人事档案借阅、借用申请表

浅谈人事档案的保管与借阅工作作者：韩飞来源：《科技创新导报》2011年第19期摘要:加强人事档案的保管和借阅工作,查阅借用中既要满足组织、人事、劳动工作和其他方面的利用需要,发挥其应有的作用,又要贯彻执行保密法规和制度,确保人事档案的完整和安全,防止失密和泄密。

完善管理体制,搞好队伍建设,做好基础工作,进一步改善保管条件,努力提高科学管理水平,保障提供利用,有效地为组织、人事工作服务,为社会主义现代化建设服务。

关键词:人事档案保管借阅中图分类号:G272 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)07(a)-0206-01人事档案工作是用科学的原则和方法管理人事档案、提供档案信息为组织、人事工作服务的一项工作。

人事档案工作是组织、人事工作的重要组成部分。

也是国家档案工作的组成部分。

它是为贯彻执行人事工作路线、方针和政策,选贤举能,知人善任,为社会主义现代化建设服务的。

1 人事档案管理部门的职责①保管人事档案,为国家积累档案史料;②收集、鉴定和整理人事档案材料;③办理人事档案的查阅、借用和转递;④登记员工的职务、工资和工作变动情况;⑤为组织、人事工作提供人才信息,为有关部门提供员工情况;⑥做好人事档案的安全、保密、保护工作;⑦调查研究人事档案工作情况,制定规章制度,搞好人事档案的业务建设和业务指导;⑧推广、应用人事档案现代化管理技术;⑨定期向档案馆(室)移交死亡员工的档案;⑩办理其他有关事项。

2 人事档案的保管范围2.1 在职人员人事档案的保管范围在职人员人事档案的保管与人员的管理范围相一致。

人事档案的正本由主管该人的组织、人事部门保管;人事档案的副本由主管或协管该人的组织、人事部门保管。

非主要协管和监管的单位,不保管人事档案的正、副本,但可以根据工作需要保存近期填的履历表、简历表的重份或摘要登记表、卡片,该员一旦调走即可销毁。

军队和地方互兼职务的干部,主要职务在军队的,档案由部队的政治部保管;主要职务在地方的,档案由地方的组织、人事部门保管。

2021年人事档案管理制度人事档案管理制度?人事档案管理制度第一章总则第一条财产保险股份有限公司为加强公司员工档案管理,有效地保护和利用人事档案,规范人事档案管理工作,依据《中华人民共和国档案法》、《企业员工档案管理工作规定》制定本制度。

第二条本制度适用于总、分公司所有后线管理人员的人事档案管理工作。

第二章人事档案的管理第三条适用范围3.1 员工人事档案分为员工历史档案和员工在职档案。

员工在进入公司前的个人档案,称为员工历史档案。

员工历史档案的管理按国家人事档案法律法规执行,不在本制度管理范畴内。

3.2 本制度涉及的员工在职档案是指员工在公司工作期间,因招聘录用、绩效考核、薪酬管理、在职培训、劳动合同管理及离职手续办理等产生的和个人相关的有存档价值的文书、电子文件、实物等形式的材料。

3.3 在公司人事管理信息系统中存放的员工个人档案是员工在职档案的有效组成部分。

第四条管理部门4.1 总公司人事行政管理部及分公司综合管理部作为人事管理部门,负责各级员工的在职档案管理。

4.2 总公司人事行政管理部负责总公司、机构管理中心、分公司班子及财务负责人的在职档案管理；分公司综合管理部负责前述人员之外的分公司所辖其他人员的在职档案管理。

第五条管理部门职责5.1 保管员工档案；5.2 收集、鉴别和整理员工档案材料；5.3 办理员工档案的查阅、借阅和转递手续；5.4 登记员工工作变动情况；5.5 为有关部门提供员工信息；5.6 做好员工档案的安全、保密、保护工作；5.7 办理其他有关事项。

第三章员工在职档案的内容第六条在职档案的内容,包括但不限于：6.1 本人填写的应聘简历、员工登记表、面试评估表、录用通知书、录用声明、离职证明等招聘录用材料；6.2 新员工培养记录表、转正申请表、转正面谈表等试用期内的材料；6.3 员工绩效评估表、考核面谈表、个人绩效改进计划表等绩效考核材料；6.4 员工薪酬核定表、薪酬变更通知等薪酬管理材料；6.5 员工培训申请书、培训服务期协议、专项技术培训支付凭证（复印件）、培训记录等在职培训材料；6.6 解除劳动合同协议、离职申请单、解除劳动合同书、解除、终止劳动合同证明等离职材料；6.7 评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；6.8 任免、职称等材料；6.9 政审材料、参加中国共产党、民主党派的材料；6.10 奖惩材料；6.11 其它有较大价值的可供参考的材料。

