调档函格式及流程

第1篇一、引言调档函，作为一种法律文件，是用于请求从一个档案管理机构向另一个档案管理机构调取档案的正式函件。

在我国，调档函的使用严格遵守相关法律规定，以确保档案的合法、安全、高效流动。

本文将详细阐述调档函的法律规定，包括其定义、适用范围、制作要求、程序要求以及法律责任等方面。

二、调档函的定义调档函是指具有档案管理职责的机关、团体、企事业单位或个人，因工作需要，依法向另一具有档案管理职责的机关、团体、企事业单位或个人请求调取档案的正式函件。

三、调档函的适用范围调档函适用于以下情况：1. 行政机关、审判机关、检察机关、公安机关等司法机关在办理案件过程中，需要调取涉案档案的；2. 教育部门、科研机构、企事业单位等在开展教育教学、科学研究、生产经营等活动过程中，需要调取相关档案的；3. 公民、法人或其他组织因个人或单位需要，依法向档案管理机构申请调取档案的；4. 档案管理机构在履行职责过程中，根据工作需要，向其他档案管理机构调取档案的。

四、调档函的制作要求1. 调档函应使用规范的公文格式，包括标题、发文字号、发文单位、收文单位、正文、落款等部分；2. 调档函的标题应明确表明文件性质，如“关于调取档案的函”；3. 发文单位应明确，收文单位应具体、准确；4. 正文应写明调取档案的原因、目的、范围、期限等，并对调取的档案保密要求进行说明；5. 落款应加盖发文单位的公章或负责人签字。

五、调档函的程序要求1. 调档函的制发单位应具备档案管理职责，并依法取得档案管理资格；2. 调档函的制发单位应向收文单位发出调档函，并注明收到调档函的日期；3. 收文单位收到调档函后，应按照调档函的要求，在规定期限内调取档案；4. 调档函的调取过程应严格保密，确保档案安全；5. 调档函的调取结束后，制发单位应向收文单位发出调档函的回执，确认档案已调取。

六、调档函的法律责任1. 制发单位未按规定制作、发送调档函，或调档函内容不完整、表述不清的，由上级机关责令改正，并追究相关人员的责任；2. 收文单位未按规定调取档案，或泄露档案秘密的，由上级机关责令改正，并追究相关人员的责任；3. 档案管理机构违反档案管理法律法规，擅自调取、复制、泄露档案的，依法承担相应的法律责任。

正规调档函正规调档函是申请调整工作单位、工作岗位和职务等的一种正式申请文书，通常由新单位或部门领导向当前工作单位或部门提交。

正规调档函对于职业发展和职业规划起着至关重要的作用，因此，在使用正规调档函时，需要注意以下几个方面。

一、调档函的格式正规调档函需要遵循一定的格式要求，通常包括自报家门、调档原因、新工作单位和职位等信息。

在书写过程中，需要注意内容的清晰明了，避免使用过于复杂的文字和语句，以免给审核者造成阅读困难。

此外，在纸质版调档函中，还需要注意书写字迹的清晰和文案的整洁，以免给审核者留下糟糕的印象。

二、调档函的语言正规调档函需要使用正式、文雅的语言表述申请调档的目的和理由。

在使用正式语言时，需要注意措辞，切勿使用生僻或专业词汇。

同时，为了让审核者更好地理解自己的申请，建议在文中尽可能地详细介绍自身的工作经验和工作成果。

但需要注意不要使用过于庸俗的语言，应该用简单的词汇和逻辑清晰的语句来表达。

三、调档函的落款正规调档函需要在落款处签名和加盖公章。

在落款部分，需要注意签名的规范和清晰，同时在机关和公司中，还需注明申请人的编号和在岗情况。

在盖章上，也需要遵循相关规定，落款的人员需是具有公章使用权的部门负责人，以保证调档函的正式有效。

四、调档函的附件如果在申请调档时需要提供相关文件材料，可在申请函中附带相应的证明材料，以便审核者更好地了解申请人的工作经验和工作业绩。

在提交文件时，也需要注意文件的真实性和合法性，避免虚假陈述和欺诈行为。

总的来说，正式调档函对于申请人来说是一份重要的申请材料，它不仅仅是表示申请人的愿望，更是展示申请人业务能力、工作经验和职业素质的重要证明。

因此，在编写和提交时，需要认真对待，尽量符合相关规定和格式要求，以便为职业发展和职业规划打下一个好的基础。

调档函格式（9篇）调档函格式（精选9篇）调档函其实在被委托人做出违背国家法律的任何权益时，委托人有权终止委托协议。

小编在这里给大家分享一些调档函格式，希望对大家能有所帮助。

调档函格式篇1本人姓名：_________，性别：_________，身份证号码：__________________，联系电话：__________________，为_______________学校__________________学院_________专业_________届毕业生，现需办理人事关系流动手续，并将全部档案材料（包括学籍档案和党员档案）转递至上__________________人才服务中心。

