文件与记录控制程序(全套)

文件及记录控制程序※※※※※※※※※此文件未经批准﹐不准复印※※※※※※※※※※1.0目的确保与质量体系相关的文件不被误用，确保记录于使用、收集、汇总、存档、处理等阶段得到适当控制，特制订本程序2.0范围适用于本公司与质量体系相关的内部及外来文件、所有同体系相关的质量记录。

3.0权责本程序由文控中心制定及管理，相关人员配合执行。

4.0定义4.1质量手册：有关公司经营组织与各机能的概括性、原则性的摘要说明。

4.2程序文件：有关事务的处理方法、手段、顺序等的说明。

4.3作业指导书:为执行品质要求，在技术、制造上所规定的具体方法、手段与判定要领等。

4.4受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到管制的文件。

4.5非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到管制的文件。

5.0内容5.1文件的分类：A.从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种。

B.从文件架构上分为四级：一级文件为质量手册；二级文件为程序文件;三级文件为作业指导书；四级文件为表单、记录、资料等。

5.2文件与资料编号方法说明。

A.质量手册的编号为QM-001。

B.程序文件的编号为QP-□□□。

代表宏旭日用制品；QP代表程序文件；□□□代表文件的流水顺序号。

C.作业指导书的编号为WI-（□□）-□□□。

WI代表作业指导书；其后的三个□代表文件流水号；括号中“（□□）”为可选取项，代表部门。

D.外来文件的编号以原有编号为准。

如无原有编号，其编号为QE□□□□□□□。

QE代表外来品质文件，其前面的六个□代表年月日，后面的一个□代表外来品质文件的文件序号。

文件与记录控制程序1 目的确保质量管理体系的所有文件、资料、记录，能保持其适用性，有效性、安全性，系统管理与使用。

2 范围适用于公司质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、三级作业指导书、表单/记录以及外来文件的管理与控制，确保与产品质量有关的部门、场所使用正确、有效的文件版本。

3 权责3.2行政部：主管公司文控工作，负责质量手册、程序书、三级管理类指导书及相关的法律法规的发放、更改记录的保存、以及原版质量体系文件的管理。

3.3各部门：负责归口本部门的程序文件及工作指导书的编制，并负责缴回旧版/废止文件，严格依相应文件标准进行作业。

4 定义4.1 文件：可用以追查产品质量及品质系统是否有效运行之资料。

4.2 受控文件：需随时保持最新状态的文件，如质量手册、程序书、工作指导书等，盖有受控文件识别章。

4.3质量手册：是公司建立符合ISO9001：2000要求的质量管理体系，落实质量方针，目标的最基本的文件。

4.4程序文件：质量手册中管理重点所延伸引用的下一层文件，是质量管理体系中各种作业程序的运作文件，这一类的作业通常为跨部门性质的作业。

4.5三级作业指导书：程序文件中作业内容所延伸引用的下一层文件，是质量管理体系各重要作业程序的运作文件，这一类的作业通常都为单一部门性质的作业。

4.6表单：包括各种记录格式、表格，图表经过作业产生的图表原始记录的记录格式，各类表单应置于相对应的程序文件，三级作业指导书之附件中。

4.7记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

4.8 参考文件：无需随时保持最新状态的文件，如政策法规、提供客户或评鉴单位之质量手册。

4.9 外来文件：包含客户或供应商所提供之图面、标准书、技术资料及引用国际或商业相关之标准。

4.10 作废文件：不具备执行要求、实施要求、准量要求之文件。

4.11 旧版文件：已被其他实际使用文件代替，不合实际使用要求之文件。

5 流程图5.1.1 文件制订流程图流程权责单位表单5.1.2 文件修订流程图流程权责单位相关说明表单6 内容及要求6.1文件编号及文件版本号6.1.1 一﹑二级文件编号采用5码编号,其规定如下:流水号从01至99文件级别（1/2级）公司代码6.1.2 三、四级文件编号采用9码编号,其规定如下:01至99(2-3位)（见附表1）1-4）6.1.3 文件阶别的表示QM-质量手册：最高纲领性文件，阐述质量方针，描述质量目标；QP-程序文件：按《质量手册》要求所编制各项质量活动过程和如何完成的一系列文件，如管理职责，合同评审，文件控制等；WI-即：作业标准文件，在各项作业中为保证操作高效率和良好质量之标准资料；FM-即：表单/记录：凡记录作业结果所用的文件；6.1.46.1.5 版本及版次版本用1、2、3、4…分别表示第1、2、3、4…版，版次以0、1、2、～9表示第1、2、3～10次。

