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企业档案管理规定文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2023.08.08•【文号】国家档案局令第21号•【施行日期】2023.10.01•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文企业档案管理规定2023年8月8日国家档案局令第21号公布自2023年10月1日起施行目录第一章总则第二章机构和人员第三章设施设备第四章文件材料的形成、收集、整理与归档第五章档案的保管、保护、鉴定与处置第六章档案的利用、开发、统计与移交第七章档案信息化建设第八章监督管理第九章奖励与处罚第十章附则第一章总则第一条为加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本规定。
第二条本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条中华人民共和国境内设立的按照规定应当形成档案的企业开展档案收集、整理、保管、利用及监督管理等活动适用本规定。
第四条企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动，是企业不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务党和国家工作大局的一项重要工作。
第五条坚持中国共产党对企业档案工作的领导。
企业应当加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制，将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。
档案工作经费应当列入企业年度财务预算，为档案工作提供保障。
第六条企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于开发利用。
国家档案主管部门负责全国企业档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，对中央企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、中央金融企业、中央所属文化企业等，下同）档案工作实行监督和指导。
企业档案管理规定（一）第一章总则第一条为了规范企业档案管理工作，保护企业档案的完整性、真实性和安全性，促进企业信息化建设和管理水平提升，制定本规定。
第二条本规定适用于国有企业、民营企业、外资企业等各类企业的档案管理工作。
第三条企业档案管理应遵循以下原则：（一）依法、科学、合理、公正的原则；（二）经济、高效的原则；（三）保密、安全的原则；（四）便捷、快速的原则；（五）综合、协调的原则。
第二章档案的定义和分类第四条企业档案是指企业在经营活动中产生的各类文件、资料以及非物质有形资产等记录和证明企业经营活动的全部信息。
第五条企业档案分为以下几类：（一）行政管理档案：包括企业组织机构、管理规章制度、人事档案等；（二）业务活动档案：包括生产销售记录、财务会计资料、合同协议、工程项目资料等；（三）科技研发档案：包括科研项目资料、专利申请、技术标准文件等；（四）档案管理档案：包括档案管理制度、档案管理人员培训记录、档案保管安全措施等。
第六条企业应根据档案的性质和重要程度，合理进行分类、整理和保管。
第三章档案的采集和录入第七条企业应按照国家有关规定和企业实际情况，建立健全档案采集和录入制度。
第八条档案采集和录入应包括以下内容：（一）采集和录入的档案类型和范围；（二）采集和录入的方法和工具；（三）采集和录入的责任部门和责任人；（四）档案采集和录入的时间和频次。
第九条企业应加强对档案采集和录入的监督和审核，确保采集和录入的准确性和完整性。
第四章档案的保管和利用第十条企业应建立健全档案的保管和利用制度。
第十一条档案应按照一定的原则和要求进行保管，确保档案的安全和完整。
第十二条档案的保管和利用应符合以下要求：（一）档案应标明编号、名称和所属部门等信息；（二）档案应按照一定的分类和编目进行存放；（三）档案应定期进行检查和整理，确保档案的完整和可读性；（四）档案应有明确的权限管理和使用规定。
第十三条企业应合理利用档案信息，提高管理决策的科学性和准确性。
企业档案管理规定
是指企业在管理档案过程中应遵循的一系列规定和规范。
这些规定往往由国家相关部门或行业组织制定，旨在保证企业档案的安全、准确、完整和可检索性。
以下是一些常见的企业档案管理规定：
1. 档案管理责任：企业应明确档案管理的责任部门和人员，并确保他们具备相关的知识和技能。
2. 档案分类与归档：企业应建立档案分类体系，并按照规定的方法和标准对档案进行归档。
3. 档案保存期限：企业应依据国家有关法律法规和规范，确定不同档案的保存期限，并按时进行销毁或转移。
4. 档案存储与保护：企业应建立合适的档案存储设施，保证档案的安全、防火和防灾。
关键档案还应进行备份和加密。
5. 档案借阅与利用：企业应建立档案借阅和利用的流程和规则，确保档案的合法使用和保密。
