归档文件整理规则

2归档文件整理规则一、文件分类标准1.按文件类型分类：将文件按照种类分类，例如合同、报告、会议纪要、项目文件等。

2.按时间先后分类：将文件按照时间顺序分类，例如年度文件、季度文件、月度文件等。

3.按项目或部门分类：将文件按照项目或部门进行分类，例如销售项目文件、行政部门文件等。

4.按重要性分类：将文件按照重要性或紧急程度进行分类，例如重要文件、一般文件、临时文件等。

二、文件整理步骤2.命名文件夹：对每个文件夹进行命名，应使用简洁明了的名称，便于识别和查找。

3.清理文件：将文件整理到相应的文件夹中，同时删除重复或无用的文件，保持文件夹的整洁和干净。

4.整齐摆放文件：将文件夹中的文件按照一定的顺序进行整齐摆放，例如按照字母顺序、数字顺序或时间顺序等。

5.文件记录：建立文件索引或目录，记录每个文件夹的名称和内容，方便查找和管理。

6.定期检查和更新：定期检查文件夹中的文件，删除过期或无用的文件，更新文件夹的内容和顺序。

三、文件存放和保管1.选择合适的文件柜或文件夹：选择适合存放文件的文件柜或文件夹，根据需要选择不同大小和类型的存储设备。

3.定期整理和清理：定期整理文件柜或文件夹，清理过期或无用的文件，保持整洁和有序。

四、文件查找和检索1.使用文件索引或目录：根据文件索引或目录，快速查找和检索需要的文件。

2.标记文件位置：对常用或重要文件进行标记，以便快速找到和使用。

3.使用文件夹颜色分类：根据文件夹的颜色进行分类，例如红色代表紧急文件，蓝色代表一般文件等。

4.使用电子文档管理系统：如果条件允许，可以使用电子文档管理系统进行文件的存储和检索，提高工作效率。

五、文件保密和备份1.文件保密：对涉及机密或敏感信息的文件，应采取相应的措施进行保密，例如加密、权限设置等。

2.文件备份：定期对重要文件进行备份，以防文件丢失或损坏导致数据丢失。

以上是一个简要的归档文件整理规则，具体的整理方法可根据实际需要进行调整和完善。

归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，
下面是一些通用的规则可以供参考：
1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。

2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避
免使用过长或复杂的文件名。

可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。

3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有
层次地整理归档。

可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。

4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索
和查找。

可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。

5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。

6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。

可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。

7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。

8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变
动历史。

以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。

归档文件整理规则(DA／T 22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6 号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)( 代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016 年 6 月1 日起实施。

国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。

国家档案局2015年10 月25 日）前言本标准代替DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》。

本标准与DA/T 22-2000 相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

本标准的附录 A 是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录 E 是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。

