人员档案信息电子档

第一章总则第一条为规范公司人员电子化档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有人员电子化档案的管理，包括员工、实习生、离职员工等。

第三条人员电子化档案是指以电子形式存储和管理的个人资料，包括但不限于个人简历、入职登记表、劳动合同、绩效考核、培训记录等。

第二章管理机构及职责第四条公司设立电子档案管理部门，负责人员电子化档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第五条电子档案管理部门职责：1. 制定和完善人员电子化档案管理制度；2. 负责人员电子化档案的收集、整理、归档和保管；3. 负责人员电子化档案的查询、借阅和利用；4. 负责电子档案的安全保障，防止数据泄露、丢失和损坏；5. 定期对电子档案进行备份，确保数据安全。

第三章电子档案管理流程第六条人员电子化档案的收集：1. 员工入职时，由人力资源部收集其个人简历、入职登记表、劳动合同等资料，并进行电子化处理；2. 员工在职期间，人力资源部负责收集其绩效考核、培训记录等相关资料，并更新电子档案；3. 员工离职时，人力资源部负责收集其离职证明、离职手续等相关资料，并归档至电子档案。

第七条人员电子化档案的整理：1. 按照档案类别、年份、部门等标准对电子档案进行分类；2. 对电子档案进行编号，方便查阅和管理；3. 定期对电子档案进行清理，删除无价值或过期的资料。

第八条人员电子化档案的归档：1. 归档前，电子档案需经过审核，确保资料完整、准确；2. 归档时，将电子档案存储于指定的服务器或存储设备；3. 归档后的电子档案，由电子档案管理部门进行保管。

第九条人员电子化档案的保管：1. 采取技术手段，确保电子档案的安全性和保密性；2. 定期对电子档案进行备份，防止数据丢失；3. 对电子档案进行定期检查，确保档案的完整性和准确性。

第四章电子档案的利用第十条人员电子化档案的查询：1. 任何单位和个人需要查询电子档案，需向电子档案管理部门提出申请；2. 电子档案管理部门对查询申请进行审核，确保查询符合规定；3. 查询结果以电子形式提供，不得擅自复制、传播或篡改。

人事档案电子文件归档和电子档案管理摘要：人事档案管理是人才信息的重要载体，是知人善任、选贤举能的重要依据。

只有通过信息数字化的管理模式和技术手段，才能提升人事档案管理的信息化水平，逐步实现人事档案管理的规范化和标准化。

基于此，文章主要分析了人事档案电子文件归档和电子档案管理的措施。

关键词：人事档案；电子文件归档；电子档案管理1电子档案的特点与传统的纸质档案有所不同，电子档案有着能够被快速收集、整理以及利用的特点。

电子档案主要的依托载体是计算机硬盘，借助云端数据库、移动硬盘等形式，通过音频、视频和图片等多种形式展开记载。

相较于传统的纸质档案，电子档案有着更为丰富的表现形式，能借助网络化管理和网络化传输有效节省档案管理时间，大幅提升工作效率。

同时，电子档案的应用模式意味着其内容能够实时传送给多个移动终端，快速信息传播，并存放于多种不同设备上。

值得注意的是，基于这一特点，在对电子档案复制、传输或删除等操作时，也更容易被他人无痕篡改。

2人事档案电子文件归档和电子档案管理的措施2.1文件命名规范为每个文件起一个有意义的名称是非常重要的，可以包括以下信息：（1）员工姓名。

可以在文件名中包含员工的姓名或工号，以便快速识别文件是由谁创建或负责的。

（2）文件类型。

在文件名中标明文件的类型，如报告、合同、会议记录等，以便快速了解文件的内容和用途。

（3）日期。

在文件名中包含日期信息，可以是创建日期、最后修改日期或者文件相关事件的日期，以便在需要时按时间顺序查找文件。

（4）其他关键信息。

根据具体需要，可以在文件名中包含其他关键信息，如项目名称、部门名称等，以便更加准确地识别和分类文件。

2.2文件备份定期进行电子文件的备份是确保文件安全性和可靠性的重要措施。

以下是一些备份的建议和注意事项：（1）备份频率。

根据文件的重要性和变动频率，确定备份的频率。

对于经常变动的文件，建议进行更频繁的备份，而对于较稳定的文件，可以选择较少的备份频率。

电子档案的利弊及电子档案的管理随着电子计算机技术的飞速发展，计算机越来越广泛地应用于人类社会活动的各个领域，各行各业都在利用计算机和网络技术的优势来加快自身信息化建设的步伐，人类社会活动中产生的电子文件越来越多。

