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高校档案管理中电子档案管理探析【摘要】本文主要探讨了高校档案管理中电子档案管理的重要性和发展趋势。
首先介绍了电子档案管理的概念，然后分析了高校档案管理中电子档案管理的现状，以及在高校档案管理中的应用情况。
接着探讨了电子档案管理的优势和挑战，以及未来发展趋势。
结论部分指出了高校档案管理中电子档案管理的重要性，并展望了未来的发展前景。
电子档案管理在高校档案管理中扮演着重要的角色，有着广阔的发展空间，对提高档案管理效率和服务质量具有重要意义。
【关键词】高校档案管理、电子档案管理、概念、现状、应用、优势、挑战、发展趋势、重要性、发展前景、总结。
1. 引言1.1 高校档案管理中电子档案管理探析随着信息技术的快速发展，电子档案管理已成为高校档案管理的重要组成部分。
电子档案管理通过数字化、网络化等手段，实现了高校档案的数字化存储、检索和共享，极大地提高了档案管理的效率和便捷性。
与传统纸质档案相比，电子档案管理也面临着安全性、隐私保护等方面的挑战。
在探讨高校档案管理中的电子档案管理时，我们不仅需要认识到电子档案管理的重要性，还要关注未来电子档案管理在高校档案管理中的发展前景。
只有不断创新和完善电子档案管理，才能更好地服务于高校档案管理工作，推动高校档案工作的现代化和信息化发展。
2. 正文2.1 电子档案管理的概念电子档案管理是指利用电子设备和技术来管理和保存档案信息的一种方式。
通过数字化、网络化和信息化的手段，将传统的纸质档案转变为电子形式，实现档案信息的高效管理和利用。
电子档案管理可以帮助机构提高档案处理效率，节约存储空间，保证档案信息的安全性和完整性。
电子档案管理在高校档案管理中扮演着重要的角色。
通过建立电子档案管理系统，高校能够更好地管理学生档案、教职工档案、科研档案等各类档案信息，实现档案信息的数字化存储、检索、共享和备份。
电子档案管理还可以提升档案工作的效率和质量，减少人力和时间成本，提高档案信息的准确性和可靠性。
现代信息技术下的高校档案管理创新与策略随着信息技术的不断发展和应用，高校档案管理也需要进行创新与升级。
现代信息技术为高校档案管理提供了全新的思路和方式，使档案管理更加高效、快捷、安全和便捷。
下面从几个方面介绍现代信息技术下的高校档案管理创新与策略。
一、数字化档案管理数字化档案管理是将传统的纸质档案转化为数字化的管理方式。
通过数字化技术，可以实现档案的电子化、网络化和可视化，真正做到了档案信息的集中、统一、共享和安全。
数字化档案管理能够有效地提高档案管理效能，减轻了档案保管工作的负担，为高校档案管理带来新的发展机遇。
数字化档案管理的具体策略包括：1、建立信息化档案管理平台，构建统一的数字化档案电子库；2、制定数字档案管理标准，规范档案数字化工作流程；3、采用数字化处理技术，将纸质档案转化为数字化档案；4、建立完善的数字档案管理系统，实现档案的在线浏览、检索和打印等功能；5、做好数字化档案管理的保密措施，确保档案安全。
二、移动办公方式随着移动设备的普及和信息技术的发展，移动办公方式已经成为一种新的工作方式。
高校档案管理人员也应该充分利用这种新型工作方式进行档案管理工作。
移动设备包括手机、平板电脑、笔记本电脑等，可以随时随地实现档案的查询、修改、上传、下载等功能，实现了档案管理的便捷化和高效化。
移动办公方式的具体策略包括：1、建立高效可靠的移动设备使用规范；2、采用适合的移动设备进行档案管理工作，如平板电脑和笔记本电脑等；3、建立高校档案管理的移动办公档案系统，实现档案的移动访问和管理；4、通过云计算技术等方式实现档案的在线存储和备份，保证档案数据的安全性。
