食品安全体系程序文件范文山东*****有限公司***冷藏厂版本/更改：A/0受控状态：实施日期：编制：审核：批准：- 1 -1 文件控制程序 LH/CX—0103-052 记录控制程序 LH/CX—02 06-073 基础设施控制程序 LH/CX—03 05-09 4 采购控制程序 LH/CX—04 10-11 5 原料饲养与回收控制程序 LH/CX—05 12-13 6 不合格品和潜在不安全品控制程序 LH/CX—06 14-15 7 监视和测量装置控制程序 LH/CX—07 16-17 8 产品召回控制程序LH/CX—08 18-19 9 突发事件准备和响应控制程序 LH/CX—09 20-21 10 食品安全验证控制程序 LH/CX—10 22-23 11 纠正/预防措施控制程序 LH/CX—11 24-25 12 内部审核控制程序 LH/CX—12 26-27 13 管理评审控制程序 LH/CX—13 28-29 - 2 -文件编号 LH/CX—01 山东********有限公司程序文件版本更改 A/0版本状态受控文件名称为对本公司质量、食品安全管理体系涉及的文件进行有效管理，保证其有效性、适用性、协调性和完整性，确保现行使用文件为有效版本，防止误用失效或作废文件，同时为FSM体系的有效运行提供依据，制定本程序。
本程序适用于本公司食品安全管理体系（FSM）所涵盖的体系文件及其相关支持性文件的管理。
3．1事业部总经理负责食品安全管理体系方针、目标文件、《FSM手册》、《程序文件》的批准，分公司总经理负责《卫生标准操作规程》、《作业文件》（含《良好操作规范》）、HACCP计划、《外来文件》的批准。
3．2食品安全小组组长负责组织编写和审核《FSM手册》、《程序文件》，分公司食品安全小组副组长负责组织编写和审核《卫生标准操作规程》、HACCP计划、《作业文件》（含《良好操作规范》）； 3．3各部门参与本部门工作范围内与食品安全管理体系有关文件的编写，并负责本部门文件的存档和管理；3．4品管部是文件的归口管理部门，具体负责汇总、审编、定稿各部门编制的文件，以及体系文件的标识、发放与回收、存档与管理。
指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。
所有食品安全活动均以受控文件为依据，严禁使用非受控文件（原始批准备案文件、递交第三方外审文件除外）。
4.2.1食品安全管理体系由食品安全手册、程序文件、作业文件、HACCP体系文件（HACCP计划、GMP文件、SSOP文件）、外来文件和记录组成。
编号规则如下：a）食品安全手册：集团代码/代号—发布年号（生效日期）如：LH/FSM—2006）（********，食品安全手册，2006年发布实施）b）程序文件：集团代码/代号—顺序编号如：LH/CX—01（********，程序文件，文件顺序编号01）c）作业文件：集团代码/工厂代码-代号—顺序编号如：LH/LY-ZY—01（************分公司，作业文件，文件顺序编号01）d）HACCP体系文件：集团代码/工厂代码—代号—发布年号（生效日期）如：LH/LY—HACCP—2006（************分公司，HACCP计划，2006年发布实施）LH/LY—GMP—2006（************分公司，GMP文件，2006年发布实施）LH/LY—SSOP—2006（************分公司，SSOP文件，2006年发布实施）e）外来文件：集团代码/工厂代码—代号—处理代码如：LH/LY—WL—01（************分公司，外来文件，接收处理编号01）f）记录的编号：集团代码/工厂代码—代号—顺序编号如：LH/LY—QR—02（************分公司，体系记录，顺序编号02） 4.2.2文件版本与状态：体系文件应标明文件的现行使用版本、状态（受控状态、标识状态）。
规则为：于文件的封面“版本/更改”处标明文件的现行版本和修订次数。
文件正式发布实施时，- 3 -版本以A为起始数，更改次数以0为起始。
4.3.1公司内部流通食品安全管理体系文件均为受控文件（原始批准备案文件、递交第三方外审文件除外）。
受控文件于文件封面“受控类别”处加盖受控章，并注明受控发放号，文件其他部分逐页加盖红色“有效版本”印章。
4.3.2公司文件应建立受控食品安全体系文件清单，各部门编制本部门受控体系文件清单。
4.4.1食品安全小组组长负责组织编写和审核《FSM手册》、《程序文件》，分公司食品安全小组副组长负责组织编写和审核《卫生标准操作规程》、HACCP计划、《作业文件》（《含良好操作规范》）；4.4.2各部门参与本部门工作范围内与食品安全管理体系有关文件的编写；4.4.3品管部是文件的归口管理部门，具体负责汇总、审编、定稿各部门编制的文件，以及体系文件的标识、发放与回收、存档与管理。
4.4.4事业部总经理负责食品安全管理体系方针、目标文件、《FSM手册》、《程序文件》的批准，分公司总经理负责《卫生标准操作规程》、《作业文件》（含《良好操作规范》）、HACCP计划、《外来文件》的批准。
4.5.1文件经事业部总经理批准正式发布后，原版批准文件由品管部负责保存，不得私自外借。
4.5.2文件的发放范围由食品安全小组组长和食品安全小组副组长确定，保证在文件的使用处有相应的对应文件。
品管部统一复印体系文件，于文件封面“受控类别”处加盖红色受控印章、添注发放受控号，并逐页加盖红色“有效版本”印章。
由品管部建立《文件发放/回收记录》，各部门文件使用人或部门主管签收确认。
4.5.3非本部门人员借阅文件，征得食品安全小组组长同意后，填写《文件借阅登记表》，由文件管理员负责借阅文件的追还工作。