本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000 年12 月6 日首次发布。

《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

归档文件整理规则一、文件分类文件分类是指将文件按照一定的标准和原则进行归纳和划分。

常见的文件分类方式有按照文件类型、主题、年份等进行分类。

1.按照文件类型分类将文件分为文书档案、合同档案、财务档案、人事档案等不同类型，方便查找和管理。

2.按照主题分类将文件按照具体的业务主题或项目来分类，如市场营销、研发项目、客户关系等。

3.按照年份分类将文件按照年份进行分类，方便对历史资料和档案进行归纳和查阅。

二、文件整理文件整理是指对文件进行规范的排列和整理，确保档案的整齐、清晰和易于管理。

1.文件编号为每个文件分配唯一的编号，方便快速查找和追溯。

编号规则可以包括文件类型、时间和序号等元素。

2.文件封面为每个文件制作封面，标明文件编号、标题、起草单位、起草日期等重要信息。

3.文件内部排列按照时间顺序和文件编号将文件依次排列，确保文件之间的逻辑顺序和完整性。

三、文件存档文件存档是指将已整理好的文件进行归档和存储，以确保文件的安全和长期可存取。

1.档案室设置建立专门的档案室，并配备相应的存储设施，如文件架、文件盒等。

2.档案柜管理为每个文件类型或主题分配特定的档案柜，并标明相应的分类和编号规则。

3.档案盒标识四、文件管理文件管理是指对归档文件进行监管和维护，以确保文件的保存、归档和使用的合规性和有效性。

1.档案借阅制度制定档案借阅的规程和流程，包括借阅申请、批准、登记和归还等环节。

2.档案定期检查定期对档案进行检查和整理，确保文件的完整性、准确性和合规性。

3.档案保密措施对涉密文件进行特殊管理，确保档案的保密性和安全性。

4.档案销毁规定确定档案销毁的标准和条件，包括文件保存期限、销毁申请、审核和执行等环节。

综上所述，归档文件整理规则是一个系统的文件管理体系，通过文件分类、整理、存档和管理四个方面的手段和方法，实现对文件的规范、有效和安全的管理。

只有建立科学的文件整理规则，才能提高档案管理的效率和准确性，减少工作的复杂度和出错的可能性。

归档文件整理的原则
归档文件整理的原则包括：
1. 分类：将文件按照功能、形式、内容或者重要程度等分类，使其易于查找和管理。

2. 标记：使用标签、颜色、编号等方法标记文件，以便快速识别和定位。

3. 命名：为文件命名时，应使用清晰、简明、具备描述性的名字，避免使用缩写、码头符号等，以免产生混淆。

4. 存储：将文件存储在合适的媒介上，例如硬盘、移动硬盘、云存储等，避免使用易损坏的存储媒介。

5. 梳理：定期检查和删除已过期、无用的文件，避免浪费存储空间。

6. 安全：为了保护隐私和机密信息，应对敏感文件进行密码保护，限制访问权限，同时备份重要文件以避免意外损失。

归档文件整理规则解读版一、文件分类与归档范围1.文件分类：归档文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。

常见的分类方式包括按年度、按机构、按问题等。

分类应清晰、明确，便于检索和使用。

2.归档范围：归档文件的范围应包括但不限于以下内容：(1)公司各类文件，如合同、协议、备忘录、会议纪要、通知等；(2)各部门日常工作文件，如报告、总结、计划、预算等；(3)重要事件的相关文件，如活动策划、照片、视频等；(4)涉及公司历史、文化的重要文件，如公司历史资料、大事记等。

二、文件整理流程1.收集：各部门应定期将本部门的文件进行收集，确保文件齐全、完整。

同时，应将收集的文件进行初步筛选，去除无需归档的文件。

2.分类：收集到的文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。

分类应遵循公司制定的分类规则，确保文件的分类准确、清晰。

3.整理：分类后的文件应根据其形成规律和特点进行整理。

整理应包括对文件的修补、装订、编目等，确保文件的整洁、有序。

4.归档：整理好的文件应及时归档，确保文件的保存安全、可靠。

同时，应建立完善的归档制度，规定归档时间、归档方式等。

三、文件排列与编号1.文件排列：归档文件应根据其分类和形成时间进行排列。

排列应遵循公司制定的排列规则，确保文件的排列顺序准确、合理。

2.文件编号：每个归档文件都应有一个唯一的编号，以便于检索和使用。

编号应根据公司的编号规则进行编制，确保编号的唯一性和易用性。

四、文件装订与封装1.文件装订：归档文件应进行装订，以确保文件的整洁和完整性。

装订方式应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的装订方式包括线装订、钉装订等。

2.封装保护：归档文件应进行封装保护，以防止文件受到损坏或丢失。

封装材料应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的封装材料包括文件夹、档案盒等。

五、归档文件管理3.存储环境：归档文件应存储在干燥、通风、防潮的地方，以确保文件的保存安全和长久。

同时，应定期检查存储环境，确保环境符合保存要求。

文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。

第二节整理原则归档文件整理原则：1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2、区分不同价值。

3、便于保管利用。

第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。

一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。

1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。

此分类方法适用较大的单位。

②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。

③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。

2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。

一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。

但学校档案，业务管理类为教学管理。

事业单位档案，业务管理类为经营管理。

其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。

二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。

即一般以每份文件为1件。

针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿；2、正本与附件。

当附件较多，为独立文本时，自行为一件。

3、正文与文件处理单；4、转发文与被转发文；5、原件与复制件；6、复文与来文。

上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；7、不同文字的同一文本；8、同一个人的人事调动的各种介绍信；9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。