三、信息安全保障信息安全是数字化档案管理的核心问题。
高校档案管理应该建立起完善的信息安全保障体系，不仅要保护档案的隐私性和安全性，还要防范网络黑客和病毒入侵等风险。
信息安全保障的具体策略包括：1、加强高校档案管理人员信息安全意识的培养，强调信息安全的重要性；3、建立完善的档案安全保护措施，包括硬件和软件的信息安全保障；5、建立严格的权限控制体系，对于各个人员的访问、修改和传输等操作进行授权管理。
现代信息技术下的高校档案管理创新与策略随着现代信息技术的不断发展，高校档案管理也面临着新的挑战和机遇。
传统的档案管理方式已经无法满足现代高校的需求，因此需要创新和策略来应对。
本文将从现代信息技术的角度出发，探讨高校档案管理的创新与策略。
一、现代信息技术对高校档案管理的影响现代信息技术的快速发展给高校档案管理带来了诸多变化。
电子档案的出现使得传统的纸质档案逐渐被淘汰。
电子档案具有存储空间大、检索快捷、共享方便等优势，能够提高档案管理的效率和便利性。
云计算和大数据技术的应用为高校档案管理提供了更多的可能性。
通过云端存储，可以实现档案的远程访问和共享，大数据技术可以帮助高校更好地利用档案信息进行决策分析和规划。
但与此现代信息技术的发展也给高校档案管理带来了一些挑战。
信息安全、数据隐私、网络攻击等问题成为了亟需解决的难题。
高校需要加强档案管理系统的安全性和稳定性，防范各种信息安全风险。
二、高校档案管理的创新之处在现代信息技术的支持下，高校档案管理出现了许多创新之处。
首先是档案数字化。
通过扫描、录入、整理等方式，高校可以将纸质档案转化为电子档案，实现数字化管理。
这样不仅可以节省大量的存储空间，还可以提高档案的利用率和审阅效率。
其次是信息共享与交流。
通过建立档案管理系统和平台，高校可以实现档案信息的共享和交流，帮助不同部门之间及时准确地获取档案信息，提高工作效率。
高校还可以利用现代信息技术开发一些智能化的档案管理工具，如智能检索系统、档案管理APP等，来简化档案管理流程，提升管理效率。
高校可以借助大数据分析技术对档案信息进行深层次的挖掘和分析，从而为高校的教学、科研、管理等方面提供数据支持。
面对现代信息技术的冲击，高校档案管理需要制定一些创新策略来应对挑战和抓住机遇。
高校需要加强信息技术人才队伍的建设，培养一批熟练掌握现代信息技术的档案管理专业人才。
高校可以加强档案管理制度建设，制定一些符合现代信息技术特点的档案管理规定和标准，以确保档案信息的安全、完整和可靠。
浅谈档案管理中的电子档案管理随着信息化时代的到来，电子档案管理在档案管理中扮演着越来越重要的角色。
传统的纸质档案管理已经无法满足快速发展的社会需求，电子档案管理的出现填补了这一空白，为档案管理工作带来了无限的便利。
本文将就电子档案管理在档案管理中的作用和意义进行探讨，以期为相关工作人员提供一些参考和借鉴。
一、电子档案管理的基本概念电子档案管理，顾名思义，就是利用电子技术来管理档案。
它是将传统的纸质档案数字化，以电子形式进行处理、存储、检索和利用的一种档案管理方式。
通过电子档案管理系统，可以实现对档案信息的存储、检索、备份、迁移等操作，不仅能够节省大量的存储空间，还能够提高档案信息的利用率和安全性。
二、电子档案管理的优势和意义1. 节约空间：传统的纸质档案需要大量的存储空间，而电子档案可以通过数字化的方式进行存储，节约了大量的实体空间。
2. 提高效率：电子档案可以实现快速的检索和利用，大大提高了档案管理工作的效率和准确性。
