合同档案管理办法

合同档案管理办法（合同审批流程）1. 引言2. 合同档案管理流程2.1 合同归档流程合同起草：相关部门或人员根据需要起草合同，并填写合同起草表。

合同审批：合同起草人将合同起草表和合同正文提交给合同审批人，合同审批人对合同进行审核，并填写审批意见。

合同签订：合同审批通过后，合同签订人将合同正本签署，并将签署后的合同正本、合同起草表和审批意见归档。

合同备案：合同签订后的5个工作日内，合同备案人将合同备案表填写完整，并归档于合同档案库。

2.2 合同查询与检索流程合同查询：相关部门或人员需要查询合同时，向合同管理人员提交合同查询申请，并提供合同查询依据。

合同检索：合同管理人员根据合同查询申请，通过合同管理系统进行合同检索，并提供查询结果。

合同提取：查询申请人对查询结果进行核对确认后，合同管理人员提供合同副本。

3. 合同档案管理责任和权限3.1 合同起草责任和权限合同起草人负责根据业务需要进行合同起草，并填写合同起草表。

合同起草人需要确保合同中的条款和内容符合相关法律法规和公司政策，并妥善保存相关合同备查证明材料。

合同起草人可以向合同审批人提供辅助材料和解释说明。

3.2 合同审批责任和权限合同审批人负责对合同进行审核，确保合同的合规性和合理性。

合同审批人需要在规定时间内完成合同的审批，并填写审批意见。

合同审批人拥有合同审批的决策权，并需按照公司政策和程序进行审批。

3.3 合同签订责任和权限合同签订人需要在签署后的规定时间内将合同正本归档，并妥善保存。

3.4 合同归档责任和权限合同归档人负责对签署后的合同进行归档，包括将合同正本、合同起草表和审批意见整理并存档。

合同归档人需要妥善保存合同档案，并按照合同归档规定进行管理。

3.5 合同备案责任和权限合同备案人负责将签署后的合同备案登记表填写完整，并进行归档。

合同备案人需要妥善保存合同备案表，并按照相关规定进行管理。

3.6 合同查询与检索责任和权限合同查询申请人负责提供合同查询依据，并向合同管理人员提交合同查询申请。

合同档案管理办法第一章总则为规范合同档案的管理、使用，确保企业合同的合法性和保密性，制定本办法。

第二章合同档案的收集和归档2.1 合同档案的收集（1）合同档案的组成：应当包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。

（2）收集时应当注明合同编号、时间、当事人、合同类型等信息。

2.2 合同档案的归档（1）合同档案应当根据行业特点和工作需要，分别进行归档，并标明目录，方便查找。

（2）合同档案的归档应当按照备案期限进行分类，并注明档案的保管期限。

（3）合同档案的归档应当有专人负责，并定期进行盘点和检查。

第三章合同档案的管理和使用3.1 合同档案的管理（1）合同档案应当统一管理，实行封存、备份、安全存储等措施，确保档案的完整性和安全。

（2）合同档案应当建立台账，记录合同归档、移交、借阅等信息，避免档案丢失或遗漏。

3.2 合同档案的使用（1）合同档案在保证机密性的前提下，可以向需要用到的人员提供借阅服务，并建立借阅手续和记录。

（2）合同档案的使用应当符合国家法律法规和企业规定，不得擅自泄露和传播。

第四章合同档案的销毁4.1 合同档案的销毁原则（1）合同档案应当根据国家法律规定和企业相关规定，确定销毁时间和方式。

（2）合同档案的销毁应当经过专人审核和批准，并按照相关程序安全、彻底地销毁。

4.2 合同档案的保管期限合同档案的保管期限根据国家和企业规定，分为永久、长期、中期、短期等不同期限，具体期限由企业负责制定。

第五章法律责任和附则5.1 法律责任违反本办法规定，泄露、损毁企业合同档案的，应当承担相应的法律责任。

5.2 附则本办法解释权归本企业法律部门所有。

总结：1. 列举本文档所涉及简要注释如下：- 合同档案：指企业办理各类合同时形成的文件和资料，其中包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。

- 目录：指对合同档案进行分类、归档的名单或清单，方便查阅和管理。

- 保管期限：指国家法律规定或企业相关规定规定的合同档案保存时间。

2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）一、引言二、基本要求1. 档案管理部门合同档案管理应设立相应的档案管理部门或责任人，专职负责合同档案的收集、整理、保存和检索工作。

