现代企业档案管理实务讲解

浅析企业档案现代化管理在知识经济时代，国家与国家之间，行业与行业之间，人与人之间的竞争将会空前激烈和深刻，而且这种竞争将会以一种新的形式、新的手段而展开。

档案部门如何应对？最关键的环节就是现代化的科学管理。

可以想象，随着知识经济时代的到来，中国档案事业必将迎来一场深刻的管理革命。

现代化管理的重要性随着电子信息技术、生物技术、材料技术等高新技术的兴起和发展，人类已经步入知识经济时代。

知识经济是以知识（智力）资源的占有、配置为基础，以科学技术为主的知识的生产、分配、传播和使用（消费）为支撑，以创造性的人力资源为依托的经济形态。

知识经济的到来将加大的改变人类社会的产业结构和人们的生产、生活思维方式。

档案事业作为人类的记忆工程，它掌握着丰富的信息资源，既是传统的知识产业，也是知识经济的一个重要支柱，既是推动知识经济发展的重要动力，又是受到知识经济影响较快较直接的领域之一。

在知识经济时代，档案事业将面临严峻的挑战和机会难得的发展机遇。

与此同时，新的时代也必将给档案管理带来许多新的理念和新的课题。

现代化档案管理的途径：提高档案人员的素质档案工作的专业性，要求档案工作者具有较高的业务素质。

档案学是一门综合性的学科，档案管理是一项专业性很强的工作。

这就要求档案工作者不仅要有档案学的专业理论知识，而且要熟练实际操作技能。

随着当今现代科学技术的进步和档案事业的不断发展，对档案人员的文化素质和业务素质也提出了很高的要求。

档案工作者必须不断提高自身文化水平，不断拓宽自己的知识面，掌握现代化的管理技术，提高综合管理的能力，才能适应新形势的需要。

没有一批思想素质好、业务水平精的高素质的档案管理人员队伍，我们在知识经济时代就缺乏档案事业改革与发展的最重要的推动力，就会失去知识经济带来的良好的发展机遇。

树立档案工作标准化、规范化实现档案工作标准化、规范化，要加快各项档案工作标准规范的制定，做到有准可标、有范可规。

随着企业和社会对档案服务需求的提高，传统档案工作方式和技术手段将对档案工作发展形成“瓶颈”，只有将档案工作从传统的手工操作中解放出来，逐步实现档案工作的规范化、现代化，才能解决这一矛盾。

《企业档案管理实务》简介《企业档案管理实务》一书立足当前企业档案基层工作实际，分为上下两篇，上篇为理论与方法篇，全面介绍了企业档案工作的内容、制度，工作程序和方法；下篇为实践操作篇，详细介绍管理类档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等多种类型载体档案的整理操作。

此外，本书新增添了企业档案异质异地备份，以及企业档案工作评价等内容，更符合新时期企业档案工作的具体实践，能够为企业档案基层工作提供直接的操作指导。

档案工作标准规范是做好企业档案工作有力工具，本书最后附录部分还收录了与企业档案工作关系密切的国家标准规范索引，方便企业档案工作人员查询与参考。

本书是一本完全按照工学结合思路编写，在编写方法上采用案例导入的方式，尽可能达到易理解、易掌握的目标；在内容组织上也尽量贴近企业档案工作实际，突出了实用性与可操作性。

本书的作者都是长期从事企业档案管理和教学科研工作的专家学者，有着丰富的实践经验和扎实的理论素养。

本书所编内容是各位专家学者多年理论知识的积累和实践经验的总结，所选案例也大多是企业基层档案工作中的实例，因此本书能够作为企业档案工作人员的工作指南或培训教材，为企业基层档案工作的开展和完善提供直接的指导和帮助。

同时，本书还借鉴了大量国内外的最新研究成果，也可作为高职高专师生档案管理的课程教材或参考资料。

本书共计60万字左右，400多页，定价58元，由郑州大学出版社出版，现在火热预订中，欢迎您进行订阅……主编简介郭团卫，1973年生，郑州大学档案学专业本科毕业，现为华能沁北电厂档案主管，副研究馆员，高级经济师，中国华能集团公司档案管理专家，主要从事企业档案管理工作，曾负责沁北电厂4×600MW机组和2×1000MW机组工程项目档案管理工作，工程先后荣获鲁班奖和国家优质工程银奖。