6. 档案鉴定与修整：企业应定期对档案进行鉴定和修整，确保其准确性和完整性。
7. 档案销毁和转移：企业应按照规定的程序对已达到保存期限的档案进行销毁或转移。
8. 档案管理培训：企业应定期开展档案管理培训，提高相关人员的档案管理水平。
这些规定的具体内容和要求往往根据国家和行业的不同而有所差异，企业应根据自身实际情况进行具体操作和执行。
企业档案管理规定范本一、文件管理1. 文件的分类与编号1.1 文件应根据内容和性质进行分类，并制订具体的文件分类标准。
1.2 文件编号应根据一定规则进行，以确保文件的唯一标识和可追溯性。
2. 文件的保存与销毁2.1 文件的保存期限应根据相关法律法规和政策规定进行确定，并制定明确的保存期限表。
2.2 文件的保存应采取适当的措施，确保其安全可靠。
2.3 文件到期后，应按照规定的程序进行审核和销毁，并留存相应的销毁记录。
3. 文件的借阅与归档3.1 文件的借阅应符合相关规定，需要填写借阅申请表并经批准后方可借阅。
3.2 借阅的文件应及时归还，并做好归还登记记录。
3.3 归档文件的管理应按照一定的分类和顺序进行，确保文件的检索和利用效率。
二、电子档案管理1. 电子档案的存储与备份1.1 电子档案的存储应采用安全可靠的存储介质，如服务器、云存储等。
1.2 对重要的电子档案应进行定期备份，以防止意外丢失或损坏。
2. 电子档案的安全与权限2.1 电子档案应设置合理的权限控制，确保只有被授权人员可访问和操作。
2.2 对尤其重要和机密的电子档案，应采取额外的安全措施，如加密和防火墙等。
3. 电子档案的检索与利用3.1 电子档案应采用统一的命名和标注规范，以方便检索和利用。
3.2 对于需要共享和利用的电子档案，应建立相应的共享平台和机制。
三、保密管理1. 保密责任与义务1.1 公司全体员工应具备保密意识，并签署保密协议，明确保密责任和义务。
1.2 对于涉及商业秘密和个人隐私的文件，应加强保护和限制其访问。
2. 保密措施与技术2.1 对于重要的保密文件，应采取物理封存和密码保护等措施，确保其安全性。
2.2 对于涉及重要商业信息的电子档案，应采取加密和数字签名等技术手段。
3. 保密违规处罚3.1 对于违反保密规定的行为，应按照公司的相关制度进行纪律处分。
3.2 对于造成严重保密事故或泄密行为的，应追究法律责任。
四、档案信息公开1. 档案信息公开政策1.1 公司应制定档案信息公开政策，并明确公开的范围和程序。
第一章总则第一条为了加强企业档案管理工作，规范企业档案管理流程，确保档案资料的安全、完整和有效利用，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，维护企业合法权益，特制定本制度。
第二条本制度适用于本企业及其下属机构、各部门在日常经营管理活动中形成的各类档案资料。
第三条企业档案管理工作遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家有关档案管理的法律法规，确保档案工作的合法性和规范性。
（二）统一领导、分级管理：企业档案工作实行统一领导、分级管理，明确各部门职责，形成协同合作的工作机制。
（三）科学管理、规范操作：运用现代科技手段，提高档案管理效率，确保档案资料的真实性、完整性和安全性。
（四）充分利用、服务企业：充分发挥档案资料的作用，为企业经营管理、科技创新、风险防控提供有力支持。
第四条企业档案包括以下内容：（一）文书档案：企业内部形成的各类文件、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度等。
（二）科技档案：企业研发、生产、建设、经营活动中形成的图纸、技术资料、实验报告、检测报告等。
（三）财务档案：企业财务活动形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告等。
（四）人事档案：企业员工的人事档案、劳动合同、薪酬福利、培训记录等。
（五）声像档案：企业活动形成的照片、录像、录音等。
（六）其他具有保存价值的档案资料。
第五条企业档案管理应遵循以下要求：（一）档案资料收集要全面、准确、及时，确保档案资料的完整性和真实性。
（二）档案资料整理要科学、规范，便于查阅和利用。
（三）档案资料保管要安全、可靠，防止档案资料损坏、丢失、泄密。
（四）档案资料利用要合理、有序，保障企业合法权益。
（五）档案管理人员要具备一定的专业知识、技能和职业道德，严格执行档案管理制度。
第六条本制度由企业档案管理部门负责解释，自发布之日起实施。
企业各部门应认真贯彻执行，确保档案管理工作顺利进行。
第一章总则第一条为加强企业档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本企业所有档案管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等。
第三条企业档案管理工作应当遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理：企业档案工作在企业法定代表人领导下，实行统一领导、分级管理、分工负责的原则。
