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厦门大学( 通知)（2004）厦大学7号关于印发《二○○四届毕业生档案装寄的有关规定》的通知各院：现将《二○○四届毕业生档案装寄的有关规定》印发给你们，请遵照执行。
附件：《二○○四届毕业生档案装寄的有关规定》厦门大学学生工作处二○○四年六月一日主题词：应届毕业生档案装寄规定通知存档：2份[共印50份] 附件:二○○四届毕业生档案装寄的有关规定一、装档工作：各院应指定专人负责将以下材料装入毕业生本人档案：1、厦门大学学生学年鉴定表2、厦门大学毕业生登记表3、厦门大学学生学籍总卡（盖教务处公章）4、在校受各类表彰、奖励的材料5、在校期间受警告及以上处分的决定6、校医院体检单7、在校期间学生组织发展材料８、学位申请书９、其他应当归档的材料（包括原入学档案）10、研究生的学位档案（以研究生院的规定为准）二、档案寄发材料的填写：1、毕业生的档案按就业审批表和就业协议书上所规定的地址和单位寄发。
未落实就业单位也未申请档案寄存学校两年的未就业毕业生档案，一律按生源所在地就业主管部门的有关规定寄发（见《厦门大学2004届未就业毕业生档案寄发地址》）。
未落实就业单位的厦门生源毕业生档案寄回厦门市人才交流中心。
毕业生就业名单批准后，立即组织有关人员，严格按照要求填写下列三种材料：（1）《毕业生档案转寄通知单》（2）《机要文件交寄单》（3）装寄档案的信封2、留校毕业生的档案直接送交我校人事处档案室；考取本校研究生的毕业生档案直接交有关的学院; 经学校批准档案寄存学校两年的待就业毕业生档案统一交学生处保管。
上述三类档案均不必填写《转寄单》、《交寄单》、信封。
3、《毕业生档案转递通知单》的填写：《档案转递单》的有关内容应与报到证一致。
4、档案信封的书写要求：（1）必须用毛笔、钢笔或圆珠笔书写清楚规范，不得使用非正式的简化字，不得涂改。
（2）收寄件单位名称要书写清楚，除党政军领导机关外，其他单位还应写明单位详细地址。
（3）不符合寄递范围的有：乡（镇）、中学、派出所、信箱、车间、工地、街道办事处、门诊部。
毕业生档案转递的说明（合集5篇）第一篇：毕业生档案转递的说明毕业生档案转递的说明：1、学院将根据“全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证”上的“报到地址”栏办理档案转递，即“报到地址”就是档案转递地址。
(1)、已就业的毕业生（提供了经单位或就业主管部门审批的《就业协议书》），个人档案材料转往就业单位的主管部门或人事代理机构。
(2)、未正式签约也未升学的毕业生的报到地址是本人“生源所在地的人事局”（上述情况指福建省生源的毕业生）。
(3)福建省生源之外的毕业生报到地址将按照各省的相关文件规定执行。
2、毕业生档案将由招生就业办档案室通过邮局以机要件方式转递或直接送达，每年7月份开始。
毕业生应关注本人档案去向并于9月初向本人档案转递地查询个人档案是否已到达。
如未到达，应及时与招生就业办联系，办理档案查询手续。
3、各类就业状况的毕业生档案转递方向：（1）参加专升本已录取的毕业生，凭录取通知书到各系办理领取档案手续，暂由毕业生本人保管，报到时交至录取学校收。
（2）毕业前通过学院和系统一办理了人事代理的毕业生，招生就业办于8月底前将档案转至相关的人才市场。
（3）各自与用人单位签定了就业协议书的毕业生，招生就业办于7月份开始按就业协议书和报到证上所规定的地址和单位寄发。
（4）结业生及办理休学的同学，档案暂由学生所在系管理，待确定毕业或结业后再依据就业去向确定如何转寄。
（5）生源属厦门市区及所辖区的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至厦门市人才服务中心。
（6）生源属泉州市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至泉州市人才服务中心。
（7）生源属莆田市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至莆田市人才服务中心。
（8）生源属宁德市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至宁德市人才服务中心。
（9）生源属三明市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至三明市人才服务中心。
（10）生源属南平市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至南平市人才服务中心。
毕业生档案转递须知毕业生同学们，你们好！你们即将结束大学生活，开始人生新的旅程。
