公司文件编码规则方法

文件编码规则1、范围本标准规定了公司文件编号的构成和编制规则，适用于公司文件编号的管理。

2 文件编号的构成2.1文件编码共十二位，由公司编码（2位）、部门/分厂编码（2位）、属性代码（1位）类别代码（2位），年份编码（2位）、月份编码（1位）、及顺序号（2位）组成。

XX □□□□□□□□□□顺序号月份编码年份编码类别代码属性代码部门/分厂编码公司编码2.1公司编码:公司编码用两位英文简称GL表示。

2.2部门/分厂编码用两位阿拉伯数字表示，编码如下表1所示。

表1 部门编码2.3属性代码用一位英文字母表示，如：流程类代码为L，文件类代码为W，表格类代码为B。

2.4类别编码类别分大类和小类，各用一位英文字母表示，见表3。

表2 类别编码大类说明：A行政管理类包括：行政规章制度、公告、机构设置、人员任免、信息系统、经营计划、考核、发展事务、内部控制、法律事务、接待、后勤等。

B生产管理类包括：生产报表、生产记录、生产指令等。

C销售管理类包括：营销类及服务类政策、策略、计划、方案等。

D质量管理类包括：质量检验、质量标准、质量监督、Audit评审、试验等。

E科技管理类包括：研发、技改、规划、专利、标准等。

F财务管理类包括：会计核算、财务预算、资金运作等。

G采购管理类包括：采购记录、供应商管理等。

H资源管理类包括：人员入职、离职、招聘、培训、工装、设备、夹具、辅具、检具、计量、房产、基建等。

I安全管理类包括：消防、保卫、纪检、交通、设备安全等。

2.5年份编码用两位阿拉伯数字表示，用年份的后两位数字表示该年的编码,例如2005年的编码为05。

2.6月份编码用一位阿拉伯数字或英文字母表示，一至九月的编码为1至9，十月的编码为0，十一月的编码为A，十二月的编码为B。

2.7 顺序号编码用二个阿拉伯数字表示，由各部门按文件发文顺序自行制定编码。

3 附加说明：3.1 本规定由公司办公室提出。

3.2 本规定由公司办公室负责起草。

文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程,比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：表表阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码;对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件;范围：凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之;5.2.1 经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于文件控制总表;5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1 版本：以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示;5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示;版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本;5.3 文件制订、归档：5.3.1 制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写文件制订、修订、废止申请单注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管;5.3.2 归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档;5.4 文件分发：5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入作业标准管理台账,写明分发分数,并由接收人签名;其他文件由文控中心依文件制订、修,5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于文件遗失记录表上填写遗失原因以便文控中心管理;5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于文件控制总表中登录;为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号;5.7.2 外来文件需签署分发时,由接受单位填写外来文件申请单经部门主管审核,经理核准后执行,发行同5.4.1;5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨;5.7.4 为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随便借阅或申请影印;如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表品保部朴部长同意;5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录;5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定;5.8 文件档案管理：年号文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源IN内部省略,EX外部序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR文件类型代码A、质量手册的编号方法：QM - XX发布年号B、程序文件的编号方法：QP - ××对应的ISO标准条款- ××流水号C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:QI WI/SOP– XX部门代号- X X X流水号D、表单编号方法：X X X X X表单出自的文件的编号 - ××流水号。

