归档文件及归档文件整理教学材料

-(一)归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。

〞(二)归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位发展装订、分类、罗列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。

〞(三) “事由〞“一件具体的事、一个具体问题，或者一段较严密的工作过程等。

如职务任免、晋升检察官等级或者召开一次会议。

〞(四) “件〞“件〞是指归档文件的整理单位，普通以每份文件为一“件〞。

普通来说，文件正本与定稿为一件。

正文与为一件。

转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。

文件处理单有实质容的有批示或者办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。

会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。

文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。

需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹含糊或者易退变的文件应予复制。

归档的文件所使用的书写材料、纸、装订材料等应符合档案保护的相关要求。

(一)文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或者专用包角粘连装订。

专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。

文件材料过厚可采用“三孔一线〞左侧装订方法发展装订。

普通来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。

此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序挨次在后。

(二) 文件、档案的分类、罗列归档文件普通采用“年度—保管期限〞方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为 30 年、 10 年。

在分类方案的最低一级类目保管期限，根据机关文件材料归档围，按文件性质、事由、办结时间先后顺序罗列。

《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。

2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。

《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。

大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。

因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。

我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。

下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。

一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。

企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。

《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。

国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。

对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。

因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。

文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进展文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”确实定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

详细情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时间等〕组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，假设单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成假设干件；〔三〕件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进展字迹加固处理。

第1篇一、前言教研活动是教师专业成长的重要途径，通过教研活动，教师可以不断提升教育教学水平，提高教学质量。

为了确保教研活动的有效开展，对教研活动材料进行整理归档显得尤为重要。

本文将围绕教研活动材料的整理归档展开论述，旨在为教师提供一定的参考。

二、教研活动材料整理归档的重要性1. 保障教研活动成果的保存与传承教研活动材料整理归档可以将活动过程中的经验、成果、教训等进行保存，便于后人借鉴和传承。

这些材料对于推动教育教学改革、提高教师队伍素质具有重要意义。

2. 促进教研活动的规范化、制度化通过对教研活动材料的整理归档，可以规范教研活动流程，使教研活动更加有序、高效。

同时，有利于形成教研活动的制度体系，推动教研工作常态化、长效化。

3. 提高教师的专业素养教研活动材料的整理归档有助于教师总结教学经验，发现自身不足，从而促进教师专业素养的提升。

4. 为教育教学改革提供依据教研活动材料整理归档可以为教育教学改革提供实证依据，为政策制定、资源配置等提供有力支持。

三、教研活动材料整理归档的原则1. 完整性原则教研活动材料整理归档应确保材料的完整性，包括活动方案、活动记录、教师发言、教学案例、教学反思等。

2. 真实性原则教研活动材料整理归档应真实反映教研活动的实际情况，不得篡改、伪造。

3. 保密性原则教研活动材料涉及教师个人隐私和学校内部信息，整理归档时应注意保密。

4. 可读性原则教研活动材料整理归档应便于查阅，采用清晰、简洁的文字和图表。

四、教研活动材料整理归档的方法1. 活动前的准备（1）制定教研活动计划，明确活动目标、内容、时间、地点等。

（2）收集相关资料，包括教学大纲、教材、教学资源等。

（3）准备活动所需设备，如投影仪、音响等。

2. 活动中的记录（1）活动主持人的开场白、活动总结等。

（2）教师发言、教学案例分享、教学反思等。

（3）活动过程中的图片、视频等。

3. 活动后的整理（1）对活动过程中的资料进行分类、整理。

归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”，具体如下：第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。

一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本单位工作活动、具有查考利用价值为依据确定，具体如下：(一)应归档的上级机关的文件材料，（上级来文）主要有5个方面：1、上级组织召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级组织颁发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本公司工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级组织草拟并被采用的文件最后草稿和印本；5、上级组织转发本公司的文件。

