文书档案归档及整理规范

机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求内容机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求⼀、什么是⽂件材料的归档整理？是指⽴档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为⽂书档案保存的各种纸质⽂件材料，以件为单位，进⾏装订、分类、排列、编号、编⽬、装盒，使之有序化的过程。

⼆、上述定义包括以下⼏层含义：1、办理完毕的；2、⽂书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。

三、归档⽂件整理原则：遵循⽂件的形成规律，保持⽂件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利⽤。

四、⼯作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利⽤五、⽂件材料整理归档的具体操作⽅法和要求（⼀）收集收集⼯作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种⽂字材料收集集中起来的⼯作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案⼈员要熟悉掌握本单位的⼯作职能、主要⼯作内容。

2、制订本单位的归档制度。

归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。

（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利⽤价值的⽂件材料均属归档范围。

各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门⼯作实际，加强对⼯作中形成⽂件材料的研究，详尽编制本机关的⽂件材料归档范围。

各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的⼀项业务标准加以公布施⾏。

（2）归档时间归档⼯作要求在次年的五⽉底之前完成。

确保按时完成⼀般运⽤三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。

（3）归档要求A、归档的⽂件材料应齐全完整、内容准确。

制成材料要耐久规范。

字迹材料⼀律使⽤碳素墨⽔或蓝⿊墨⽔。

B、收集⼯作应⽴⾜本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的⽂件材料的收集；重⼤活动事件材料的收集。

C、⽂电合⼀。

D、底稿随印件⼀起收集。

若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则⼀般只要收集发⽂稿纸与印件，其中发⽂稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以⽰效⼒。

文件档案管理制度(一)总则第一条为加强本公司文件合同等档案管理工作，特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。

结案后及时交专(兼)职文书人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条各部门专(兼)职文书的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围〖HT〗第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

文书档案归档说明文书档案归档是将各种文书文件按照一定的规则整理并存档，以便于日后查询和使用。

文书档案归档有助于保证文件的安全性、可靠性和便捷性，提高工作效率和管理水平。

归档文书档案的目的是确保文书的安全保存，方便查阅和利用，减少信息的丧失和错误，提高文件处理的效率和质量。

归档文书档案的具体步骤如下：1. 文件整理：将各类文书按照文件类型进行分类，如公文、合同、凭证等。

然后按照一定的规则进行排序，如按时间、按主题、按编号等。

2. 文件编目：对每个文书进行编目，包括文书名称、编号、时间、起草单位等基本信息。

同时可以根据需要编写文书的简要说明或摘要，便于日后查阅。

3. 文件装订：根据文件的类型和大小，选择合适的装订方式，如文件夹、活页夹、塑料套等。

确保文书整齐、不损坏，并能方便查询和取阅。

4. 文件标识：对于重要文书或文件，可以在封面或文件上标注重要信息，如保密级别、重要性等，便于辨识和管理。

5. 文件存放：将已归档的文书档案放置在专门的文件柜、书架或存档盒中，根据需要进行分区，如按照部门、年份等进行分类，确保档案的整体有序和易于管理。

6. 文件检索：建立清晰明确的档案检索规则，如使用索引或目录等方式，方便日后的检索和查询。

对于需要频繁查阅的文件，可以优先放置于易于取阅的位置。

7. 文件借阅：对于需要外借的文件，要在借阅登记册上记录借阅人、借阅时间等信息，并要求借阅人在规定期限内归还。

确保文件的借阅和使用受到控制。

总之，文书档案归档是一项重要的管理工作，通过科学规范的归档措施，可以有效管理和利用文书档案，提高工作效率和信息管理能力。

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文书档案归档制度
为进一步规范文书档案管理，完整归档，结合本公司实际，特制定本管理制度。

一、归档范围：
凡公司各部门在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件均属立卷归档范围（具体见：《XXXXXX公司档案分类大纲》）。