3. 便于共享：电子档案可以通过网络进行共享，不受地域限制，方便了不同部门之间的协作和信息共享。
4. 提高安全性：电子档案可以设置访问权限，保障了档案信息的安全性，防止信息被泄露、丢失或损坏。
5. 便于管理：通过电子档案管理系统，可以实现对档案信息的全面管理，包括整理、备份、迁移等，提高了档案管理的规范化和科学化。
电子档案管理在档案管理中具有诸多优势，其广泛应用将对档案管理工作产生深远的影响。
三、电子档案管理系统的构成要素电子档案管理系统主要由三个要素组成：硬件设备、软件系统和信息资源。
1. 硬件设备：电子档案管理需要依靠各种计算机设备，包括服务器、电脑、存储设备、网络设备等，构建一个完整的硬件环境。
2. 软件系统：电子档案管理需要依托各种软件系统来支持其运行，包括数据库管理系统、文档管理系统、电子公文管理系统等，这些软件系统是电子档案管理的重要基础。
3. 信息资源：电子档案管理的核心是档案信息资源，包括各种电子档案文件、数据和记录，这些信息资源是电子档案管理系统的重要组成部分。
• 93•学生电子档案管理是学校管理工作中重要的环节之一，不仅可以满足借阅档案信息资源的需要，还能够为管理决策提供一定的参考。
现代社会的高速发展对我国高校教育工作提出了更进一步的要求，在高等教育教学过程中，实现学生电子档案管理的科学化信息化，可以为高校教育效果提供一定的保障。
本文将会对当下高校学生电子档案数据的管理工作进行简要分析。
引言：在互联网信息技术飞速发展的当下，信息技术的广泛应用推动电子档案获得更进一步的发展，正在逐渐实现在高校学生档案管理工作中普及应用，为了更好明晰在进行高校建设过程中，怎样更为有效的开展电子档案数据管理工作，实现档案资料有效利用率的提高，促使档案管理服务质量进一步，是目前高校学生电子档案数据管理工作中的重点内容（李风雷，高校学生电子档案数据管理探讨，科技风，2019年第7期80-81页）。
1 现阶段高校学生档案数据管理的基本现状现阶段,我国的高等教育事业正处于上升阶段,高校招生规模在进一步扩大,高校学生人数也在不断增加,而学生在专业课学习、教学实践活动过程中,会持续累计从而形成大量属于学生自己的信息资料。
这些资料主要记录着学生大学期间的个人教育经历、课程学习成绩、社会实践情况等等。
同样也是学校、和相关组织历全面性的考察了解学生的主要依据,也是学生在毕业后步入工作岗位或是继续深造学习的重要凭证,所以必须要完好无损的保存。
但是,传统的档案管理模式是无法适应新时期对高校教学事业发展需求的,也不能达到科学有效管理的效果,其主要体现在以下几点:第一，档案管理方式较为落后，档案管理效率低下。
当下部分高校对于学生档案数据的管理依旧处于纸质化的状态,一般采用表格、信息卡等方式来对学生相关信息进行收集与记录。
学生从大学入学到大学毕业期间,学生或相关管理部门需要填写的表格和卡片十分庞杂,比如学生入学登记表、学生基本信息卡片、学生学期鉴定表，学生体检表等等。
而对于档案管理人员而言，需要耗费大量的时间以及使用大批人力才可以完成，针对这些资料的相关处理工作。
现代信息技术下的高校档案管理创新与策略随着信息技术的发展，高校档案管理也面临了新的机遇和挑战。
如何运用现代信息技术，创新高校档案管理，成为高校档案工作亟待解决的问题。
本文从两个方面，即管理创新与策略展开讨论。
一、管理创新1.数字化档案管理数字化档案管理是利用数字技术将档案信息进行数字化处理，建立数字档案库，并且实现档案信息的全面共享、高效获取和管理。
数字化档案管理不仅可以提升档案管理的效率和精度，也可以提高档案管理的透明度和安全性。
