相关方信息交流控制程序

1.目的建立适当的沟通与交流过程，及时地收集和反馈公司内部和外部的信息交流，多层次、多渠道地加强沟通和交流，确保管理体系相关信息在内部和外部得到及时传递与沟通。

2.范围适用于公司内不同层面和岗位之间的相互沟通和交流以及与外部相关方进行信息交流和沟通。

交流和沟通的信息包括与质量、环境、职业健康安全体系相关的信息。

相关方包括客户、工程合同方、供应商、废弃物收购方、运输公司、政府机构、消防部门、医院、社区、环保组织、认证机构、监测站、环卫部门等与本公司有直接或间接关系或关注本公司质量、环境、职业健康安全行为和业绩的组织或个人。

3.职责3.1运营部职责负责本程序文件的起草。

3.2体系管理负责人职责负责本程序文件的批准；负责本程序文件日常执行的监督。

4.定义无。

5.工作程序5.1沟通与交流职责a）运营部负责对管理体系的建立、实施与维护情况进行沟通，负责信息沟通与交流的归口管理，协调公司部门之间的沟通及公司对外的沟通，并向管理层汇报；负责与外部的政府、环境、安全主管部门、服务商等相关方沟通；b）供销部负责与客户、供应商沟通；c）各部门负责本部门内部的沟通，确保工作范围内相关信息在本部门得到沟通和理解。

5.2沟通与交流范围a）公司各层面和各部门之间就内部和外部信息进行广泛地沟通和交流；b）内部信息指各部门管理体系中所进行的过程实施和运行结果、体系运行的有效性、内部体系审核的结果、纠正预防措施及员工建议等；c）外部信息包括国家相关政策及法律法规、上级主管部门及政府有关部门相关文件资料、客户的有关信息、相关方的反馈及投诉，以及建议和可借鉴的经验。

5.3沟通与交流要求a）沟通与交流必须及时、有效，内容必须准确；b）明确各自职能和权限，使信息逐级传递和及时反馈,保证信息的畅通性，并且将信息传递到所有需要得到和利用信息的相关部门和人员；c）可采取书面或口头进行交流和沟通；可采取自上而下或自下而上的双向渠道；d）利用一切通讯和宣传工具，如发文、会议、网络、简报、公告栏、员工满意度调查等，会议若有决议项，需做《会议纪要》。

信息交流与沟通控制程序信息交流与沟通控制程序本程序的目的是为了建立畅通的沟通渠道，明确信息交流的内容、范围和形式，规定内部和外部沟通的方法，以及通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部和外部的质量、环境、食品安全和诚信信息，实现管理体系的有效运行。

本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门和层次内、外部的信息交流和控制。

在本程序中，管代/HACCP小组长负责公司内部和外部沟通事宜的审批和管理工作，技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理，配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司领导和有关部门参考。

行政部负责相关部门的外部沟通，各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。

在外部沟通方面，本程序规定了外部信息的来源，包括认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息，管理方针通告给相关方，对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系，相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等，行业技术信息，上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息，供方和其它分承包方的信息，以及环境监测和职业安全健康等有关的信息，以及与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。

在外部信息沟通方面，本程序规定了各部门应该注意获得法律法规的信息，上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收，行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息，来自XXX的信息由各相关部门接收，各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息，如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进行宣传。

在信息传递方式方面，本程序规定了可以通过电话、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理体系有关的组织进行信息交流。

信息交流控制程序1.目的规定公司在产品与管理体系方面与顾客、供方及其他相关方（如政府部门、认证机构、公司周边相关）的信息沟通的接受、传递、处理及反馈，以确保信息交流的顺畅。

2.适用范围适用于本公司产品及管理体系等信息交流的管理。

3.职责3.1技检部负责内、外部质量、环境信息的收集、传递、交流以及处理与答复。

3.2业务部负责安全及社会责任方面信息的收集、传递、交流以及处理与答复；并且作为公司对外窗口协助3.1技检部的职责内容。

3.3各部门负责工作范围内信息的收集和传递。

3.4管理者代表负责内/外部审核、管理评审及体系管理相关信息的处理与答复，并对公司信息的传递和处理进行监督。

4.工作程序4.1信息的分类及职责归属：4.2信息交流的方式信息可采用口头、书面资料、记录、会议、电子媒体、通讯等方式予以传递。

4.2.1外部信息的交流：职责部门接受信息后，登记于《外来文件接受登记表》，通过管理会议，电话传达的方式传递信息；需要内部书面传达信息有职责部门发行《信息交流单》予以传达；需要予以培训信息召开培训会议，并制作《培训记录表》作好记录；如问题重大，职责部门向管理者代表报告，并按照《纠正和预防措施控制程序》对纠正或预防措施的有关信息提交管理评审。