4.5.4《受控体系文件清单》应适时更新以反映实际。
4.5.5文件应分门别类标识，由文件使用人保存于通风干燥、防蛀、安全的适宜地方（现场使用文件应置于现场），确保文件不受到损坏。
任何人不得在受控文件上随意涂写乱画，不得私自外借、复印，严禁非本部门人员未经批准接触体系文件。
应确保文件清晰，以便于识别和检索。
4.5.6文件管理员应定期对体系文件的保管、使用状况进行检查。
每次内部审核前应对各部门体系文件进行检查，确保文件使用的有效性。
4.5.7因破损或陈旧需要更换新的文件，原分发号不变，并收回旧文件，加盖蓝色“失效版本”印章。
因丢失而补发的文件，应设立新的分发号，并注明原有分发号文件失效，由文件管理员负责文件发放手续的办理。
4.6.1文件更改由文件更改申请人/部门填写《文件更改申请单》，履行原文件的审核、批准手续。
4.6.2更改文件的标识：文件更改范围和程度较小，仅限于几行文件且涉及面较窄的，可采用换页方式更改，只更改文件状态，版本不变动；对多次更改或涉及范围较大时，应升级版本号，修订状况归0。
4.6.3只需要修订的文件更改，由提出人/部门填写《文件更改申请单》，并将修改情况作描述。
对需要换版的文件更改，执行4.4和4.5的规定，发放换版文件后应收回原文件，并在《文件发放/回收记录》中注明原文件回收情况。
当文件不适用（文件修订、更新换版等）时，由品管部负责将相应的文件回收，在原《文件发放/回收记录》栏中注明。
回收的文件，需要作废的，由品管部填写《文件销毁记录》，经分公司总经理批准后集中销毁。
体系文件换版时，保留一份作为历史资料，并逐页加盖蓝色“失- 4 -效版本”印章。
4.8.1国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由食品安全小组副组长组织各职能部门识别、收集、获取，并作《外来资料接收记录》。
经分公司总经理批准后，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写《文件分发/回收记录表》。
外来文件应编入单独列表《受控文件清单》，并在表头注明“外来文件”。
4.8.2食品安全小组副组长和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行4.6规定，并更新《受控文件清单》。
4.8.3公司内部不对外来文件进行修订。
文件是活动的依据，应得到完全执行。
文件发布后（包括更改）应有很必要的培训，以确保人员对文件的理解。
文件管理和使用部门都在内部审核和管理评审会议上提出对现有食品安全管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。
每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。
记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据《记录控制程序》有关规定执行（如受控分发、修改等）。
记录控制程序文件发放/回收记录文件更改申请单文件清单文件销毁记录记录清单外来文件明细表- 5 -文件编号 LH/CX—02 山东********有限公司程序文件版本更改 A/0版本状态受控文件名称为确保对食品安全管理体系运行的有效性提供真实、准确的客观证据，制定执行体系记录的标识、收集、编目、查阅、归档和防护处理的控制程序。
适用于与食品安全管理体系所有相关的记录管理控制。
3.1食品安全小组副组长负责体系所有记录销毁的审核工作。
3.2各部门负责本部门食品安全管理体系所涵盖记录的日常整理、收集工作。
3.3品管部负责体系记录检查、督办和定期汇总、标识、保管工作。
4.1记录定义记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。
记录保存期限：最短的保存期限要求，法律法规或顾客、文件对记录有保存期要求的，也应该得到满足。
4.2记录格式和标识4.2.1各部门参与本部门体系记录的编制工作，记录的设计应符合体系文件要求。
4.2.2记录编制完成，应报食品安全小组组长批准，由品管部备案后使用。
4.2.3记录格式的设计、更改，按《文件控制程序》有关文件更改的规定执行。
4.2.4记录的标识，包括记录名称、记录表格编号（按《文件控制程序》执行）、记录的时间、有关责任人的签名，必要时可标明部门或范围。
4.3记录的填写4.3.1记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。
不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。
4.3.2如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。
修改后的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。
4.3.3记录应得到部门负责人或相关主管的审核。
审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。
4.3.4文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。
4.3.5记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。
4.4记录的管理和销毁4.4.1品管部负责编制公司《记录清单》，各部门负责编制本部门记录清单，清单应列明所有格式的记录，并规定记录的保存部门和保存期限（具体见《记录清单》）。