档案管理部门应具备相应的人员和资源保障，并制定相关管理规章制度。

2. 合同档案的建档和归档合同在签订后应及时建立档案并进行归档。

建档包括合同的编号、名称、签订日期、签约双方、合同类型等基本信息，以及合同原文的扫描或复印件。

归档应按照一定的分类和编号原则，以确保档案的有序存放和检索。

合同档案应采取电子存储和纸质存储相结合的方式，确保合同的长期保存和安全性。

3. 合同档案的保密性合同档案应严格保密，避免未授权的人员查阅和泄露。

档案管理部门应定期检查合同档案的存放情况，确保安全可靠的存储环境，并设立权限管理机制，限制档案的访问和修改权限。

4. 合同档案的备份和恢复合同档案应定期进行备份，并确保备份资料的可靠性和完整性。

如发生不可预见的灾害或档案损坏情况，应及时进行档案恢复工作，并采取相应的补救措施，以避免合同档案的丢失和毁损。

5. 合同档案的检索和利用档案管理部门应建立合同档案的检索和利用制度，提供高效便捷的检索工具和系统。

合同档案应具备可检索、可打印、可导出等功能，以满足用户对合同信息的查询和利用需求。

同时，档案管理部门应根据需要提供详尽的合同档案报告，为企业和机构的决策提供参考依据。

6. 合同档案的销毁合同档案在达到保管期限后，经过合法合规的程序可以进行销毁。

档案管理部门应制定合同档案销毁的规定和流程，并严格按照相关法律法规执行。

销毁前应进行合同档案的清查和备案工作，防止非法销毁和遗漏档案的情况发生。

三、结论2024新版合同档案管理办法，标准版doc（一）2024新版合同档案管理办法一、引言二、目的管理办法的目的是建立一个统一的合同档案管理制度，确保合同的存档、归档和检索工作得以有效实施。

合同档案管理办法（合作协议）1. 引言2. 适用范围3. 档案管理流程3.1 合同签订阶段•确定合同的类型和内容；•确定合同签署方以及签约日期；3.2 合同档案存储阶段在合同签订完毕后，需要进行档案存储，具体步骤如下：1.创建合同档案存储系统，包括电子存储和实物存储。

电子存储采用云端存储，实物存储采用合适的档案柜；2.为每份合同标注唯一的编号，该编号由公司内部制定，遵循一定的规则；3.将合同相关的信息录入合同档案管理系统，包括合同编号、甲方、乙方、签约日期等，以便于查询和管理。

3.3 合同档案检索阶段1.使用合同档案管理系统进行查询，输入相应的合同编号或关键字进行检索；2.根据查询结果找到相应的合同档案；3.查看合同档案中的相关信息，并进行必要的复印或打印。

3.4 合同档案销毁阶段对于已经过期或不再使用的合同档案，需要进行销毁，具体步骤如下：1.审查合同档案的保管期限，如果超过保管期限，即可进行销毁；2.将合同档案标记为“销毁”状态，并记录销毁日期；3.按照公司的相关规定进行合同档案的销毁，可以采用彻底破坏或其他合适的销毁方式。

4. 相关责任与权利4.1 合同管理部门职责•制定合同档案管理办法，并进行监督和执行；•确定合同档案管理系统的具体操作规程；•对合同档案进行维护、整理和销毁。

4.2 各部门和员工权利与义务•遵守合同档案管理办法的相关规定；•合同档案查询和使用需提前向合同管理部门进行申请。

5. 异常处理•合同档案变损：如果合同档案在存储过程中出现损坏或变形的情况，需要进行修复或复制，保证档案的完整性。

6. 附则本合同档案管理办法根据公司实际情况进行制定，如有需要，可以进行适当的修改与补充。

合同档案管理办法（物业管理合同）1. 引言2. 合同档案管理流程2.1 合同签订阶段1. 验证合同的真实性和合法性，并将合同纸质原件归档2. 在合同档案管理系统中创建合同档案，包括合同基本信息（如合同编号、签订日期、期限等）和相关附件（如合同副本、附加协议等）3. 将纸质合同归档件和电子合同档案进行关联，确保档案的一致性。

2.2 合同履行阶段1. 对于各类合同变更、续签、解除等情况，及时更新合同档案信息，并保存相关的变更、续签、解除协议等文件2. 定期对合同档案进行巡查和整理，确保档案的完整性和准确性3. 在档案管理系统中标注合同的履行情况，包括付款情况、服务质量等。