由于本人事务繁忙无法亲自到贵中心办理档案转递手续，故委托__________________出示调档函办理相关事宜。

对于受托方在我授权范围内签署的'所有文件我均认可，委托期限为本人档案转移的所有手续办理完毕为止。

望贵方给予方便，不胜感激。

特此委托！委托人签名：__________________________年________月________日调档函格式篇2委托人：_________，性别：_________，身份证号：__________________________，联系方式：__________________；被委托人：_________，性别：_________，身份证号：__________________________，联系方式：__________________。

由于本人工作繁忙，不能亲自办理__________________的相关手续，特委托_________________作为我的合法代理人，全权代表我办理相关事项，对委托人在办理上述事项过程中所签署的有关文件，我均予以认可，并承担相应的法律责任。

委托期限：自签字之日起至上述事项办完为止。

委托人：_________________________年______月_____日调档函格式篇3委托人：__________________受托人：__________________因商务合作，现委托______律师事务所______律师（执业证号：______）为我公司的代理人，到市工商行政管理局海淀分局查询并打印______公司的工商登记档案材料，包括公司设立、历次变更以及年检、股权出质查封、动产抵押登记等情况。

调档函格式6篇调档函格式 (1) 致_________公司：我_________公司(以下简称我公司)根据_______号文件批复开发建设______项目，我公司根据贵司摆帐款要求，我开户银行______银行 ______支行同意按出具资金锁定函的方式为我公司接款______万元人民币。

我公司同意显示和支付______%服务费。

我公司保证提供的企业执照、相关项目批复文件及银行官员的身份证明、任职文件是真实、有效、合法，是可查询、可验证的，是合法的经营者。

我公司保证甲乙双方签约后两日内准时进银行操作，并且开户银行开出的银行资金锁定函是银行行为，真实有效、依法合规。

双方签订协议后企业方即可向资方支付______万元前期服务费。

贵方到企业所在地后安排人员自行选定银行开立个人账户打入壹千万人民币(以进账单为主)，我方即时支付______万元服务费，然后按照双方签订的协议在约定的时间内进银行开始操作。

如因我公司和我接款银行原因不能继续操作时，我公司将承担一切经济责任并放弃一切追索要求和诉讼权利。

特此承诺承诺单位(盖章)：法定代表人或经办人(签字)：年月日调档函格式 (2) 所属各单位：为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。

现将有关事项通知如下：一、会议内容：……二、参加人员：……三、会议时间、地点：……四、要求：……××厂×年×月×日调档函格式 (3) ×公司：贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下：一、综合险。

在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。

如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。

二、破碎险。

破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。

该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。

三、保险金额。

我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。

公司调档函格式(共7篇).doc公司调档函格式一：（公司信头）（日期）XXX申请调取档案函尊敬的XXX先生/女士：贵公司最近向我公司员工部门发函，要求调取本公司多名员工档案的复印件。

本函说明调取档案的具体要求及程序，请按要求办理，不便之处敬请谅解。

要求：1、贵公司要求调取的档案：姓名为XXX及以上的员工档案。

2、调取数量：XXX份。

3、调取用途：（描述贵公司调取档案的原因，在叙述中请勿泄露相关的商业秘密和个人隐私）程序：1、本公司将按照贵公司的要求，对申请档案进行复印并加盖公章。

2、复印件将通过专人送至贵公司。

如需其它方式，本公司可根据贵公司要求协调办理。

在此，我公司特此承诺对调取过程对于保障档案安全及秘密性。

特此函达（负责人签名）（用印：公司公章）公司调档函格式二：（公司信头）日期：XXX公司：根据贵公司关于XXX人员档案的请求，我司现对此作出如下的答复：1、本公司已注意到贵公司相应的请求，并且我们考虑到您的请求是基于面试前进行人力资源审查的合理性考虑，我公司已安排相关文件的复印工作，并已在提交给相应部门老师核实后加盖公章。

2、涉及到信息安全的问题我们公司十分重视，员工档案是我公司极为重要的资产之一，因此只有在双方签订了保密协议后，我们才会向贵方提供相关的档案信息。

3、为了保证资料的安全性和不泄露任何机构信息或公司商业机密，我公司将在复印件上加盖“仅供参考，严禁泄露式样”字样。

希望贵公司在使用这些资料时，真正能够发挥它们的作用。

如有任何问题，请尽管与我们联系。

（负责人签名）公司调档函格式三：（公司信头）（日期）XXX公司：我司已收到贵公司有关XXX档案的调取申请，为确保双方权益，我司提出以下要求：一、双方可以通过电子邮件或传真联系共同确认调取的档案范围及时限，如果需要重点关注某些个别部分，也可以共同运作数据筛查等。