1目的对本厂质量保证体系要求的文件和记录予以控制，对技术标准和工艺文件进行管理,确保各相关场所使用的文件为有效版本。

确保记录的客观、真实，为产品的可追溯性以及采取纠正和预防措施提供依据。

2范围适用于本厂与质量管理体系有关的文件、技术标准和工艺文件以及证明产品符合要求的所有质量记录的控制。

3职责3.1董事长负责批准发布质量手册、程序文件、作业文件、记录样式。

3.2质量负责人负责审核质量手册、程序文件、作业文件、记录样式。

3.3行政部负责组织各部门编写质量手册、程序文件、作业文件及记录样式。

负责制定《文件和记录管理程序》，规定质量管理体系文件和记录格式的印制、发放、回收、更改、作废、保存等文件管理工作。

负责技术标准和工艺文件的搜集、查新和发放控制。

3.4各部门负责与本部门有关的质量管理体系文件的贯彻执行。

负责相关记录的填写、整理。

3.5记录填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。

4工作程序4.1 文件和记录的分类4.1.1质量管理体系文件分内部文件和外来文件两类。

内部文件:包括质量手册、程序文件、管理文件、工艺技术文件及质量记录。

外来文件:包括国家相关法律法规、产品标准、原料及辅助材料标准、检验标准、产品卫生标准等。

4.1.2凡质量管理体系中的记录、报告、检验和验证数据等，均属于“记录”的范畴，包括：与质量管理体系运行有关的记录和与产品质量有关的记录。

记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。

4.2 文件和记录样式的编制、审核和批准发布4.2.1质量手册由行政部负责编写，质量负责人审核后报董事长批准发布。

4.2.2程序文件、管理文件及相关记录样式由行政部组织各职能部门编写，质量负责人审核后报董事长批准发布。

4.2.3技术文件由技术质检部负责编制、更改，技术质检部主管审批后，确定发放范围，交行政部发放和管理。

4.2.4各职能部门根据产品质量的要求和质量管理体系运行的需要，在编制文件的同时编制所需的记录样式，随文件一起审批，4.3文件和记录的编号4.3.1文件编号方式：1) 文件编号:企业代号（ZM）/文件类型代号文件顺序号—文件编写年号。

CHHY 标准文件与记录控制程序战略所有者: 内容所有者: 1 目的对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废以及质量和环境管理体系所要 求的记录进行控制，确保文件及时更新和正确使用，并保留质量和环境管理体系 有效运行的证据。

2 范围适用于公司质量和环境管理体系运行有关的文件和记录的控制。

3 定义3.1 质量环境手册（包括形成文件的质量和环境方针、质量和环境目标指标申明）： 为第一级文件，将质量管理和环境管理体系整合，概述如何确保质量和环境。

3.2 程序：为第二级文件，详述如何进行及完成质量环境手册内所表达的方针及目 标。

3.3 指导书、规定、规范、基准、标准：为第三级文件，为支援各项质量管理办法在 执行阶段时重要的依据或指导文件、标准以及环境保护的各类规章制度。

3.4 表单、记录（包括样品、样件）：为第四级文件，为验证体系有效运作，而对各个 事项的运行持续不断地加以记录。

3.5 外来文件（包括法律法规、标准和顾客提供的图样等）。

4 职责与权限4.1 总经理负责管理手册的批准发布；4.2 管理者代表负责管理手册的审核和程序文件的批准；4.3 各部门负责本部门相关文件和表单的编制、使用和保管，各部门资料管理员负 责，本部门的体系文件的收集、整理和归档。

