新归档文件整理规则解读

《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。

2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。

《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。

大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。

因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。

我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。

下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。

一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。

企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。

《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。

国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。

对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。

因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。

甘肃省档案干部培训系列讲座之二《归档文件整理规则》讲座第一讲《归档文件整理规则》的出台背景编制原则和我省的实施情况一、《归档文件整理规则》的出台背景《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。

由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。

《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。

我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。

这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。

在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。

但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。

这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。

与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。

计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。

我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。

科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。

在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。

《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。

归档文件整理规则（共5篇）第一篇：归档文件整理规则《归档文件整理规则》实施细则范围本细则规定了归档文件整理的原则和方法。

本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。

定义本细则采用下列定义。

2．1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2．2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2．3 件归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件。

文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。

正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。

正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。

原件与复制件为一件。

转发文与被转发文作为一件。

报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。

同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。

会议记录应以每次会议为一件。

整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

质量要求4．1 归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

整理方法 5．1 装订归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

方式与用材的选择：保管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。

装订时以文件的左侧为装订边。

保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。

5．2 分类归档文件的分类采用年度——机构(问题)——保管期限的方法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度——保管期限的方法进行分类。

归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。

本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。

2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。

3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。

3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。

3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。

3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。

4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。

4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。

4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。

4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。

4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。

5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。

5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。

5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。

5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。

6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。

6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。

6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。

《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。

2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。

各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。

3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。

（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。

强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。

（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。

文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。

如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。

（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。

保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。

（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。

责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。

归档文件整理规则解读版一、文件分类与归档范围1.文件分类：归档文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。

常见的分类方式包括按年度、按机构、按问题等。

分类应清晰、明确，便于检索和使用。

2.归档范围：归档文件的范围应包括但不限于以下内容：(1)公司各类文件，如合同、协议、备忘录、会议纪要、通知等；(2)各部门日常工作文件，如报告、总结、计划、预算等；(3)重要事件的相关文件，如活动策划、照片、视频等；(4)涉及公司历史、文化的重要文件，如公司历史资料、大事记等。

二、文件整理流程1.收集：各部门应定期将本部门的文件进行收集，确保文件齐全、完整。

同时，应将收集的文件进行初步筛选，去除无需归档的文件。

2.分类：收集到的文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。

分类应遵循公司制定的分类规则，确保文件的分类准确、清晰。

3.整理：分类后的文件应根据其形成规律和特点进行整理。

整理应包括对文件的修补、装订、编目等，确保文件的整洁、有序。

4.归档：整理好的文件应及时归档，确保文件的保存安全、可靠。

同时，应建立完善的归档制度，规定归档时间、归档方式等。

三、文件排列与编号1.文件排列：归档文件应根据其分类和形成时间进行排列。

排列应遵循公司制定的排列规则，确保文件的排列顺序准确、合理。

2.文件编号：每个归档文件都应有一个唯一的编号，以便于检索和使用。

编号应根据公司的编号规则进行编制，确保编号的唯一性和易用性。

四、文件装订与封装1.文件装订：归档文件应进行装订，以确保文件的整洁和完整性。

装订方式应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的装订方式包括线装订、钉装订等。

2.封装保护：归档文件应进行封装保护，以防止文件受到损坏或丢失。

封装材料应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的封装材料包括文件夹、档案盒等。

五、归档文件管理3.存储环境：归档文件应存储在干燥、通风、防潮的地方，以确保文件的保存安全和长久。

同时，应定期检查存储环境，确保环境符合保存要求。

文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。

第二节整理原则归档文件整理原则：1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2、区分不同价值。

3、便于保管利用。

第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。

一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。

1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。

此分类方法适用较大的单位。

②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。

③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。

2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。

一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。

但学校档案，业务管理类为教学管理。

事业单位档案，业务管理类为经营管理。

其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。

二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。

即一般以每份文件为1件。

针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿；2、正本与附件。

当附件较多，为独立文本时，自行为一件。

3、正文与文件处理单；4、转发文与被转发文；5、原件与复制件；6、复文与来文。

上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；7、不同文字的同一文本；8、同一个人的人事调动的各种介绍信；9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。

归档文件整理规则(DA／T 22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6 号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)( 代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016 年 6 月1 日起实施。

国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。

国家档案局2015年10 月25 日）前言本标准代替DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》。

本标准与DA/T 22-2000 相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

本标准的附录 A 是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录 E 是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。

本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000 年12 月6 日首次发布。

《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

新旧《归档文件整理规则》的解读与对比作者：郑伟来源：《办公室业务·上半月》2017年第05期【摘要】《归档文件整理规则》是档案部门开展档案管理工作的基本依据和标准，明确地规定了归档文件的收集保存、整理分类的原则和方法。

随着档案工作的信息化、规范化发展，《归档文件整理规则》也在不断地改革完善中，2016年6月1日起，新的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）（以下简称《规则》）正式实施。