（二）应归档的本公司的文件材料，主要有23个方面：1、本公司党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本公司召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本公司颁发的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本公司的请示与上级组织的批复、子公司的请示与本公司的批复；5、本公司及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本公司业务活动和科技管理的文件材料；7、本公司检查子公司工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本公司总的统计报表和统计分析材料；9、本公司形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本公司党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本公司处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；12、本公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本公司有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本公司房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；15、本公司制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本公司及子公司的历史沿革、大事记、年鉴和反映本公司及子公司重要活动事件的剪报；17、本公司干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；18、本公司及子公司办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；19、本公司财产、物资、档案等的交接凭证和清册；20、本公司编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；21、本公司与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本公司与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料。

文件档案整理规范及实训篇一：《归档文件整理规则》培训材料《归档文件整理规则》培训材料涪城区档案局郭秀光2000年12月6日，国家档案局发布的中华人民共和国行业标准DA/22—2000《归档文件整理规则》，是我国机关档案工作的一次重大调整，《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，是对原有文书立卷方法的一次重大改革。

对归档文件整理的原则和具体方法作了新的规定。

他涉及面广、范围宽，对各级各类机关档案工作提出了新的要求。

按照四川省档案局川档发[2001]24号和绵阳市档案局绵市档发[2001]53号文件精神，结合我区实际，就贯彻实施《规则》标准，作如下讲解。

一、实用对象1、区级副科级以上机关、团体、街道办事处（含区直企事业单位），从2001年起，在整理机关纸质文件材料时，必须统一采用档案行业标准DA/T22—200《归档文件整理规划》。

2、城郊乡、塘汛镇、石塘镇，及南郊工业园、园艺工业园区等，从2001年起采用新《规则》。

3、我区各重点企业、事业单位（学校、医院）在整理归档文件时，其文书档案部分宜采用新《规则》。

4、其余12个乡镇机关、城区二级机构（包括站、所、院、校）、农村村级组织、各企事业单位等，推迟至2005年前实施新《规则》标准。

2001年至2004年形成的文件材料仍可采用四川省地方标准《四川省文书立卷与案卷构成一般要求》。

其间，有条件的乡镇机关、学校、医院、企业单位、社区居委会等也可提前实施新《规则》标准。

5、区级各单位的专门档案，如案件、诉讼、刑侦、干部、人事、基建、科研、教学、新闻报道、会计、审计、普查、声像、信访、工业企业等档案仍执行原有规定。

二、使用软件微机档案管理软件统一使用国家档案研究所（北京世纪科台科技发展有限公司）开发的科怡2000档案管理系统（绵怡2000档案管理系统）。

三、归档文件整理原则1、“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分不同价值；便于保管和利用”。

2、“事由原则”即同一事由的相关文件应当排列在一起。

盐城工学院教务处、二级学院（系）、教学部文件材料归档整理方案（试行）为规范我校教务处、二级学院（系）、教学部除移交学校综合档案室外自身留存档案（以下简称“自存档案”）的管理行为，促使档案工作更好地为教学、科研、管理和评估工作服务，依据《中华人民共和国档案法》中关于档案工作实行“统一领导，分级管理”的原则，学校决定对教务处、二级学院（系）、教学部自存档案的管理工作试行二两管理。

现按照《普通高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》、《盐城工学院档案实体分类编号办法》等文件要求，结合我校教务处、二级学院（系）、教学部实际情况，制定本方案。

一、归档文件材料的整理要求1、归档文件材料教务处、二级学院（系）、教学部在教学、科研、管理等职能活动中形成的、办理完毕、对本单位有保存价值、应作为档案留存的各种文件材料。

2、文件材料的整理原则（1）遵循文件材料的形成规律，保持文件原貌和文件之间的有机联系；（2）适当区分文件材料的不同价值；（3）便于保管和利用，并进行深度整理；（4）推进归档文件材料整理工作制度化、标准化、现代化。

3、归档文件材料组件的方法一般以每份材料为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，试卷、报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