4.2.2内部信息的交流：日常信息有各部门按相关文件的规定收集并传递。

内部会议有组织部门负责编制《会议记录》通过会议传达传递信息；公司需要将质量、环境方针与环境重要因素对相关方进行传达与交流时有技检部记录《文件发放、回收登记表》并发行传递；异常的不符合或潜在的不符合信息，有发现这填写《信息交流单》交责任部门处理；4.2.3信息的记录和保管各部分按照职责归属做好信息的记录与保管，具体按照《记录控制程序》处理。

5.相关程序与文件记录《记录控制程序》《纠正和预防措施控制程序》《外来文件接受登记表》《文件发放、回收登记表》《信息交流单》《培训记录表》《会议记录》。

5．信息交流控制程序1目的为了及时、准确地传递及反馈有关信息（含适用法律法规），以及其他应遵守的要求，特制定本程序。

2范围适用于公司在质量、环境、职业健康安全管理活动过程中内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。

3职责3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。

3.2 工程部负责内部和外部有关质量、环境、职业健康安全的信息收集、传递和处理。

3.3 党群工作部负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。

3.4 各部门、分公司、项目经理部负责相应业务范围内的信息传递与交流，以及对相关方信息的收集和处理。

4工作程序4.1信息分类4.1.1外部信息交流的内容a）质量、环境、职业健康安全管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息；b）工程建设方对工程质量和质量管理水平的评价；c）同行业其他施工企业的经验教训；d）质量回访和服务信息；e）上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息；f）环境监测和职业健康安全监察等有关的信息；g）重要安健环因素信息；h）伤亡事故的上报等。

4.1.2内部信息交流的内容a）体系运行的信息：包括方针、目标、管理方案、职责、权限、培训、监视与测量、内审和管理评审等信息；b）各管理层次工程质量管理情况；c）工程质量的检查结果；d）有关不符合的信息；e）紧急信息：包括事故、事件等；f）员工及其代表关注的环境、职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业健康安全状况、劳动保护的改善；g）其他的内部信息。

4.2信息交流的方式及要求a）具体信息交流的方式和要求详见附件1；b）项目经理部应指定人员每天在公司OA系统下载相关通知、文件等信息，并交项目经理传阅或在项目部传达、实施。

5相关文件5.1 《施工过程控程序》 Q/GJ-B-095.2 《安健环管理运行控制程序》 Q/GJ-B-106记录信息交流方式及要求：信息交流控制流程。

信息沟通控制程序（ISO9001-2015）1.0目的为使公司各内外部门之间的信息能够得到及时的传递、处理和解决，促进相关方准确、高效运转，特制定本程序。

2.0范围适用于本公司所有经营活动所涉及的相关部门的内部及与外部的信息交流与沟通。

3.0定义与术语3.1信息：有意义的数据；3.2相关方：与组织的业绩或成就有利益关系的个人或团体。

4.0职责4.1各部门负责相应业务范围内相关信息的接收、传递及处理；4.2品保课门负责顾客、部分官方机构及供应商产品质量方面的沟通；4.3管理部业务与生产部生管课负责顾客的沟通；5.0作业流程5.1信息分类a.内部信息包括：1.正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；2.（潜在）不符合信息，如体系内部审核的《不符项目报告》、《纠正预防措施处理单》等；3.紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录；4.其它内部信息（如员工合理化建议等）。

2外部信息包括：1.质量技术监督局、计量检定所、环保局、商检局、消费者协会、公证处、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；2.政策法规标准类法规，如质量法律、法规、条例、产品标准等；3.相关方（顾客、供方）反馈的信息处理及其投诉等；4.其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量改进技术、质量管理等方面的信息。

5.2信息沟通的方式信息可采用资料、质量记录、公告栏、会议、讨论交流、电子媒体、通讯等沟通的工具或方式给予传递。

5.3信息处理：a.内部信息的收集及处理：1.正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，按照相应程序文件的规定向有关部门传递质量方针目标及其完成情况、内部审核结果、更新的法律法规等信息；2.潜在）不符合信息的处理详见《纠正预防措施管制程序》；3.紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅速通知相关部门（如品管课）组织处理，可采用电话，传真等方式紧急沟通；4.其它内部信息，员工合理化建议按《合理化提案规定》实施，其它内部信息提供者可用《内部联络单》、电子邮件等形式反馈给相关部门进行处理。

