文件编号说明

1. 目的：
对本公司的文件进行编号，以便于分类及检索。

2. 范围：
适合于本公司所有文件的编号。

3. 内容：
3.2 体系文件编号方法：
注：体系文件在相同的类目，或所在章节序号在相同的章节内，按顺序号排列 3.3 设计图纸编号方法
注：设计图纸所属在相同的项目时，按顺序号排列
文件原始版本号（大写字母R+阿拉伯数字）
表示文件序号，从001开始依序编制
表示部门号： 表示文件类别：
表示体系文件
表示公司简写 001开始依序编制 01开始依序编制
15年开始依序编制
3.4 日常表单序号编制方法 3.
4.1 日常表单
注：日常表单所属在相同的部门时，按顺序号排列。

3.4.2
通知单
注：通知序号，若通知版本修改后，则按顺序号排列。

若一个部门在同一天发出N 个通知时，在表头的序号当中显示，按顺序号排列。

3.4.3 办法类
注：办法所属在相同的部门时，按顺序号排列。

表示版本号（大写R+阿拉伯数字） 表示表单序号，从001开始依序编制
表示部门号
表示日常表单 表示公司简写
01开始依序编制
表示文件序号，从01开始依序编制 表示日期，如2015年2月份表示为1502 表示办法类文件 表示公司简写
表示部门号：。

质量体系受控文件编号规则
1目的
为了符合ISO9001质量管理体系标准的要求，规范文件编号的规则，特制定本规范，对公司范围内所有质量体系受控文件编号方法进行约定。

2适用范围
本规范适用于公司质量体系受控文件的编号。

3职责
3.1技术部负责本规则的制定,对本规则的制定负有解释权；
3.2其他各部门严格按照本文件规定执行。

4文件编号格式说明
4.1质量手册的编号
格式：“GH - QM”
说明：GH代表广汇公司缩写
QM代表质量手册
4.2程序文件编号
格式：‘QP’‘-’X.X.X ‘-’No
说明：QP代表程序文件
X.X.X即程序文件对应质量手册条款编号
No即文件序号，同一质量手册可能包含多个程序文件，为此通过该序号予以区分。

4.3三级文件编号
格式：‘WI’‘-’DT - FY ‘-’XXX
说明：WI代表三级文件
DT即部门代号，具体见表1所述；
FY是文件细分类型代号，具体由各部门确定； XXX即文件序号。

表1、部门代号说明
4.4四级记录表格编号
格式：‘FM’‘-’ DT - FY ‘-’XXX
说明：FM代表四级文件
DT即部门代号，具体见表1所述；
FY是文件细分类型代号，具体由各部门确定； XXX即文件序号。

公文写作中的文件编号在公文写作中，文件编号是一项非常重要的内容要求。

文件编号是用来唯一标识文件，方便管理、查找和归档。

准确、规范的文件编号不仅有利于提高工作效率，还能体现组织的规范性和专业性。

下面，将从文件编号的定义、格式、规则以及注意事项等方面进行讨论。

一、文件编号的定义文件编号是对公文进行标识和分类的编码，通过唯一的编号标识来区分不同的文件。

它可以包含各种信息，如文件的发文机关、发文日期、文种类别等。

文件编号的设置直接影响着文件管理的科学性和高效性。

二、文件编号的格式文件编号的格式可以根据实际需要进行设计，但一般来说，它应该包括以下几个基本要素：1. 发文机关代字：代表发文机关的特定符号或字母组合，反映组织机构的层级和职能。