二、归档时间：
文书档案由公司综合档案室集中统一管理。

各部门的文档管理员在每年三月底以前将上一年度已整理完毕的档案向综合档案室移交。

综合档案室在四月底前完成接收和入库登记工作。

三、归档案卷的质量要求：
1、凡归档的文件材料，要求字迹清楚，页面整洁，符合《公文处理办法》的规定。

案卷封面要求标题准确、填写规范、装订正确，否则，综合档案室有权退回，要求重新抄写。

2、凡归档的文件材料，要求组卷合理，卷内文件排列正确，文件无破损现象。

3、文件材料的归档率要达到95%以上，永久、长期卷的完整率要达到90%以上。

4、归档的案卷，要分类科学，组卷合理，案卷标题概要确切，编目规范清楚。

5、各部门的文件材料移交时，应登记造册，交接双方各留一份，以备查考。

文书档案归档整理规范作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。

《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。

其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。

比如请示与批复，在复文发出或收到以后。

在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。

但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。

有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。

《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。

这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。

暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。

（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。

）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。

这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。

整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。

（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。

与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。

文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。

文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。

2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。

3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。

4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。

5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。

6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。

在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。

●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。

●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。

●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。

文书档案整理归档步骤
1.收集：对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。

2.分类：对照保管期限表，把应归档材料分为永久、定期30年、定期10年三大类。

3.整理：
（1）以"件"为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。

（2）各单位发文的归档文件需加盖单位公章。

4.排列：归档文件按事由结合时间顺序集中排列；请示与批复集中排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料按时间顺序排列。

5.电子录入：归档文件材料目录按照统一格式（见附件2）录入相关内容。

电子稿发送至hbzyjsxyxb@12
.以A4纸打印出纸质稿，加盖公章后上交。

6.装订：各单位档案统一交由综合档案室装订。

7.移交：经以上步骤整理过的归档文件材料移交综合档案室归档保存。

文书档案整理归档规定随着现代化建设的快速发展和信息化技术的广泛应用，各行各业的文书档案管理工作变得越来越重要。

文书档案整理归档规定也越发显得必要和关键。

本文将从以下几个方面来探讨文书档案整理归档规定。

一、意义文书档案是组织和领导工作中传达思想、记录事件、保留经验、保证权利、检查责任、承认功绩和科学研究的重要依据。

文书档案的管理规定可以帮助企业实现规范化的存储、归档、利用和保密，有利于全面、真实地反映历史、反映工作和反映人民生活的情况。

文书档案整理归档规定具有重要的意义，如下：（1）保障资料的可用性：规范化的文书档案管理流程可以将已生成的资料进行科学地管理，从而避免遗漏、物品损坏、丢失等问题，保证文书资料完整和可用。

