存储介质、存储方式、保存期限、备份要求和利用规则等内容，保证了文件的长期安全和可利用性。
3. 文件的著录和描述要求：对文件的属性、文件内容、文件背景、文件关联等信息进行标准化描述，并提供了统一的信息结构和信息字段，方便了信息的检索和利用。
4. 文件的元数据和格式要求：规定了文件的元数据标准，要求文件具有统一的数据结构和数据格式，方便了文件的交换和共享。
5. 文件的安全和保护要求：对文件的保密性、完整性、可用性、可追溯性等安全要求进行了明确规定，并提供了相应的安全技术和管理措施，保障了文件的安全和隐私。
6. 文件的利用和管理要求：规定了文件的利用规则、权限管理、统计分析、版本管理等管理要求，方便了文件的管理和利用。
通过以上规定，DA/T28-2018标准实现了科技电子文件归档与管理的规范化和标准化，保证了文件的完整性、安全性和可利用性，为科技档案的信息化管理奠定了基础。
上海市民政局关于转发《上海市档案局关于印发〈上海市归档文件整理操作细则〉的通知》的通
文章属性
•【制定机关】上海市民政局
•【公布日期】2018.05.14
•【字号】沪民办发〔2018〕17号
•【施行日期】2018.05.14
•【效力等级】地方规范性文件
•【时效性】现行有效
•【主题分类】档案管理
正文
关于转发《上海市档案局关于印发〈上海市归档文件整理操
作细则〉的通知》的通知
沪民办发〔2018〕17号
局属各单位：
现将《上海市档案局关于印发〈上海市归档文件整理操作细则〉的通知》（沪档〔2018〕16号）转发给你们，请结合各单位档案工作实际情况，认真贯彻执行。
2018年5月14日。
《归档文件整理规则》目录编制的要求与方法（之四）作者：邹杰来源：《档案天地》2018年第01期《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）中“编目”是指编制归档文件目录。
编目是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。
总体要求1.能够准确反映分类和排列方法归档文件目录编制以系统化工作为前提，以反映全宗内归档文件的体系结构和排序为目的，因而，目录编制应按照分类、排列的结果进行，编制完成的目录应该能够准确反映分类体系和排列方法。
2.按照档号顺序编制《规则》规定，归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。
3.逐件编制按照《规则》规定，编目应以件为单位进行，在归档文件目录中一件只体现为一条目录。
如来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容，以方便文件检索。
4.体现为纸质目录和电子目录两种形式在信息化条件下，归档文件目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。
5.数据规范《规则》推荐由系统生成或使用电子表格编制目录。
使用电子表格或者文字处理软件进行归档文件目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、软回车或硬回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。
目录项目和著录要求1.归档文件目录项目归档文件目录包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，其中序号、档号、责任者、题名、日期、页数为必填项，文号和密级为条件必填项，备注为选填项。
2.著录要求（1）序号。
序号即归档文件顺序号。
每册归档文件目录的序号用阿拉伯数字从“1”开始逐条著录。
（2）档号。
档号著录要求参见《归档文件整理规则》档号编制的原则与要求（之三）。
（3）文号。
文号即发文的字号，一般由发文机关代字、年度、发文顺序号组成。
没有文号的归档文件，此栏目空置，不得著录诸如“会议文件之一”等文件顺序号或“情况反映”等刊物名称。
《归档文件整理规则》电子文件的其他整理要求（之七）作者：邹杰来源：《档案天地》2018年第04期编者按：国家档案局于2015年10月25日批准发布档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式实施。
为使各地档案工作者准确了解掌握标准规范的内涵，本刊分八期刊登国家档案局专业人员的系列解读。
《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）规定，电子文件整理除组件、分类、排列、编号、编目等与纸质文件类似的整理环节外，还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等特有的整理环节。
格式转换1.电子文件的归档格式要求现阶段常用的文书类电子文件格式包括WPS、DOC（X）、RTF、OFD、PDF、PDF/A和TIFF等。
为确保归档后电子文件长期可用，在电子文件整理工作中，各单位必须充分考虑电子文件对于软硬件系统的依赖性，对电子文件的格式提出要求。
在电子文件归档格式选择上，最关键的衡量指标就是“通用”和“开放”。
“通用”是指电子文件归档格式要能够在绝大多数计算机上正常的显示和浏览。
“开放”是指任何人都可以按照公开的文件标准对电子文件进行正常的解析和浏览。
只有这样，电子文件才能真正实现电子文件长期保存的目标。
2014年，国家档案局印发《数字档案室建设指南》，对文书类电子文件（电子公文）的归档格式做出规定：电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47 - 2009），并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换。
集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC 等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。
2.电子文件格式转换电子文件格式转换就是为了长期保存和长久可用，将不符合归档要求的电子文件格式转换为符合《数字档案室建设指南》要求的归档文件格式。