在你们忙于毕业的同时，请不要忽略记载你们成长足迹的学生人事档案。
为了每位同学的档案能够准确、迅速的转递到接收单位, 请你们对下列注意事项一定给予重视，并且严格遵照执行。
第一部分：档案转递步骤须知一、确保在网站上填写的档案转递信息准确无误毕业生在网站上填写档案转递信息时，应特别注意：请填写准确的档案接收单位名称及详细地址，单位名称不得使用简称。
请毕业生依据个人情况对应以下六种类别。
1、有派遣单位的毕业生（1）凡派遣单位有接收机要档案权限的,比如毕业生签约单位是国家机关、大型企事业单位、高等院校等，应直接填写其单位接收档案部门的名称及其详细地址。
（2）凡派遣单位不符合机要通信投递范围的,比如签约单位是某中学或某个企事业单位，则要填写与机要局有直投关系的上级单位的名称及详细地址。
（3）在“三资”（合资、外资、独资）或私企等报到单位不符合机要通信投递范围，且无人事档案保管权限的单位就业的，应提供其专门指定的符合机要通信范围并有人事档案保管权限的档案转递单位名称、详细地址：一般单位集体在某人才交流中心开户的，在《全国普通高等学校毕业生就业协议书》上“档案转寄详细地址”栏填写某人才交流中心，档案将被转递到该中心；综上所述，要特别注意派遣单位和档案接收单位之间的关系，两者有可能不是一致的，因而在填写档案转递信息时，如有必要，请咨询单位人事加以确认。
2、档案转回原籍的毕业生凡回省二分的同学，其报到单位、档案转递地址一般为生源地毕业生就业主管部门、当地人力资源和社会保障局、人才交流中心等。
上述地址由北京市教委协商各省市毕业生就业主管部门后提供给学校就业指导中心。
3、继续读研的毕业生（1）已经考取校外研究生的同学，请按录取学校的要求填写转档信息，一般具体到所录取学校的院（系、所、中心）的党委或人事部门。
另外，请将录取学校的调档函或录取通知书交给学院，由学院统一提交档案室备份留存。
高等学校档案归档范围及保管期限表党群类档案归档范围和保管期限DQ11 党务综合行政类档案归档范围和保管期限表XZll行政综合1 上级有关学校行政管理的综合性文件长期2 全校性的规章制度永久3 学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4 校长办公会、书记校长碰头会议记录、纪要永久5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6 各学院的工作计划、报告、总结和会议记录长期7 校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿长期8 本校教育事业规划、计划及上级批复永久9 学校评估材料永久10 本校向上级的请示及其批复永久或长期11 本校各单位的请示及学校的批复长期12 有关全校性工作的调查材料和经验总结永久13 学年报表及综合统计永久14 启用印章的文件及印模永久15 本历史沿革、情况介绍永久16 本校大事记、简报、信息、动态等永久17 校史工作材料永久18 校友工作材料长期19 校庆工作材料长期20 群众来信来访文件材料长期21 普选工作材料短期XZ12 人事1 上级机关有关人事工作的文件长期2 本校人事工作的规章制度长期3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4 关于机构编制规划、计划报告、上级批复永久5 关于校内机构设置、变化的文件材料永久6 人事处权限内的干部任免文件及名册永久7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期9 教职工动态月报长期10 师资培养、管理工作计划、规定、总结永久11 教师进修计划、安排、总结长期12 教师工作量的规定和执行情况长期13 教师业务考核材料长期14 人事统计报表永久15 教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表永久16 教研室、研究室正副主任名册长期17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复长期18 教职工工资调整材料、名册长期19 教职工转正定级材料长期20 教职工校内调动材料长期21 教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信) 长期22 教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根) 长期23 教职工援外和支援边远地区材料短期24 教职工离休、退休、退职、离职等及有关荣誉证书授予工作的材料长期25 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期26 