（2）方便查询：严格的文件归档规定，能够使人们更快地找到他们想要的资料和信息，减少信息检索的时间，提高工作效率。

（3）保证信息安全：文件管理规定包括了文件的输送、传递、存储、销毁等环节，可以强化公司对机密性、完整性、可用性、可控制性的管理，保护公司的信息安全。

（4）促进历史的延续性：规范化的文件管理制度，可以使得公司接收到的信息越来越多，也使得公司拥有更多的历史资料。

这些资料可以直接传承给后人，便于有序地管理和传承公司文化，也方便科学记录和研究公司的发展历程和研究方向。

二、整理归档步骤1.分门别类：处理文件前，应将文件分门别类。

首先，要将文件按照他们的性质、类别分类。

对于一些过期的文件，需要立即分类处理。

2.核查清理：检查每个档案的完整性和准确性，对有错误、冗余或者其他异常项的文书档案进行清理。

清理要有记录，写清理条目，便于随时查验。

3.标示门类：对于分类完成的每一个档案，使用标签和分类码进行标记。

标记要明确，一目了然。

4.分类标记：档案装订好后，贴上门类标签和其他标记。

5.过渡存放：处于过渡状态的档案，在存放前需暂时保管在某个过渡区。

6.归档拷贝：对于已经处理完毕的文件，制作归档拷贝，按照门类和字母顺序进行整理归档。

文书档案归档文件整理规则下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。

文书档案归档文件整理规则1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。

同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。

因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。

从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。

企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。

因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。

档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。

有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。

2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。

文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。

电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。

物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。

电子档案存档的载体、份数:推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。

文书档案归档整理规则一、范围本标准规定了****旅游分公司归档文件整理的基本要求和整理方法。

二、基本要求（一）保持文件材料之间的有机联系，正确、系统地反映本部门的各项工作活动的全貌，保证归档文件收集齐全完整，分类科学。

2、保存的文件材料必须字迹清楚工整，字迹颜色应为黑色，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。

3、归档的文件必须是原件。

4、任何部门或个人不得将应归档的文件材料据为己有或随便丢失，否则将追究部门和个人的责任。

5、文件材料的归档必须办理移交手续。

三、整理方法（一）归档文件以件为单位进行整理。

（二）一般每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报批表与报批文件为一件，报表、名册、图册等为一件，来文与复文为一件。

传真件必须复印保存，如传真件上有领导的重要批示，应与复印件一起保存。

（三）每份文件要去掉金属物，破损的要修补，传真件必须复印保存。

四、归档时间（一）文书档案在第二年第一季度内归档。

各部门将上一年度形成的归档文件收集齐全、整理规范后，与归档文件目录一并交给档案室，做好移交清单。

1、合同档案在合同签订后，立即将合同原件和相关材料向档案室移交。

2、工程档案由工程档案负责人在工程竣工验收后，移交给档案室。

3、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部保管三年，期满之后，由财务部编制移交清册，移交公司档案室统一保管。

（二）文件归档年度安排1、一般性文件在其形成年度归档，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

2、年度计划、总结、预算、决算、统计报表等资料应放在内容针对的年度；3、跨年度的规划放在计划开始第一个年度；4、跨年度的总结放在针对的最后年度归档；5、跨年度的请示与批复，放在复文年度归档，没有复文的，放在请示年归档；6、跨年度处理的问题放在问题解决和结案的年度归档；（三）归档份数各类文件材料一般归档一式一份。

重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。

下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。

2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。

二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。

2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。

3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。

三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。

2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。

3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。

4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。

四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。

2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。

3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。

4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。

五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。

2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。

3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。

4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。

以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。

文书档案归档整理的基本原则第一，按照文件属性进行分类。

文书档案涉及的内容很广泛，涵盖了很多属性，例如文件的类型、机构部门、发文单位、办理事项等。

按照这些属性进行分类可以使档案管理更加有序和规范。

第二，按照时间顺序进行整理。

时间是文书档案归档整理的重要依据，按照时间的前后顺序可以清晰地了解文件的历史发展过程，便于文书检索和利用。

第三，按照主题进行整理。

同一主题的文件一般具有相似的内容和用途，将其归为一个整体，有利于加强文件的管理和利用。

比如，将所有与一些特定项目有关的文书和档案整理到一起，以便于项目的回顾和评估。

第四，按照机构层级进行整理。

不同机构层级之间存在着不同的职能、权限和责任，它们处理的文书和档案也往往不尽相同。

按照机构层级进行整理可以避免文件混乱和重复，提高档案利用的效率。

第五，按照文件关系进行整理。

一个文件往往与其他文件存在着一定的关联性，比如互为正文和附件、有补充材料等。

按照文件关系进行整理可以更好地保存文件的完整性和连贯性，便于后续的审查和审计。

第六，按照档案管理规定进行整理。

每个单位和机构都有相应的档案管理规定，这些规定是档案管理工作的基本准则和要求。

按照这些规定进行整理可以确保文书档案的合规性和规范性。

第七，注重档案的保密性和隐私性。

一些档案可能包含了比较敏感的信息，例如个人隐私、商业机密等。

在进行整理时，应该严格遵守相关的保密规定，加强档案的保密管理，以防止信息泄露和滥用。

第八，合理利用信息技术手段。

信息技术的发展为文书档案归档整理提供了更多的可能性和便利性，例如建立电子档案库、使用文档管理系统等。

合理利用信息技术手段可以提高档案管理的效率和质量。

综上所述，文书档案归档整理的基本原则包括按照文件属性、时间顺序、主题、机构层级、文件关系、档案管理规定等进行分类和整理，同时注重档案的保密性和隐私性，并合理利用信息技术手段进行管理。