在《中国档案》等档案核心期刊上发表档案专业论文20余篇，曾获得国家档案局科技成果二等奖一项，河南省档案局科技成果一等奖一项。

档案管理的基础知识与操作实务档案管理是组织中非常重要的一项工作，它涉及到对信息和文件的收集、保存、整理、检索和利用等环节。

良好的档案管理可以提高工作效率，保障信息安全，提升组织的管理水平。

本文将介绍档案管理的基础知识和操作实务，帮助读者更好地理解和实践档案管理工作。

1. 档案管理的概念和重要性1.1 档案管理的定义档案管理是指对文件和信息进行系统保存、整理、利用和销毁的一种管理活动，旨在确保信息的完整性、可靠性和及时性。

1.2 档案管理的重要性•保障信息安全：良好的档案管理可以防止文件丢失、泄露或被篡改，保障信息安全。

•提高工作效率：有效的档案管理可以让工作人员更快地找到所需文件，提高工作效率。

•符合法律法规：许多组织需要遵守相关法律法规对文件的保存、整理和销毁进行规定，档案管理可以帮助组织合规。

•保留组织经验：档案是组织宝贵的财富，可以保留组织的历史经验和发展过程。

2. 档案管理的基础知识2.1 档案的分类根据档案的性质和用途，档案可以分为常规档案、重要档案、机密档案等不同类型。

不同类型的档案需要采取不同的管理措施。

2.2 档案的保存期限根据法律法规和组织的规定，不同类型的档案有不同的保存期限。

在档案管理过程中，需要对档案的保存期限进行合理划分，及时进行销毁或归档处理。

2.3 档案的检索和利用为了方便工作人员查找和利用档案，需要建立完善的档案检索系统和利用机制。

可以通过建立档案目录、采用电子检索系统等方式提高档案的检索效率。

3. 档案管理的操作实务3.1 档案整理与归档档案整理是指对档案进行分类、编目、编制目录、装订、编号等工作，使其具有系统性和完整性。

归档是将整理好的档案按照规定的顺序存放到档案柜或库中。

3.2 档案借阅与归还在办公过程中，工作人员会需要借阅档案进行查阅、复印或借出等操作。

需要建立严格的档案借阅制度，确保档案的安全和完整性。

3.3 档案销毁与档案转移根据档案的保存期限和组织的规定，需要定期对过期的档案进行销毁或归档转移。

企业档案管理实务嘿，朋友们！今天咱来聊聊企业档案管理实务这档子事儿。

你说这档案管理，就像是一个大宝藏，里面藏着企业的点点滴滴、历史和秘密呢！想象一下，企业就像一艘大船在商海中航行，档案那就是航海图啊！没有准确清晰的航海图，这船还不得迷失方向呀。