二、本公司调度专人协助复印并加盖360度可考印章，为了避免信息泄露的可能，需要贵公司签署如下保密协议：保密协议详见附件。

调档函调档案流程一、请求阶段1.1 申请调档的部门发起请求一般情况下，调档函调档案流程的第一步是由申请调档的部门发起请求。

申请部门提出调取证据或文件的需要，同时要提供具体的调档资料信息，包括文件申请单、文件或证明的名称、编号、起止时间、档案位置、需求人等。

这些信息都是为了保证文件能够快速并正确的被找到。

1.2 提交调档申请当申请调档的信息得到确认并核实后，需要提交正式的调档申请。

调档申请需要包括申请调档的目的、时间、文件名称、位置和其他附加条件等。

申请部门需要 select 适当的申请表、调档函、调取申请书或检索表等来提交申请，同时也需要用盖章领导做出正式意见的复印件。

1.3 调档机构收到申请调档机构收到调档申请后，应及时进行记录和处理。

记录内容包括调档日期、调档目的、文件名称、申请者名称和部门、档案是否有退出记录等；同时需要对文件进行分类汇总和备案处理。

二、处理阶段2.1 调取档案在调档机构收到申请后，需要对档案进行调取。

调取工作是调档函调档案流程的核心环节之一，决定了后续的服务效果和工作效率。

调档的基本原则是根据调档申请和档案实体找到需要的文件、确保正确和准确性，同时还要保证文件返回的及时。

2.2 核查审核在找到文件并根据申请信息准确性核实之后，调档机构会对调来文件进行严格的审核。

审核的目的是为了验证该文件是否与申请部门的需求相匹配，同时也会确认涉及到文件的问题是否应该解决、文档档案的时效等。

2.3 拍照复印当调来的文件需要留存备查时，调档机构需要对该文件进行拍照或复印，并将其存储备查档案。

同时机构需要注意保护机密文件及个人隐私，不得清除原件的任何痕迹或者保存拍照临时文件。

三、提取阶段3.1 通知申请部门调档机构在审核通过后，需要通知申请部门。

通知内容应包括：该文件是否被找到、如何使用该文件、档案获取时间和存储位置等。

3.2 文件提取申请部门在收到通知后，需要前去取出文件。

调档机构应当对申请人的身份证件等进行核验，以确保文件被正确的提取。

调档函格式模板篇精选推荐尊敬的xxx（被调档单位）：您好！本函是我（调档单位）根据相关规定，针对xxx（被调档人）的调档事宜向贵单位提交的正式函件。

一、被调档人基本信息姓名：性别：出生日期：身份证号：所在单位：职务：二、调档原因及目的近日，我们收到指示，要求对被调档人的档案进行调整和处理。

根据有关规定，我们需要对其档案进行一定的调档工作，以满足单位的工作需求。

调档的目的主要有以下几点：1. 更新被调档人的个人信息，确保信息的准确性和完整性；2. 追溯被调档人的工作和学习经历，为单位制定合理的人事安排和培训计划提供依据；3. 为被调档人提供更好的工作发展机会和个人成长空间。

三、调档具体内容1. 个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号等；2. 工作经历：列明被调档人的工作时间、单位名称、职务等；3. 学习经历：详细记录被调档人的学历、学校、专业等；4. 奖励与荣誉：罗列被调档人所获得的荣誉和奖励情况；5. 其他需要调档的重要信息。

四、调档方式和时间安排为确保调档工作的顺利进行，我们将采取以下方式进行调档：1. 调阅原始档案：请贵单位准备被调档人的原始档案，留待我单位工作人员前来调阅；2. 档案复印：如有需要，我们将会在调阅的同时对档案进行复印；3. 档案整理：根据调档要求，我们将对档案进行整理、归档或重新制作档案；4. 档案移交：完成调档工作后，我们将会按照相关规定将调整后的档案移交给贵单位。

调档工作将于xxx年xx月xx日开始进行，预计将在xxx年xx月xx日完成。

请贵单位根据具体情况做好相关准备，并按时提供所需档案。

五、保密声明在调档过程中，我们将严格遵守相关法律法规和保密要求，确保被调档人的个人隐私不受到泄露。

同时，我们也对贵单位提供的档案及信息进行保密，不得将其用于其他非调档目的。

六、联系方式如有任何疑问或需要进一步沟通，请随时与我（调档单位）联系，联系方式如下：联系人：联系电话：电子邮件：请贵单位予以配合，并按照要求提供所需档案，以便我们顺利完成调档工作。