电子文件保管系统作为信息管理系统的一种，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，有效的电子档案管理是实现人类社会性原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证，能够快速、及时地满足单位行使各项职能时对文件、档案信息的需求。

我们应当立足于档案学、信息学以及管理学的交叉融合，顺应并做好纸质档案向电子档案管理的转变，适应网络信息时代电子档案管理的需要，探索电子档案中所面临的问题。

电子档案形成的优越性：存储空间小，电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。

所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案管理方式是相通的。

无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB,4OOOMB,可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息。

具有多种表现形式。

随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。

文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。

传递快捷、实现资源共享。

一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。

网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。

而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使异地利用成为可能，消除了利用者的域隔阂，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约，利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理，变成自己所需要的信息产晶O电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。

电子档案录入教程一、首先进行系统设置。

如图所示：’新增人员”—在“姓名”输入名字—在“所在部门”输入村名—勾上“是否建档人”和“责任医师”—点击“保存人员”即可。

二、点击“快捷建档”、“档案管理”，即可开始录入档案。

如图，档案号必须正确，户籍地址就是派出所登记的地址，现住址可以是临时住址。

乡镇不可改变。

今年只是录入我镇的“重点人群”，如：高血压、糖尿病、精神病、儿童、孕产妇、65岁以上老年人。

注意：建档时间一定要早于体检时间，否则录入会失败。

如建档时间是2012年3月10日，则体检时间只能是在2012年3月11日以后。

注意： 在个人信息中，在既往史要勾上“高血压”、“糖尿病”、“精神病”等，尤其是精神病必须勾上，才能进入“重性精神病管理”中。

血型中多数人（45%）填写B 型，A 型占25% 、AB 型占10%、O 型占20%。

三、进入体检表填写：注意：1、高血压患者中80%的人，都是有症状的，才能符合逻辑推理。

2、在填写血压值时，只要输入的值，大于140/90mmhg就直接进入高血压管理中了。

我们这次就是只录入高血压、糖尿病、精神病、儿童、孕妇、产妇、65岁以上的老年人。

3、糖尿病人的录入，只需要在辅查中，将空腹血糖填入即可。

记住这里血糖值必须是大于7.20以上，才能进入糖尿病的管理名单中。

4、高血压患者、糖尿病患者，必须有辅查：血糖、血脂、肝功能、血常规、肾功能记录。

5、健康评价：高血压患者、糖尿病患者中80%必须是异常的。

可以填写如：高血压、糖尿病、精神病、冠心病、肺心病等。

6、健康指导：必须勾上：（1）、定期随访；（1）、纳入慢性病患者管理；（3）、危险因素控制：必须勾上1、2、3、4、5.最后点击保存。

四、进入各个系统中完成任务1、高血压病人管理：点击“高血压病人管理”后即进入，点击“未管理患者”，将所有人点击在“加入管理”中，就变成了“已管理患者”了，即可进行随访登记了。

