文件、记录编号方法

文件编号的方法宝子！今天咱们来唠唠文件编号这事儿。

一、简单日期编号法。

你可以直接用日期来编号呀。

比如说，20230915，这就代表2023年9月15日的文件。

这种方法特别直白，一眼就能看出来文件大概是什么时候创建的呢。

就像给文件打上了一个时间的小标签，简单又好记。

要是同一天有好几个文件，你可以在后面再加个小序号，像20230915 - 01，20230915 - 02这样，是不是超简单的？二、部门代码加日期编号法。

如果是在一个大公司或者单位里，有好多部门呢。

这时候就可以用部门代码加上日期来编号。

比如销售部门是XS，那销售部门2023年9月15日的文件就可以编号成XS - 20230915。

这样既体现了时间，又能清楚知道是哪个部门的文件，就像给文件穿上了一件带有部门标识的小衣服，方便区分得很呢。

三、项目代码编号法。

要是有很多项目在同时进行，那项目代码编号就很实用啦。

每个项目都有自己的专属代码，假设项目A的代码是XM - A，那这个项目下的文件就可以根据顺序编号成XM - A - 001，XM - A - 002等等。

这就好像是给每个项目的文件都组建了一个小家庭，它们都有共同的姓氏（项目代码），然后再按照出生顺序（序号）来编号，是不是很有趣呀？四、分类加序号编号法。

把文件按照类型分类，比如财务文件是CW，人事文件是RS。

然后再给每个类型的文件按照顺序编号。

像财务文件就可以是CW - 001，CW - 002；人事文件就是RS - 001，RS - 002。

这种方法就像是把文件按照不同的班级（类型）来排座位（编号），管理起来可方便啦。

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。

3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

质量管理体系支持性文件文件编号及文件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)文件序号： 1 1.目的对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。

2.范围文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。

3.文件编号规定3.1 每个文件应有唯一的文件编号；3.2 代号文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；3.2.1 公司代号：“XCJ”；3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册。

3.2.3 程序文件代号：按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。

3.2.4 支持性文件代号a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。

b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－技术。

c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－管理。

d．记录表单：e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。

监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。

3.2.5 发布年份、文件顺序和版次文件顺序号用二位阿拉伯数字；发布年份用四位或二位阿拉伯数字；版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称：文件编号：版本：修改码：；3.3 文件编号方法：3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份”XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同）例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“…第二版‟”字样;3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”CX:程序文件代号（下同）；?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号(下同)例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“…第二版‟”字样；3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”J-技术质量文件代号例如：协诚监理公司2007年“模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”；CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”G－管理文件代号（下同）例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”；CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》”《文件控制程序》G－技术管理文件01－管理文件第1个3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”J－记录代号例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为：“XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008”；CX4.2.3－《文件控制程序》J－记录代号02－《文件控制程序》中第二个记录表单例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；CX6.2－《人力资源控制程序》J－记录代号01－《人力资源控制程序》中第1个记录表单3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号”HT－合同代号（下同）例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号（4）监理细则编号：公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”XZ－细则代号例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，增项时在序尾依次增加（5）监理/代建月报编号：“XCJ—YB－某年序号”.一个监理/代建工程监理/代建月报用一个固定编号，每月月报均用此编号，只在月报封面以某年“第×期”，“总第×期”加以区别。