（二）集中保管、分散利用：企业档案实行集中保管，分散利用，确保档案的安全和有效利用。
（三）规范管理、提高质量：企业档案工作应当严格按照国家有关档案管理的标准和规范进行，不断提高档案管理水平。
（四）依法治档、保障权益：企业档案工作应当依法进行，保障企业和员工的合法权益。
（五）科学管理、创新发展：企业档案工作应当积极探索新的管理方法和技术，提高档案管理效率。
第二章组织机构及职责第四条企业设立档案管理部门，负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定企业档案管理制度，并组织实施。
（二）负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。
（三）负责企业档案信息化建设，推进档案数字化、网络化。
（四）负责企业档案的安全保卫工作，确保档案安全。
（五）负责企业档案的宣传教育工作，提高员工档案意识。
（六）负责企业档案的监督检查工作，确保档案管理制度落实。
第六条企业各部门、各单位应当明确档案管理人员，负责本部门、本单位的档案管理工作。
第三章档案收集与整理第七条企业档案收集范围：（一）企业组织机构、人事、财务、生产、经营、技术、科研、质量、安全、环保等方面的文件、资料。
（二）企业各类合同、协议、项目、专利、商标等法律文件。
（三）企业各类会议、培训、讲座、展览等活动的记录、照片、录音、录像等。
（四）企业各类实物、样品、设备等。
（五）企业其他具有保存价值的文件、资料。
企业档案管理规章制度第一章总则第一条为规范企业档案管理，保障企业信息安全，提高管理效率，制定本规章制度。
本规章制度适用于全体员工和相关部门。
第二条企业档案指企业的重要文件、资料和记录，包括纸质档案和电子档案。
第三条企业档案管理是指对企业各类档案进行规范的收集、整理、保管、利用和销毁等管理活动。
第四条企业档案管理应遵循合法、规范、安全、保密、便捷的原则。
第五条企业应设立专门的档案管理部门或委托专业机构管理档案。
第二章档案收集第六条企业各部门应按照规定的程序和要求，及时、完整地收集各类档案。
第七条所有档案应标明文件名称、编号、责任人、日期、密级等信息。
第八条档案的收集应分类、分级、分层，便于管理和利用。
第三章档案整理第九条档案整理应按照规范的流程和标准进行，确保档案的完整性和准确性。
第十条对需要保存的档案应定期整理、清点，确保档案不丢失、不错乱。
第四章档案保管第十一条企业应建立完善的档案保管制度，规范档案的存放和保护。
第十二条保管档案应做到防火、防水、防盗、防潮，确保档案安全。
第五章档案利用第十三条档案的利用应按照规定和程序进行，不得随意翻阅或外借档案。
第十四条对外提供档案信息应经过授权和审批，确保信息安全。
第六章档案销毁第十五条档案销毁应按照档案管理规定的周期和程序进行，确保销毁档案不留后患。
第十六条严禁私自销毁档案，如有需要，须经过相关部门审批和监督。
第七章档案安全第十七条企业应加强对档案的安全管理，制定安全防范措施，防止档案遭到损坏和泄露。
第十八条档案部门应落实对档案的定期检查和巡查，确保档案安全。
第八章档案管理责任第十九条企业领导应加强对档案管理的监督和指导，确保档案管理工作顺利推进。
第二十条档案管理部门应认真履行管理职责，规范档案管理工作。
第二十一条各部门负责人应严格执行档案管理规章制度，确保档案管理工作的顺利进行。
第九章档案管理培训第二十二条企业应对全体员工进行档案管理的培训和考核，提高员工的档案管理意识和能力。
公司档案管理规定范本第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，加强档案保管和利用，保护公司利益和员工权益，制定本规定。
第二条公司档案管理工作必须依法、及时、准确、完整地组织实施，保障档案安全和档案信息的安全。
所有涉及公司运营和员工利益的档案必须按规定管理，禁止私自销毁、私自外借档案。
第三条公司档案管理包括档案的建立、保管、整理、检索、利用、销毁等各项工作。
各部门和岗位应当按职责分工，协同配合，共同完成档案管理工作。
第二章档案的建立和归档第四条公司档案按照归档责任人负责制原则，由各部门和岗位负责建档归档工作。
同时，设立档案管理部门，负责全公司档案的综合管理和监督。
第五条各部门和岗位应当根据工作需要，建立和及时归档相关档案。
档案建立时应当填写有关信息，包括档案题名、文件编号、归档责任人等。
第六条档案的归档负责人应当按照规定的分类和归属原则，对档案进行分类归档和整理。
同时，建立档案目录和检索工具，便于查找和利用。
第七条档案的归档负责人应当定期对归档文件进行鉴定评审和整理。
档案鉴定评审应当清楚标明文件的保存期限和处理方式。
第八条公司档案应当按照档案法规定的保存期限进行保管。
保管期满的档案应当按照规定的程序进行销毁或移交。
第三章档案的保管和安全第九条档案的保管应当确保档案安全，防止遗失、损毁或泄露。
档案保管地点应当避免潮湿、漏雨、日晒和火灾等因素。
第十条档案保管人员应当具备相应的人员素质和岗位技能，按照规定的程序和流程进行档案保管工作。
第十一条档案应当进行编号和标识，确保档案的唯一性和辨识度。
保管人员应当定期进行档案清点和检查，确保档案完整。