同时，数字化档案管理还可以打通校内各个部门之间的信息壁垒，实现信息共享和交互。
2.智能档案管理智能档案管理是运用人工智能技术，在档案管理中实现自动化和智能化。
例如，可以利用人工智能技术进行档案分类和元数据提取工作，实现档案的自动管理。
同时，还可以运用人工智能技术进行档案检索和查询，大大缩短了员工的检索时间。
利用云端技术建立档案云库，实现档案无限容量、零距离共享、备份复原等多种功能。
云端档案管理可以节约企业花费的时间、人力和物力，并且可以大大缩短档案管理的时间和成本。
二、策略展开1.建立规范体系和标准化流程高校档案管理需要建立规范的档案管理体系和标准化的档案管理流程，加强档案管理的科学化和规范化。
具体实践中需要颁布一系列相关的管理规定和操作规程，并组织培训及考核，确保档案工作的科学性和严谨性。
2.建立保密制度和解密机制高校档案管理中存在着大量的敏感信息，因此建立严格的保密制度和完善的解密机制是非常必要的。
机构可以根据档案的级别、敏感程度制定保密标准和安全措施，避免信息泄露和丢失。
3.加强信息安全防护高校档案管理需要依靠信息安全技术和措施，建立信息安全监控和预警报告机制，保护档案资料的安全性和可靠性。
为此，需要建立专业的信息安全团队和技术体系，加强团队设备配备，强化安全预防措施和应急预案培训。
综上所述，高校档案管理需要利用现代信息技术，采用数字化、智能化和云端化等方式实现档案管理的创新。
浅析学校电子档案的管理引言电子档案管理是当前学校信息化建设的重要组成部分之一。
传统的纸质档案管理方式已经无法满足学校信息化管理的需要。
相比之下，电子档案管理具有存储容量大、检索方便、共享效果好等优势。
本文将从学校电子档案管理的必要性、问题与挑战以及解决方案等方面进行浅析。
1. 学校电子档案管理的必要性在信息时代，学校的各类文件和档案数量庞大，纸质档案管理往往会面临一系列问题，如存储空间不足、查找困难、易遗失等。
而电子档案管理的出现解决了这些问题，提高了档案管理的效率和安全性。
同时，学校电子档案管理还有以下几个方面必要性：1.1 省时省力学校电子档案管理通过数字化处理，能够实现文件的快速录入和信息提取，大大节省了人力资源，并提高了工作效率。
1.2 精确查找电子档案管理系统能够对文件进行全文检索，能够快速定位到所需的文件和信息，提高了查找的准确性，减少了查找的时间和工作量。
1.3 高效共享电子档案管理系统能够实现多人同时访问和编辑，实现档案数据的共享和协同工作，提高了工作效率和协同能力。
2. 学校电子档案管理存在的问题与挑战尽管学校电子档案管理具有许多优势，但也面临一些问题和挑战。
2.1 安全问题学校电子档案管理的安全性是一个重要的问题。
电子档案数据容易受到黑客攻击和外部入侵，学校需要采取相应措施，确保档案数据的安全。
2.2 数据完整性问题在电子档案管理中，文件的完整性是一个重要的问题。
学校需要防止档案数据被恶意篡改或破坏，确保数据的完整性和可信度。
2.3 数据标准化问题学校电子档案管理中，档案数据的标准化是一个重要的问题。
不同的部门可能会使用不同的标准和格式，学校需要统一和规范档案数据的标准，提高档案数据的可比性和可查询性。
3. 学校电子档案管理的解决方案为了解决学校电子档案管理中存在的问题和挑战，学校可以采取以下几个解决方案：3.1 加强安全管理学校可以加强电子档案管理系统的安全性，采取数据加密、权限控制、防火墙等措施，确保档案数据的安全。
学校档案管理工作中电子档案的应用探析1. 引言1.1 研究背景学校档案管理是学校管理工作中的重要组成部分，对于学校的正常运转和发展起着至关重要的作用。