生产型公司文件编码规范1. 引言本文档旨在为生产型公司制定文件编码规范，以确保文件的统一性、便捷性和可管理性。

规范化的文件编码将有助于提高工作效率和减少错误。

2. 编码规则在制定文件编码时，请遵循以下规则：2.1 文件编码结构文件编码应由多个部分组成，包括项目标识、日期标识和文档类型标识。

各部分之间可使用分隔符进行分割。

- 项目标识：代表文件所属的项目或任务。

可以采用特定的编号、名称或代号。

- 日期标识：代表文件创建或更新的日期。

格式应为YYYYMMDD，如。

- 文档类型标识：代表文件的类型或类别。

可以根据实际需要自定义。

例如，一个文件编码的结构可以是：项目标识-日期标识-文档类型标识，如：PRJ001--DOC001。

2.2 编码命名规范在编码文件时，请遵循以下规范：- 使用大写字母和数字进行编码，避免使用特殊字符。

- 不要使用含糊不清或重复的命名。

命名应简明扼要、清晰易懂。

- 如果文件名称过长，可适当缩写或使用简称。

2.3 特殊情况处理对于特殊情况，可以制定额外的编码规则。

例如，会议纪要可以在文件编码中添加会议编号，以便与其他文件区分。

3. 示例以下是一些示例文件编码的例子，仅供参考：- PRJ001--DOC001：代表项目001在2022年1月1日创建的文档001。

- PRJ002--REPORT001：代表项目002在2022年1月15日创建的报告001。

4. 实施与管理为了保证文件编码规范的实施和管理，可以采取以下措施：- 向所有员工提供编码规范的培训，并明确其重要性和作用。

- 在文件管理系统中设置自动编码功能，以确保文件编码的一致性。

- 定期审查文件编码的使用情况，并根据需要进行调整和改进。

5. 结论本文档所制定的生产型公司文件编码规范将有助于提高文件管理的效率和可追溯性。

遵循规范的编码将减少错误和混淆，方便员工查找和使用文件。

以上是对生产型公司文件编码规范的简要说明，希望能为公司的文件管理提供一些指导和参考。

公文编号规则公文编号至少应包括年度代码、发文单位简称、发文顺序代码。

（1）红头文件以公司简称+年度代码+发文序号进行编号，以2009年下发的第10份文件为例：发文单位全称或规范化简称文件编号明宇实业集团有限公司明实发【2009】10号明宇实业〃明宇旅业集团明旅发【2009】10号明宇实业〃明宇置业集团明置发【2009】10号宇豪酒店股份有限公司宇股发【2009】10号莱茵威尔农业开发有限公司莱威农发【2009】10号南充宇豪酒店有限公司南宇酒发【2009】10号南充宇豪〃东方花园酒店有限公司南宇东发【2009】10号成都宇豪〃罗曼大酒店有限公司成宇罗发【2009】10号成都宇豪〃金荷花酒店有限公司成宇荷发【2009】10号成都宇豪〃金港湾酒店有限公司成宇港发【2009】10号成都明宇尚雅饭店有限公司成明尚发【2009】10号四川明宇房地产开发有限公司川明房发【2009】10号丰泰（四川〃南充）房地产开发有限公司南丰房发【2009】10号四川华科建设工程有限公司川华建发【2009】10号南充宇豪物业管理有限公司南宇物发【2009】10号南充市恒盛商贸有限公司南恒商发【2009】10号（2）内部公函编号应包括单位简称的大写字母（2—4位数）、日期（6位数）、当月发函的顺序（2位数）。

以2009年4月3日发的第4份内部公函为例，各单位内部公函编号为：单位名称内部公函编号明宇实业集团有限公司MY09040304明宇实业〃明宇旅业集团MYLY09040304明宇实业〃明宇置业集团MYZY09040304宇豪酒店股份有限公司YHGF09040304莱茵威尔农业开发有限公司LYWE09040304南充宇豪酒店有限公司YH09040304南充宇豪〃东方花园酒店有限公司YHDF09040304成都宇豪〃罗曼大酒店有限公司YHLM09040304成都宇豪〃金荷花酒店有限公司YHJHH09040304 成都宇豪〃金港湾酒店有限公司YHJGW09040304 成都明宇尚雅饭店有限公司MYSY09040304四川明宇房地产开发有限公司MYFC09040304丰泰（四川〃南充）房地产开发有限公司FTFC09040304四川华科建设工程有限公司HKJS09040304南充宇豪物业管理有限公司YHWG09040304 南充市恒盛商贸有限公司HSSM09040304内部公函部门编码按照公司简称+部门英文缩写+日期+当月发函的顺序。