所属中心负责人批准作业文件。

4.4 QEH 部负责会同相关部门完成公司的管理手册和程序文件的编制、审批和更改， 负责备案、保管、发放、回收和销毁，并组织对现有体系文件进行定期评审。

4.5 技术部负责技术文件的归档、发放、回收和销毁，同时负责外来产品图样的发 放、回收和保管。

4.6HR 负责人事方面的外来文件和法律法规的收集；技术部门负责顾客图纸等外来文 件的收集；QEH 部负责环境和职业健康方面的外来文件的收集；质量部负责与产品质量 有关的标准和法律法规的收集。

所有外来文件的审核、归档、发放、回收、销毁，技术 文件由技术部负责，其他文件由QEH 部负责。

文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。

2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。

3 术语定义3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。

3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。

4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制；4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；4.3 各主管领导负责文件的审批。

5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。

文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。

职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。

质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。

5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。

记录的职能代号同文件的编号标准。

5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置，但应保证编码规则的一致性。

5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求，规定清楚做什么事，由谁去做，怎么去做，什么时间完成，达到什么标准。

一般由以下几个部分组成：1、目的；2、适用范围；3、定义（可选）；4职责（可选）；5、程序或内容；6、相关支持性文件；7、相关记录；8、流程图（可选）。

1.0 目的为确定本公司文件和记录的管理有统一的标准，以防止误用或混用，特制定本程序。

2.0 适用范围本程序适用于本公司所有质量体系内相关文件、记录的控制。

3.0 职责3.1文件和记录的制（修）订，由质量部专人负责。

3.2 管理类文件包括质量手册、程序文件、工作规范、外来文件、技术图纸及相关技术资料等，由质量专人管理。

3.3 各部门负责本部门职责范围内文件和记录管理。

4.0 定义无5.0 程序内容5.1文件分类，本公司的文件和记录分为：QM —质量手册； QP —程序文件； WI —工作规范；FM —记录、表格； W —外来文件； T —技术文件。

5.2文件编号5.2.1 QM类、QP类文件资料按以下规定编号：流水号T类文件资料按以下规定编号：本公司代码分类代号流水号WI类文件资料案以下规定编号：本公司代码分类代号 / 部门代码流水号FM类文件编码：文件号+FM+序号5.2.1.1本公司代码为：AC5.2.1.2 外来文件无编号时的编号为：AC-W-XX，如有则采用原来的编号。