随着科技的不断发展和进步，传统的纸质档案管理方式已经不能满足学校管理的需求，电子档案的应用逐渐成为了学校档案管理工作中的新趋势。
在过去的档案管理工作中，学校通常采用纸质档案管理方式，档案的存储和检索需要大量的人力和物力投入，工作效率低下，容易出现档案遗失或损坏的情况。
而随着信息化技术的普及和应用，电子档案管理逐渐被引入到学校档案管理工作中，极大地提高了档案管理的效率和质量。
尽管电子档案管理在学校档案管理中具有诸多优势，但在实际应用中也存在着一些问题和挑战，如信息安全性、数据可靠性、技术标准规范等方面的不足，需要进一步加强和完善。
研究电子档案在学校档案管理中的应用，对于提高学校档案管理工作效率和质量，具有重要的现实意义和实践价值。
1.2 研究意义学校档案管理工作中电子档案的应用探析引言电子档案在学校档案管理中的应用已经成为一种趋势。
随着信息技术的不断进步和普及，电子档案已经逐渐取代了传统的纸质档案，在提高学校档案管理效率、减少空间占用、确保档案安全等方面具有明显优势。
深入研究电子档案在学校档案管理中的应用，探析其优势、问题、解决方案、注意事项和未来发展趋势，对于提升学校档案管理现代化水平，保障学校档案信息安全，提高档案管理工作效率具有重要意义。
通过深入研究电子档案在学校档案管理中的应用，可以为学校档案管理部门提供科学的管理思路与方法，指导学校档案管理工作的规范化和标准化，提高学校档案管理工作的现代化水平和效率。
研究电子档案管理工作中存在的问题和解决方案，可以帮助学校档案管理部门及时发现和解决问题，提高档案管理工作的质量和效率。
研究电子档案管理工作的未来发展趋势，可以为学校档案管理部门未来的发展规划提供重要参考，促进学校档案管理现代化水平的不断提高。
深入探析电子档案在学校档案管理中的应用具有重要意义，有助于提升学校档案管理工作的效率和水平，对提高学校档案管理现代化水平具有重要意义。
150413 档案管理论文电子档案管理在高校档案管理中的分析一、高校档案管理中电子档案的应用问题（一）缺少完善的管理体系如今，很多高校的管理体系还不完善，从档案管理体系这一层面来看，高校现在还未跟上网络信息化时代的脚步，还未创建一个有效完整的电子信息管理的体系。
虽然高校现在逐步建立了档案管理体系，同时也对档案进行了分层管理，但依然还存在着不足，特别是对电子档案这个新事物来说，某些高校还没有做好充分的准备。
（二）?w档存有分散性高校的电子档案有的存在档案管理部门，有的存在某一个系或者某一个院里，散落在各个部门中，这体现出归档的分散性。
也大大体现了学校对电子文档的归档太过随意了。
同时，由于设备不齐全导致各个部门不能更好保存好电子文档的完整性。
（三）电子文档丢失现象信息化时代，也很容易出现电子文档丢失。
由于在高校中，有的电子文档是由各个部门汇总而成的。
但是，恰恰因为各个部门都各行其是，才致使电子文件丢失或重复存储，虽然很多高校不断提高了办公信息化，加强了办公软件在教学和工作中的应用，但是也有很多高校的管理体系还不完善，电子设备不健全，所以导致了很多文档的丢失，以及不能及时归档。
二、加强高校档案中电子档案的应用（一）提高电子档案管理人员的素质随着电子档案在高校档案管理中的应用逐渐加强，同时也就对相关的电子档案管理人员提出了相应的要求。
尤其是作为高校档案管理的主要负责人，为了确保电子档案管理工作的顺利开展，他们必须在日常的工作中注重提高自身的素质和能力。
主要体现在以下两大方面：一是要具备专业的电子档案相关管理知识。