档案管理可不只是把文件堆在一起那么简单哦，那得有讲究，有方法。

咱先说说分类吧。

这就好比整理衣柜，你不能把冬天的棉袄和夏天的短袖胡乱塞一起吧？得给档案分分类，什么合同放一块儿，财务报表放一块儿，员工资料放一块儿。

这样找起来才方便快捷，不至于大海捞针。

然后呢，要给档案找个安稳的“家”。

这个“家”要干燥、整洁、安全。

可不能让档案受潮、发霉或者被老鼠啃了呀！那损失可就大了去了。

这就像给宝贝找个保险箱一样重要。

还有啊，给档案编个号也是很有必要的。

就像给每个人一个身份证号一样，一查编号就知道是啥档案，多方便呀！而且编号要编得有规律，别今天这样编，明天又换个花样，那可不行。

在管理档案的过程中，可得细心再细心。

别丢了重要文件，也别记错了信息。

这就好像做饭，盐放多了太咸，放少了没味，得恰到好处。

再说说档案的利用吧。

这些档案可不是摆在那里好看的，那是要发挥作用的呀！领导要做决策了，查查档案，看看以前是怎么做的，有啥经验教训。

员工要了解公司历史，翻翻档案，一目了然。

这档案就像个智慧宝库，就看你会不会挖掘。

有时候啊，我就想，要是没有好好管理档案，那企业不就像没头苍蝇一样乱撞吗？那还怎么发展壮大呀！所以啊，大家可别小瞧了这档案管理。

总之呢，企业档案管理实务就像是一门艺术，需要我们用心去雕琢。

让我们把这个宝藏管理得井井有条，为企业的发展添砖加瓦！大家一起加油吧！。

一、工作目标、主要作用及管理原则工作目标：维护公司档案的完整、准确、系统，确保公司档案的规范、安全、有效。

主要作用：满足公司各项工作的利用和满足各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

管理原则：统一领导、统一管理、统一制度流程、整编规范和实体档案的属地保管原则。

二、总体工作要求（一）建立健全档案工作规章制度及规范，做到公司档案工作的制度化、规范化。

（二）根据公司发展需要，设置与公司发展需要相适应的档案工作机构，配备具有一定专业知识和技能的档案管理专（兼）职人员。

（四）将文件的形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。

（四）加强档案资源建设，统筹相关业务工作，采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、有效、系统、规范和安全。

1.完整：反映同一专业、问题、阶段或项目的各种载体形式的文件材料均应收集。

2.准确：文件记载的内容与实际情况无误，数据准确，图物相符，真实反映各项工作活动的情况。

3.有效：（1）文件内容有效，归档文件应为原件。

（2）文件形成程序有效，文件应严格按照惯例流程流转，各项审核签字印章手续完备。

（3）字迹和文件制成材料有效，不能以复印件和铅笔、圆珠笔等字迹归档。

4.系统：对文件进行合理的分类、组卷、排列、编号及编目，保持文件之间的有机联系，便于查找和管理。

5.规范：签字、印章、印制等字迹清晰，工程管理文件制式符合各项行业标准。

6.安全：（1）档案信息管理系统的安全，档案信息管理系统能实现对用户权限进行分级管理和实时监控，确保系统中运行的数据安全。

（2）具备档案实体安全保管与保护的基础设施与设备，符合防火、防盗、防光、防尘、防有害气体和生物、防高温及高湿等要求。

（五）做到档案工作的“三纳入、四参加、四同步”管理。

1.三纳入：纳入公司工作计划和发展规划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和有关人员的岗位责任制。

01现代企业档案管理操作实务培训大纲现代企业档案管理操作实务培训大纲【培训背景】：知识管理已经成为21世纪现代企业管理的一个战略举措和重要内容。

档案管理是知识管理系统的重要基础。

规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

本课程旨在通过对档案管理新观念认知，档案管理的工具方法论、流程和档案管理操作实务的学习，提升档案管理人员的专业化和职业化素养和档案处理工作效率，为企业建立规范化、科学化的档案管理系统，建立企业知识管理体系打造基础。

