知识产权外来文件与记录控制程序

知识产权文件控制程序完整版知识产权文件控制程序完整版一、引言知识产权（Intellectual Property，简称IP）是指人们在创造智力劳动产品过程中所拥有的产权。

控制和管理知识产权对于企业的发展至关重要。

本旨在为企业制定一套完整的知识产权文件控制程序，确保对知识产权的保护和管理。

二、定义1. 知识产权：指著作权、专利权、商标权、商业秘密等通过法律规定获得的权益。

2. 知识产权文件：指所有与知识产权相关的文件、数据、研究报告等。

三、知识产权文件控制程序1. 知识产权文件分类1.1 著作权文件1.1.1 软件代码1.1.2 说明1.1.3 设计图纸1.2 专利权文件1.2.1 专利申请文件1.2.2 专利审批文件1.2.3 专利授权文件1.3 商标权文件1.3.1 商标注册申请文件1.3.2 商标注册证书1.3.3 商标变更文件1.4 商业秘密文件1.4.1 机密协议1.4.2 保密文件2. 知识产权文件存储与访问2.1 存储方式知识产权文件应存储在安全可靠的服务器或者云存储平台中，确保文件的完整性、机密性和可访问性。

2.2 访问权限控制设置不同的权限级别，确保惟独授权人员能够访问和编辑知识产权文件。

禁止未经授权的人员访问。

3. 知识产权文件备份与恢复定期对知识产权文件进行备份，确保文件的安全性和可恢复性。

备份数据应存储在不同的地点，以应对突发事件。

4. 知识产权文件审查与更新4.1 定期审查对知识产权文件进行定期审查，确保文件的准确性和完整性。

发现问题及时进行修订和更新。

4.2 变更记录记录知识产权文件的变更情况，包括修订日期、修订人员和修订内容。

5. 文件销毁与归档对于过期或者无效的知识产权文件，应按规定进行销毁或者归档。

文件销毁过程中应确保文件信息的彻底销毁，以防泄露。

四、附件本所涉及的附件如下：1. 著作权申请表格2. 专利申请表格3. 商标注册申请表格4. 机密协议模板5. 文件归档清单五、法律名词及注释1. 著作权：指个人在创造文学、艺术、科学、技术等作品时所享有的权益。

更 改 记 录修订次实施 日期页 码对应 条款更 改 内 容 文件更改申请号1 2 3 45制订 审核 批准深圳***科技有限公司Shenzhen *** Co.,Ltd记录控制程序文件编号 ***-IPCX4.2.4-2018 受控类型程序文件制定部门管理部版本1.0生效日期 2018-07-16 总页码41 目的对记录进行有效的控制和管理，提供知识产权管理规范要求和知识产权管理体系有效运行的客观证据，为保持和改进知识产权管理体系提供信息，为制定、纠正和预防措施提供依据。

2 范围适用于对记录的填写、传递、标识、贮存、保护、检索、保留、借阅、归档、保存期限、处置和销毁等做出了具体规定。

3 职责3.1 管理部是本程序的归口管理部门，其职责为：3.1.1 对知识产权记录的完整性、符合性和真实性进行监督、检查。

3.1.2 负责对公司所有知识产权表单进行年度评审，对需更改的记录表单召集各部门进行评审更改，并上报管理者代表批准后执行新版表单。

3.1.3 负责保管超过一年的知识产权记录。

3.2 管理者代表负责批准各部门执行的知识产权记录表单。

3.3 各部门负责按本程序规定的要求具体实施知识产权记录的控制和管理。

4 工作程序4.1 知识产权记录的控制范围和分类4.1.1 记录的控制范围包括：知识产权管理体系文件中规定提供的记录，以及在知识产权管理体系运行中形成的其它记录（包括音像记录、磁带、照片、光盘、文字资料等）。

4.1.2 记录的分类包括：各项管理记录、操作记录、审批记录、申报记录、更改记录及相关原始记录。

4.2 记录的形式：记录可以是表格、图表、报告的形式并用纸张作为记录的媒体，以后有条件也可以采取其他任何的媒体，如硬拷贝或电子媒体（磁带、磁盘、胶片、照片等）。

4.3 记录格式的规定4.3.1 记录一般采用表格方式（特殊情况除外），记录必须有规定的编号和顺序号，编号按本程序的规定执行，表格一般应设制编制、审核、批准和日期栏。