协商与信息交流控制程序一、目的：通过与相关方及公司员工的协商、沟通与信息交流，确保有关质量、职业健康安全和环境的信息沟通，使所有受到质量、职业健康安全和环境影响的员工及其他相关方参与和支持公司的质量、职业健康安全和环境方针和目标的实现，并吸取相关方的合理建议和意见，进一步改进公司的质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系。

二、范围：适用于公司质量管理、职业健康安全和环境管理体系的协商、沟通与信息交流管理。

三、职责：1、最高管理者负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的决策。

2、管理者代表负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的处理。

3、综合管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部的信息交流、传递和处理。

4、工会代表员工参与职业健康安全和环境管理事务。

参与有关职业健康安全和环境方针、程序等的讨论、决策。

5、各有关部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理，并向综合管理部或管理者代表通报传递和处理情况。

6、各有关部门负责相应职能范围内的质量、职业健康安全和环境信息交流。

四、管理内容与方法：1、内部信息⑴内部信息内容包括：——质量、职业健康安全和环境方针、目标的实现情况；——法律、法规、规范、标准及其他要求；——顾客要求过程、危险源和环境因素调查、评价及更改信息；——企业质量、职业健康安全和环境目标、指标及质量、职业健康安全和环境管理方案；——各部门的质量、职业健康安全和环境职责：——质量、职业健康安全和环境培训的信息；——监测、测量结果；——不符合与预防纠正措施的信息；——质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系内部审核结果的信息；——管理评审结果的信息；——员工的建议与意见。

⑵综合管理部负责按规定要求将所要传达的企业质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中的上述各种信息及时、准确地传达至各部门主管。

⑶工会作为员工代表机构，负责组织员工积极参与管理体系的有关事务，负责收集员工的意见和建议，并在员工与行政中建立沟通、协商交流的桥梁和渠道。

信息交流与沟通控制程序文件编号：1 目的为了保证公司质量、环境管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。

2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系信息交流的传递和处理。

3 职责3.1 交流、沟通工作由总经理、管理者代表、总经理办公室、综合部等各部门负责实施。

3.2 总经理办公室牵头管理内外交流沟通过程。

3.3 各部门3.3.1 负责来自于公司内外部的有关质量、环境的信息的接收、处理、应答、回复。

3.3.2 规定交流的方式并予以实施，并对处理结果进行确认。

3.3.3 必要时形成记录，进行统计分析并报告。

4 程序4.1 内部沟通4.1.1 沟通内容a) 正常信息，如方针、目标指标、检查监测记录、重要环境因素、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。

b) 不符合、潜在不符合信息，如内审、外审中的不符合报告、纠正和预防措施处理记录等。

c) 合规性评价的信息。

d) 紧急信息，如发生火灾等。

e) 满足顾客和相关方要求的重要性，法律法规要求的重要性。

4.1.2主要沟通方式a) 部门间的沟通：①公司定期召开部门经理办公例会。

会议应包括各部门负责人介绍上月的体系运行状况，并每月报告本部门的目标指标情况，必要时在统计分析的基础上采取了纠正措施和预防措施。

②有文件规定的，按规定方式进行沟通。

③电子邮件、口头沟通等。

b) 自上而下的沟通：①公司每周一召开晨会，内容应包括及时通报有关顾客和其他相关方要求、法律法规要求（特别是相关要求发生变化时），有关领导关于质量和环境管理体系的指示和要求。

②总经理通过定期召开的部门经理办公例会，提出关于质量和环境管理体系的指示和要求。

③总经理通过体系文件的发布，规定各部门和子公司负责人的职责和权限。

④管理者代表不定期通过内部简报、宣传栏等方式，以提高员工关注顾客的意识及满足法律法规要求的意识。

c) 自下而上的沟通：①各部门通过定期召开的部门经理办公例会，向总经理汇报体系运行状况和改进需求。

信息交流与沟通控制程序信息交流与沟通控制程序1 ⽬的规定公司内部、外部信息交流的⽅法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。