与旧的《规则》相比，新《规则》管理内容和标准上更加完善，更具有优越性，适应了当前档案工作发展的新要求。

本文主要从应用范围、整理规则等方面对新旧《规则》进行了解读与对比，并对此提出了自己的一些观点和看法。

【关键词】归档文件管理；新旧规则；解读与对比为了适应不断发展变化的档案管理工作新形势，国家档案局于2015年10月25日批准了新的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），并于2016年6月1日开始正式实施。

通过对新旧《规则》的对比和近一年来的工作实践，我对新《规则》有了比较深刻的理解和感受。

较之于旧《规则》，我认为新《规则》的优越性可用以下六字来总结：完善、明确、规范，尤其是增加了关于电子文件材料的相关管理规定，更是弥补了旧《规定》的不足，体现了新《规则》的与时俱进和面面俱到。

为了更好地服务于档案工作，更清楚地认识新《规则》的优越性，在此我对新旧《规则》从几个重要方面进行了解读与对比。

一、适用主体和范围方面。

同样作为归档文件整理的原则和方法，新《规则》相较于旧《规则》在适用主体上更加明确。

旧《规则》在一开始就有“本标准规定了归档文件整理的原则和方法”的陈述；而新《规则》明确规定“本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法”，更侧重于“文书档案”的整理，让档案人员在操作上更加清晰明了。

新《规则》中将各企事业单位也纳入到其适用范围中，并提出了其他门类档案可参照执行。

档案规则适用范围的扩大使各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织都有了一个共同的档案管理适用准则，促进了档案的统一、协调管理。

归档文件整理规则2024解读1.建立文件分类系统：将文件按照一定的分类标准进行归类，例如按照文件类型（合同、报告、信函等），按照部门或项目，按照时间等。

确保每个文件都有明确的分类归属，便于查找和管理。

2.文件编号：为每个文件分配独一无二的文件编号，可以是数字、字母或是两者的组合。

编号有助于标识文件的唯一性，减少混淆和重复存储。

3.文件命名规则：对文件的命名要有一定的规则。

可以采用简洁明了的方式，使文件名能够清晰地表达文件的内容和属性。

例如，合同文件可以用“日期-合同主题-公司名称”的格式命名，方便快速识别文件的重要信息。

4.文件存储位置：根据文件的重要性和访问频率，决定其存储位置。

常用文件可以存放在易于访问的地方，而较少使用的文件可以存放在较为偏远的地方，以节省空间。

6.文件保管期限：根据法律法规和实际需要，确定文件的保管期限。

过期的文件可以进行销毁或者转移到长期存储区域，以节省空间。

7.定期审查和清理：定期审查文件，删除不再需要的文件或将其转移到长期存储区域。

这样可以保持文件管理的及时性和高效性。

8.文件安全保护：采取措施保护文件的机密性和完整性。

例如，对于重要文件可以使用密码加密或者存放在安全的保险柜中。

9.培训和沟通：向员工提供文件管理的培训和指导，确保他们了解归档文件整理规则，并能够正确地执行和遵守规则。

10.使用技术工具：结合电子文档管理系统等技术工具，提高文件整理和管理的效率和精确性。

通过遵守这些规则，组织可以实现文件的高效管理和归档。

这将为公司减少工作时间、提高工作效率，更好地保护文件的安全性提供帮助。

新旧《归档文件整理规则》的解读与对比作者：郑伟来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第5期为了适应不断发展变化的档案管理工作新形势，国家档案局于2015年10月25日批准了新的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），并于2016年6月1日开始正式实施。

通过对新旧《规则》的对比和近一年来的工作实践，我对新《规则》有了比较深刻的理解和感受。

较之于旧《规则》，我认为新《规则》的优越性可用以下六字来总结：完善、明确、规范，尤其是增加了关于电子文件材料的相关管理规定，更是弥补了旧《规定》的不足，体现了新《规则》的与时俱进和面面俱到。

为了更好地服务于档案工作，更清楚地认识新《规则》的优越性，在此我对新旧《规则》从几个重要方面进行了解读与对比。

一、适用主体和范围方面。

同样作为归档文件整理的原则和方法，新《规则》相较于旧《规则》在适用主体上更加明确。

旧《规则》在一开始就有“本标准规定了归档文件整理的原则和方法”的陈述；而新《规则》明确规定“本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法”，更侧重于“文书档案”的整理，让档案人员在操作上更加清晰明了。

新《规则》中将各企事业单位也纳入到其适用范围中，并提出了其他门类档案可参照执行。

档案规则适用范围的扩大使各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织都有了一个共同的档案管理适用准则，促进了档案的统一、协调管理。

二、术语和定义方面随着信息技术的发展，纸质材料已不再是档案文件的唯一形式，电子文件材料则作为一种新的信息载体方式在档案文件中得到了广泛的应用。

电子文件材料相比于传统的纸质材料，在易传输性、易保存性和易复制性等方面具有明显的优势，目前，在很多档案部门中，电子文件材料已成为主流。

然而在旧《规则》中却没有相关电子文件材料方面的管理规定，对于电子文件材料的归档和整理上无据可依。

新《规则》中，则明确提出了将电子文件材料纳入到档案的归档和整理范畴中，弥补了旧《规则》在这方面的漏洞，使《归档文件整理规则》充分适应了当前档案管理信息化发展的需要。