第十二条档案的借阅应当按照规定的程序进行，并记录借阅情况。
借阅人应当提供真实有效的借阅理由，承诺保密并按时归还档案。
第十三条档案的电子化管理应当符合国家有关要求，采取合理的防护措施，防止档案信息的泄露和篡改。
第四章档案的利用和查询第十四条公司档案应当按照规定程序进行利用，严禁私自拷贝、外传档案和私自利用档案信息。
企业档案工作管理制度第一章总则第一条为规范企业档案工作、提高档案管理效率和质量，维护企业利益，特制定本制度。
第二条企业档案工作管理制度适用于本企业所有部门、单位、员工以及与本企业建立或者正在建立合作关系的各方。
第三条企业档案工作管理制度内容包括档案的建立、管理、使用和销毁等各项工作。
第四条本制度由企业档案工作管理部门负责具体执行，财务部门负责监督和检查执行情况。
第五条企业档案工作管理制度由全体员工共同遵守，违反制度规定的，将受到相应的处罚。
第二章档案的建立第六条企业必须建立全面的档案体系，包括员工档案、业务档案、财务档案等，确保档案的完整性和准确性。
第七条新员工入职后，必须及时建立员工档案，包括个人基本信息、学历证书、工作经历、培训记录等，并定期更新。
第八条涉及企业业务的文件、合同、协议等必须建立业务档案，确保业务活动的合法性和规范性。
第九条企业财务部门负责建立和管理财务档案，包括财务报表、发票、凭证等，确保财务信息的真实性和完整性。
第三章档案的管理第十条档案管理负责人负责档案管理工作的组织、协调和监督，保证档案管理工作的顺利进行。
第十一条每个部门必须指定专门的档案管理员，负责本部门档案的管理和保管。
第十二条档案管理员必须具备专业知识和技能，严格执行档案管理规定，确保档案的安全和保密。
第十三条公开档案必须按照相关法律法规的规定进行公开，保护个人隐私和企业商业秘密。
第十四条企业档案必须储存于专门的档案室内，并严格按照规定进行分类、编目和编号。
第四章档案的使用第十五条档案管理部门负责对外提供档案查询、复制等服务，确保档案的及时、准确提供给需要的部门和人员。
第十六条除了必要的业务需要外，任何单位和个人不得擅自使用、复制或篡改档案。
第十七条档案管理部门可以根据需要对外部档案进行调阅、审查、整理等，确保档案的完整性和准确性。
第五章档案的销毁第十八条企业档案管理部门负责定期审查、整理、归档和销毁档案，确保档案的及时更新和清理。
第一章总则第一条为加强企业档案管理，保障档案的完整、准确、安全和有效利用，提高企业档案工作水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本企业所有档案的管理工作，包括文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等。
第三条企业档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理：企业档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
2. 完善制度：建立健全档案管理制度，明确档案管理职责，规范档案工作流程。
3. 规范操作：严格按照档案管理规范和程序进行档案收集、整理、保管、利用等工作。
4. 科技创新：运用现代科技手段，提高档案管理效率和水平。
第二章档案管理机构及职责第四条企业档案管理部门是负责企业档案工作的职能部门，其主要职责如下：1. 负责制定和实施企业档案管理制度，建立健全档案管理机制。
2. 组织开展档案收集、整理、保管、鉴定、统计、移交等工作。
3. 负责档案的数字化、信息化建设，提高档案管理效率。
4. 对企业内部各部门的档案工作进行指导和监督。
5. 配合企业内部其他部门开展档案利用工作。
第五条企业内部各部门应指定专人负责本部门档案管理工作，其主要职责如下：1. 按照档案管理制度要求，对本部门产生的档案进行收集、整理、归档。
2. 对档案进行鉴定、统计，并按时向档案管理部门移交。
3. 配合档案管理部门开展档案利用工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：1. 完整性：确保档案的完整、准确、安全。
2. 及时性：及时收集各类档案，避免档案丢失或损坏。
3. 规范性：按照档案管理制度要求，规范档案收集工作。
第七条档案整理应遵循以下原则：1. 分类：按照档案内容、形式、时间等要素进行分类。
2. 编号：对档案进行编号，便于查找和管理。
3. 顺序：按照档案产生的时间、重要程度等顺序排列。
4. 规范：按照档案管理制度要求，规范档案整理工作。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下原则：1. 安全：确保档案实体和信息安全。
(一)总则
第一条为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥档在各项工作中的指导作用,根据中央关於文书处理的有关规定,结合我厂的实际情况,特制订本制度。
第二条档管理内容主要包括：上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发的各种档、资料。