1 目的为规范企业内部文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新所需的控制，以及外来文件与记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，特制定本程序。

2 适用范围适用于公司对所有知识产权管理体系文件的管理。

3 定义3.1 一级文件：知识产权手册。

3.2 二级文件：知识产权程序文件。

3.3 三级文件：知识产权相关的部门管理规定。

3.4 四级文件：知识产权表单/记录。

3.5 外来文件：本程序所指的外来文件包括行政决定、司法判决、律师函件等，不包括法律法规和其他要求文件。

法律法规和其他要求的识别、获取与管理按《法律法规和其他要求控制程序》执行。

4 相关文件4.1 《法律法规和其他要求控制程序》4.2 《保密管理程序》5 职责5.1 总经理负责策划和管理知识产权管理体系，对体系文件进行统筹规划。

5.2 研发部5.2.1 负责一级文件、二级文件的归口管理；5.2.2 控制、分发外来文件及存档原件和处理作废文件；5.2.3 负责指导和监督各部门形成资料的归档工作；5.2.4 负责各级体系文件的分发、原稿的存档及作废版本处理；5.3 各职能部门5.3.1 负责三级文件的归口管理；5.3.2 负责在本部门职责范围内执行相关文件；5.3.3 负责管理本部门使用的外来文件；5.3.4 负责编制和管理本部门的记录文件。

5.4 各级文件的制订、审核、批准与控制职责：5.4.1 一级文件由研发部编写，管理者代表审核，总经理批准，研发部归口管理。

5.4.2 二级文件由研发部组织编写，管理者代表审核，研发部归口管理。

5.4.3 三级文件由研发部组织编写，管理者代表审核，研发部归口管理。

5.4.4 四级文件随二级、三级文件一同提交审批，由使用部门归口管理。

6 内容6.1 总则6.1.1 受控文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新，以及外来文件与记录的标识、贮存、保护、检索和处置，按本程序执行。