档案借阅管理制度一、各单位工作人员可直接查阅本单位一般档案资料，查阅有密级档案，须持签有单位负责人明确意见的条据，方可查阅；二、各单位借阅本单位一般档案，必须办理借阅手续，必须注明预计归还日期和联系电话。

借阅有密级档案，须写《档案借出审批单》并经公司相关领导批准，方可借阅；三、如延长借阅时间，须办理续借手续。

逾期不还者，档案管理员要及时催还。

若催还未果，档案管理员要向单位领导反映。

四、如情况特殊，外单位人员或集团其他单位人员查阅档案须持档案归属单位的介绍信，可查阅无密级档案。

档案主要供本集团公司利用，一般不外借。

五、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出；六、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印复制、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证、裁剪、撕毁等。

若有遗失，应及时联系档案管理人员。

七、凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。

公司行政部档案室档案室证件借阅、使用管理规定一、目的为了规范公司各类证照的使用管理，避免因管理不善给公司的风险，防止遗失、保证按时年检，特制订本制度。

二、范围各子公司及部门的移交的行政类(如营业执照、____机构代码证等)、财务类(如税务登记证、信用等级证等)以及其他各类证件的原件、电子档。

三、证照资料的使用管理1、需要借阅、借用证照资料，须到公司行政部填写《证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门主管审批，证照负责人签批确认后，可到档案室证件管理人员处办理相应手续；2、证件管理人员仅凭有证照负责人或由证照负责人指定或委托代理人签有批示“同意”的申请单办理相应部门证照的借用、借阅等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理；3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过____天；4、公司证照不得丢失、损坏。

人事档案证明及人事关系介绍信模板【人事档案证明模板】为照顾__________关系，拟安排_______同志到工作，范文之证明:档案同意调出证明。

具体意见，请按下列第(四)项办理：一、如同意调出，请先将该同志全部档案材料、现实表现、同意调出函、婚姻及计生证明等材料发往我处，待研究后另行函告。

二、同意该同志委托我单位管理人事档案、人事关系。

如本人能服从分配，请办好调动手续，于月日前介绍来我单位报到。

三、呈报有关部门，暂不同意调入，现将档案材料退回，请协助做好有关工作。

四、研究同意调出，现将该同志档案及有关材料转去你处，能否安排，请复函。

五、请你处将档案通过机要局转递我处，严禁交由本人自带。

六、_______________________________________________________________ 年月日发函单位地址：邮编：联系电话：开具人事档案证明工作流程1.申请人到人事处网站下载并填写《查借阅干部档案审批表》，写明开具证明需要查阅的档案内容以及理由。

2.报所在单位负责人审批。

3.申请人持相关文件证明等材料到人事处提出申请。

4.人事处负责人审批。

5.干部人事信息科查阅需要开具证明的档案内容。

6.依据干部人事信息科查阅的档案内容开具相关证明。

7.报人事处领导审阅。

8.到相关科室盖章。

人事档案利用制度目的第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。

档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。

工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

人事档案利用的方式人事档案的利用有多种方式：(1)设立阅览室以供利用查阅。

阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。

这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。

这是人事档案利用的主要方式。

运营中心档案管理制度第一章总则为了加强我们运营中心的档案管理，确保档案的安全、完整并能有效利用，咱们根据国家的一些法律法规以及公司内部的管理要求，制定了这项制度。

档案管理其实是公司管理的一部分，涉及到信息的收集、存储、使用和保密等多个方面。

这个制度的目的是给档案管理提供一个科学、系统的指导，从而提升管理的效率和效果。

第二章适用范围这项制度适用于运营中心及其下属部门的所有档案管理工作。

档案的范围包括但不限于运营数据、项目文件、会议记录、合同和协议、员工记录等等。

所有涉及档案管理的员工都要遵守这个制度。

第三章管理规范第1节档案的分类与编号1. 档案分类：根据档案的性质和用途，我们将其分为几大类：- 运营档案- 项目档案- 人事档案- 财务档案- 其他重要档案2. 档案编号：所有档案都需要编号。

