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国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）文书基础目录：第一节：应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类二、通用公文的制发程序三、事务文书、商务文书的制发程序第二节：应用文书的格式一、通用公文的格式二、事务文书、商务文书的格式第三节：应用文书的要素一、材料二、主题三、结构四、语言第四节：应用文书的表达方式一、叙述二、议论三、说明rainbow1国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）应用文书的概念与制发程序第一节应用文书的含义与分类一、是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具1、应用文书：有一定格式的文体总称。
2、应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书公文类别定义包含种类命令（令）是指行政机关在行政管理、决定、公告、通告、行政公文通知、通报、议案、报告、请示、过程中形成的具有法定效力和批复、意见、函、会议纪要规范体式的文书，是依法行政（共13种）和进行公务活动的重要工具。
是指机关、单位、团体和个事务文书传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺人为处理日常事务所使用的文信（贺电）、感谢信、启事、简报、会书。
议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等商务文书是指机关、单位、团体为处意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可理商务业务所使用的文书。
行性研究报告等。
二、通用公文的制发程序（发文办理）草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序（一）草拟草拟公文的主要要求是（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定；（2）情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；（3）人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义；（4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层“（1）”；（5）应当使用国家法定计量单位；（6）文内使用简称，应当先用全称，并注明简称；（7）文内中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、rainbow2国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第一章文书基础第一篇：第一章文书基础第一章文书基础第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书行政公文：指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
通用公文：超出了行政机关范畴所使用的行政公文。
2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
事务文书：指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。
事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。
述职报告、讲话稿等。
商务文书：指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。
商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。
二、通用分文的制发程序制发程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发草拟公文的要求三、事务文书、商务文书的制发程序所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
第二节应用文书的格式一、通用公文的格式概念：通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
目前学习、运用公文格式的唯一标准：1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704—1999）(一)通用公文用纸和印装规格(二)通用公文中各要素标识规则1、眉首：红色反线以上的各要素。
包括：公文份数序号；秘密等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人；红色反线。
2、主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。
包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。
文书基础：第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类（一）含义应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
（二）分类主要分为三类：行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
又称“通用公文”。
主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、事务文书——处理日常事务所使用的文书。
主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
商务文书——处理商务业务所使用的文书。
主要包括：意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、文书的制发过程（一）通用公文的制发程序草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发（二）事务文书、商务文书的制度发程序事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。
但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
秘书文书基础知识：第二节应用文书的格式一、通用公文的格式指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