6.1.2 本程序所称的文件及资料包括：《知识产权管理手册》；知识产权程序文件；知识产权相关的部门作业文件；知识产权记录文件；知识产权外来文件、资料。

1 目的对外来文件和记录文件进行管理，为公司的知识产权创造、运用、保护等管理活动提供客观证据，确保各项记录得以妥善保存，便于追溯。

2 范围适用于公司知识产权管理体系运行有关的记录和外来文件的管理。

3 定义3.1记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。

3.2知识产权记录：知识产权的各项检索、记录表单及报告书等。

3.3知识产权外来文件：指顾客、供方、其他相关方提供的知识产权文件，行政决定、司法判决、律师函件，国家、地方政府、行业主管部门颁布的法律、法规和管理规定等。

4 职责4.1管理者代表负责知识产权记录使用、更改、处理的批准。

4.2综合部负责接收知识产权外来文件，识别其有效性并登记、发放、保存。

4.3综合部负责知识产权记录的登记编号、更改、处理和控制，以及产品实现全过程和知识产权管理体系运行记录的管理。

4.4各职能部门负责相关知识产权记录的编制、填写、保存和保护。

4.5知识产权记录的填写人员对所记录的数据、文字负责。

5 程序5.1 记录的种类5.1.1 知识产权体系运行必备的记录见《知识产权记录清单》。

5.1.2 与知识产权活动相关的其他记录。

5.2 记录的形成5.2.1 各部门负责按《知识产权文件控制程序》中规定的要求做好各类知识产权记录。

5.2.2 呈书面形式的知识产权记录需用钢笔或水笔书写，字迹清晰。

5.2.3 呈电子媒体形式的知识产权记录应有备份。

5.2.4 知识产权记录填写必须及时，内容准确。

5.3 记录的保管5.3.1 归口管理部门指定专人负责收集、整理，按年、月汇编或装订成册，分类存放。

5.3.2 为便于索引，记录汇编或装订应依其流水号或日期或产品类别等。

5.3.3 记录贮存和保管应便于存取，并有适宜环境，防止损坏、变质和丢失。

5.4 记录的使用5.4.1 公司内部人员查阅记录，经记录管理部门负责人批准。

5.4.2 合同有规定时，知识产权记录可供顾客或其代表查阅，但需经记录管理部门负责人批准。

知识产权外来文件控制程序摘要知识产权是企业最重要的资产之一，保护和控制知识产权文件是企业管理的关键环节。

本文介绍了一个针对知识产权外来文件的控制程序，旨在帮助企业更有效地管理和保护其知识产权。

引言随着全球经济一体化的加深，企业之间的知识交流和共享变得日益频繁。

然而，这也带来了知识产权侵权的风险。

为了保护企业的知识产权，建立一个严格的文件控制程序变得尤为重要。

一、知识产权外来文件的识别和归类1.1 文件识别首先，企业需要确定什么样的文件被视为知识产权外来文件。

一般来说，知识产权外来文件包括但不限于专利申请、商标注册文件、版权登记证书等。

企业可以根据自身业务情况制定相应的文件识别标准。

1.2 文件归类一旦确定了知识产权外来文件，企业需要按照一定的规范对这些文件进行归类。

可以按照文件类型、知识产权类别或者申请日期等进行分类。

这样可以更方便地管理和查找这些文件。

二、知识产权外来文件的收集和存储2.1 文件收集企业可以与知识产权代理机构或专利事务所合作，委托他们负责知识产权文件的收集。

同时，企业内部也需要设立专门的部门或岗位负责文件的收集工作。

收集的文件应及时整理并按照归类进行存储。

2.2 文件存储对于知识产权外来文件的存储，企业可以选择实物存储和电子存储相结合的方式。

实物存储可以采用专门的文件柜或者保险柜，确保文件的安全和保密性。

对于电子存储，企业可以利用网络存储或云存储等技术手段，以便更方便地管理和共享文件。

三、知识产权外来文件的审查和备案3.1 文件审查企业在收到知识产权外来文件后，需要进行审查。

审查的内容包括文件的真实性、合法性和完整性等。

如果发现问题，企业应及时与知识产权代理机构或专家进行沟通，确保文件的准确性和有效性。

3.2 文件备案审查通过的知识产权外来文件应及时进行备案。

备案的目的是确保企业对这些文件的所有权和使用权。

备案的方式可以是将文件存放至备案系统中，以便日后查阅和管理。

四、知识产权外来文件的保护与维护4.1 文件保护企业应制定相关的保密措施，确保知识产权外来文件的安全。

更 改 记 录修订次实施 日期页 码对应 条款更 改 内 容 文件更改申请号1 2 3 45制订 审核 批准深圳***科技有限公司 Shenzhen *** Technology Co.,Ltd文件控制程序文件编号 ***-IPCX4.2.2-2018 受控类型程序文件制定部门管理部版本1.0生效日期 2018-07-16 总页码 61 目的对知识产权管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止知识产权管理体系运行的各个场所使用无效版本的文件，确保与知识产权管理体系有关的所有文件处于受控状态，确保知识产权管理体系有效运行。

2 范围适用于公司与知识产权管理体系有关的所有文件的控制，也包括相应的外来文件。

记录是一种特殊类型的文件，依据《记录控制程序》文件的规定予以控制。

3 职责3.1 管理部为本程序归口管理部门，其职责为：3.1.1 负责公司所有归档文件的发放、回收、作废、销毁工作；3.1.2 负责本部门第三层次文件的编制、审核、更改及管理工作；3.1.3 负责公司商业秘密程序文件编制、审核、更改及管理工作；3.1.4 负责商业秘密记录审核及各部门商业秘密保密工作审核；3.1.5 负责收集国家最新相关政策法规并传递给知识产权管理部门。

3.2 开发部3.2.1 负责组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审，确保文件的有效性；3.2.2 负责监督公司所有归档文件的发放、回收、作废、销毁工作；3.2.3 负责研发阶段专利挖掘相关文件管理和专利申报相关文件准备工作；3.2.4 负责监督管理各职能部门知识产权管理体系运行过程的记录进行。