点击下方“随访记录”—再点击“新增随访记录”—填写随访记录表、提醒计划—新增提醒计划2、糖尿病病人管理：方法和高血压相同。

使用电子档案的流程1. 背景介绍电子档案是数字化保存和管理文档信息的一种方式，相比传统纸质档案，它具有更高的效率和便捷性。

本文将介绍使用电子档案的流程，并提供一些实用的技巧和建议。

2. 准备工作在开始使用电子档案之前，需要进行一些准备工作。

首先，确保你有一个安装有电子档案系统的电脑或移动设备。

其次，了解你所使用的电子档案系统的操作方法和功能。

最后，备份你的重要档案，以防数据丢失或损毁。

3. 创建电子档案创建电子档案可以通过多种方式来实现。

下面是一些常用的方法：•扫描纸质文件：使用扫描设备将纸质档案转换为电子文件。

确保扫描的文档清晰可读，并按照分类整理。

•导入电子文件：将已存在的电子文件导入到电子档案系统中。

可以使用拖放功能或导入功能来实现。

•直接创建电子文件：使用电子档案系统提供的编辑工具，在系统中直接创建新的电子文件。

4. 组织和管理电子档案一旦电子档案创建完成，你需要组织和管理这些档案，以确保它们的安全和易于查找。

以下是一些建议：•文件夹结构：根据档案的分类和层级关系，创建一个清晰的文件夹结构。

可以使用文件夹和子文件夹进行组织。

•文件命名规则：为了方便搜索和识别，给每个档案文件起一个有意义的名字。

可以包括日期、主题、作者等信息，以便快速定位特定档案。

•文件标签：为每个档案添加标签，用来描述档案的特征和内容。

标签可以是关键词、主题词等，有助于后续的检索和分类。

•访问控制：根据需要设置档案的访问权限，确保只有授权人员能够查看和修改档案内容。

5. 检索和使用电子档案使用电子档案系统的检索功能可以快速找到需要的档案。

以下是一些注意事项：•使用关键词搜索：根据档案的关键词进行搜索，可以提高检索的准确性和效率。

•设置过滤条件：根据特定的属性或标签设置过滤条件，以缩小搜索范围。

•档案预览：在找到目标档案之前，可以通过预览功能来查看档案的内容，以确定它是否符合你的需求。

•协作和共享：电子档案系统通常支持多人协同编辑和分享档案的功能，可以与团队成员共享档案，并进行实时的协作。

电子档案制作流程一、操作流程档案整理→著录建库→档案扫描→图像处理→图像存储→数据质检→数据挂接→数据验收→数据备份1、档案整理：扫描前对档案进行核实、案卷拆分，扫描后将档案重新装订，恢复其原貌的整理工作。

2、著录建库：利用档案目录数据库建库软件经过数据准备工作后的符合标准的档案目录输入计算机。

（一般通过政务网录入该单位档案管理账户）3、档案扫描：根据档案原件的不同特点，使用相应的扫描仪和扫描方式对档案进行扫描。

4、图像处理：检查所扫描的图像是否清晰、完整，有无缺漏页，影像方向是否正确等，并视需要对所扫描的图像进行纠偏、去污等技术处理。

5、图像存储：存储时按全宗、目录、案卷分级建立文件夹存储，其中的一份文件也需要单独创建文件夹。

并根据不同的扫描格式选择适当数据存储格式。

6、数据质检：对建成的目录数据库、图像的质量分别进行质量检查和技术把关。

7、数据挂接：建立目录数据库和档案图像信息之间的一一对应关系。

8、数据验收：对扫描的图像与相应数据信息挂接的准确性进行抽样检查并对合格数据提交甲方验收。

9、数据备份：将挂接后的目录数据库和扫描的图像信息及时地刻录光盘或依据甲方要求的介质和份数进行备份。

流程图二、操作规范1、档案整理（1）双方指定专人档案交接员，负责原始档案的交接工作，填写《档案交接单》（表一）。

（2）必须对档案进行核实，察看有无缺页现象，如有缺页应及时报告管理人员，并在《档案扫描登记单》中填写清楚，规范卷内目录内容。

（3）对影响扫描仪扫描的装订物（订书钉、别针、其他固定器具）、装订线要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件。

如拆除后不能复原的珍贵原件，应请示管理人员再决定是否拆除。

（4）破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先压平再进行扫描。

（5）重新装订档案时，应注意保护档案的实体不被损坏，同时还应注意保持案卷内文件的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

2、著录建库索引信息，按照《档案数字化处理技术要求》进行，符合《纸质档案数字化技术规范标准》和《档案著录规则标准》的验收标准，对于某些内容和形式特殊的文件档案，可根据需方档案管理人员的指点进行著录将建好的档案目录数据库导入服务器，以保证数据库索引的准确性。

第一章总则第一条为加强我单位人员档案管理工作，提高档案管理效率，保障档案安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位全体员工及离职员工的档案管理。