【培训对象】：各企事业单位部门经理（科室主任），企业知识管理主管、档案管理主管、档案管理员、人事行政管理人员、文控人员与部门文员。

【培训时间】：1天（6H）【课程大纲】：一、如何建立正确的企业档案意识 1、企业档案，是在企业的生命周期中直接形成并保存备查的企业文件 2、企业档案意识具有个性化的特点 3、档案工作服务职能的目标定位 4、企业档案意识必须符合国家的档案法律法规二、企业文档管理现代化 1、企业电子文档的产生与传递 2、新时期档案工作者要树立“五个”意识 3、档案职业的角色定位与形象重塑（案例分析） 4、企业电子档案管理问题研究三、企业公文的写作与处理 1、公务文书概述 2、公文的处理 3、公文的写作（案例分析） 4、提高公文质量四、企业文档科学化管理要点 1、企业文档工作的主要内容 2、企业文档工作的配套要求3、企业文档工作的具体实务（案例分析）4、企业文档工作的改革五、现代企业制度下企业文档工作 1、现代企业制度对企业文档工作的影响 2、重构企业档案意识 3、文档一体化体制的建立（案例分析）六、企业文件处理的方法 1、基本概念（文件、文种、文件工作等） 2、办公自动化条件下归档文件的整理七、企业档案管理实务 1、重新修订归档范围 2、分类与标识 3、企业各类档案如何进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序及要素八、基础数据的清理 1、企业基础数据的构成与分类 2、数据清理的方法3、数据互动规律4、数据清理工具的设计与使用九、信息资源的配置 1、信息资源配置的理念与目标 2、设立信息资源配置管理岗位 3、信息资源配置的工作流程 4、对已有自动化管理系统的功能整合十、信息资源管理机制的改革与个性化 1、信息资源利用的强制性措施 2、信息资源管理的用户需求 3、信息资源留存的安全性措施 4、信息资 5、源管理的动态完善十一、企业电子文档管理原则与方法 1、企业电子文档的概念与特点2、企业电子文档管理的原则3、企业电子文档管理的基本方法十二、企业档案工作者 1、企业档案工作者的任务 2、企业档案工作者的职业化 3、文件的写作（案例分析）4、文件的处理3、管理档案工作的发展方向【讲师介绍】汪廷云? 四川大学硕士? 首席顾问、资深讲师，企业流程再造与人力资源管理体系咨询专家，现担任多家上市公司常年顾问? 工作背景：前华为HRBP、晶华集团HRD、国虹数码总裁助理、博华咨询产品总监/高级顾问、Adizes（中国）高级讲师? 服务客户：作为顾问和培训讲师为康佳、海尔、中广核、银之杰、英威腾、通威股份、海大集团、华南资讯、万兴软件、科陆电子、科通集团、招商证券、同洲电子、雷曼光电、晶华光电、贵州力源、四川电信、深圳移动、好百年、成都机场、海航置业、南阳利达、凤凰光学、平顶山医药、中石油、工商银行四川分行、中建七局、深圳地铁、成都高新区、天府新区、重庆茶园新区、贵港经济开发区、平南县、台州中小企业局等数百家企事业单位、政府部门提供咨询、培训服务，受到客户的高度认同? 擅长领域：擅长战略落地、流程再造、人力资源管理，是实战型的变革管理专家，相信管理是实践艺术而非理论科学，具备扎实的专业基础，底蕴背景深厚，实战操作经验丰富；擅长通过企业一线的案例分析，将专业领域课题进行全方位、多角度、实操性的深入研究与总结，喜欢自主创新；见解独特，拥有企业管理和组织变革方向完整的体系和行之有效的方法? 课程体系：《中小企业绩效实战操作》、《中小企业薪酬实战操作》、《高效团队整合》、《高效执行力》、《狼性营销》、《班组长管理》、《90后员工管理》、《现代企业档案管理操作实务》、《现代企业常用公文写作技巧》系列课程讲师? 授课风格：互动式多媒体教学，动感享受；声情并茂，激情演绎；案例分析，现场点评；经验分享，悟与道结合；实战与实用，理论与实操结合；通俗幽默，趣味生动。

浅谈企业档案管理现代化本文概述了企业档案管理存在的问题，分析了存在问题的原因，提出企业档案管理实现现代化的对策：加强管理促使规范化发展；档案管理要系统化；实现档案管理思想的现代化；档案管理要标准化；加强档案管理队伍的建设。

标签：企业档案管理；现代化；问题；对策随着社会经济高速进步及发展，单位对于档案管理工作越来越重视，虽然各个企事业单位的档案管理工作已经取得了一定成绩，单位的档案管理工作虽然也有了一定的提升，但由于运行机制、基础设备、人员素质等方面的不足，这些都是造成档案管理现代化进程的障碍。

目前大部分企业和档案部门的档案管理工作，都还是以手写登记为主，效率低，准确性不高，不能满足现代化企业单位对于档案管理工作的需要。

一、档案管理存在的问题1、运行体制不健全目前由于档案管理体制正在处于不断完善和健全过程中，因此档案管理机构并不能很好的去行使自身的职权，其次档案管理部门无规范可以操作，工作中没有统一的标准、步骤，目的不明确等等充分说明机制不健全等等问题。