2.3 合同归档阶段1. 根据合同期限或履行完毕的情况，对合同档案进行归档2. 将合同档案按照一定的分类标准进行整理和封存，确保档案的安全性和易于查询3. 在档案封存后，对档案进行登记和盘点，并存放在专门的档案存储区域4. 在档案管理系统中更新合同档案的状态为“已归档”。

3. 合同档案管理原则3.1 安全性原则物业公司应确保合同档案的安全性，采取必要的措施保护合同档案的完整性和机密性，防止遗失、损毁或泄露。

3.2 完整性原则物业公司应确保合同档案的完整性，包括合同纸质原件和电子档案的一致性。

任何变更、续签、解除等操作都应在档案中得到记录和反映。

3.3 可查询性原则物业公司应建立合同档案管理系统，并设定合理的查询权限，以便合同相关人员能够方便、快速地查询合同档案信息。

3.4 保密性原则物业公司应确保合同档案的保密性，未经合同相关人员的授权，不得随意查阅或披露合同档案内容。

4. 绩效考核与追责机制为了保证合同档案管理工作的有效执行，物业公司应建立绩效考核与追责机制，对违反合同档案管理办法的人员进行相应的惩罚和追责。

5. 总结通过制定本合同档案管理办法，物业公司能够规范合同档案管理工作，确保档案的安全、完整和易于查询。

合同档案的有效管理不仅对物业公司的日常运营至关重要，也为公司未来的发展提供了重要的支持。

合同档案管理办法一、总则1.1为加强合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁工作，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。

1.2本办法适用于公司内部合同档案的管理工作。

1.3合同档案管理遵循完整性、准确性、安全性和保密性原则。

二、合同档案的收集与整理2.1合同承办部门应负责合同档案的收集与整理工作，确保合同档案的完整性、准确性和有效性。

2.2合同承办部门应按照合同签订、履行、变更、解除和终止等环节，收集合同相关资料，包括但不限于：（1）合同及附件；（2）合同谈判、签订过程中的往来函件、会议纪要等；（3）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（4）合同变更、解除和终止的协议及相关资料；（5）合同纠纷处理的相关资料。

2.3合同承办部门应对收集到的合同档案进行分类、编号和登记，确保档案的有序管理。

2.4合同承办部门应在合同履行完毕后一个月内，将合同档案整理归档。

三、合同档案的归档与保管3.1合同档案的归档工作由档案管理部门负责。

3.2合同承办部门应将整理好的合同档案移交给档案管理部门，档案管理部门应对合同档案进行验收、登记和归档。

3.3合同档案的保管期限自合同履行完毕之日起计算，根据合同性质和内容，保管期限分为永久、长期、短期三种。

具体保管期限参照《档案鉴定与保管期限表》执行。

3.4档案管理部门应建立健全合同档案保管制度，采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保合同档案的安全。

3.5档案管理部门应定期对合同档案进行清查，发现问题及时处理，确保档案的完整性和准确性。

四、合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应遵循保密原则，未经授权，不得随意查阅、复制、借出合同档案。

4.2合同承办部门因工作需要查阅合同档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。

4.3合同档案的销毁应按照《档案鉴定与销毁规定》执行。

合同档案达到保管期限且无保存价值时，由档案管理部门提出销毁意见，经批准后进行销毁。

合同档案管理办法[合同档案管理办法]第一章总则第一条为规范公司合同档案的管理和利用，提高文件档案工作效率，制定本办法。

第二条公司合同档案应当实行科学分类、完整记录、便于查阅、保存安全的原则。

第三条建立公司合同档案管理制度，明确工作职责，严格管理要求，加强档案管理和文化建设，促进公司各项工作健康发展。

第四条所有涉及公司合同的文件、资料以及其他有关凭证等应当纳入合同档案管理系统。

第二章建立合同档案管理制度第五条公司应当建立健全合同档案管理制度，制定详细的档案管理规章制度，包括以下内容：1、档案管理的组织机构、人员及职责分工；2、档案管理的基本标准、政策和管理制度；3、档案管理的工作程序、流程和工作流程图；4、档案管理的技术要求及保密工作。

第六条合同管理工作应当实行人、钱、物、务、管的分管制度，确保管理工作的合理性和高效性。

第七条各级领导应当充分重视和关心档案管理工作，积极推进公司档案管理工作的各项工作。

第三章合同档案的收集、整理、归档第八条公司合同档案的收集应当实行全面、及时、精准的原则。

第九条公司应当合理设置合同档案的档案室、工作间和存储设备等，保证合同档案的安全。

第十条合同档案应当实行编研和维护，经过初审、定稿、审定、签字等程序后才能够归入档案。

第十一条公司合同档案的收集、整理、归档应当采用分级管理，资料总issuing人和档案管理员双重审批的原则，确定上报文件及档案的级别，保证档案的存储安全。

第四章合同档案的查阅和利用第十二条公司应当合理设置合同档案的查阅和利用制度，明确档案查阅和利用的权限和工作流程，规范档案查阅和利用的工作流程，保障公司的各项业务的正常运转。