4、归档文件材料的质量要求（1）归档材料应齐全完整，已经破损的归档材料应予修整，字迹模糊或易褪色的应予以复制。

（2）整理归档的文件材料的书写材料、纸张、装订材料的选择应有利于档案的保护。

5、文件材料的分类要求档案保管的最高单位是全宗，我校所有档案为一个母全宗，二级院（系、部）所有档案各为一个子全宗。

文件材料分类前，首先区分子全宗。

然后按照年度、类别、保管期限、盒、件的顺序进行分类。

具体要求如下：（1）注重方便使用，不设置虚类；（2）方便调整，体现可延续性和相对稳定性；（3）各相同级位类别之间的划分标准一致；（4）同位类别之间文件材料在范围上不交叉和包容；（5）下位类别的外延之和，等于上位类目的外延；（6）跨类别形成的文件材料的归类问题通过制定分类规则解决。

第三章 文件的整理与归档【教学目标】 学习《归档文件整理规则》,理解立卷改革的目的,了解立卷工作程序及方法,掌握归档文件的整理方法和步骤,学会简易立卷的方法。

2000年12月6日,国家档案局、中央档案馆发布了中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》,已于2001年1月1日起正式实施。

这是我国档案工作改革的一项重大举措。

作为档案工作基础性法规标准的一次重大改革,它提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法。

新的整理方法带来的不只是操作方式上的变化,更是一次观念上的突破。

《归档文件整理规则》充分适应了现实工作的需要,体现了应有的超前性和导向性,为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。

第一节 文件的归档范围一、机关文件材料的归档与不归档范围 典谟训诰,宝之无佚,只字片言,亦所珍惜。

———董必武机关在工作活动中形成的文件材料内容广泛、形式多样、数量巨大,但并非所有的文件材料都具有保存价值,在机关文件材料的立卷归档过程中应注意“分清玉石”、“去粗存精”,不能“有文必档”。

在具体区分机关文件材料的归档与不归档范围时,往往由于个人的观点、认识水平、判断能力不同,影响对文件材料去留的确定。

因此,有必要规定较为客观、科学和统一的机关文件材料归档与不归档范围的规范和标准。

1987年12月,国家档案局在充分总结经验和调查研究的基础上,制定并发布了《机关文件材料归档和不归档的范围》,作为我国现行机关文件材料归档和不归档的原则和依据。

各级机关应在同级档案行政管理部门的监督和指导下,根据国家档案局发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》的有关规定和精神,结合本机关文件材料形成的实际情况,制定本机关、本系统文件材料归档和不归档的具体范围。

(一)机关文件材料归档范围《机关文件材料归档和不归档的范围》中规定:凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1.上级机关文件材料的归档范围。

上级机关文件材料是指本机关收到、保存的上级机关的发文及其进行的与本机关有关的活动中形成的文件材料。

教学档案工作规范
教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和教学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化，特制定本规范。

一、立卷归档职责
(一)教务处负责学校教学档案立卷、归档工作的组织与管理。

(二)各系、部负责本单位的档案立卷归档工作，确定分管领导，并指定一名兼职档案人员负责本部门档案的收集、整理和移交及录入工作，确保归档材料完整、准确。

二、归档范围
(一)归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，要对学校教学改革与建设工作具有参考价值和凭证作用。