（一）通用公文用纸和印装规格（要求字目闪动）1、采用国际标准A4型纸2、公文页面与版心尺寸3、文字符号从左至右横写、横排。
一般每面排22行，每行排28个字。
4、公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。
（二）通用公文中各要素标识规则1、眉首1) 公文份数序号2) 秘密等级和保密期限3) 紧急程度4) 发文机关标识5) 发文字号6) 签发人（会签人）7) 红色反线①00001②机密★一年③特急④××××××××文件⑤×××〔2006〕号眉首分析：“①”表示公文份数序号1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。
第一章文书基础理论第一节概述一、文书的概念（一）文书：是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。
（二）公务文书：是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中，按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。
本书统称为文件。
对文件的概念，可以从以下几方面理解：1、文件是在处理公务活动中形成的2、文件的形成单位和使用范围十分广泛3、文件是机关管理信息的记录和传递4、文件是国家管理政务的工具（三）私人文书：是个人、家庭或宗族在与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录。
如日记、手稿、遗嘱等。
二、文件与档案文件是档案的前身，档案是文件的变体，是经过系统化整理的文件集合体；文件是档案的来源之一，档案是文件的主要归宿。
三、文书工作与档案工作（一）联系1、工作对象上的联系。
2、工作步骤上的联系。
3、整体工作的联系。
（二）区别1、工作目的不同。
2、工作任务不同。
第二节文件的性质一、文件的本质属性——现实执行性文件的现实执行性包含以下几层意思：1、“对号入座”式地贯彻执行文件的精神2、文件是作为解决文件所规定需要解决问题的依据3、文件在贯彻执行过程中，对解决问题具有指导意义二、文件的非本质属性1、文件的政治性2、文件的机密性3、文件的信息内容与载体的不可分割性4、文件的信息内容的独立性第三节文件的特点一、文件是由法定的作者制成和发布的二、文件有法定的权威和效用三、文件有规范的体式，并需经过一定的处理程序第四节文件的作用文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。
具体包括以下几方面：一、上传下达作用二、公务联系作用三、凭证记载作用第五节文件的分类一、从文件的来源上划分，可以将一个机关的文件分为收来文件和本机关制成文件。
二、从行文关系和方向上划分，可以将文件分为上行文、平行文、下行文。
行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。
秘书资格考试：文书基础1、单选公文的份数序号，应该用阿拉伯数字顶格标识在版心的（）。
A.右上角第1行B.右上角第2行C.左上角第1行D.左上角第2行正确答案：C2、填空题公文的行文方式有（）、多级（江南博哥）行文、越级行文、直贯到底行文。
正确答案：逐级行文3、填空题公文（）结构之一主题词。
正确答案：基本4、单选法律文书大都有固定的结构，包括（）三部分。
A、标题、正文、尾部B、首部、正文、尾部C、首部、事实和理由、尾部D、首部、正文、尾部和附项正确答案：B5、填空题文件是由（）制成和发布的。
正确答案：法定的作者6、填空题文书工作的时间性是由（）决定的。
正确答案：现实执行性7、问答题如何理解文件的本质属性？正确答案：文件的本质属性为现实执行性。
文件的现实执行性包含以下几层意思：1、“对号入座”式地贯彻执行文件的精神2、文件是作为解决文件所规定需要解决问题的依据3、文件在贯彻执行过程中，对解决问题具有指导意义8、名词解释会商正确答案：撰拟公文过程中，主办部门对涉及其他机构（部门）职权范围的事项，需要征得其同意和配合时进行协商活动的环节。
9、填空题发文字号的组成包括有（）。
正确答案：发文机关代字、发文年份、年度发文顺序号10、多选文书工作具有（）。
A.政治性B.机密性C.时间性D.规范性E.程序性正确答案：A, B, C, D, E11、名词解释领导指导类文书正确答案：由各级领导、指导机关及其领导人制发的用于颁布政令、部署工作、批复事项的文件。
如命令、决定、指示批复等。
12、填空题（）又称未定稿。
正确答案：草稿13、名词解释也称分工形式正确答案：就是将一个机关的文书工作，分别由机关的办公厅（室）和各业务机构的文书部门或专职、兼职文书人员各承担一部分。
14、问答题简述文书立卷中，问题特征被普遍采用的原因？正确答案：首先，问题特征是每一文件最基本的、最重要的、最本质的特参考解析：试题答案首先，问题特征是每一文件最基本的、最重要的、最本质的特征。
第一章文书基础*文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息而形成的。
*文书的定义为：1、文书是一种文字材料。
2、文书具有特定的格式。
3、文书具有应用性。
4、文书具有很强的目的性和针对性5、形成和使用它的主体是党政机关、企事业单位、群众团体。
*文书可分为纸质书面文书和电子文书。
*文书可以分为两大类：公务文书和私人文书*公务文书是为了满足提听得公务需求而产生的，起发文主体、收文主体、格式形式、法律效力均有别于私人文书。
*通用文书：在各类社会机构中所使用的处理日常事务的多种文体。
*专业文书：在特定的专业领域和专业工作中所使用的特殊公文。
*私人文书：为了处理私人事务而使用的文书。
*文书的作用：传递信息和凭证依据。
*公务文书的含义：法定机关和组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的文书资料又公务文件。
*公务文书的特点：公文有法定的作者、公文有法定的权威、公务有特定的效用、公文有规范的体式、公文有规定的处理程序。
*公务文书的作用：1、是领导和指导作用2、依据和凭证作用3、联系和关照作用4、宣传和教育作用5、规范和制约作用。
*公务的稿本是一篇公文在撰写、审核、签发、制作、使用过程中才、形成的具有不同功用特点的文稿和文本的统称。
*公文形成的阶段：草稿、定稿、校对稿、正式文本、复制文本。
*公文常见的格式：眉首、主体、版记。
第三章档案档案的定义及含义*档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教的等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
*档案的含义1、档案来源和内容的广泛性2、档案是有价值的历史记录3、但爱心是多种多样性4、档案的本质属性是原始记录性。
*档案的基本价值：凭证价值和参考价值。
*档案主要作用：1、机关工作的查考凭证2、政治工作和行政管理的工具3、科学研究的可靠资料。
*档案盒相关概念的区别：1、档案与文献2、档案与文物3、档案与图书4、档案与资料。