第三条人员档案电子化管理是指将纸质档案转换为电子档案，实现档案的数字化、网络化、智能化管理。

第二章档案收集与整理第四条人员档案收集应遵循全面、准确、及时的原则，确保档案材料的完整性和真实性。

第五条档案收集范围包括：1. 员工个人信息：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、学历、专业、照片等；2. 入职、离职、调岗等手续：劳动合同、入职登记表、离职登记表、调岗审批表等；3. 培训、考核、奖惩等记录：培训记录、考核结果、奖惩记录等；4. 其他相关材料：员工身份证、户口簿、学历证书、资格证书等。

第六条档案整理应遵循分类、编目、编号、归档的原则，确保档案的有序性。

第三章档案存储与备份第七条人员档案电子版存储应采用安全的存储介质，如硬盘、光盘等，并定期检查存储设备，确保档案安全。

第八条档案备份应遵循定期、全面、完整的原则，确保档案数据不丢失。

第九条档案备份可采用以下方式：1. 将电子档案备份至另一存储介质，如移动硬盘、光盘等；2. 将电子档案上传至云端存储，如阿里云、腾讯云等；3. 将电子档案同步至网络存储设备，如网络存储服务器等。

第四章档案查询与利用第十条档案查询应遵循合法、合规、高效的原则，确保档案信息的准确性和及时性。

第十一条查询档案需填写《档案查询申请表》，经批准后方可查询。

第十二条查询档案应遵循以下程序：1. 查询人提出查询申请；2. 档案管理人员核实查询人身份；3. 档案管理人员提供查询服务；4. 查询人查阅档案。

第五章档案安全与保密第十三条人员档案电子化管理应加强安全防范措施，确保档案信息安全。

第十四条档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案信息严格保密。

第十五条严禁将档案信息泄露给无关人员，严禁利用档案信息谋取私利。

电子档案管理制度第一章总则第1条目的为了对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，以保证管理工作的连续性，特制定本制度。

第2条适用范围本制度适用于公司全体员工。

第2章电子档案的收集与积累第3条电子档案的收集范围电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

第4条收集积累要求1.记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2. 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3. 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

4.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

5. 用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

6. 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

7. 用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

8. 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

9. 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

10. 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。

专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

11. 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

第5条收集、积累方法1. 及时按照要求制作电子文件备份。

档案类型与分类档案是指各种载体上的记录，用于保存信息和证明事实的文件。

根据不同的特点和用途，档案可以分为多种类型，并按照特定的分类方式加以归类。

本文将以档案类型与分类为标题，介绍几种常见的档案类型及其分类方式。

一、行政档案行政档案是指政府机关和行政组织依法制作、收集、管理和利用的各类档案。

根据档案的内容和用途，行政档案可以分为行政机关档案、行政事业单位档案、行政执法档案等。

行政档案按照时间顺序可分为现行档案、非现行档案和历史档案。

此外，行政档案还可以按照档案的形式分为纸质档案和电子档案。

二、企事业单位档案企事业单位档案是指各类企业、事业单位依法制作、收集、管理和利用的档案。

根据档案的内容和用途，企事业单位档案可以分为行政管理档案、生产经营档案、科研档案等。

按照档案的形式，可以分为纸质档案、电子档案和混合档案。

三、个人档案个人档案是指个人的教育、工作、生活等方面的档案。

根据档案的内容和用途，个人档案可以分为学生档案、职工档案、退休人员档案等。

按照档案的形式，可以分为纸质档案、电子档案和混合档案。

四、专题档案专题档案是以特定的主题或问题为中心形成的档案。

根据档案的内容和用途，专题档案可以分为政治档案、经济档案、文化档案等。

按照档案的形式，可以分为纸质档案、电子档案和混合档案。

五、地方档案地方档案是指地方政府机关和地方各级行政组织制作、收集、管理和利用的档案。

根据档案的内容和用途，地方档案可以分为省级档案、市级档案、县级档案等。

按照档案的形式，可以分为纸质档案、电子档案和混合档案。

六、科研档案科研档案是指科研机构和科研人员依法制作、收集、管理和利用的档案。

根据档案的内容和用途，科研档案可以分为科研项目档案、科研成果档案、科研人员档案等。

按照档案的形式，可以分为纸质档案、电子档案和混合档案。

七、法律档案法律档案是指司法机关和律师事务所依法制作、收集、管理和利用的档案。

根据档案的内容和用途，法律档案可以分为诉讼档案、律师档案、法律文书档案等。