教职工退休后重新工作的材料长期27 教职工福利工作长期28 教职工商调函件长期29 使用临时工有关材料长期30 群众来信来访材料长期XZ13监察、审计1 上级有关监察、审计工作的文件长期2 本校监察、审计工作方面的规章制度长期3 监察、审计工作计划、总结、调查报告长期4 监察、审计工作统计年报及重要报表长期XZ14武装、保卫1 上级有关公安保卫工作的文件长期2 本校公安保卫保密工作方面的规章制度长期3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6 要害部门的公安保卫、消防工作长期7 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件长期8 本校武装部职责范围内的规章制度长期9 武装部工作计划、总结、调查报告长期10 武装部工作统计年报及重要报表长期11 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡) 长期12 军训活动安排等有关材料长期XZ15后勤1 上级有关后勤工作的文件短期2 本校后勤管理处及各科规章制度长期3 本校后勤工作计划、总结报告、调查材料长期4 房屋管理、调配使用、转户等的规定、总结长期5 防震、防汛、环保、节能工作的文件材料长期6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期7 师生员工健康状况调查材料及统计表永久8 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期9 伙食、车辆、校园绿化等短期XZl6档案、图书、文博1 上级有关档案、图书情报、博物工作的文件长期2 档案、图书、文博规章制度长期3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期4 档案、图书、文博工作概况、发展规划、统计及统计年报永久5 档案、图书与校外交流的有关材料长期6 档案馆指南、全宗索引永久教学类档案归档范围和保管期限表JXl1综合1 上级下达有关教学工作文件材料长期2 教育改革、培养目标、专业设置、学制等方面指导、规定及办法永久3 本校制定各种教学计划、规章制度、会议纪录、调研报告、总结等永久4 教学质量检查评估、总结和各级优秀教学质量奖材料、教学成果奖材料长期5 非学历教育的培训班、进修班材料长期6 统计报表永久7 学生运动会材料长期JXl2学科实验室建设1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3 重点学科、专业、实验室建设材料永久4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期5 学科、专业、实验室建设统计报表永久JX13招生1 上级有关招生工作的文件材料长期2 招生计划、规定、生源计划长期3 新生录取材料及新生名单长期4 委培、代培、自费生计划、合同及名单长期5 招生宣传、招生工作总结短期6 研究生入学试题及指导教师名册长期JX14学籍管理1 新生入学登记表永久2 学生成绩卡片永久3 学生成绩总册永久4 在校学生名册永久5 学生学籍变更材料(升学、留级、休学、复学、转学、退学、专升本材料) 永久6 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期7 学生处分材料长期JX15课堂教学与教学实践1 各专业教学计划(教学大纲) 永久2 课程建设要求及安排、校历表、课表长期3 各系、科、专业课程试题库长期4 典型教案、重要备课记录长期5 教学实习、生产实习计划、总结及相关材料短期6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期JX16学位工作1 上级有关学位工作文件材料长期2 本校学位评定条例、办法及计划、总结长期3 学位委员会会议记录、决定长期4 学位委员会授予各层次学位清册永久5 本科生优秀学士学位论文长期6 博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期JX17毕业生1 上级有关毕业生分配的文件材料长期2 毕业生工作计划、简报、总结长期3 毕业生供需统计、计划、合同长期4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久5 毕业证、派遣证存根领取签收册长期6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期JX18教材1 自编、主编教材长期2 