3.3 文件编制小组：负责组织公司知识产权管理手册、程序文件的编制、更改工作。

3.4 管理者代表：负责组织文件编写小组编制、换版知识产权管理体系文件，并负责对体系文件的审核。

负责对知识产权管理体系的策划安排。

3.5 各职能部门负责对所使用文件的管理。

3.6 总经理负责批准知识产权管理手册（包括方针、目标）、程序文件、作业指导文件、知识产权管理体系策划。

知识产权管理指南与控制程序文件
目标
本指南旨在帮助组织有效管理和保护知识产权，确保知识产权的合法性和可持续性，并预防知识产权侵权行为。

以下提供了一些控制程序和最佳实践，供组织参考和实施。

知识产权管理流程
1. 知识产权识别和分类
- 鉴别和识别组织内创造的各种知识产权，包括专利、商标、版权和商业机密等。

- 将不同类型的知识产权进行分类和归档，以便更好地管理和保护。

2. 知识产权评估和评估
- 对组织内的知识产权进行评估和评估，以确定其价值和潜在风险。

- 考虑到知识产权的价值，制定相应的保护策略和措施。

3. 知识产权保护
- 确保知识产权的合法性和有效性，包括注册专利、商标和版权等。

- 制定保密协议和非竞争条款，以防止知识产权泄露和侵权。

4. 知识产权管理培训
- 为员工提供关于知识产权的培训，包括知识产权的概念、法律要求和最佳实践。

- 建立一个持续的培训计划，以确保员工对知识产权问题有全面的了解。

5. 知识产权监控和追踪
- 建立一个系统来监控和追踪组织内部和外部的知识产权侵权行为。

- 做好知识产权追索工作，并采取必要的法律行动保护知识产权权益。

最佳实践
- 与专业律师合作，确保遵循适用的法律法规。

- 定期审查和更新知识产权管理政策和程序。

- 建立一个跨部门的知识产权管理团队，以确保有效执行和协调。

- 建立有效的知识产权记录和档案系统，以便追踪和管理知识产权。

以上是知识产权管理指南与控制程序文件的内容。

请根据组织的具体情况和需求进行适当调整和实施。

外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。

二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。

三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。

负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。

负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。

2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。

负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。

3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。

负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。

4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。

负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。

5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。

四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。

2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。

与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。

3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。

4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。

5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。

专业机构发布的技术报告、研究成果等。

五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。

知识产权外来文件控制程序摘要本文描述了一个知识产权外来文件控制程序的设计与实施。

知识产权是企业的重要资产之一，保护和管理好知识产权对于企业的长期发展至关重要。

然而，随着企业与外部合作伙伴的不断增多，外来文件的管理变得愈发复杂和困难。

为了解决这个问题，本文提出了一个综合的知识产权外来文件控制程序，旨在提高知识产权文件的管理效率和安全性。

1. 简介知识产权外来文件控制程序是一种用于处理和管理企业与外部合作伙伴之间的知识产权文件的程序。

它可以帮助企业对外来文件进行分类、存储、检索和共享，并保护知识产权文件的安全性。

2. 程序设计知识产权外来文件控制程序的设计主要包括以下几个方面：1) 文件分类：根据不同的知识产权类别，对外来文件进行分类，例如专利文件、商标文件、版权文件等。