第三条按照党政分工的原则,全厂各类档分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。
(二)收文的管理
第四条公文的签收
1.凡来厂公启档(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要档除外)後分别交两办机要秘书拆封。
在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2.对上级机要部门发来的档,要进行信封、档、文号、机要编号的"四对口"核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1.两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上"档处理传阅单",并分类登记编号、保管。
须由工厂承办或归档的厂领导亲启档,厂领导启封後,也应分别交两办办理正常手续。
2.本厂外出人员开会带回的档及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管,不得个人保存。
第六条公文的阅批与分转
1.凡正式档均需分别由两办主任(或副主任)根据档内容和性质阅签後,由机要秘书分送承办部门阅办,重要档应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批後分送承办部门阅办。
为避免档积压误事,一般应在当天阅签完,紧急档要即阅即办。
2.一般函、电、单据等,分别由两办机要秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的档,应同主办单位联系後再分转处理。
3.为加速档运转,机要秘书应在当天或第二天将档送到厂领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况破例)。
第七条文件的传阅与催办。
1.传阅档应严格遵守传阅范围和规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和大众场所,也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的档不得向外泄露内容。
2.阅读档应抓紧时间,当天阅完後应在下班前将档交机要室,阅批文件一般不得超过两天,阅後应签名以示负责。
如有领导"批示"、"拟办意见"两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走档夹内任何档及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。
4.档阅完後,应送交两办机要秘书,切忌横传。
5.两办机要秘书对档负有催办检查督促的责任,承办部门接到档、函电应立即指定专人办
理。
不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关规定,并征得两办同意後,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由两办机要室通知到机要室阅文。
(三)发文的管理
第八条发文的规定
1.全厂上报下发正式档的权力分别集中党委和厂部,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式档。
2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请,并将档底稿分别交两办审核。
党委、厂部同意发文,则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。
群众团体档由党委批转。
3.对全厂影响较大,涉及两个以上厂领导分管范围的档,须由党委书记或厂长批准签发。
其馀档均由分管厂领导批准签发。
第九条发文的范围：
1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。
2.党委、厂部下发档主要用於：
(1)公布全厂规章制度；
(2)转发上级档或根据上级档精神制订的工厂文件；
(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项；
(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
(5)发布有关奖惩决定和通报；
(6)其他有关全厂的重大事项；
3.党委、厂部上行文、外发文主要用於：
(1)对上级机关呈报工作计画、请示报告、处理决定；
(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资提供、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管厂领导批准後,由主管业务科室书面或口头通知执行,一般不用厂部档发布。
5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系,可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。