遵循这些原则可以使文书档案管理规范、有序，提高档案的利用价值和安全性。

文书档案归档整理规范作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。

《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。

其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。

比如请示与批复，在复文发出或收到以后。

在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。

但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。

有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。

《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。

这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。

暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。

（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。

）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。

这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。

整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。

（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。

与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。

文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。

文书档案收集整理归档规范（最终版）第一篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）文书档案收集整理归档规范范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。

本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。

2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。

2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。

2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。

第二节整理原则归档文件整理原则：1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2、区分不同价值。

3、便于保管利用。

第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。

一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。

1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。

此分类方法适用较大的单位。

②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。

③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。

2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。

一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。

但学校档案，业务管理类为教学管理。

事业单位档案，业务管理类为经营管理。

其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。

二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。

即一般以每份文件为1件。

针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿；2、正本与附件。

当附件较多，为独立文本时，自行为一件。

3、正文与文件处理单；4、转发文与被转发文；5、原件与复制件；6、复文与来文。

上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；7、不同文字的同一文本；8、同一个人的人事调动的各种介绍信；9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。

文书档案整理规范文书档案整理规范是指对电子文书和纸质档案的整理和管理进行规范化的要求。

合理的文书档案整理规范可以提高工作效率，方便信息的查找和共享，保护重要数据的安全，以下是一些常见的文书档案整理规范：一、电子文书整理规范1. 文件命名规范：文件名应简明扼要，能够准确反映文件内容。

建议采用日期+文件名的形式进行命名，如“20220101_销售合同.doc”。

2. 文件目录结构规范：根据工作的性质和需求，合理设置文件夹，建立层次清晰的目录结构。

可以按照项目、部门、时间等进行分类。

3. 文件分类标准：将文件进行分类，如合同文书、报告文书、会议文书等，根据工作需要设立合适的分类。

4. 建立索引：建立文档索引，方便进行全文检索和快速定位。

5. 限制权限：对涉密的文书进行权限限制，确保重要信息的安全性。

6. 定期备份：定期对电子文书进行备份，确保数据的安全性和可靠性。

二、纸质档案整理规范1. 文件归档：按照时间、地点、部门等标准对纸质档案进行归档，建立起一个清晰的档案分类体系。

2. 文件编号：对每个纸质档案进行编号，便于查找和管理。

3. 清单备查：建立每个文件的清单备查，记录文件标题、编号和位置等信息，便于快速查找。

4. 质量管理：确保纸质档案的质量，如使用防潮、防虫、防尘等措施进行保护。

5. 存档环境：确保档案保存的环境干燥、清洁、温度适宜，并定期进行检查和维护。

6. 借阅管理：对档案的借阅进行登记和管理，避免遗失和损坏。

三、电子文书与纸质档案的整合规范1. 档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，方便存储和共享。