流水号5.2.1.3 QM类、QP类、WI、W、T、FM类文件流水号01—99。

5.2.2 FM类文件：各部门将设计原稿交质量部文控中心集中编号保管，使用时各记录表单的流水号按5.2.1.3执行，同时在其后加版次识别（如：AC-QP-01-FM01A），如有更改则以A、B、C等类推。

5.2.3 WI类文件编号部门代码如下：总经理01；管理者代表02；销售部03；；采购部04；质检部06；生产部07。

5.3文件的制定、审核、修改5.3.1 本公司体系文件由各相关部门编制后，按下表所列职责进行审核，批准后交综合部统一编号发布。

5.3.2 文件的修订（更改）由原制订单位负责，填写《文件更改申请表》，经审核、批准后，交质量部统一修订或改版和发布，收回作废文页并作修订记录。

5.4文件版次5.4.1 文件版次以大写英文字母表示，第一次发行为A版，第二次B版，依此类推。

1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。

2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。

3、定义3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。

3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。

3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。

3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。

3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。

3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；4、职责4.1集团总经理：负责质量手册的批准。

4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。

4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。

4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。

4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。

4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。

4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。

4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。

4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。

5、文件控制流程图6 过程要点描述7、记录管理流程图9附加说明文件编制、审核、批准矩阵表见附件一9.1文件及记录的编码规则9.1.1质量体系文件编号规则为：发行日期：2022年7月1 日版本： G0ABC XX QX XXXX XXX作业文件序列号：001-999程序文件号（上层文件号）质量体系文件类别号：手册：M；程序：P；记录：R；子公司代号（YZ-迎洲，JZ-机制，YH-云海）公司代号9.1.2程序文件编码规则为：QP 0803程序文件号 (0803为变更管理程序)9.1.3三层次文件编码规则为：XX / QP XXXX XXX各子公司标识/ 程序文件代号程序文件号三层次文件序列号9.1.4 记录表单文件编码规则：XX / QPR XXXX － XXX各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号记录表单号9.1.5质量手册文件号为“QM”9.1.6 程序文件页面设置格式8.1.6.1程序文件表头ABC集团有限公司（宋体小二加粗居中）文件及记录控制程序 (四号加粗居中)文件编号： QP0701（宋体5号）页数： 5/7（宋体5号）发行日期：2022年7月1日（宋体5号）版本： G0（宋体5号）9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗；9.1.6.3 程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进）9.1.6.4程序文件提纲目录：1.目的；2.范围；3.定义；4.职责；5.流程图；6.要点描述（表格形式）；7.附加说明；8.支持文件；9.记录明细表（表格形式）； 10.文件变更记录（表格形式）。

文件修订履历1 目的1.1 建立一套统一的文件与记录管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管和报废等整个过程进行有效控制，也为保证对质量记录进行有效控制为质量改进提供参考和为质量管理体系动作提供证据，从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。

2 适用范围2.1 适用于本公司质量管理体系文件和资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、资料等。

及质量管理体系运作中产生的各种质量记录的管理3 定义3.1 质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。

3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途径的文件。

3.3 作业指导书：是为协助程序文件达成所制订的指引文件。

3.4 表格：是为证明系统执行有效之记录。

3.5 外来文件:是指非本公司制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、外来标准（如ISO9000标准等）、法律法规。

3.6 受控文件：是指所有使用的受发放、更新及作废等控制之文件。

3.7 非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。

4 4．职责和权限4.1 《质量手册》4.1.1 由管理者代表制订。

4.1.2 总经理负责审核、批准。

4.2 程序文件4.2.1 由各部门主管制订。

4.2.2 管理者代表审核。

4.2.3 总经理负责批准。

4.3 作业指导书4.3.1 由各部门主管制订。

4.3.2 由管理者代表审核、批准。

4.3.3 有关影响组织架构方面之作业指导书均由总经理批准。

4.4 质量记录由相关部门填写,相关部门负责管理.4.5 其他内部文件4.5.1 相关工作人员负责制订。

4.5.2 各部门主管审核。

4.6 文控负责对受控文件的发放、更改、报废进行控制及公司规定的正本的保管，并负责本公司的文件总览表、文件发放与回收记录、文件更改发放与回收记录、文件和资料的保管、更新。

4.7 各部门负责保存受控文件副件，保证在其部门使用的是适宜版本，并负责其部门的受控文件副件之保管、更改。

目的:对公司质量管理体系的所有相关文件和质量记录进行有效控制，确保文件和记录的充分性、有效性和完整性，并提供对产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据。