(四)发文程式与要求
第十条发文程式规定：
1.各单位需要发文,应事先分别向党委、厂部提出申请；
2.党委、厂部同意发文时,主办单位应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟档初稿；
3.草拟文稿必须从全厂角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。
严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4.文稿拟就後,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明档标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级；
5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。
对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6.经两办审查修改後的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；
7.对审核时修改较多,有碍列印和存档的文稿,应由拟搞部门重新誊写清楚；
8.需经会签的文稿,应在交付列印前送会签部门会签；
9.文稿审核会签後,按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；
10.经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；
11.档列印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名；
12.档打字後,由两办派专人按数印刷,再由两办机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的档,机要秘书应拒绝盖印分发。
(五)文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般档,需经本部门负责人签写便条,对有密级的档须两办主任同意後方可借阅。
第十二条借阅档应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。
任何人不得将档带走或全文抄录,不允许拆卷和在档上勾划等。
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本厂档和上级要求限期清退的档,进行收缴清退工作。
(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。
如发现档丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责档收交、保管、、催办检查工作。
(六)档的立卷与归档
第十五条档的归档范围：
1.凡下列文件统一分别由两办负责归档：
(1)上级机关来文,包括上级对工厂报告、申请的批复；
(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计画统计、季度、年度报表等；
(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；
(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
(6)叁加上级召开的各种会议带回的档、资料及本厂在会上汇报表言材料等；
(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录,以及本厂向上级进行汇报的提纲
和材料；
(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；
(9)工厂日志和大事记；
(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求
1.档立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。
2.立卷时,要求把档的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持档、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
重要工作、重要会议形成的文件材料,要
及时立卷归档。
4.上年度形成的档材料,要求在下年度5月份以前整理完。
6月份正式向档案馆(室)移交,清单
一式两份。
(接交单位各留存一份备查)。
(七)档的销毁
第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的档,两办机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的档,应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
知识改变命运。