这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相关理论知识，进而才能有效提高自己的工作的能力。
二是要具备较高的政治素养。
由于高校电子档案中录入的都是一些重要的内部资源，如果电子档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养，就可能导致信息的外漏，并做出一些损害学校利益的事情。
现代信息技术下的高校档案管理创新与策略随着信息技术的不断发展和应用，高校档案管理也面临着新的挑战和机遇。
现代信息技术为高校档案管理带来了许多创新与策略，使得高校档案管理效率得到了大幅提升，保障了高校档案工作的安全可靠性和高效性。
本文将从数字化管理、云存储、大数据分析等方面探讨现代信息技术下的高校档案管理创新与策略。
数字化管理是现代信息技术下高校档案管理的重要创新与策略之一。
传统的纸质档案管理方式存在着档案保存、检索等环节效率低下的问题，而数字化管理通过将档案电子化，并建立相应的数据库和系统，大大提高了档案管理的效率和便捷性。
数字化管理不仅可以帮助高校档案馆对档案进行快速检索和共享，还可以实现对档案的备份和保护，确保档案的安全可靠性。
数字化管理还可以为高校档案馆提供更多的数据分析、统计和报表功能，为高校领导提供更准确的决策依据。
云存储是现代信息技术下高校档案管理的又一重要创新与策略。
云存储可以将档案数据存储在云端服务器上，实现数据的高效共享和随时访问。
相比传统的本地存储方式，云存储具有容量大、可扩展性强等优势，可以满足高校档案管理中海量数据的存储需求。
云存储还可以提供多地备份和容灾功能，确保档案数据的安全性和可靠性。
通过云存储，高校档案馆可以更加方便地与其他高校、机构、学者进行档案共享和合作，实现档案资源的共建共享。
大数据分析也是现代信息技术下高校档案管理的重要创新与策略。
高校档案馆拥有海量的档案数据，通过对这些数据进行挖掘和分析，可以帮助高校了解档案资源的结构和分布，优化档案管理的布局和调配；可以为高校领导提供更多的决策依据，如人才培养、学科建设等方面；还可以为高校的教学科研提供更多的参考和支持，如学科历史、学术传承等方面。
大数据分析在高校档案管理中的应用，不仅可以提高高校档案管理的效率和准确性，还可以为高校的发展提供更多的智力支持和指导。
基于现代仓储管理理念的高校大学生电子档案管理研究
不断提高高校大学生档案管理水平是我国高等教育
改革与发展的必然要求。
本文尝试引入现代仓储管理理念，分析高校大学生档案管理中存在的问题，提出现代仓储管理理念与档案管理相结合的观点，从而改善和提高高校大学生档案管理水平，提出建立高校大学生电子档案，以便更加适应和满足服务需求。
1 现代仓储管理与高校大学生档案管理可比性分析
1.1 现代仓储管理与高校大学生档案管理概述。
仓储管理，是指对仓库及仓库内的物资所进行的管理，是仓储机构为了充分利用所具有的仓储资源提供高效的仓储服务所进
行的计划、组织、控制和协调过程。
具体地说，现代仓储管理包括仓储资源的获得、仓储商务管理、仓储流程管理、仓储作业管理、保管管理、安全管理等多种管理工作以及相关的操作。
高校大学生档案管理是指对学生自高中阶段起在校期
间所形成的全部材料进行整理、归档，提供学生档案的政审、查询、借阅服务及转递等工作。
1.2 现代仓储管理与高校大学生档案管理的可比性分析。
仓储作业过程是指以保管活动为中心，从仓库接受商品
入库开始，到按需要把商品全部完好地发送出去的全部过程。
它主要由入库、保管、出库三个阶段组成。