适用范围：适用于所有与公司质量管理体系有关文件的控制和为证明产品、过程和体系符合要求和质量体系有效运行的记录。

职责：. 总经理负责公司质量手册的批准. 管理者代表负责组织质量手册的编制和审核；负责程序文件的批准。

负责三级文件的批准.技术部经理负责技术文件的批准。

. 各职能部门负责相关程序文件和三级文件（包括各种表单）的起草、制定、修订、更改。

负责本部门三级文件的审批、发放范围的确定。

负责确定本部门编制的记录表单的格式以及记录的填写、收集、整理归档工作。

负责保持本部门的文件及记录符合《文件和记录控制程序》的要求。

. 品质管理部文控中心负责ISO质量管理体系文件的格式统一、文件登录、编号及发放。

负责文件的回收、修改、废止、保存和销毁。

负责监督、各部门的记录填写控制情况。

负责与本公司ISO质量管理体系相关的外部信息和资料的收集，并加以识别控制。

定义：.受控文件：被使用为作业依据的书面文件，须随时保持最新版次，具有分发控制、修订版本时须重新分发以确保文件正确与适用性。

.外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。

.质量手册（一级文件）：对公司体系的方针、目标、管理职责和权限等进行整体描述的文件，包括ISO 质量手册等。

.程序文件（二级文件）：根据体系要求所编制的纲领性的通用程序，是各部门的合作基础。

.作业指导书（三级文件）：包括与产品、设备、技术和操作方法有关的详细作业指导书，还包括相关法规要求、标准规范等。

.表单记录（四级文件）：包括书面记录和电子文档。

5. 程序接收或责任部门应确定外来文件的实用性，品质管理部根据接收外来文件部门的发放申请单将“外来文件”复印并加盖“外来文件”章，按、、要求对外来文件进行控制。

引言概述：正文内容：一、文件访问控制1. 身份验证：文件控制程序可以使用各种身份验证方法，如用户名和密码、数字签名等，以确保只有授权的用户可以访问文件。

2. 访问权限管理：文件控制程序允许管理员指定用户对文件的访问权限，包括读、写和执行权限。

这样可以有效控制文件的访问范围，确保不被未经授权的人员访问。

二、文件备份与恢复1. 备份策略：文件控制程序可以制定备份策略，包括备份频率、备份媒介以及备份存储位置等。

这些策略可根据不同文件的重要性和敏感性来制定，确保文件在遭受损坏或丢失时能够及时恢复。

2. 数据恢复：文件控制程序提供了恢复文件的功能，可以从备份中将文件恢复到原始状态。

此外，它还可以实时监测文件的变动，以便在发生问题时快速恢复文件。

三、文件版本管理1. 版本控制：文件控制程序可以跟踪文件的不同版本，保留文件的历史记录。

这对于多人协作时的文件修改非常有用，可以避免对文件的同时修改造成冲突。

2. 版本比较和合并：文件控制程序可以比较不同版本之间的差异，并将其合并到最新版本中。

这样可以方便用户查看文件的变化，并防止文件更新时的数据丢失。

四、文件变更控制1. 变更请求：文件控制程序允许用户提交文件的变更请求，包括修改、删除和新增。

这些请求必须经过审批后才能执行，以确保文件的变更是经过授权和合理的。

2. 变更追踪：文件控制程序可以追踪文件的变更，并记录下每次变更的详细信息，包括变更的时间、内容以及执行人等。

这有助于跟踪文件的变更历史和责任追究。

五、文件追踪与审计1. 文件追踪：文件控制程序可以追踪文件的使用情况，包括访问时间、访问者等信息。

这对于监控文件的使用情况和发现潜在的安全问题非常有用。

2. 审计功能：文件控制程序可以生成审计报告，记录所有对文件进行的操作，包括访问、修改、删除等。

这对于合规性和安全性检查非常重要。

总结：文件控制程序(含记录)是一种重要的文件管理工具，它可以确保文件的安全性、可靠性和可访问性。

文件和记录控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件和记录进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

为确保知识可满足产品和服务的符合性，加强对组织知识的保管,规范组织知识管理工作,制定本控制程序。

2.适用范围本程序适用于与质量和环境安全管理体系有关的所有文件及记录的控制。

本程序适用于公司质量管理体系所需的知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用。

3.引用文件《制造一体化管理手册》MQ-QEH-0014.术语组织的知识：包含a)内部知识（如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验，以及过程、产品和服务的改进结果）；b）外部来源（如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识）。

5.职责5.1总经理5.1.1负责公司质量环境安全总目标的策划5.1.2负责管理手册、质量环境安全总目标及程序文件的批准5.2管理者代表5.2.1负责组织对管理手册的策划、编写、修订，并进行审批5.2.2负责各部门质量、环境安全目标分解、支持性三级文件的批准5.3各部门5.3.1负责程序文件及支持性的三级文件的编制、评审修订；5.3.2负责相关文件的审批、批准。

5.4体系专员5.4.1负责对公司文件进行编号，并对编号的唯一性负责；5.4.2负责对外来文件进行编号管理；5.4.3负责所有文件的登记、分发、修订、作废等管理工作；5.4.4负责收集、整理、归档、管理与本部门相关的知识。

6．流程图7．流程描述7.1文件和记录的策划公司内部知识主要包含以下:a)管理体系知识、产品设计开发及产品制造等产品相关的技术知识，并以文件化的形式进行总结和沉淀。