2. 关联索引：建立电子文书和纸质档案的关联索引，实现电子文书和纸质档案的互通互用。

3. 档案标识：在电子文书中对相关纸质档案进行标识，便于实现纸质档案的快速查找和定位。

4. 统一存放：电子文书与纸质档案应统一存放，避免信息的分散和混乱。

5. 安全备份：对电子文书和纸质档案进行定期的安全备份，确保文件的安全性和可靠性。

文书档案的立卷归档方法及要求1.收集重点（1）本企业或本部门形成的文件材料；（2）上级单位及与本企业主管业务有密切联系的文件材料。

2.收集范围文件收集的范围应是收文与单位、部室形成的文件，收集文件时可参照综合管理部门的收、发文登记簿，有重点地进行。

3.整理原则文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.质量要求（1）归档的文件材料应为原件。

因故无原件的应归档有效复印件。

（2）文件材料归档后不得更改。

（3）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。

（4）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。

（5）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。

（6）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。

（7）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。

5.整理方法（1）文件的确定原则：归档文件一般以每份自然文件为一件。

1）正文与附件为一件。

2）文件正本与定稿为一件。

3）正文与发文稿纸、文件承办单为一件。

4）转发文与被转发文为一件。

5）原件与复印件为一件。

6）正本与翻译本为一件。

7）中文本与外文本为一件。

8）来文与复文（请示与批复、函与复函）各为一件。

9）会议记录、会议纪要一次会议为一件。

10）报表、名册、图册、介绍信存根等每册(本)为一件。

11）信息、简报等一期为一件。

（2）文件材料归档年度的确定：原则上文件签发日期为文件所属年度。

1）计划、总结、预算、统计报表、表彰先进等涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

2）跨年度办理的请示与批复、函与复函等来往文件，归入文件的批复、复函（有结果）年度。

3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。

4）跨年度形成的会议文件归入会议的开幕年度。

5）合同（协议）归入执行完结的年度。

文书档案收集整理归档程序
一、收集
1.1 定期收集：根据档案分类和归档要求，定期收集各部门的文书资料。

1.2 随时收集：对于一些临时性或突发性事件的文书资料，应随时收集，以保证档案的完整性和准确性。

1.3 督促协助：对各部门文书资料的收集工作进行督促和协助，确保文书资料及时归档。

二、整理
2.1 对收集到的文书资料进行分类、标识、编目和整理，使其有序化和易于查找。

2.2 对整理好的文书资料进行审查和核对，确保其真实性和完整性。

2.3 对具有特殊价值的文书资料进行特殊处理，如进行数字化保存或制作副本，以防止其损坏或遗失。

三、归档
3.1 对整理好的文书资料进行归档，按照档案分类和编号规则进行分类和编号。

3.2 确保归档文书资料的存储环境安全、防潮、防虫、防火等，以保证其长期保存。

3.3 对归档的文书资料进行定期检查和维护，以确保其完整性和安全性。

四、检索与利用
4.1 根据需要，使用适当的检索工具和方法，对归档文
书资料进行检索和查询。

4.2 为用户提供文书档案的借阅和复制服务，以满足用
户的需求。

4.3 对检索和利用过程进行记录和管理，以保证文书档
案的安全性和完整性。

五、维护与更新
5.1 对文书档案进行定期的维护和更新，以保证其准确
性和完整性。

5.2 对损坏或遗失的文书档案进行修复或补充，以保证
其完整性和安全性。

5.3 根据实际需求和变化，对文书档案的分类、编号、
保存方式等进行调整和改进，以提高其管理效率和利用价值。

文书档案归档整理的基本原则
1.系统性原则：按照一定的系统和分类法，将文书归档整理，以便于管理、检索和利用。

2.整齐性原则：文书归档整理应该整齐有序，美观大方，以方便迅速查找。

3.完整性原则：归档的文件必须原文保留，不得漏失、删节。

4.秘密性原则：根据国家有关规定，保密级别的文件必须在对应的密级档案室归档，不得泄露。

5.保存性原则：文书归档整理必须根据国家相关规定保存一定时间，不可随意销毁、注销。

6.清晰性原则：档案应当使用识别度高的标签和编号，避免使用模糊的标记，防止档案信息重复、混淆或丢失。

7.可检索性原则：每个文件归档时都应有清晰的编号或条目，以方便检索查询。

未设立编号或条目的文书不能归档。

8.安全性原则：档案室应随时保持安全防护，防止档案出现丢失、损坏或被盗，确保档案的安全和完整。