教材管理办法教材是学校实现培养目标的最基本物质基础,教材管理是学校教学管理中的一项重要工作。
为了加强和规范教材管理,保证教材的正常供应,特修订本办法。
一、教材管理机构及职责1.学院教材的具体业务管理部门为教务处。
教务处在教务副院长的直接领导下负责教材、教学参考书（以下简称教参）、教学辅助资料、教学学生用纸、作业本等的计划、采购、发放与保存及结算等工作。
2.教材、图书采购及结算应接受学院的财务和纪检监督。
二、教材图书供书商的选择及签约为确保教材的供应，学院每年春季选定新年度的供书商。
选择供书商时，应将供书商的信誉、服务质量和服务便利程度等作为重要依据。
教务处负责初选供书商，并通知初选入围的供书商参加竞标。
由教务副院长和教务处、财务处、纪检室负责人或有关工作人员组成议标小组，对竞标者进行审查、考核、评议，最后确定出合作供书商并签署《教材图书购销协议》。
三、教材的请购及征订（一）教材的请购1.教材的初选每学期教务处应统一向各系部下达教材及教学参考书选购通知。
各教研室在系(部)的统一组织下,按课程标准（或教学大纲）的要求，根据教务处等提供的教材征订信息、教材库存信息等资料，对本教研室所负责相关课程所需的教材(含电子教材)进行初选。
初选时，应遵循以下原则：（1）在能满足教学需求的前提下,应优先选用现有库存教材，以防资金浪费。
（2）选择教材时应考虑教材内容的先进性、针对性，和教材的适用性及相对稳定性。
（3）各专业均应选择相应教育层次的教材，不能降低层次选订教材。
（4）各专业的教材，特别是公共基础课和技术基础课教材，应优先选用教育部专用规划教材、市教委推荐教材和公开正式发行的通用教材。
在无合适的正式发行教材选用时，应自编讲义。
（5）应尽量避免教学中途另选教材。
教材初选后，应填写《教材请购单》。
教材请购单一式三份，填写时应按请购单规定的栏目依次填入教材代码、书名、编者、出版社、单价、申请数、适用专业班次、学生层次（即高职、中专、成人教育等）等并明确注明计划用书时间和填报日期。
特别需要说明的事由在备注栏中注明。
任何部门和个人不得以口头方式向教材管理人员提出教材请购要求。
2.教材请购计划的审批教材请购计划经系(部)主任审定同意后,在规定的时间内送教务处教材计划管理人员汇总。
各系部应对教研室初步选定教材能否满足教学要求进行认真审查。
若系部审查不力导致教材选择失误且无法退回，系部应承担责任，并接受经济处罚。
汇总的教材请购计划,应报送教务处长审核。
教务处长应重点审查教材订购手续是否符合学院规定，是否可使用库存教材等。
根据教材的库存、教材使用效果等情况，教务处长可以在与系、部主任商量后对各系、部选订的教材类型、版别、数量等作出必要的调整。
教务处审定的教材请购计划汇总表经教务副院长批准后，方可交教材采购人员采购。
教材请购单或计划未经教务处处长及教务副院长审批签字，教材管理人员不能受理承办。
一般情况下，不得随意决定翻印教材。
若选订的教材属教学急需且已停止出版的教材，需要翻印时，应办理严格的专项审批手续。
图书及教学参考书的选定与请购，原则上与上述要求相同。
图书的具体经办部门为图书馆。
图书馆馆长、教务处长审查后的图书订购计划，经教务副院长批准方可交教材采购人员订购。
（二）教材的征订1.教务处统一负责教材的征订，禁止各部门私自征订和购买发放教材。
2.教材原则上每年春季、秋季各集中征订一次。
教材采购人员接审批的教材订购计划后，应进行核对，填分订单，及时同与学院签约的供书单位联系教材订购事宜，转交预订教材订单。
