第6章 公共部门工作分析与职位评价

6.2.2 工作分析的程序
工作分析是一个细致而全面的评价过程，它主要由前期准备阶段、调 查阶段、分析汇总阶段和控制运用四个阶段所构成，这几个阶段相互 联系、相互衔接和相互影响。
1.准备阶段
（1）确定工作分析目的。工作分析目的在一定程度上决定了将 使用哪种方法来收集资料，并会影响设计工作分级的计划。
1．工作描述
工作描述应当具体说明该项工作的特点和环境背景，主要解决工作内 容与特征、工作责任与权利、工作目的与结果、工作标准与要求、工 作岗位与条件、工作流程与规范等问题。工作描述既包括对工作内容 的描述，也包括了工作背景的描述。
（1）对工作内容的描述
广泛层次上的工作内容是指工作的职责或职能，即该职位 上公职人员的主要责任范围。如人事处处长的职责是负责 组织的人力资源管理活动，并与组织的总体战略协调一致。 工作内容即是指所担当的工作任务，即完成该工作职能所 需要从事的一系列活动。如该人事处长的工作任务包括负 责人事调动、培训及档案管理工作等。具体层次上的工作 内容最为详尽，是指在完成一项任务时需要执行的步骤， 如该人事处处长在完成人事调动任务时，要在调动书上盖 章签字等。
6.1.4 工作分析的基本原则
１．目标明确原则 ２．劳动分工和劳动协作相结合原则 ３．标准化原则 4．工作流程合理原则 5．责权利相统一权责
6.1.5 工作分析的前提与时机
组织图的编制就成为工作分析和职位评价的前提。组织图 是描述某一时期内组织结构的图表，组织图可以显示出： 组织内所设的部门；组织的指挥线；各部门负责人；每位 员工在组织中的地位；向上级负责等。有了组织图，就可 以确定工作分析针对的是何种组织、何种部门以及何种职 位，就有了特定性。同时，组织图也是新录用工作人员了 解本组织结构的最便捷的方法。 组织一般在以下情况下需要进行工作分析：一是新组织建 立之初，工作分析被首次引进；二是当新的工作产生时； 三是由于新技术、新系统的产生而导致工作性质发生变化 时，需要进行工作分析。
【引导案例】该组织需要什么样的项目助理？（续）
经过分析，人力资源部门重新公布了招聘条件： 职位要求： 1、在项目点进行生态环境和社会调查，攥写项目报告。 2、起草项目策划书。 3、协助项目主管参与并组织项目实施，收集、汇总项目有关资 料。 4、对项目进行评估。 应聘人员要求： 1、专业：生态或环境工程相关专业。 2、性别：男生优先。 3、有英语能力、相关工作经验和培训能力者优先 4、须具备良好的职业素质，有责任心和奉献精神，性格开朗， 吃苦耐劳，具有良好的团队合作精神，能经常出差。 很快，该组织招到了满意的项目助理。
2．任职说明
任职说明，又称职务要求。它包括从事某项职务的公职人 员必须具备的一般要求、生理要求和心理要求。 一般要求主要包括年龄、性别、学历、工作经验； 生理要求主要包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、 感觉器官的灵敏度；
心理要求主要包括观察能力、记忆能力、理解能力、学习 能力、解决问题能力、创造性、气质、兴趣爱好、态 度、事业心、合作性、领导力等。
公共部门职位评价
内容 方法
分类法 排列法 评分法 因素比较法
【引导案例】该组织需要什么样的项目助理？
XX组织是中国致力于环保建设的较著名的非营利组织，因业 务发展需要招聘一名项目助理。人力资源部门按照一般形式 起草了招聘广告并在报纸上给予公布，要求具备本科学历， 英语4级以上，具有项目策划和志愿者工作经历。广告公布后， 人力资源部门从大批求职简历中进行筛选，初选了5名候选人 进行面试。面试的结果是5名候选人都不能充分满足岗位要求， 最后，无一人被录用。 人力资源部门分析了这次招聘失败的原因，主要在于公布招 聘信息前没有对项目助理职位的工作职责和任职资格进行专 门分析，招聘广告过于一般化。本科学历、英语四级、志愿 者工作经历并不是项目助理必须的能力，因此造成一些求职 者符合广告要求却不具备岗位技能。
4．职位。由一个人完成的一项或多项相关职责组成的 集合，又称岗位。
6.1.2 工作分析的基本术语（续）
5．职务。是指主要职责在重要性和数量上相当的一组 职位的统称。和职位不同，职位与员工是一一对应的， 而职务却并非一一对应。一个职务可能不止一个职位。 6．工作。是指一个或几个相类似的职位所形成的组合。 一项工作可能只涉及一个职位，也可能涉及多个职位。
6.2.3 工作分析的基本方法
面谈法 问卷法 直接观察法 工作日志法 关键事件法
6.3 公共部门人力资源职位评价概述
6.3.1 职位评价的含义与特点
1.职位评价的含义
职位评价研究的是如何将不同职位工作的内容以及难 易程度的差异具体表示出来，从而评定该职位的价值， 制定职位等级，以确定工资收入的计算标准。职位评 价是工作分析的逻辑结果，其目的是提供工资结构调 整的标准程序。