2 适⽤范围适⽤于公司管理体系信息交流的传递和处理。

3 职责3.1 体系部负责组织、协调质量管理相关信息的交流和沟通。

3.2 综合办负责组织、协调环境管理相关信息的交流和沟通。

3.2 各部门及时传递并沟通各信息。

4 ⼯作程序4.1 信息交流的基本原则信息交流的渠道、⽅式、内容，应有助于公司管理体系有效性、管理效率的提⾼，有助于增进与相关⽅的共识和/或满意程度。

4.2 内部沟通4.2.1 应纳⼊沟通范畴的主要事项1）政策要求：包括法规、相关⽅及公司的政策、要求，如法规、标准、制度等；2）运⾏信息：包括体系运⾏、各项⼯作进展及结果、各类审核/检查/检验结果等；3）辅助信息：有肋于政策理解与实施、有助于优化运⾏过程和结果的其他信息。

4.2.2 沟通范围：公司各层次的纵向沟通、各职能部门的横向沟通。

4.2.3 沟通权责：责任部门/⼈员均有适当的信息通报义务和适当的信息查询责任。

4.2.3 沟通⽅式1）⼝头/书⾯报告，适⽤于任何职能、层次；2）部门⽂件发布、会议/培训召集，适⽤于职能部门及其以上管理层次；3）跨部门或公司级⽂件发布、会议/培训召集、宣传资料等，需经总经办或总经理组织、批准或授权。

4）其他：各级⽂件中有规定的，按规定实施，如相关记录、报表、报告的传递等。

注：《信息交流与沟通记录表》是公司内部沟通的通⽤书⾯格式。

4.2.2 沟通过程的控制1）信息通报/报告（信息拥有部门/⼈员）识别通报内容与对象——确定通报⽅式——实施通报，传递相关信息2）信息查询/质询（信息需求部门/⼈员）识别查询内容与对象——确定查询⽅式——实施查询，获得相应信息4.3 外部信息的接收与回应1）外部信息，专指与管理体系运⾏及其绩效有关的来⾃相关⽅的信息。

2）任何部门/⼈员对接收的外部信息（包括⼝头、书⾯），均应及时向责任部门负责⼈或直接责任⼈通报，具体按内部沟通⽅管理要求实施。

沟通与信息交流控制程序文件编号：WG-ESP-05版本号：A/0编制：审核：批准：1、目的为在本司建立有效的信息沟通渠道，确保将管理体系要求的相关信息及时对内/外作出交流,相关方的信息得到及时收集、传递和处理，维护管理体系的正常运行，规范信息交流以及内部外信息的畅通，特制订本程序。

2、范围适用于公司就管理体系的内/外部信息交流。

3、职责与权限3.1总经理/管理者代表：3.1.1管理体系相关法规信息的接收、传递和宣导；3.1.2公司经营计划、管理方针、目标的宣导；1.2人力资源部：3.2.1内部员工申诉、反馈、改善意见的信息的接收、处理及回馈；4.2.2与环境、职业健康安全有关的内外部相关方意见的接收、传递和管理；5.2.3与内部员工、当地政府、医院、工会其他外部相关方，关于环境、职业健康安全等方面的信息沟通。

1.3市场部：3.3.1与客户有关的合同、订单、产品信息和顾客回馈信息的接收、传递和处理；4.3.2外部发生的不合格与生产、品质、工程等相关部门的沟通；5.3.3客户有关危害物质过程控制方面的信息的接收、传递和管理；3.4采购部：3.4.1与外部供方有关质量、环境、社会责任方面要求的信息的传递、收集和沟通；3.4.2与外部供方有关危害物质过程控制方面信息的传递和沟通；3.5品质部：3.5.1与产品质量相关的要求及异常信息的接收、传递和处理；3.5.2与供货商有关危害物质过程控制方面的信息的倡导、传递和管理；3.5.3管理体系相关法律法规、标准的收集、传递。

3.6工模部、工程部：产品要求信息的接收、传递和处理；3.7其他相关部门：各部门之间工作相关事宜沟通。

4、定义4.1外部相关方：泛指客户、供应商、加工商、服务商、外协厂、认证机构、检测机构、环保主管机关及社会团体等。

4.2管理体系:指我司已建立的IS0900司IS01400KIS045001管理体系。

5、程序内容5.1信息交流的途径可以是口头、公/通告、标识牌、电子邮件、腾讯通、微信或书面联络单等其它常用的通讯及宣传工具。