报送订单的时间应尽量不超过《教材图书购销协议》规定的教材订单报送期限，尽可能避免按追订教材订购。
在特殊情况下，经教务处处长、教务副院长同意，可在非签约供书单位订购教材或从其它单位调拨教材。
3.在需订教材脱销、无货，不能保证及时供应时，教务处应尽快通知相关系（部），以便与系（部）商定采取补救措施。
4.自印教材（含教辅资料）应由教务处审批后，方可列入征订范围。
批准印制后，作者将教材的软盘或底稿交由教材计划管理人员联系印刷单位。
教材计划管理人员应催促印刷单位按时、足量、保质完成印制并送货到校。
选择印刷单位时，应优先考虑签约印刷单位，非签约印刷单位应报教务处处长批准。
1次印刷数量较大、种类较多时，还应经教务副院长审批。
5.若无极特殊原因而延误教材订购，导致教材无法按时到货或增加订购成本，责任部门应承担责任，并接受经济处罚，责任人应按工作失误进行处理。
6.原则上学院教参书不能由需用部门或教师自购，特殊情况下，应经图书馆查重、教务处长同意，方可购置并报帐，否则按自费处理。
四、教材的验收入库1.教材采购人员应催促供书商按协议规定及时将教材组织到位并送货到校。
2.对到货教材必须在规定时间内完成清点入库，填写或打印入库教材目录，报送教务处。
凡送交入库的教材，采购人员必须向库管员递交书面的入库清单。
入库清单必须写明送交教材的准确名称、编者、版别、单价、数量以及来源地等事项。
3.库管员应在教材送到后应及时对照入库清单完成验收。
无入库清单或清单与实物不符者不得验收入库。
4.验收入库教材须及时登记上帐，同时按照“一书一号”的原则标注库位号。
教材入库后，教材库管人员应及时将已签字的入库单报教材计划管理人员。
5.经验收入库的教材应及时作出清理和分类。
6.自印或翻印的教材、教学辅助资料、学生用教学文件、学生设计实习用纸、作业本等也应及时进货并验收入库。
五、教材的发放（一）学生用教材的发放1.学生领用教材时，应凭缴费收据到教务处教材计划管理人员处开教材出库单，凭出库单到教材库领取教材。
为便于教材发放，开学报到时，应以班为单位，凭缴费收据，集中领取。
2.未完清费用的学生，按规定不能领取教材。
特殊情况，应经教务处处长签字同意、教务副院长批准方可领取教材。
3.学生转专业、退学时，已领用的教材原则上不退。
因特殊原因需退教材时，应经教务处长签字同意、教务副院长批准，方可在教材计划管理人员处办理退书手续，到教材库退书。
办退书手续前，教材库管人员应检查教材有无损坏，有无污迹，若有则不能退书。
需领用转入专业教材时，应先完清领用教材费用，完清后方可办理转入专业教材的领用手续。
4.每学期开学前，教材库管人员应按教材计划管理人员提供的班级教材发放清册，提前做好教材的按班预分工作。
接到学生教学班级教材发放单后，教材库管员应及时按单分发教材。
教材领发应当面点清。
（二）教师教学用书的发放1.教师教学用书只限于教师所任课程用书。
原则上教师不能领用非主讲课程的教材和教参。
若在库存富裕的情况下，教师个人领用非主讲教材，按让售处理。
2.教师领用教学用书时，须经系（部）主任批准，教务处长审定，由教材计划管理人员记账并开教材出库单，教师凭教材出库单到教材库领用教材。
3.同一版本的教材，在三年内原则上不重复领用。
4.原则上不容许先借后补办发书单的方式领用教材。
（三）成人教育教材的发放1.成人教育领用教材时，应统一由成人教育学院汇总并按前述办法办理审批手续。
成人学员按班或个人到财务处完清教材费，凭缴费单到教材计划管理人员处开出库单领用教材。
2.确因各种特殊原因，不能预先缴清书费时，按下述办法办理：由成人教育学院或承办、主办系（部）出具借条，统一借出教材。