文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。

2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。

3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。

并保证文件编号、书写符合本规范。

4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。

原则上为纸的右上角。

4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。

4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。

4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。

文件的文件编号与归档要求文件是组织中不可或缺的重要资源，它记录了各种信息和事务的发展和演变。

为了确保文件的有效管理和使用，文件的准确编号和正确归档是必不可少的环节。

本文将着重介绍文件的文件编号和归档要求，从文件编号的原则、方法和规范到归档的目的、程序和注意事项，全面阐述如何建立高效的文件管理系统。

一、文件编号的原则文件编号是为了方便文件的识别、查询和检索而进行的编码操作。

以下是文件编号的原则：1. 一致性原则：同类文件应使用相同的编号规则，便于管理和查找。

2. 层次性原则：文件编号可按照一定的层次结构编制，如先按工作部门分组，再按时间、序号等细分。

3. 唯一性原则：每个文件的编号应是唯一的，避免重复和混淆。

二、文件编号的方法文件编号的方法多种多样，可以根据实际需要选择合适的方式。

常见的文件编号方法有以下几种：1. 序号编号法：按照文件的产生顺序，逐一编号。

例如：2022-001表示在2022年度中的第一个文件。

2. 日期编号法：以日期为依据进行编号，方便日后的查找和筛选。

例如：220101表示在2022年1月1日产生的第一个文件。

3. 部门编号法：按照不同部门进行编号，便于部门内部的管理和归档。

例如：HR-001表示人力资源部门的第一个文件。

三、文件编号的规范为了保证文件编号的准确性和标准化，有必要制定一些文件编号的规范。

以下是一些常见的文件编号规范：1. 统一编号格式：文件编号应采用统一的格式，如字母+数字的形式。

2. 文件类型标识：可以在文件编号中添加文件类型的标识，便于快速识别和分类。

例如：KT-001表示科技类文件。

3. 版本标识：对于多个版本的文件，可在文件编号中加入版本标识，以区分不同版本。

例如：2022-V1-001表示2022年V1版本的第一个文件。

四、归档的目的文件的归档是将文件按照一定规则和程序进行整理、分类和保存的过程。

归档的主要目的如下：1. 保存历史记录：归档能够保留组织的历史记录，方便查阅和回顾。

方案文档序号规则在项目管理和文件管理中，为了方便管理和查找文件，我们通常会给每个文档分配一个唯一的序号。

本文将介绍一些常见的方案文档序号规则。

一、顺序编号法顺序编号法是最常用的方案文档序号规则之一。

按照文件建立或接收的时间顺序，给每个文档分配一个独立的编号，如1、2、3...。

这种序号规则简单明了，方便管理，但缺点是无法反映文件的具体内容。

二、分类编号法分类编号法是按照文件所属的不同分类来进行编号。

我们可以将文件分为不同的类别，如技术类、市场类、财务类等，然后给每个类别中的文件进行编号，如T001、T002、M001、M002、F001、F002...。

这种序号规则可以更好地反映文件的分类和归属，方便查找和管理。

三、日期+序号编号法日期+序号编号法是一种结合了时间信息的序号规则。

将文件的建立或接收日期与顺序编号相结合，给每个文档分配一个唯一编号，如20190101_001、20190102_001、20190102_002...。

这种序号规则可以更准确地反映文件建立的时间顺序，方便按日期检索文件。

四、项目编号法项目编号法是在项目管理中常用的序号规则。

每个项目都有一个唯一的项目编号，而项目中的文档可以通过在项目编号后加上顺序编号来进行编号，如P001-001、P001-002、P002-001...。

这种序号规则可以更好地反映文件与项目的关联，方便项目管理。

五、版本编号法版本编号法适用于需要对文档进行多次修改和更新的情况。

每个文档都有一个初始版本，之后的每次修改都会增加一个版本号，如V1.0、V1.1、V2.0...。

这种序号规则可以清楚地反映文档的版本历史，方便了解文档的演变过程。

六、混合编号法混合编号法是将多种序号规则相结合使用的方法。

根据实际需求和文件管理的特点，可以灵活地采用不同的序号规则。

如某公司可以将文件按照分类进行编号，同时在每个类别中再按照顺序进行编号，如T001、T002、M001、M002，同时也可以给每个文档添加一个版本号，如M001-V1.0、M001-V1.1。

1目的
为有效的控制环境体系运行中的所有文件，实现文件系统化的管理，特制定本编号方法。

2适用范围
本编号方法适用于体系运行有关的所有环境体系文件。

3各类代码的统一规定
3.1 受控分发号的统一规定
董事长：01 管理者代表：02 厂务部：03 管理部：05 生技课：06 认证中心：07 采购课：08 品管课：09 IQC：10 资材课：43 研发部：44 业务部：46 3.2 职能部门代码统一规定
GL：管理课CW：厂务部SJ：生技课
CG：采购课PG：品管课ZC：资材课
JL：IQC RD：研发部YW：业务部
3.3 文件分类代号；
EM：环境手册EP：环境程序文件EQ：三阶环境文件ER：环境记录文件4 文件编号方法：（环境手册和程序文件）
生效年月
标准要素号
公司名称代码
5.记录文件的编号方法：
序号码
要素号
代码（文件类别代码）
部门代码
6、作业指导书编号：
年月日
要素号
作业指导书代号
部门代号
7、文件编写规则
7.1公司环境体系所有文件格式按照文控中心提供的样板编写，程序文件和C类文件
每页刊头需注明程序文件编号、版本号、页码，左边需注明公司名称和公司标志。