公司文件编号规则 TYYGROUP system office room 【TYYUA16H-TYY-TYYYUA8Q8-文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。

a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。

b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3. 编号办法公司名称约定公司全称：简称：日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。

mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。

dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。

文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自，版本编号不断变化为：, , , ..., 。

项目可以根据需要将版本编号晋升为，, 等。

技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见节YYYYMM：年月其他文件的编号公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部：XS财务部：CWTT文件类型：规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。

nnn：文件流水号dd：文件版本号YY：年份例如：考勤管理制度的文件编号为：，表示2012年发布的版考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。

公司文件编号原则版公司文件编号原则指的是在组织中对文件进行统一的编号和命名，以便于管理和查找。

一个有效的文件编号系统能够节约时间和资源，提高文件管理的效率，同时也能够保证文件的安全性和可追溯性。

以下是一些常用的公司文件编号原则。

1.系统性原则：文件编号应当按照一定的顺序和规则进行编制，以便于管理者和员工能够快速地找到所需的文件。

例如，可以根据文件的类型、年份、部门等进行分类编号。

2.唯一性原则：每个文件应当有一个唯一的编号，在同一系统中不应出现重复的文件编号。

这可以通过添加时间戳、序列号等方式来实现，确保一份文件的编号唯一不变。

3.时效性原则：文件编号应当具有一定的时效性，即能够反映文件的创建时间或者最后修改时间。

这有助于区分同一类文件中的不同版本，并且便于进行归档和审计。

4.逻辑性原则：文件编号应当符合一定的逻辑关系，以便于用户能够根据文件编号推断文件内容。

例如，可以采用由大到小、由粗到细的编码方式，使得文件的关联性更加明确。

5.可扩展性原则：文件编号系统应当具备一定的扩展性，能够随着组织的发展和需求的变化而进行调整。

例如，可以采用多层次、多维度的编码方式，以便于新增文件类型、部门等的纳入。

6.标准化原则：文件编号系统应当在整个组织中通用，并且符合一定的标准和规范。

这有助于不同部门之间的文件交流和共享，减少重复劳动和资源浪费。

7.保密性原则：文件编号系统应当具备一定的保密性，以防止未经授权的人员获取敏感信息。

可以采用加密或权限控制的方式，限制只有特定人员才能够查看和修改文件编号。

8.文档管理系统原则：文件编号可以与组织的文档管理系统相结合，实现文件的数字化存储和检索。

这不仅能够方便地对文件进行管理和备份，还能够提高工作效率和减少纸质文件的使用。

综上所述，一个有效的文件编号系统需要综合考虑以上原则，并根据组织的具体情况进行定制。

一个良好的文件编号系统能够简化文件管理流程，提高工作效率，为组织带来更多的便利和价值。

文件编号规则1、目得加强公司文件得标准化管理,便于文件得识别、追溯与控制,规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

２、适用范围适用于公司文件得编号管理与控制。

a)技术类文件：就是指在公司得研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关得各类文件与资料。

b)其她文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3、编号办法3、1 公司名称约定公司全称：简称：3、2 日期表示格式:yyｙy－mｍ-ｄd或ｙyyyｍmｄｄyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如201２表示公元2０1２年。

mm月份：用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。

dd 某日：用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。

例如：2０12-10-１2或20１2１012表示（2０１2年１０月12日)3、3 文件版本编号下面就是对文件版本进行编号要遵守得标准:起草版本得编号为0、1, ０、2, 0、3，、、、, 0、1０。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0、１,０、1、1, ０、1、1、１、一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1、0,版本编号不断变化为:1、０, 1、１, １、2,、、、，1、10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2、0,2、1，2、2 等。

3、4 技术文件命名格式：ＦＩRST－AＡ-ＮＮ-YＹYYMMFIＲST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号，参见3、3节YYYYMＭ:年月3、5 其她文件得编号3、5、１公司规章制度与管理文件公司规章制度与管理文件得编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnｎ-dd-YYＤN:大写英文字母,部门代号,如该制度就是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件就是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。

相应得部门代号如下：综管部:ＺG采购部:ＣG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTＴ文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行得各种规章制度;②质量管理文件—QS，公司运转过程中得各类文件与记录。