2) 文件存储：将外来文件存储在安全的电子文档管理系统中，确保文件的完整性和可访问性。

3) 文件检索：建立一个方便快捷的检索系统，使用户可以根据文件的关键字、日期、作者等信息进行检索。

4) 文件共享：对于需要与外部合作伙伴共享的文件，确保只有授权的人员才能访问和下载文件。

5) 安全控制：采取多种安全措施，保护知识产权文件的安全性，例如加密、访问控制、审计等。

3. 程序实施知识产权外来文件控制程序的实施步骤主要包括以下几个方面：1) 系统需求分析：对企业的知识产权文件管理需求进行分析，确定程序的功能和性能要求。

2) 系统设计：根据需求分析结果，设计程序的架构和流程，并确定所需的硬件和软件资源。

3) 系统开发：根据系统设计，进行程序的编码和测试，确保程序的稳定和可靠。

4) 数据导入：将企业现有的外来文件导入到知识产权外来文件控制程序中，建立起文件的初始数据库。

5) 系统部署：将开发完成的程序部署在企业的服务器上，并进行系统的功能测试和性能调优。

6) 培训与推广：对企业内部的员工进行系统操作培训，推广知识产权外来文件控制程序的使用。

4. 程序效果通过实施知识产权外来文件控制程序，企业可以实现以下效果：1) 文件管理效率提高：采用程序进行文件管理，可以避免繁琐的手工操作，提高文件管理的效率。

知识产权外来文件控制程序简介知识产权（Intellectual Property，简称IP）是指人们在创作并运用自己的智力劳动成果时所享有的权益。

知识产权的保护对于促进创新和发展至关重要。

在现代社会中，企业、组织和个人持有大量的知识产权文件，如专利、商标、版权等。

为了更好地管理这些重要的知识产权文件，我们需要一个高效的外来文件控制程序。

本文档旨在介绍一种知识产权外来文件控制程序，该程序可以帮助组织或企业有效地管理和保护知识产权文件。

程序概述知识产权外来文件控制程序是一种用于管理和保护知识产权文件的工具。

该程序可以帮助组织或企业实施严格的文件管理和控制措施，以确保知识产权的安全和保密性。

该程序的主要功能包括：1.文件登记和索引：将外来的知识产权文件登记到系统中，并为每个文件分配一个唯一的标识符。

系统会为每个文件创建一个索引，方便用户进行查找和管理。

2.文件存储和备份：该程序提供一个安全的文件存储和备份系统。

所有的知识产权文件会被妥善存储，并定期进行备份，以防止文件丢失或损坏。

3.文件访问权限控制：该程序可以设置不同的文件访问权限，以确保只有授权人员可以查看和编辑特定的知识产权文件。

权限控制可以根据文件的敏感程度和用户的角色进行设置。

4.文件审批流程：对于一些重要的知识产权文件，该程序可以设置审批流程，确保只有经过审批的用户才能访问和修改文件。

审批流程可以自定义，具体根据组织或企业的需求进行设置。

5.文件追踪和监控：该程序可以追踪和监控所有的文件操作记录，如文件的创建、修改、删除等。

用户可以查看文件的操作历史，了解文件的使用情况。

使用方法安装程序1.下载知识产权外来文件控制程序安装包。

2.运行安装程序，按照提示完成安装过程。

登记文件1.启动知识产权外来文件控制程序。

2.在程序中选择“文件登记和索引”功能。

3.输入文件的基本信息，如文件名称、类型、创建日期等。

4.程序会自动生成一个唯一的文件标识符，并为文件创建索引。

知识产权知识产权文件与记录控制程序知识产权知识产权文件与记录控制程序1. 简介知识产权是指由人的智力创造的成果，包括专利、商标、著作权、商业秘密等。

在现代社会中，知识产权保护已经成为企业竞争的重要手段之一。

为了保护企业的知识产权，制定一套完备的知识产权文件与记录控制程序非常重要。

本文将介绍知识产权的文件与记录控制程序的相关内容。

2. 知识产权文件与记录控制程序的目的知识产权文件与记录控制程序的目的是确保企业对知识产权的保护和管理工作得以顺利进行。

通过明确文件的创建、审核、批准、发布、存档等各项程序，能够确保知识产权相关的文件能够得到妥善管理，并有迹可循。

此外，记录控制程序的制定和执行，能够确保公司拥有对知识产权相关活动的准确记录，以便后续的管理和审计工作。

3. 知识产权文件与记录控制程序的要素3.1 文件分类与编号为了方便知识产权文件的管理，需要对其进行分类和编号。

可以按照知识产权类型、文件性质、文件用途等因素进行分类，然后为每个文件进行编号，以便追踪和管理。

3.2 文件创建与审核知识产权文件的创建和审核是确保文件质量和内容准确性的关键步骤。

文件创建需要明确的规范和模板，并由指定的人员负责创建。

创建完成后，需要经过相关人员的审核和确认，确保文件与实际情况相符合。

3.3 文件批准与发布经过审核确认的知识产权文件，需要经过批准和发布程序，才能生效。

文件批准需要相关的管理人员进行，对文件内容进行审查，并决定是否批准。

批准后，文件需要进行发布，以便相关人员能够及时获取并执行相关内容。

3.4 文件存档与归档知识产权文件的存档与归档是确保文件长期保存和随时查阅的重要步骤。

存档包括对文件进行分类、整理和标记，并妥善保管，以防丢失或损坏。

归档则是将文件按照一定的规则进行存档，以便查找和检索。

3.5 记录控制程序知识产权记录的控制程序包括记录的创建、审核、存储等步骤。

记录的创建需要明确的规范和模板，并由指定的人员负责创建。

1 目的编制本程序的目的在于确定公司记录的内容及记录标识、储存、保管和处理等管理要求，使公司记录得到有效的控制，为证实产品质量及知识产权管理符合规定要求，以及体系有效性提供可靠的客观证据。

2 适用范围本程序适用于公司管理体系运行过程中所有记录的管理。

3 职责1、各部门负责本部门文件涉及的记录的编制，记录的审批发布执行《文件控制程序》，经批准后，记录电子文档交由知识产权管理部门归档和管理；2、各部门本部门记录的收集、标识、归档及保管工作；3、未经审批，各部门不得随意编制、使用未经批准的记录。