待教材款收齐缴清后，凭财务处的收据，到教材计划管理人员处收回借条。
原则上应在借用当学期完清教材费用，无特殊原因逾期未完清时，应由借书单位垫付教材费用。
（四）让售教材的发放1.让售教材只能是学院有富余、可调济的教材。
2.教材让售须经教务处长批准。
数量较大时，还需经教务副院长批准。
经批准后，由教材计划人员核算教材订价并加收15%的管理费。
3.购书单位或个人须到学院财务处缴清费用，教材计划管理人员凭购书人所持的财务处收款单据，开教材出库单，教材库管人员凭出库单发出教材。
（五）教学参考书的使用1.凡订购的教参类图书，原则上均应调转图书馆入藏，按图书管理程序供教师借用。
2.经教务处处长、教务副院长批准，部分教参图书可以以系（部）或教研室为单位领用，作为部门公用教学参考用书，不能转为个人用书。
领用时，由系部主任或教研室主任按前述程序办理领用手续。
相关部门公用教参图书只准领用1本（套），一般不能重复领用。
教职工和学生在领用教材后，发现有错页、倒页、错装、污损等质量问题，应及时通知教材库管人员，库管人员负责调换并通知教材采购人员找该教材的供书商调换或索赔。
六、教材的结算及报帐（一）与供书商的教材图书的结算1.教材采购人员在正式结算前，应先与供书商核对教材图书数量及费用。
核对无误，由供书商提供打印的结算清单。
2.教材采购人员凭结算清单和经手的每一笔款项（具体包括日期、金额、支票号、信汇号、发票号、实购教材种册或事由、支付单位等）的文字记录办理借款手续。
借款时必须严格按照学院的财务制度和管理程序办理。
3.与签约供书商结算时，教材采购人员应会同财务人员、纪检人员一同前往结帐。
结算时应同时付清教材、教参、图书书款，并结清教材图书购销协议规定的让利返还发行费。
（二）学生教材费用结算1.学生教材（含其他需同时结算的资料、纸张等）费用应每学期结算1次。
2.教材费用按与书商签订的折扣并考虑教材损耗及库存等因数。
（三）教材报帐1.教材图书结帐后应及时到财务处报帐。
教材图书报帐时，由教材采购人员填写专用教材图书报帐单。
教材报帐单填写必须符合财务管理的规范要求。
报帐单必须有经办人、验收人、审核人和教务处长（图书报帐还应有图书馆馆长）、财务处长、教务副院长、院长的签字才能交财务科报销。
2.每年年底前，教材采购人员须主动向财务处送交全年度教材采购和经费使用情况的书面对帐清单。
对当年尚未报帐的款项应明确说明其去向和原因供财务处审查。
七、库存管理（一）教材的保管1.库存教材的保管必须做到：按类码放，标识明显；教材教辅，依次存放；勤于整理，保持清洁；防火防潮，防虫防盗。
2.教材库管人员应建立教材实物账和教材进出库账和《库存教材目录》。
库存教材目录的著录事项必须规范、完整、准确，即要有：库位号、书名（包括副书名以及书名说明文字）、编者、版别、版次、单价、数量、码洋及入库时间等。
实验报告和实习指导类教辅材料还须注明配用教材、适用专业等。
《库存教材目录》应根据教材的进出情况随时进行增减修订，以保证教材库存信息的准确性和及时性。
（二）教材库盘库1.教材库管人员应在每年的5月底和11月底进行盘库，并将盘库情况报教材计划管理人员核对。
教材库管人员盘库后应报的数据有：（1）上年度库存量（库存教材定价总额）。
（2）本年度入库教材定价总值。
（3）本年度出库教材定价总值，其中分为：①教师领用教材定价总值；②在校生领用教材定价总值；③成人教育领用教材定价总值；④让售教材定价总值；⑤教材调出定价总值；⑥教材报废总值。