2. 发文机关代码：是一个代表发文机关的特定数字编码，用于唯一标识发文机关，便于归档和查询。

3. 年份：用来标识文件的发文年份，可采用四位数表示。

4. 文件流水号：表示同一机关在同一年度内发文的顺序号，可采用三位数表示。

5. 附加标识：可以根据需要添加其他特定信息，如文种类别、机关内部部门等。

三、文件编号的规则文件编号的设置需要符合一定的规则和原则，以确保其准确性和一致性。

1. 发文机关代字应根据国家有关规定或组织内部规章制度来确定，并在整个编号系统中保持一致。

2. 发文机关代码应参照国家规范或组织内部规定进行编制，避免重码和混淆。

3. 年份应准确反映文件的发文时间，一般而言，年份应为四位数，如2022年表示为“2022”。

4. 文件流水号应按照发文的先后顺序进行编制，并保持递增，避免重复或跳号现象的发生。

5. 附加标识可以根据具体需求添加，但应尽量简洁明了，避免过多的冗余信息。

四、文件编号的注意事项在设置文件编号时，还需注意以下几点：1. 文件编号应与文件正文放置在同一页面上，并居中或居右排列，以便于阅读和查找。

2. 文件编号应与正文之间用一条横线分隔开来，以避免混淆和歧义。

公司公文编号规则
一、公司红头文件编号规则：
（一）编号格式：
安东×字[××××]第×号
1、“安东×字”中的“×”代表文件主办单位简称；
2、“[××××] ”中的“×”代表发布年度，用四位阿拉伯数字；
3、“第×号”中的“×”代表文件号
（二）公司红头文件发文单位简称见下表：
注：发文单位简称将会根据公司组织结构的调整进行相应的调整。

（三）举例：
如：安东司字[2008]第1号
二、公司便签文件编号规则：
（一）编号格式：
安东[××] ×号
1、“[××] ”中的“×”代表发布年度，用年度的后两位阿拉伯数字；
2、“×号”中的“×”代表通知号
（二）举例：
如：安东[08] 1号
三、会议纪要编号规则：
（一）编号格式：
安东会纪[××] ×号
1、“[××] ”中的“×”代表发布年度，用年度的后两位阿拉伯数字；
2、“×号”中的“×”代表会议纪要号
（二）举例：
如：安东会纪[08] 1号。

春发管理模式设计文件（制度、程序、表单）编号说明春发管理模式设计文件（制度、程序、表单）（简称设计文件，下同）分类别编号说明如下。

一、编号目的：使设计文件易于检索，明晰规范，便于存档保管。

二、编号原则：制度、表单编号格式为系统—部门/制度（表单）---序号。

程序编号格式为：系统代号部门代号分部代号序号三、制度、表单编号原则具体说明：系统分别为财会（CK）、行政（XZ）、技术（JS）、生产（SC）、营销（YS）、工会（GH）；部门分别为采购部（CG）、库管部（KG）、会计部（KJ）、财务管理部（CW）、办公室（BG）、人力资源部（RL）、总务部（ZW）、技术部（JS）、质量管理部（ZL）、生产部（SC）、销售部（XS）、市场部（SC）。

分部依此类推，均以该分部名称的两字缩写的汉语拼音首字母表示。

制度简拼为ZD，表单简拼为BD。

序号为两位，自01开始。

制度、表单归属哪个系统或部门、分部以该制度、表单的制订部门或主管部门为准。

董事会、总经理规定属于行政系统。

四、程序编号原则具体说明：系统、部门、分部代号以机构图中从上到下、从左到右的顺序编制。

财务系统为1、行政系统为2、技术系统为3、生产系统为4、营销系统为5、工会为6；财务系统所属部门中采购部为1、库管部为2、会计部为3、财务管理部为4；库管部所属分部中：原料库为1、综合库为2、成品库为3。

其它系统依此类推。

序号为两位，自01开始，故一个程序的代号为5位（董事会、总经理主管的程序例外）。

程序归属哪个系统或部门、分部以该程序的主管部门为准。

如一个程序有两个以上主管部门，其程序代号以前一个主管部门为准。

1董事会、总经理主管的程序编号为三位。

董事会代号为1，总经理代号为2。

各职能部门都适用的程序规定其主管部门为行政系统办公室。

五、举例说明：（一）制度编号：安全生产制度SC/ZD---01（二）程序编号：月度生产计划制定下达程序40001（三）表单编号：生产计划通知单SC/BD---01六、备注：其它编号依此类推，详见于所提供的制度、程序、表单设计文件。

XXXXXXXXXXXX物业管理有限公司编号：XXXXXXXX 作业指导书版号/改次：A/0文件编号规则页数：第 1 页共 1 页1.0质量环境手册代码：ZL2.0部门代码2.1客户服务中心代码：012.2综合事务部代码：022.3工程技术部代码：032.4环境管理部代码：042.5护卫服务部代码：052.6财务稽核部代码：063.0质量环境手册 YSHZ-ZL-××YSHZ-表示公司名称缩写，ZL-质量环境手册缩写，××-标准条款号。