公司档案文件编码规则文件编号行政类文件的编号，其代号组成：XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5XX1：企业代号，以大写的公司简体名称拼音表示，本公司以“GY”表示；XX2：文件一级类号，本公司文件类号见下表XX3：文件二级类号，本公司文件类号见下表XXXX4：文件年份；XXX5：同类别下文件流水号；1.1.1.文件编号例：GY-XZ05-2012-001文件顺序号年份文件类别公司简写意为共远行政部通知通告类2012年001号文件一级类目（代码）二级类目（代码）归档范围行政类XZ证照01各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产许可证，注册证，获奖证，商标证等）公司战略02企业经营战略、决策、发展规划、管理目标等文件材料，董事会决议等制度03公司各项规章制度合同04合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料通知通告05红头文件，通知，通报等办公文件06通联文件（上级下达的文件，下级上报的文件，平行部门往来文件等）各职能部门工作总结，报告，计划等文件会议07公司级会议文件（报告，纪要，记录，简报，发言材料等）政府文件08公司申请、批复等有关材料（项目文件，产品注册文件等）活动09公司印刷、汇编材料、大事记等公司大型活动的议程，领导讲话，照片、录音、录像等资料其它10其它类型文件销售类XS市场01新市场开拓、新项目论证、评价、市场调查、分析、预测等文件材料销售政策02产品销售价格及调价政策等有关材料其它03其它销售类文件技术类JS 分析报告01产品质量分析报告，样品问题反馈报告等项目02项目的调研立项报告、请示、批复等产品设计定型、改型、改进报告、批复其它03其它技术相关文件生产类SC 生产01生产统计报告，发货统计报告，库存盘点报告，质量统计报告等其它02其它生产相关文件。

公司文件编码制度尊敬的员工：欢迎您加入我们的团队！为了确保公司信息安全和保护知识产权，公司特制定了。

请您仔细阅读以下内容，并严格遵守相关规定。

一、编码范围：公司文件编码包括所有公司内部文件和资料，涵盖办公文档、报告、合同、专利、设计图纸等各类文件。

二、编码原则：1. 文档分类：根据不同类型的文件，分为办公文档、报告、合同、专利、设计图纸等不同分类，每类文档都有对应的编码规则。

2. 顺序编号：每个文件都有唯一的编码，以便于识别和管理。

按序号从小到大依次编制，不得重复使用。

3. 机密性：对于涉密文件，采用特殊的编码方式，只有授权人员才能查看和编辑。

4. 防篡改：编码方式严格保密，除授权人员外，不得随意更改文件编码。

三、编码规则：1. 办公文档：以“OD-XXXXX”为例，其中“OD”代表办公文档的缩写，后面的数字为顺序编号。

2. 报告：以“RP-XXXXX”为例，其中“RP”代表报告的缩写，后面的数字为顺序编号。

3. 合同：以“CN-XXXXX”为例，其中“CN”代表合同的缩写，后面的数字为顺序编号。

4. 专利：以“PT-XXXXX”为例，其中“PT”代表专利的缩写，后面的数字为顺序编号。

5. 设计图纸：以“DD-XXXXX”为例，其中“DD”代表设计图纸的缩写，后面的数字为顺序编号。

四、操作流程：1. 生成编码：根据不同文件类型选择对应的编码规则，生成唯一的文件编码。

2. 保存备份：将带有编码的文件保存在公司指定的网络或硬盘中，并定期进行备份。

3. 查阅编辑：只有拥有查阅或编辑权限的人员才能查看或修改对应编码的文件。

4. 停用销毁：文件使用完毕后，应停用对应的编码，并按公司规定的程序进行销毁。

五、违规处理：1. 发现有人故意篡改文件编码或私自删除文件的，将受到严厉处罚，包括警告、罚款甚至开除。

2. 丢失文件、泄露文件编码等行为，会对公司利益造成严重影响，涉事人员将被追究责任。

以上便是公司文件编码制度的相关内容，请各位员工严格遵守，确保文件安全和公司利益。