调档函格式及范文调档函，指的是一种调动人员档案的文书。

它主要用于单位内部调动，将职工的档案从原来的部门调拨到新的部门，从而完成人员调动。

调档函格式的规范化和规范，不仅可以提高工作效率，还能保证人事工作的合法性和谨慎性。

下面是调档函格式及范文的详细介绍。

一、调档函的格式调档函需要遵循一定的格式，以确保信息的清晰、明确和有条理性。

根据文件的表现形式和实际情况，调档函的格式可以分为以下几种：（一）正式函件格式正式函件格式适用于文件较重要，需要严肃、正式的情况，如档案调务或其他需要保密的人事调动。

信头格式包括单位发文机关、日期、编号等；信件格式包括称谓、正文、落款、签名等。

（二）便笺格式便笺格式适用于文件比较简单，内容短小精悍的情况。

信头格式包括头部主题、日期、附件等，信件格式包括日期、称谓、正文、落款、签名等。

和正式函件格式相比，便笺的表现形式更加随意和灵活，更适用于需要立刻处理的文件。

（三）电子邮件格式随着信息技术的发展，电子邮件也成为了调档函的一个合适的格式选择。

电子邮件格式相对于别的形式更加便捷和高效，能够在最短的时间内完成消息传递任务。

信头格式包括主题、日期、附件等，信件格式包括称谓、正文、签名、小标题等等。

二、调档函的范文下面是一个调档函的范文，可以根据实际情况进行修改和调整。

（正式函件格式）XX人事部XX年X月X日编号：XXXXXXXXXX公司：经人事部门调查核实，住建部门王某某同志于XX年加入我公司，现调离住建部门，调至园林部门工作。

按照相关程序，特书面向贵公司申请调动王某某同志的档案，并请您引导该职工及时联系新部门人事部门，调整相关扣除等手续。

此致敬礼！XX人事部（签名）三、调档函的注意事项在起草调档函时，一定要注意以下几点：（一）调档函内容简单明了，要考虑到各个方面的因素，包括人员资质、工作能力、工作岗位、部门管理情况、针对性调整措施等。

（二）谨慎保密。

如果人事调度涉及到个人隐私、公司机密等重要信息时，必须严格保密，不能随意透露。

调档案函流程最简单三个步骤下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。

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调档函格式模板调档函是指一种用于申请档案调取或转移的书信格式。

调档函的目的是向相关档案管理单位或个人申请调档，并说明申请人的身份、目的和所需档案的具体内容。

调档函通常包括以下内容：信头、称呼、主体段落和落款。

首先，信头是指信函的抬头部分，一般包含发信人的地址和联系方式。

以下是一个调档函的信头示例：发件人地址：日期：收件人：收件人地址：其次，称呼是指对收信人的称呼，在调档函中可以根据收件人的身份进行称呼，例如：尊敬的XXXX机构/个人：（如果是向机构或单位申请）尊敬的XXX先生/女士：（如果是向个人申请）然后，主体段落是调档函的核心内容，包括申请人的身份、目的和所需档案的具体说明。

主体段落可以按照以下结构组织：1. 自我介绍：简要介绍申请人的身份和背景，以便对方了解信函的发起者。

例如：我是XXX公司的一名XXX职位，在XXX部门工作。

我写信是为了申请调取与我工作相关的档案。

2. 目的说明：明确说明调档的目的，可以是进行研究、法律诉讼、用于证明身份等。

同时，需要对所需档案的具体内容进行详细描述。

例如：我计划进行一项市场调研项目，需要获取关于过去五年内XXX产品的销售数据和市场分析报告。

特此申请调取相关档案。

3. 补充信息和理由：提供补充的信息和理由，包括为何选择该机构或个人调取档案，以及调取档案对申请人有何帮助等。

例如：我们选择贵机构进行调取档案的原因是XXX。

我们相信贵机构的档案将对我们的研究工作非常有帮助，并在报告中进行引用。

最后，落款是指信函的结束部分，包括署名和联系方式。

以下是一个调档函的落款示例：此致礼敬的XXXX机构/个人：申请人：联系电话：电子邮件：以上是一个调档函的基本结构和内容要点。

在实际撰写过程中，可以根据具体情况进行适当调整和补充。

为了提高调档函的效果，建议在起草之前预先了解并遵循相关机构或个人的调档要求和规定。