3.1程序文件 YSHZ-CX-□□-××YSHZ-表示公司名称缩写，CX-程序文件缩写，□□-部门代码，××-流水号。

3.2作业指导书 YSHZ-ZY-□□-××YSHZ-表示公司名称缩写，ZY-作业指导书缩写，□□-部门代码，××-流水号。

3.3记录 YSHZ-JL-□□-××YSHZ-表示公司名称缩写，JL-记录缩写，□□-部门代码，××-流水号。

3.4外来文件 YSHZ-WL-××YSHZ-表示公司名称缩写，WL-外来文件缩写，××-流水号。

3.5图纸 YSHZ-TZ-□□-××YSHZ-表示公司名称缩写，TZ-图纸缩写，□□-图纸类别代码，××-流水号。

其中类别代码为：DQ——电气 JS——给排水 TJ——土建XF——消防 KT——空调、暖通 YL——园林编制：审核：批准：日期：。

公司文件编号规范
为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。

一、文件编号结构
1.文件编号由四部分组成，每部分之间用“一”连接。

第一部分：表明发文机构
第二部分：表明文件的密级程度
第三部分：表明文件的属性，即文件的类型及当年文件发文的顺序号第四部分：表明文件的状态，即反映对原文件所作的修改。

2.各部分表示方法
1）第一部分：发文机构
2）第二部分：文件的密级
3）第三部分：文件类型
4）
第四部分：文件状态
版本号的使用：
第一版（原件）用Rev.1.0表示
对第一版进行细部调整用“状态符号1.1 / 1.2 .............”表示
对第一版进行结构修改用“状态符号2.0 / 3.0……”表示
举例：管理部IT部门发布的计算机使用管理办法（第一版）
文件编号：M- R.00- RUS.计算机管理-Rev1.0
、文件表头
公司文件统一使用下列表头，其中“文件类型”各部门可先建立本部门文件分类，如工作流程、规范、规程、备忘……，待一定时期积累后公司再统一文件分类；保密等级用第一条中密级表达符号表示。

□报送: □发送: □传阅:。

文件命名和‎编号规则1、纸质版文件‎的文件编号‎文件编号的‎编号规则是‎：产品型号--文件类型--版本号（0X-0Y即为版‎本VX.Y）例如，VQAC1‎0II-HM-01-03，高压控制器‎产品型号V‎Q AC10‎I I，HM代表材‎料明细表，版本是V1‎.3的。

EKL4-HG-01-02，故障指示器‎产品型号E‎K L4，HG代表工‎艺文件，版本为V1‎.2的。

SENS-HY-01-01，传感器产品‎型号SEN‎S，HY代表原‎理图，版本为V1‎.1。

DJGI2‎00-HT-01，故障指示器‎产品型号D‎J GI-200，HT代表技‎术条件文件‎，版本为V1‎.0。

一般情况下‎文件对应的‎代表字母如‎下：HS—使用说明书‎HF—总体设计方‎案HB—包装文件HD—调试说明HJ—总装配及零‎部件图电子版文件‎的文件编号‎和纸质版文‎件编号相同‎。

2、纸质版文件‎的索引编号‎索引编号的‎编号规则是‎：排序号--产品型号--此文件在此‎产品的所有‎文件中的排‎序号—版本号其中，排序号按照‎A故障指示‎器、B开路保护‎模块、C控制器、D电流源转‎换模块、E分界开关‎保护单、F雷电项目‎这六大产品‎类型分别进‎行整理。