体系文件和记录的策划详见《体系策划与改进程序》。

b)其中公司的管理过程的识别及过程之间的相互关系及个过程的职能的分配以质量手册的形式进行策划；c)与管理体系相关的过程具体的运行流程及具体要求以程序文件和管理三级作业文件的形式完成策划。

文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。

2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。

3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。

3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。

负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。

3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。

受控文件的会签、签收、保管、执行。

4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。

4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。

相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。

4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。

4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。

若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。

4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。

4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。

文件和记录控制程序1、目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。

2、范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。

3、职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。

3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。

负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。

3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。

受控文件的会签、签收、保管、执行。

4、文件管理工作流程及说明权责部门/人工作流程图工作要点说明相关文件/记录制定单位NONOYESYES 4.1制定：文件的制定须由职能部门依各类文件格式拟稿，在以权责表审核。

（权责表5.3）4.2变更：文件若有修改或增订的必要时，有原职能部门修订，注明变更原因及修订内容，依权责表审核。

4.3废止：文件与资料若不符合现状须废止时，须由原职能部门填写《文件申请单》，注明废止原因。

依权责表审核。

文件废止后，原文件的编号不得重复使用。

受控作废文件应全部收回，予以销毁，但至少保留一份原件加盖作废章“作废”后留存。

作废文件作为重复利用纸的应作“作废”的标记或用不可擦拭比作“打叉”标记。

4.4外来文件的管制：各部门接受外来文件是。

统交由文控中心编号，编制《外来文件记录表》，并加盖“外来文件管制”章。

经编号的外来文件，其原稿由文控中心保存。

外来文件的接受、购入视同制定，更新视同修订，废止为不再使用。

《文件申请单》《外来文件记录表》管理代部门负责人4.5审核/会签权限见权责表5.3文件制/修/废废审议、会签确认编号/版本5、补充说明5.1文件的分类5.1.1内部文件：本公司内部自行规划后参考外来资料制定发型的书面文件，如质量手册、程序文件、作业指导书、表单等。

文件和记录控制程序1.提高组织效率：文件和记录控制程序可以帮助组织更好地组织和管理文件和记录，确保它们的易于访问和使用。

这可以帮助员工更快地找到所需信息并更好地处理工作任务，提高整体工作效率。

2.强化文件和记录的安全性：文件和记录控制程序可以确保文件和记录的安全性，防止其被非法获取、篡改或损坏。

通过实施访问控制和安全策略，可以限制未经授权的人员对敏感信息的访问。

3.促进合规性：文件和记录控制程序可以确保组织遵守内部政策和外部法规的要求。

例如，根据特定行业的监管要求，控制程序可以确保文件和记录的保留期限符合要求，并实施审计和监控机制来确保合规性。

4.改善决策制定和问题解决：文件和记录控制程序可以提供组织历史记录和数据分析的依据，以支持决策制定和问题解决。

通过管理和整理文件和记录，可以更准确地评估业务绩效，并发现潜在的问题和机会。

主要功能1.文件分类和标识：文件和记录控制程序应该将文件和记录进行分类并进行标识，以便更好地组织和访问。

这可以通过建立适当的文件目录结构和命名规则来实现。

2.文件访问和权限控制：文件和记录控制程序应该实施访问控制措施，确保只有获得授权的人员可以访问特定文件和记录。

这可以通过密码保护、用户身份验证和访问权限设置来实现。

3.文件保留和销毁：文件和记录控制程序应该明确规定文件的保留期限和销毁规则。

这可以帮助组织遵守法规要求，并避免不必要的文件积累。

4.文件备份和恢复：文件和记录控制程序应该确保它们的备份，以便在意外事件或灾难情况下可以快速恢复。

这可以通过定期备份文件和记录，并妥善保管备份数据来实现。

5.文件审计和监控：文件和记录控制程序应该建立审计和监控机制，以便跟踪文件和记录的活动和变更。

这可以帮助检测潜在的安全漏洞和未经授权的访问。

实施步骤1.确定需求：首先，组织需要明确文件和记录控制的需求。

这可能包括法规要求、安全需求和组织内部需求。

在明确需求的基础上，制定文件和记录控制策略。