从其作业性质来看，可以归纳为商品检验、保管保养、装卸与搬运、加工、包装和发运等六个作业环节。
如果把这个过程看作一个系统，系统的输入是需要储存的商品，输出的则是经过保存的商品。
对比高校大学生档案管理与仓储管理，不难看出，高校大学生档案室就相当于其中一个物流节点――仓库，学生档案管理的工作同样包含了入库、保管、出库三个阶段。
当然，高校大学生档案管理的服务对象是高校、学生以及用人单位等，有别于现代仓储管理的最终服务对象为消费者。
以下将结合广东财经大学学生档案室的实际情况，介绍高校大学生档案管理流程：
第一，入库过程：入学时，省内生源亲自携带高中期间个人档案（包括高考考生材料和团员材料）到广东财经大学报到;省外生源则由高中阶段所在学校通过机要局送达广东
财经大学。
新生入学后，各学院将学生的高中相关档案材料收齐后做好登记工作，统一移交至学生档案室，经审核无误后，方可入库。
第二，保管过程：学生在校期间，会逐渐形成大学期间个人档案（包括高考材料、学籍表、高校毕业生登记表、学位资格审核表、成绩单、大学生素质拓展成绩单、党团材料、
奖惩材料、就业通知书存根、体检表以及助学贷款合同及委托函等）。
这些资料统一由学生档案室进行管理。
第三，出库过程：主要是指应届毕业生档案整理、转寄工作。
档案去向主要分为暂缓就业、有报到证、读研、公务员自带、申请缓寄以及异动等六种学生档案类型。
如图1所示
综上所述，将现代仓储管理理念引入高校大学生档案管理具有一定的可行性。
2 广东财经大学学生档案室管理工作中存在的问题
2.1 作业流程欠缺协调性。
学生大学期间档案材料主要来自教务处、团委和各学院，由辅导员收集移交学生档案室进行动态管理。
各部门根据实际制定工作流程，在材料收取过程相互之间协调不善，甚至出现在毕业生档案整理过程不能及时收齐，导致档案个别无法按时寄出的现象。
随着扩大招生规模，在校学生档案数量逐渐增多，学生档案室采用“专职档案管理人员+勤工助学学生”的用人方式。
而专职学生档案管理人员仅有一人，多名学生进行轮岗值班，每个工作人员都按自己的作业方式工作，作业流程不协调，导致每次学生轮岗时都必须进行工作交接。
2.2 信息化程度偏低。
在计算机网络高速发展的年代，信息化成了一种必然。
随着招生人数的不断增加，毕业生的就业方式灵活多变，加上档案机要投递方式的特殊性，落后
的管理手段已不能适应新形势的发展需要。
而高校大学生档案管理工作中普遍存在的问题是工作量大、操作繁琐、容易出错等高错误率和低效率的现象。
广东财经大学学生档案室的学生档案管理目前还处于传统的手工操作模式，缺少一套完整的学生档案管理应用软件。
如在毕业生档案整理过程中，采用的计算机技术仅仅停留在Excel、功能极其简单的广东财经大学学生档案管理系统以及大学生就业在线系统。
邮寄学生档案时，机要局所提供的机要编号也需要手工输入Excel电子表中，这又增加了一道手工程序。
毕业生若想了解其档案去向，则需联系档案室进行查询，却没有网上高校大学生电子档案管理查询系统可提供给学生自行查阅，信息网络共享程度低。
由于工作的不彻底性，使得暑假期间需要有人值班为毕业生提供档案情况查询等服务。
2.3 资源浪费现象严重。
一方面是时间的浪费。
如在高校大学生档案管理过程中，档案入库前，由各学院独立审核整理新生档案后，仍需要学生档案室进行多次全盘检查审核，存在无效检查工作现象。
另一方面是重复作业导致配套材料浪费。
根据档案室要求毕业生档案是以各学院为单位，严格以学号为序，按每20袋一捆，每捆名单一式三份的形式操作的。
假如学院有关人员万一一时疏忽，找不到某毕业生的报到证，得将其列为异动，但是一旦找回其报到证，则需要重新归类，放回原来的位置。