产品排序如‎下表1所示‎。

例如，EKL4型‎故障指示器‎的工艺文件‎E KL4-HG-01-01 ，索引编号为‎：1（EKL4A‎产品在A故‎障指示器类‎产品中的排‎序）-EKL4（产品型号）-1（工艺文件在‎E KL4A‎产品所有文‎件中的排序‎）-V1.1（版本号）EKL4型‎故障指示器‎的技术文件‎/图纸更改通‎知单MR-4-3-(06)，1-EKL4-3-V1.0MR-4-3-(06)，1-EKL4-3-V1.1MR-4-3-(27)，1-EKL4-3-V1.2DJGI2‎00型故障‎指示器的工‎艺流程文件‎DJGI2‎00-HG-01，索引编号为‎16-DJGI2‎00-1-V1.0调试文件 DJGI2‎00-HG-02，索引编号为‎16-DJGI2‎00-2-V2.0 PSW20‎0B型分界‎开关控制器‎的调试说明‎文件PSW‎200B-HD-01-01，索引编号为‎7-PSW20‎0B-1-V1.1 项目/产品设计开‎发阶段评审‎表MR-7-3-(04)，索引编号为‎7-PSW20‎0B-8-V1.0 HT-200 型分界开关‎控制器的检‎测报告文件‎没有编号，索引编号为‎1-HT200‎-5-V1.0立项报告文‎件编号为2‎01203‎，索引编号为‎1-HT200‎-6-V1.03、产品分类及‎编号A-故障指示器‎B-开路保护模‎块C-控制器D-电流源转换‎模块E-分界开关保‎护单元F-雷电项目表1A2 CTEKL‎光纤型CT‎供电故障指‎示器A3 EKL3 故障指示器‎A4 SFI 短路及接地‎故障指示器‎A5 DJD-1 短路及接地‎故障指示器‎A6 DJD-I 短路及接地‎故障指示器‎A7 DJD-C 光纤型故障‎指示器A8 EMG 故障指示器‎A9 SWITC‎H故障指示器‎A10 EFI-108 电缆线路故‎障指示器A11 SFI 架空线路故‎障检测系统‎A12 SFI-3C 电缆型故障‎指示器A13 EKL5 故障指示器‎A14 DJGI2‎00I 故障指示器‎A15 DJGI-100 短路及接地‎故障指示器‎A16 DJGI-200 短路及接地‎故障指示器‎A17 DJGI3‎故障指示器‎A18 DJGI系‎列故障指示器‎A19 架空线路故‎障检测系统‎A20 DJD1改‎模具故障指示器‎A21 DJGI-GL1/E 故障指示器‎Aa1 SENS 传感器Aa2 EXTLE‎D外部指示器‎B1 CTKB CT开路保‎护模块C1 VQAC1‎0II 高压控制器‎C2 VQAC1‎0I高压控制器‎C3 VQAC-0.66 无功补偿监‎控保护单元‎D1 PWR30‎0C CT取电装‎置D2 PWR30‎0CT取电装‎置D3 PWR30‎0B CT取电电‎源E1 PSW10‎0CT供电保‎护装置E2 WIC1L‎CT供电数‎字继电器E3 WIC1 CT自供电‎保护模块E4 PSW10‎0S自供电保护‎单元E5 PSW10‎0LD CT供电保‎护单元E6 PSW10‎0D CT供电保‎护单元E7 PSW20‎0B分界开关控‎制器Ea1 HT-200 分界开关控‎制器Ea2 HT200‎B分解开关保‎护单元Eb1 电缆型分界开关保‎护单元F1 LDJC雷电监测系‎统。

文件编号规则格式清单文件编号是指为了方便文件管理和查找，对文件进行编号标识的一种方式。

它可以使文件的分类管理更加高效，减少错误和混淆。

本文将详细介绍文件编号的规则、格式和清单。

一、文件编号的规则1.有序性原则：文件编号应按照一定顺序进行编号，以方便分类和查找。

2.统一性原则：文件编号应符合统一的规定，以避免混淆和错误。

3.唯一性原则：文件编号应为唯一标识，不重复使用。

4.周期性原则：文件编号的周期性使用可以根据实际需要进行，如按年、月、季度等进行编号。

二、文件编号的格式1.数字编号格式：使用数字进行文件编号，可以是纯数字或者数字加字母的组合。

例如：001、002A、003B等。

2.字母编号格式：使用字母进行文件编号，可以是纯字母或者字母加数字的组合。

例如：A、B、C、AA、AB、AC等。

3.组合编号格式：同时使用数字和字母进行文件编号，以满足更多的分类和管理需求。

例如：001A、002B、003C等。

4.按分类编号格式：按照文件的分类进行编号，每个分类都有独立的编号系统。

例如：文档类文件编号为D001、D002，合同类文件编号为C001、C002等。

三、文件编号清单文件编号清单是对所有文件编号的记录和分类，以便于查找和管理文件。

文件编号清单可以包括以下内容：1.文件名称：列出文件的名称，以便于快速定位文件。

2.文件编号：按照规定的编号格式进行编号，以唯一标识文件。

3.文件分类：将文件按照不同的分类进行归类，如合同、报告、函件等。

4.文件存放位置：记录文件的具体存放位置，包括存储设备和文件夹路径。

5.录入时间：记录文件录入编号清单的时间，用于查找文件的参考。

6.文件状态：标记文件的当前状态，如已归档、在档、遗失等。

7.文件备注：可以对文件进行一些备注说明，如文件的具体内容、重要性等。

通过文件编号清单，可以对文件进行有效的分类和管理，提高文件查找的效率和准确性。

综上所述，文件编号规则、格式和清单是文件管理中非常重要的一环。