各系各专业使用教材目录长期3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期4 其他有保存价值的自编参考资料短期附录：存系教学类档案教材1 毕业生论文及评审意见长期2 课堂教学材料、课程进度表短期3 教师任课安排、教案长期4 优秀实习报告短期5 本专业教学检查、调查材料及总结短期6 教师工作量核算、等级材料短期科学研究类档案归档范围和保管期限表KY11综合1 科研行政管理文件材料长期2 科研计划管理文件材料长期3 科研成果管理文件材料长期4 科研经费管理文件材料长期5 申报科学基金及有关批复长期6 学会工作(学术活动) 材料短期KYl2 -1 科研准备阶段1开题报告与课题调研论证材料长期2 任务书、合同、协议书永久3 课题研究计划、设计长期4 计划执行情况、计划调整或撤销报告短期5 课题投资和预决算材料短期KYl2 -2 研究实验阶段1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录永久2 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果等）。
一、学生档案须归档内容：1、毕业研究生登记表2、报到证（白联）3、专业学位硕士研究生学位申请书及研究生归档成绩单4、学位授予决定5、在读期间的奖、惩材料6、入党材料7、档案投递通知单第二联二、学院工作流程：1、档案馆领取学生档案、资料袋、转递通知单。
2、各院系必须和学生仔细核对工作单位是否具有档案人事权以及能否投递机要文件，没有档案接收人事权的单位，档案寄单位主管部门或受委托代理人事关系的当地人才交流服务中心。
档案（机要）寄递范围只到县级。
（注：此项工作由学生根据三方协议上签约单位提供的档案投递地址统一登记）。
3、档案封面必须用毛笔、钢笔、签字笔书写清楚、规范，不得随便涂改和补贴，不得使用非正式简化字。
4、收件单位名称必须书写清楚，不得用邮政信箱或街道门牌、楼号代替寄件单位名称。
（注意：a)某市某路某号写第一行，单位名称写第二行b)需要填写单位全称，如打印需要用大号字）5、将旧的档案袋放入新袋，硕士期间资料放在新袋中。
6、封袋前填写转递通知单，第二联放入档案袋。
7、各院系移交毕业生档案时，应按学号顺序排列，并在寄发档案的信封上注明学号和姓名，以便核对查询。
8、档案转递单上请写清学号和姓名，凡是档案内装有入党材料的学生，请在回执单入党材料一栏打“√”，以防止和接收单位因材料不全而发生纠纷。
将回执单放在档案与信封口袋之间，以便单位收到档案后，回执能及时返回我校。
9、每人一只档案封面信封。
凡不需转寄档案的同学（录取本校研究生、留校工作或延长学制），不要装信封口袋，分类交学生档案室。
三、学生档案出档流程（档案馆相关通知）：详见下一页东南大学毕业生办理档案转递流程图注意：1、毕业生毕业时，必须等所在院系将有关材料收集齐全归档后，档案馆学生档案室才会通过南京市机要局寄往接收单位。
档案馆收到各院系送来的毕业生档案后，会及时将档案转递。
毕业生不必自己到档案馆学生档案室交任何材料，如有疑问请与本人所在院系学办联系；2、档案馆一般每周四上午去南京市机要局寄档（寒暑假和法定节假日除外），请各院系在周二下班前，将本周四需寄档案送档案馆。
关于输入毕业生档案转寄地址的注意事项
为了搞好毕业生档案转递工作，确保毕业生档案准确、顺利地转入用人单位，在报档案转递地址时请注意如下事项：
一、收档单位地址一栏请输入《就业协议书》中的<档案转寄详细地址>中的地址，输入格式，如：
（1）、XX省XX市XX路(街) XX号及收档单位全称
收档单位地址及单位名称：江苏省吴江市江陵南路82号：吴江市人才服务中心收档部门：人事代理部
收档单位邮编：215200
（2）、收档单位地址及单位名称：广东省广州市工业大道中广纸路40号：广州
造纸股份有限公司
收档部门：人力资源部(人事处)
收档单位邮编：510000
（3）、收档单位地址及单位名称：湖北省武汉市武昌珞珈山武汉大学
收档部门：土木建筑工程学院学工处焦丽老师
收档单位邮编：430072
三、毕业生档案采用两种方式转递：1、特快传递（ESM）；2、通过邮政局采用机要方式转递，机要转递收件单位必须是县级以上国营企、事业单位或人才交流中心。
私企或外企不能接收机要文件，寄出去也会退回，到这些单位就业的毕业生请与用人单位联系准确的存放档案地址，以免影响报到。
四、特快传递和机要转递查询期限为一年，毕业生可根据自己所填的收档单位在期限内查询自己的档案是否收到，过期不办理查询，也可以通过校园网查询档案去向(网址：/)。
毕业生档案转寄名单数据请在6月10日前交学生档案室。
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