4 总则4.1 记录的种类与内容公司的记录主要包括：1、设计开发、生产、检验、采购、销售等各项记录，如采购品验收记录、产品检验（测试）记录等；2、知识产权管理体系、质量管理体系等体系运行的记录，如管理评审记录、知识产权内部审核记录等；3、有关顾客的记录，如顾客提供的产品的使用结论、顾客信息反馈、顾客抱怨等；4、供方的知识产权记录，如供方提供的检测报告、认证证书等。

4.2 记录的媒介知识产权记录以纸张（如书面报告、表格记录等）、软件（如磁带、磁盘）和/或照片（含胶片）三种媒体或其中一种记载。

4.3 记录控制要求记录必须满足以下要求：1、各类知识产权记录必须真实、清晰、完整，可以提供可靠证据；2、记录不得随意涂改（若一时疏忽，可采取划改，但须进行标识）；3、记录应按时分类整理归档；4、存档的记录须进行标识、编目，易于识别，并在适宜的环境下妥善保管；5、存档期限符合顾客、法律、法规的要求，一般不得少于2年；6、记录的销毁应经过审批，并记录销毁情况，参照《文件控制程序》执行；7、按有关程序、规定审核、批准、发放，并记录发放情况；8、向外部提供的记录应履行相应的审批手续；编制《记录文件清单》，规定需要保存的记录和保存期限。

记录的保管条件要适宜，注意防火、防水等，防止由于环境的恶化而损坏记录；同时须注意保密要求，防止未经许可的人员接触保密记录。

知识产权-知识产权文件与记录控制程序1.简介1.1 目的本文档旨在确定和规范知识产权文件和记录的控制程序,以确保对知识产权的有效管理和保护。

1.2 适用范围该程序适用于公司内部的知识产权文件和记录,包括但不限于专利、商标、版权等。

2.定义和缩写词2.1 知识产权(intellectual Property, iP)指由人们的智力创造出的成果,包括但不限于作品、发明、商标等。

2.2 文件(document)指任何形式的书面或电子记录,包括但不限于合同、专利文件、商标注册文件等。

2.3 记录(Record)指任何形式的记录,包括但不限于会议纪要、调查报告、知识产权侵权记录等。

3.文件和记录的分类3.1 文件分类3.1.1 专利文件- 专利申请文件- 专利授权文件3.1.2 商标文件- 商标注册申请文件- 商标注册证书3.1.3 版权文件- 版权登记申请文件- 版权登记证书3.2 记录分类3.2.1 会议纪要- 知识产权会议纪要- 知识产权侵权会议纪要3.2.2 调查报告- 知识产权侵权调查报告- 知识产权损失调查报告4.文件和记录的创建和管理流程4.1 文件和记录的创建4.1.1 文件和记录的需要确认4.1.2 确认文件和记录的内容和格式要求 4.1.3 创建文件和记录4.1.4 审核和批准文件和记录4.2 文件和记录的存储和访问4.2.1 确定文件和记录的存储位置和格式 4.2.2 为文件和记录分配唯一标识符4.2.3 建立文件和记录的索引和分类系统 4.2.4 确保文件和记录的安全性和机密性4.2.5 确定文件和记录的访问权限5.文件和记录的保留期限和销毁5.1 文件和记录的保留期限5.1.1 确定文件和记录的保留期限5.1.2 制定文件和记录的保留要求5.1.3 定期审核和更新文件和记录的保留期限5.2 文件和记录的销毁5.2.1 确定需要销毁的文件和记录5.2.2 制定文件和记录的销毁计划5.2.3 进行文件和记录的销毁并记录销毁过程6.附件附：知识产权文件和记录控制程序相关附件,请参见附件文档。

知识产权体系记录控制程序
1．目的
本程序规定了知识产权管理体系有关记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理的控制要求。