编号原则如下：- 类别代码（比如“运营”用“Y”表示）- 年份（2023年用“23”表示）- 顺序号（如第一个档案用“001”表示）第2节档案的收集与整理1. 档案收集：各部门在日常工作中要及时收集与本部门相关的档案资料，并确保资料的真实性和完整性。

2. 档案整理：收集到的档案资料要按类别和时间进行整理，以便查阅时更高效。

档案资料应分类存放，并逐一录入档案管理系统。

第3节档案的保管1. 保管责任：各部门的负责人是本部门档案的保管责任人，要确保档案安全存放。

2. 存放要求：- 档案应存放在指定的档案室，档案室要具备防火、防潮、防盗等安全措施。

- 重要档案要存放在保险柜里，并定期进行安全检查。

3. 档案的维护：定期检查档案，确保档案完整无损，并做好记录。

第四章操作流程第1节档案的查阅1. 查阅申请：如果员工需要查阅档案，要填写《档案查阅申请表》，并向档案管理部门提出申请。

2. 审批流程：档案管理部门会审核查阅申请，符合条件的会予以批准，并登记查阅情况。

3. 查阅要求：- 在查阅期间，严禁对档案进行涂改、拆换或损毁。

人事档案管理规定规则(一)人事档案材料鉴别、归档制度1.严格按照中组部《人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好人事档案材料的收集与补充工作;3.人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档;4.档案工作人员对收集的人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理;5.对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。

(二)人事档案材料鉴别、归档制度1.严格把好人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核;2.归档材料必须是办理完毕的正式材料;3.归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期;需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案;4.残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档;5.人事档案材料应统一使用16开纸(19×26.5厘米)，材料左边应留出2—2.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名;6.凡属于应归入档案的材料，应按照中组部《档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。

(三)人事档案查(借)阅制度1.查(借)阅人事档案必须是中共党员，并填写《查阅档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查(借)阅;2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;3.查(借)阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记;4.查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容;5.查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容;6.查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案;违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分;假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理;7.档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人;不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。

2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。

3、存档资料要分类按顺序存放。

例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。

顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。

4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。

5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。

注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。

6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。

员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。

2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。

通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。

3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。

4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。

档案存档、借阅管理制度范文一、目的与适用范围本制度的目的是规范和管理单位内部档案的存档和借阅工作，确保档案的完整性、安全性和便捷性，并为日常工作、研究和决策提供有效的信息支持。

本制度适用于所有单位的档案管理工作，包括档案的存档、借阅、归还和销毁等环节。

二、档案存档1. 存档要求（1）档案存档应按照文件编号的先后顺序进行，保证档案的时序性；（2）档案必须按照文件类别进行分类，建立相应的档案分类系统，并定期进行维护和更新；（3）档案应当妥善保管，避免遭受损坏、灭失或泄密的风险。

2. 档案存放（1）档案应存放在专门的存档室内，建立标明档案位置和编号的存档柜；（2）档案室应进行定期的清理和整理工作，确保档案存放的整齐和有序；（3）存档室应保持适宜的湿度和温度，防止档案受到湿气、阳光或其它有害因素的侵害；（4）特殊档案应当单独存放，设置安全防护措施，防止遭受物理或电子攻击。

三、档案借阅管理1. 借阅申请（1）借阅档案前，使用人必须填写借阅申请表，详细注明借阅的目的、时间和地点等信息；（2）借阅申请表应经主管领导审批后方可执行；（3）对于涉密档案的借阅申请，需经过保密审查和批准。

2. 借阅登记（1）在借阅档案时，使用人必须在借阅登记簿上填写档案名称、档案编号、借阅日期等信息；（2）使用人必须出示有效的借阅证件，并在登记簿上签字确认借阅信息。

3. 借阅期限和次数（1）借阅期限一般不超过30天，如有特殊需要，可以适当延长；（2）同一档案不得重复借阅，除非经过相关审批程序；（3）借阅期满后，如需继续借阅，必须重新申请并经过审批。

4. 档案归还（1）借阅期满后，使用人必须及时归还档案；（2）使用人必须在归还登记簿上填写档案名称、档案编号、归还日期等信息；（3）未经批准不得将借阅档案带离单位或转借他人。

5. 档案销毁（1）档案达到保管期限时，应按照相关规定进行销毁；（2）涉及机密或保密的档案必须经过严格审批，并按照特定的程序进行销毁；（3）销毁档案必须进行记录，包括档案名称、档案编号、销毁日期等信息。