第十三条公司合同档案的查阅和利用应当遵守国家法律法规和公司规章制度，并且让人员注重机密和保护相关信息。

第十四条所有查阅和利用的人员，必须在保密方面遵守相关规定，不得向外泄露公司机密。

第十五条公司内部相关工作人员可以依据工作需要、实际情况查阅和利用公司档案，同时也可以通过各种途径和渠道获取档案信息，但必须保护公司机密信息，确保档案信息不受人为伤害。

合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。

二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。

三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。

以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。

特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。

合同档案管理办法一、总则1.1 为加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。

1.2 本办法适用于公司内部各类合同档案的管理，包括合同签订、履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。

（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完整性；（2）准确性：合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实际情况；（3）安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改等情况发生；（4）保密性：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应按照相关法律法规进行保密；（5）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高档案使用效率。

二、合同档案的收集与整理2.1 合同档案的收集（1）合同草案、修改稿、会签稿等；（2）合同谈判记录、会议纪要等；（3）合同签订依据，如招投标文件、中标通知书等；（4）合同评审意见、法律意见书等；（5）其他与合同签订有关的文件材料。

（1）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（2）合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料；（3）合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料；（4）其他与合同履行有关的文件材料。

2.2 合同档案的整理2.2.1 合同承办部门应按照合同签订、履行等环节，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。

（1）文件材料应按照时间顺序排列；（2）文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类；（3）文件材料应确保字迹清晰、完整，易于识别；（4）文件材料应采用统一规格的装订材料，便于查阅。

三、合同档案的归档与保管3.1 合同档案的归档3.1.1 合同承办部门应在合同履行完毕后，及时将合同档案归档。

（1）合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类；（2）合同档案应填写归档目录，包括合同名称、签订日期、合同编号等基本信息；（3）合同档案应按照编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标注合同名称、编号等；（4）合同档案归档后，应进行编号、编目，确保档案的有序性。

合同档案管理方法和技巧一、引言合同档案管理是企业日常运营中不可或缺的一环，好的合同档案管理能够提高企业内部协调和外部合作的效率，保障企业利益。

本文将从文件归档、信息录入、存储方式、保密措施等多个方面介绍合同档案管理方法和技巧。

二、文件归档1. 文件分类将合同按照类型进行分类，如销售合同、采购合同、服务合同等。

同时，还可以根据签订时间或者客户名称等方式进行细分。

2. 文件编号对每份文件进行编号，以便于查找和管理。

编号可以包括日期、类型及序号等信息。

3. 文件标记对于重要的合同文件，可以在文件上进行标记，如加盖“重要”、“机密”等字样，并在归档时单独存放。

三、信息录入1. 合同基本信息对于每份合同都应该记录基本信息，如签订时间、签订地点、双方当事人姓名及联系方式等。

2. 合同内容摘要记录每份合同的主要内容摘要，以便于查找和管理。

3. 附件清单对于有附件的合同，需要记录附件名称和数量，并单独存放。

四、存储方式1. 纸质档案对于重要的合同文件，建议采用纸质档案存储，可以保证安全性和可靠性。

2. 电子档案对于一些不太重要或者大量的合同文件，可以采用电子档案存储，方便查找和管理。

3. 档案柜对于纸质档案的存储，需要选择适合的档案柜。

柜子应该具有防火、防潮、防盗等功能，并且应该定期检查和维护。

五、保密措施1. 权限管理对于重要的合同文件，需要进行权限管理。

只有授权人员才能够查看和处理这些文件。

2. 存放位置对于重要的合同文件，需要选择安全可靠的存放位置。

最好是在专门的保险柜内存放，并且应该定期检查和维护。

3. 销毁方式对于已经过期或者无用的合同文件，需要进行及时销毁。

销毁方式可以包括烧毁、粉碎等多种方式，并且需要注意保密性。

六、总结好的合同档案管理能够提高企业内部协调和外部合作的效率，保障企业利益。

在文件归档、信息录入、存储方式、保密措施等多个方面，我们需要注意细节，建立科学合理的管理体系，才能够更好地进行合同档案管理。