2．适用范围
适用于本公司知识产权管理体系运行过程中所有记录的控制。

3．职责
3.1 质量和安环部负责本程序的组织实施和归口管理；负责管理体系记录表格的编号管理。

3.2 各部门负责各自相关的知识产权管理体系运行所需记录的编制（修改）、收集、管理，编目和归档。

3.3 综合管理部负责年终全公司记录的归档管理。

3.4 相关记录由责任部门有关人员填写、上报、分类、整理和保管，各部门负责人对本部门记录的完整性、正确性负责。

4．工作程序
4.1主要受控记录种类
受控记录主要包括但不限于：
（1）供方的知识产权记录，如供方提供的、检测报告、认证证书等；
（2）知识产权管理体系运行的记录，如管理评审记录、知识产权内部审核记录等；
4.2 记录控制管理
知识产权管理体系记录与质量、环境、职业健康安全记录同一套系统管理，其编制、审批、编号、使用、收集、归档保存和处理程序同RXQEHS-PD02《记录控制程序》。

5．相关文件
《知识产权体系文件控制程序》《记录控制程序》《文件归档管理办法》
6．记录
《管理体系记录清单》《文件发放/回收登记表》
《文件制（修）订、作废申请表》。

文件和记录控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件和记录进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

为确保知识可满足产品和服务的符合性，加强对组织知识的保管,规范组织知识管理工作,制定本控制程序。

2.适用范围本程序适用于与质量和环境安全管理体系有关的所有文件及记录的控制。

本程序适用于公司质量管理体系所需的知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用。

3.引用文件《制造一体化管理手册》MQ-QEH-0014.术语组织的知识：包含a)内部知识（如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验，以及过程、产品和服务的改进结果）；b）外部来源（如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识）。

5.职责5.1总经理5.1.1负责公司质量环境安全总目标的策划5.1.2负责管理手册、质量环境安全总目标及程序文件的批准5.2管理者代表5.2.1负责组织对管理手册的策划、编写、修订，并进行审批5.2.2负责各部门质量、环境安全目标分解、支持性三级文件的批准5.3各部门5.3.1负责程序文件及支持性的三级文件的编制、评审修订；5.3.2负责相关文件的审批、批准。

5.4体系专员5.4.1负责对公司文件进行编号，并对编号的唯一性负责；5.4.2负责对外来文件进行编号管理；5.4.3负责所有文件的登记、分发、修订、作废等管理工作；5.4.4负责收集、整理、归档、管理与本部门相关的知识。

6．流程图7．流程描述7.1文件和记录的策划公司内部知识主要包含以下:a)管理体系知识、产品设计开发及产品制造等产品相关的技术知识，并以文件化的形式进行总结和沉淀。

体系文件和记录的策划详见《体系策划与改进程序》。

b)其中公司的管理过程的识别及过程之间的相互关系及个过程的职能的分配以质量手册的形式进行策划；c)与管理体系相关的过程具体的运行流程及具体要求以程序文件和管理三级作业文件的形式完成策划。

文件制修订记录1.0目的对知识产权管理体系进行有效的管理，保持知识产权管理体系符合要求和知识产权管理体系有效运行的证据。

2.0适用范围适用于与知识产权管理体系所有相关的记录。

3.0职责3.1管理者代表负责批准知识产权管理体系运行所需的各种记录格式。

3.2品管部为本程序的归口部门，负责：1）组织知识产权管理体系运行所需的各种记录格式的编制、审核、标识和编目；2）负责本部门记录的建立、归档和保管工作；3）负责接收处置其他部门移交的保存超期或失效记录；4）确保知识产权管理体系运行所产生的记录得到有效控制。

3.3各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式和超期记录的处置方式、审核记录的正确性和完整性，并指定文件管理人员负责记录的收集和管理。

3.4各部门作业人员负责与其相关的记录的编制、填写、归档、保管工作。

4.0工作程序4.1记录的格式和标识：4.1.1记录在各程序文件、管理制度运行时产生。

品管部应根据文件所要反映的信息和对信息的要求组织各相关部门策划与本部门知识产权活动有关的记录的格式，并对记录进行编号、标识，经各部门主管审批同意后使用。

4.1.2记录一般采用表格形式，应科学、适用，包含足够的信息，以保证各种活动在接近原条件的情况下能够复现。

4.1.3若体系运行过程中需新增记录或更改现行记录格式，由所需部门组织编制记录格式或实施更改，并报品管部备案。

品管部对新增的或更改后的记录表单按照《知识产权文件控制程序》规定进行编号，更新到《记录清单》中。

4.1.4品管部建立《记录清单》，列明所有格式化的最新版记录，并规定记录的保存部门和保存期限，分发各部门使用。

4.2记录的填写4.2.1记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。

不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。

4.2.2如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。

知识产权管理体系管理制度文件及控制程序 - 知识产权管理体系管理制度文件及控制程序1. 引言1.1 目的本文件旨在建立和维护知识产权管理体系，确保公司的知识产权能够得到有效的保护和管理。