这样看似简单，可是，很
有可能需要全部重新捆绑档案，并重新打印名单。
3 引入现代仓储管理理念，提高高校大学生电子档案管理信息化服务水平
3.1 形成标准化管理，提高作业协调性。
在现代物流管理中，要使整个物流系统形成一个统一的有机整体，具有标准化理念起到桥梁性的关键作用。
标准化的工作流程可以使每一个不同的操作员工都能按同样的步骤提供相同质量的服务。
没有标准化的工作流程，导致操作服务水平依赖于员工个人的经验、能力和责任心，这将造成服务水平不稳定。
如图2所示，在下列坐标系中，横轴表示时间，纵轴表示流程改进效果。
左图是没有标准化工作流程的情况，有了好的改善可能会暂时带来一些绩效的提高，然后工作人员可能又会习惯性地回到以前的工作状态，流程改善的成果并没有被充分应用。
而右图是有标准化工作流程的情况，一旦有了任何改进，都会进行记录并重新出新版本的标准化工作流程，然后每个人都按这个流程做，这就会让绩效和服务水平一步一个台阶稳步提高。
通过以上分析，很明显，标准化建设对于高校大学生档案管理同样具有重要的借鉴意义。
要保证学生档案材料产生过程的连续性，必须建立标准化的档案管理和检查制度，提高档案管理效率，才能更加完整、准确地提供高校大学生的信息，从而在一定程度上，避免学生档案室与各学院信息之间的脱节，提高作业协调
性。
对于学生来说，标准化程度的提高，使其明确需要做什么和怎样做等问题，形成较强的系统性，减少不必要的重复。
在对2014级学生档案管理中制定的一份标准化的电子版excel表格《新生档案明细情况登记表》和填写标准，经学生档案室与各学院的严格执行，再次进行电子版Excel表格的汇总时，相同结构源数据的多表合一，用简单的SQL语句的方式即可迅速完成，错误率也较之前有了明显的降低。
3.2 加强信息化管理，提高办事效率。
人、机、物三元世界的高度融合引发了数据规模的爆炸式增长和数据模式
下的高度复杂化，世界已进入网络化的大数据时代，搭建好高校大学生电子档案信息化管理系统，实现高校大学生档案管理中各项工作信息化、网络化至关重要。
为了确保高校大学生档案管理的信息完整与安全，该系统应该主要通过用户管理、数据备份和恢复、运行日志登记等方面加以保证，系统用户分学生档案室、教务处、团委、招生办、各学院、学生六类用户，制定实现系统权限;系统中相关业务数据库数据交叉及数据唯一性识别;系统数据导入、导出、录入标准化及规范化管理等规则，实现毕业生及用人单位可网上查询相关信息。
此外，毕业生档案主要通过机要邮寄方式转递，因此，机要局与高校共建信息平台有利于提高毕业生档案机要邮
寄的效率，节约资源，减少浪费。
3.3 加强目标成本管理，节约档案管理成本。
在高校大
学生档案管理过程中，成本是必须发生的，但它又是可控的。
降低高校大学生档案管理成本是一项综合性的工作。
加强档案管理队伍建设，提高工作人员的业务水平，对档案适当进行分类管理，如效仿ABC分类法，完成学生档案材料的收集、整理、审查、转寄等日常管理工作，杜绝返工现象。
转变学生档案管理模式，高考材料、学籍材料、毕业登记表等材料，应尽快实现以电子档案、光盘等形式来保存，尽量减少纸质材料费用的消耗，从而降低寄存费用，实现高校大学生纸质档案与电子档案管理双套制的新管理模式。
在数据化校园背景下，实现高校大学生电子档案管理信息化全方位动态管理，落实服务理念。
*本文为广东省档案局档案科技项目“大学生电子档案对职业指导的作用研究”（项目编号：YDK-84-2014）成果之一。
（作者单位：广东财经大学学工部来稿日期：
2015-04-17）。