（2）确定工作分析参与者。一般而言，工作分析的负责人通常 是熟悉工作分析的人力资源管理部门的专业人士，有时候也需要 外部的专家来帮助，协助某些特殊方法的应用。一般情况下工作 分析的参加者主要由分析的对象——待分析工作的任职者、他的 直接主管上级和部门负责人等构成。前期通常做法是：首先，由 人力资源管理者（专业人士、外部的专家）搜集进行中的工作信 息；然后，编写出一份工作说明书和工作规范，员工和其直接上 级要参与此项工作，如填写问卷、参加访谈等；最后，由员工和 上级管理者来审查和修改工作分析人员所编写出的反映其工作活 动和职责的结论性描述。
第二，工作分析得到的工作说明书的信息，可作为工 作业绩考核的标准，通过绩效评价决定奖惩，并通过 奖惩等激励手段调动员工的工作积极性，从而产生最 佳的组织行为，使组织绩效得到最大限度的提高，有 效地实现组织目标。
6.1.2 工作分析的基本术语
1．行动。指工作活动中不便再继续分解的最小单位。 2．任务。指工作活动中未达到某一目的而由相关行动 直接组成的集合，是对一个人从事的事情所作的具体描 述。 3．职责。由某人在某一方面承担的一项或多项任务组 成的相关任务集合。
4.控制和运用阶段
工作分析活动的控制贯穿于整个分析过程，其主要目的是 为了控制和纠正可能出现的偏差，以保证工作分析的顺利 完成。工作分析结果是人力资源管理各项工作的基础，广 泛运用在组织结构调整、工作岗位再设计、员工招聘、绩 效管理和薪酬管理等许多方面。该阶段也可视为是工作分 析的反馈过程，通过工作分析结果的控制和运用，既满足 实际工作的需要，还可以运用过程中的各种反馈信息对已 经编制的工作说明书进行相应调整，为今后的再次工作分 析提供参考依据。
工作分析的主体是工作分析者，客体是组织内部的各个 职位，内容是与各个职位有关的情况，结果是工作说明 书，或者叫职位说明书。 在公共部门人力资源管理领域，工作分析的主要目的有 两个：
第一，工作分析得到的关于任职者的技术、知识、能 力等工作规范方面的信息可作为选拔员工的依据，从 而实现人与工作的最优匹配。
2.调查阶段
（1）收集背景资料。工作分析的背景资料主要包括：国际标准的职 业分类标准、国家的职业分类标准和组织结构图、工作流程图、前 人做过的职业分析资料和工作说明书等。 （2）收集工作分析对象现有的信息，并确定信息来源。这一步骤， 主要是通过收集有关工作对于员工行为的要求、工作活动、工作环 境条件和工作对任职者的资格要求等多方面的信息，利用各类工作 分析方法进行实际的工作分析。除了收集相关的背景资料外，还需 要收集各种工作的实际情况，作为实际存在的工作记录下来，并对 有关工作信息进行科学整理。为了有效地进行工作分析，必须做到 正确完整的确认工作实体；正确记述已确认的工作所包括的全部内 容；明确提出员工完成该项工作所必备的条件。任职者、监督者和 有关管理者都可以作为可靠的信息来源。 （3）选择合适的信息搜集方法。搜集工作分析所需要信息的方法有 很多，常用的有观察法、工作日志法、访谈法、问卷法、参与法和 关键事件法等。
7．职业。由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作 集合。 8．职业生涯。指一个人在其工作生活中所经历的一系 列职位、工作或职业。 9．工作族。又称工作类型，是指有两个或两个以上的 工作任务相似或要求的工作人员特征相似的一组工作。
6.1.3 工作分析的意义
1．工作分析为其他人力资源管理活动提供依据 2．工作分析对公共部门管理具有一定的溢出效应
3.分析与综合阶段
该阶段工作首先是将收集到的信息进行全面系统的整理、审查和分 析，主要包括岗位名称分析、任务分析、责任分析、劳动强度分析、 工作环境分析和任职资格分析。然后，将工作分析结果进行高度概 括和总结，使之成为可以使用的管理文件，即工作说明书。其主要 目的是让组织成员充分了解工作岗位、任务和职责，明确工作标准 以及应具备的素质。 在大多数情况下，完成工作分析后需要编写工作说明书，其步骤如 下： （1）根据工作分析信息写出工作说明书草稿； （2）将工作说明书草稿与实际工作进行对比； （3）根据对比结果决定是否需要再次进行调研； （4）修正工作说明书，对特别重要的工作岗位，可能还需要多次 修订； （5）形成工作说明书定稿，并应用于实际工作。
（2）对工作背景的描述
①报告关系，即该工作在公共部门组织结构中的地位，也就是说处于哪个 层级系统，其上级部门和下属部门分别是哪些。 ②监督关系，即该工作在公共部门中所需要接受的监督及进行监督的性质、 内容等。 ③职权及判断自由程度，即该公职人员在完成该项工作时拥有多少职权和 自由判断的程度等。 ④工作条件和物理环境，即工作地点的温度、光线、湿度、噪声、安全条 件、地理位置等。 ⑤社会环境，即工作群体中的人际关系，完成工作所要求的人际交往的数 量和程度，与各部门之间的关系，工作地点内外的文化设施、社会习俗、 工作群体中其他人的个人情况，如年龄、性别、资格等。 ⑥聘用条件，即公职人员在该公共部门中的有关工作安置情况，包括工作 时数，工资结构，支付工资的方法，福利待遇，该工作的晋升机会，工作 的季节性、进修的机会等。