(二)归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证档案的完整性、准确性、系统性。

(三)归档的重点是学校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

(四)归档的主要内容包括综合、学科、专业与实训室建设、课堂教学与教学实践、教材等方面，具体归档范围请见。

三、归档要求
(一)按辽宁理工职业学院档案立卷归档制度相关规定进行归档。

(二)所有归档材料为原件归档，必要时需要相关部门印章及领导签字。

(三)所有归档材料均需同时存档电子版。

(四)每学期各系、部将归案材料的
目录按照
目录进行归类，并登录档案管理系统进行报送。

四、评估检查学校每年组织一次教学档案归档工作的专项检查。

本规范自公布之日起施行，由教务处负责解释。

文件材料整理归档制度概述文件材料是组织内部运作的紧要构成部分，也是组织与外部单位交流的基础。

良好的文件材料整理归档制度可以帮忙组织更好地存储、管理和运用这些文件材料。

本文档将就文件材料整理归档制度的核心内容进行认真阐述。

文件材料整理1.定期清理：为避开文件材料的混乱和过期，每个部门应定期进行文件清理工作。

实在时间间隔可以依据部门实际情况决议，但一般建议为季度或半年。

2.标准规范：为了使文件材料归档更加标准化，每个部门应当订立相应的归档标准和规范。

这些标准和规范可以包括文件的命名规定、存储格式、文件权限等。

3.分类整理：文件材料应当依照内容和形式进行分类整理。

形式上可以分为纸质和电子两类，内容上可以依照时间、地点、类型等进行分类。

在归档时，应当对材料进行关键字标记，便于后续查找和使用。

文件材料归档1.确定归档范围：在确定文件材料是否需要归档时，应当考虑它的紧要性、保密程度和长期保存价值。

对于需要归档的文件材料，应当明确归档范围和所属部门。

2.归档程序：归档程序包括分类、编目、编号、标识等。

在归档前应当先进行信息登记和编目工作，对全部文件材料进行全面的归档准备。

3.归档后的维护：归档之后，对文件材料进行维护工作也特别紧要。

维护工作包括整理、修补、备份等，以保证文件材料的完整性和长期保存价值。

文件材料使用1.查阅程序：为了便利用户查阅文件材料，应当建立查阅程序和机制，确保用户能够便利地查找和使用文件材料。

2.文件借阅：在需要使用文件材料时，可以进行文件借阅。

借阅前应当填写借阅申请表，并被授权人完成审批签字后方可借阅。

附：文件材料归档的相关工具文件材料归档需要常规性的工作程序和相应的工具，以下为供给几种常用工具：1.文件归档箱：为较小的材料进行归档使用。

2.文件柜：为中等大小的材料进行归档使用。

3.数字化仓库：为较大且回收需要比较频繁的材料进行归档使用。

结论为了更好地管理和运用文件材料，建立完善的文件材料整理归档制度是至关紧要的。

教师教学资料整理与归档随着教育领域的不断发展与变化，教师在教学过程中需要查询、整理和管理大量的教学资料，以提高教学效率和质量。

而教师教学资料的整理与归档即是指教师对于自己所使用的教材、讲义、试卷等各类教学资料的整理分类，并将其保存在统一的档案系统中，以便随时进行查阅和使用。

一、教学资料整理的重要性合理有序地整理教学资料对于教师提高教学效果具有重要意义。

首先，通过整理，教师可以更好地掌握自己的教学内容和资源，避免因杂乱无章的教材而造成教学混乱和重复；其次，教师可以通过整理来总结和反思自己的教学经验，并为今后的教学提供参考；最后，教师还可以通过整理把自己的教学资料分享给他人，促进教学资源的共建共享，以提升整个教育系统的质量和水平。

二、教学资料整理的步骤和方法教师在进行教学资料整理时，可以按照以下步骤进行：首先，对教材、讲义、试卷等教学资料进行分类，根据课程内容和教学形式进行划分；其次，在每个分类下再进行细分，按照章节、单元或知识点的顺序进行整理；再次，对于每个细分的资料，可以进行标注，如加上日期、教学目标、教学经验等，以便随时查阅；最后，将整理好的教学资料存放在统一的电子或纸质档案系统中，定期进行更新和备份。

三、教学资料整理的注意事项在进行教学资料整理时，教师需要注意以下一些事项：首先，要确保教学资料的准确性和可信度，尽量使用正规出版物或官方渠道获取的资料；其次，要注意版权问题，遵守相关法律法规，不得私自复制、传播或修改他人的教学资料；再次，要保持资料的完整和有序，防止遗漏或错乱；最后，要定期检查和更新教学资料，及时删除过时或不再使用的内容，确保教学资料的时效性和实用性。

四、教学资料归档的重要性教学资料的归档是指将整理好的教学资料按照一定的分类和编号规则进行存档和档案管理，并建立相应的索引和检索系统。

教学资料归档的重要性主要体现在以下几个方面：首先，归档可以方便教师进行快速的检索和查询，提高教学效率；其次，通过归档，可以保证教学资料的安全存储和备份，防止丢失或损坏；最后，归档还有利于教师对自己的教学材料进行管理和评估，为今后的教学提供参考。