7.2文件名称字体用楷体，字号用小一号，文件内容正文部分字体用楷体，字号用四
号，行间距是1.5倍.
7.2.1文件编写内容包含：目的、适用范围、职艺、程序、支持文件、记录文件（程序
文件）
7.2.2环境管手册包含：目的、适用范围、程序概况、支持程序7.2.3作业指导书随作业内容变更。

慈溪威德米勒电子科技有限公司
管理部三级文件与质量记录编号规定
一、三级文件编号规定
WDML-XX-XX-XXX：WDML表示企业代号；XX表示编制部门代号；XX表示类目；ххх表示文件流水号；
一级类目：公司所有资产证据类（用字母A表示）
A1：合同、协议
A2：公司章程、账号、授权书、许可证等
二级类目：公文类（用字母B表示）
B1：人事规章制度：适用于编制人事类规章制度
B2：行政规章制度：适用于编制行政类规章制度
B3：后勤规章制度：适用于编制后勤类规章制度
B4：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项
B5：决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府下发的强制性行政措施、本公司总经理决议等
B6：通告、公告：适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项，如：禁止吸烟、表彰先进、批评错误等
B7：通知：传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，如：放假通知、作息时间调整通知等
二、质量记录
DZ-XX-XX-XXX-XXX：DZ表示企业代号；XX表示编制部门代号；XX表示类目；ххх表示文件流水号、XXX表示记录流水号
2015年4月12日。

公司及所属分公司和子公司文件编号暂行规定第一条目的：规范公司文件和记录表单的编号标识方法，便于对公司的质量体系文件和记录的控制和管理。

第二条范围：适用于公司质量管理体系所要求的文件和记录的标识。

第三条职责：综合办负责公司文件和记录的编号标识管理。

第四条编号方法(一）质量手册XX/QM-XXXX文件年号质量手册代号公司名称拼缩代号例如：XX/QM-2023 表示XXXXXX有限公司2023年发布的质量手册。

（二）程序文件汇编XX/QM-XXXX文件年号质量文件代号公司名称拼缩代号例如：XX/QP-2023 表示XXXXXX有限公司2023年发布的程序文件。

程序文件单印本XX/QM-XXX XXXX年号标准条款号程序文件代号公司名称拼缩代号例如：XX/QP-423-2023 表示XXXXXX有限公司2023年发布的“文件控制”程序文件。

（三）其他管理性文件编号XXXXXX有限公司正式发布的文件编号：XXX发〔XXXX〕XX号。

例如：XXX发〔2023〕08号表示XXXXXX有限公司2023年度发布的第8号文件。

（四）XXXXXX有限公司各部门及分公司和子公司经审批后的正式发布的文件编号：XXX发〔XXXX〕XX号。

X：办—综合办公室；财—财务管理部；物—物业管理部；餐—餐饮服务中心；车—车辆管理部；苏—苏州分公司；昆—昆山分公司。

例如：XX物发〔2023〕01号表示XXXXXX有限公司物业2023年发布的第01号文件；XX办发〔2023〕02号表示XXXXXX有限公司综合办公室2023年发布的第02号文件，以此类推。

（五）物业公司所属部门正式发布的文件编号：XX物X发〔XXXX〕XX号。

X：客—客服事务部；工—工程管理部；安—安全保卫部；洁—保洁部。

例如：XX物客发〔2023〕01号表示XXXXXX有限公司物业客户事务部2023年发布的第01号文件；XX物安发〔2023〕05号表示XXXXXX有限公司物业安保部2023年发布的第05号文件，以此类推。