1.2 范围本文件适用于所有与公司相关的知识产权，包括但不限于专利、商标、版权和商业秘密。

1.3 定义在本文件中，以下术语的定义为：(1) 知识产权：包括专利、商标、版权、商业秘密等的概念；(2) 知识产权管理体系：指对知识产权保护与管理所采取的一系列组织、流程和控制措施。

2. 知识产权管理体系的框架2.1 高层承诺(1) 公司的高级管理层将致力于保护和管理知识产权，制定相应的政策和目标。

(2) 高级管理层将为知识产权管理体系提供必要的资源，并对其有效性进行评估和改进。

2.2 组织结构(1) 知识产权管理部门将负责协调和执行知识产权管理体系；(2) 知识产权管理委员会将负责监督和审查知识产权管理体系的运行情况。

2.3 目标与指标(1) 确定和制定知识产权管理体系的目标和指标；(2) 目标和指标应与公司的战略目标和业务需求相一致。

3. 知识产权管理流程3.1 知识产权审查(1) 在产品研发过程中对新技术和发明进行评估和保护；(2) 对商标和版权进行注册和维护。

3.2 知识产权保护(1) 确保公司的知识产权得到适当的保护，采取必要的法律手段进行维权；(2) 对未经许可的知识产权使用行为进行监测，及时采取相应措施。

3.3 知识产权管理(1) 确定和管理知识产权的所有权和使用权；(2) 确保公司内部员工对知识产权的保密和合规要求的了解和遵守。

4. 知识产权管理的控制措施4.1 文件控制(1) 确定和维护相关的知识产权管理文件，包括政策、流程和指南；(2) 对文件进行版本控制和变更管理。

4.2 记录控制(1) 对知识产权相关的记录进行管理和存档；(2) 确保记录的保密性、完整性和可追溯性。

4.3 培训和意识提升(1) 开展相关的培训和教育活动，提高员工对知识产权的意识和理解；(2) 定期进行知识产权相关的沟通和宣传活动。

1目的:确保公司知识产权管理体系所有的文件、记录均能保持其有效性和适用性，能够安全有效地识别和管理；确保与公司知识产权管理体系的运行活动有关之记录易于阅读、识别、查阅、归档、储存、维护与处理，以提供符合要求和公司知识产权管理体系有效运行的证据。

2范围:适用于公司知识产权体系管理文件、外来文件、各种记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置。

3权责:3.1ISO事务所:3.1.1负责知识产权管理体系所有文件编号方式的制定及管理；3.1.2负责知识产权体系相关记录的统一保管与销毁，文件的登记、分发、回收及作废等管理工作；3.2知识产权组负责知识产权体系外来文件的收集、保存及更新3.3文件使用单位：3.3.1负责使用文件的保管、防护及旧版（作废）文件的收集与交回；3.3.2依规定对体系运行记录进行填写、收集、标识和归档。

3.4文件的权责部门：3.4.1负责对其权责的文件进行编写、修订；3.4.2负责对其权责的流程主导执行；3.4.3负责对其权责相关流程所涉及的记录的保存。

4定义:4.1管理体系文件：用于保障各种管理体系正常运行，指导体系运作的相关文件。

包括一阶文件、二阶文件、三阶文件。

4.2一阶文件：指公司建立和运行管理体系，落实方针和目标的指导性纲要。

如知识产权手册（含知识产权方针和目标）。

4.3二阶文件即程序文件：指描述管理体系中各项重要作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。

4.4三阶文件即手册、程序文件所使用的各种记录。

记录：指各类记录格式、表单、图表。

4.5受控文件：指受更改控制的文件，在使用过程中随时保持是最新、有效的文件。

具有制定、修订、分发的记录，其失效、废止的文件由文控中心依规定收回和销毁，并随时保持最新版本。

文件每一页加盖有“受控文件”印章，电子受控文件加盖电子受控章。

4.6非受控文件：指不受更改控制的文件，分发时是最新版本，但修订时不再另行分发，废止时无须收回及销毁，如营销中心发给客户的质量手册；文件上无须加盖“受控文件”印章，必要时加盖“参考文件”印章。