目前基础单位档案管理工作与一二级单位的档案管理工作存在较大差距，因此应该重点考虑不断完善运行体质。

2、技术设备并没有得到应有的发挥目前档案管理还是以纸质档案为主要载体，还没有把电子信息的存储技术广泛用于档案管理工作。

大部分企业单位档案管理的计算机，仅仅是用来做档案检索工作，由于档案主要以纸质档案为主，因此设备的利用率不是很高。

例如部分科技和会计档案依然是手工检索。

而且系统操作平台收录的项目也有差别以及目录格式也不一样，有些并没有按照国家标准和行业标准来进行设置，从而造成许多不兼容，为档案管理现代化的规范与统一造成困难。

3、档案管理意识薄弱要实现档案管理现代化关键是人的问题，只有在思想上重视，实践中认真落实，这才是对实现档案管理现代化的主观条件的落实。

档案管理工作不仅仅是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

而且具有重大的政治意义，因为档案管理本身就是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作，要求我们在思想上对档案管理高度重视。

档案管理实际操作知识档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织、保存和利用各种类型的档案。

实际操作知识是进行有效档案管理的关键，以下是一些档案管理的实际操作知识：1.档案收集：档案的收集包括获取信息、文件以及其他相关资料的过程。

在收集档案时，应确保文件完整，避免遗漏重要信息。

2.档案分类：档案分类是将档案按照一定的标准，例如类别、话题或时间进行分组的过程。

分类的目的是为了方便日后查找和使用档案。

3.档案索引：索引是一种用于查找档案的工具，对于大量的档案来说，索引是非常重要的。

索引可以按照字母顺序、数字顺序或其他方式进行排列。

4.档案存储：档案存储涉及到选择合适的存储介质以及存储设备。

常用的存储介质包括纸质文件、电子文档以及影像档案等。

5.档案保护：档案保护是指采取各种手段来确保档案的完整性和安全性。

这涉及到防火、防水、防虫等方面的工作。

6.档案鉴定：档案鉴定是指对于档案真实性和合法性的认定。

这对于档案的使用和审查非常重要。

7.档案借阅：档案借阅是指将档案借出给需要使用者。

档案借阅应通过相关程序进行，并留下借阅记录。

8.档案销毁：档案销毁是指将不再需要的档案进行销毁的过程。

这需要严格遵循相关法规，特别是对于个人隐私的保护要非常重视。

9.档案传输：档案传输是指将档案从一个地方转移到另一个地方的过程。

这需要确保档案在传输过程中的安全性和保密性。

10.档案利用：档案利用是指充分发挥档案的价值和作用，将其应用于各个方面的工作中。

这需要对档案进行整理、编目和分析。

在实际操作中，档案管理还需要遵循一些基本原则，例如持续性、合理性、安全性和可追溯性等。

此外，随着科技的进步，电子档案的管理也变得越来越重要，所以对于电子档案的管理也需要充分重视。

总之，档案管理实际操作知识是进行有效档案管理的基础。

只有掌握了这些知识，才能够更好地组织、保存和利用档案，确保其完整性、安全性和可靠性。

企业档案管理实务【主办单位】百乔罗管理咨询（上海）有限公司【举办时间】深圳: 2019年9月16-17日【课程对象】各企事业单位档案管理研究者、人事行政专员、人力资源经理、技术开发人员、资料管理中心人员、科室主任及部门经理，档案管理专员等。

【培训费用】￥3800 /人（含授课费、资料费、会务费、午餐费）【温馨提示】本课程可为企业提供内训，欢迎来电咨询资格证书费：￥800元/人(参加认证考试的学员须交纳此费用，不参加认证考试的学员无须交纳)备注：1. 凡参加认证的学员，在培训结束参加考试合格者由<<国际职业认证标准联合会>>颁发<<企业档案管理师>>国际国内中英文版双职业资格证书，（国际国内认证／全球通行／雇主认可／官方网上查询）；2．凡参加认证的学员须提交本人身份证号码及大一寸数码照片；3．课程结束后15个工作日内将证书快递寄给学员；【课程背景】档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。

这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。

然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到企业活动的方方面面。

由于大部分企业在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路，普遍缺少总体规划，所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一，接口不顺，连动不灵，传递不畅；同时，不少企业在开展信息自动化建设过程中，过分依赖自动化管理的技术系统，缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解，经常导致自动化管理体系与手工管理并行，甚至相互掣肘的尴尬局面。