问题无大小 工作无小事——兼谈如何做好办公室工作
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[如何做好办公室工作]如何做好办公室工作展开全文篇一 : 如何做好办公室工作办公室作为单位的综合办事机构,处于承上启下、沟通内外、协调左右的重要位置,除履行“辅助政务,处理事务,搞好服务”的职能外,还肩负着“内求团结,外塑形象”的公关重任。
办公室是领导决策的参谋助手,是连接领导和基层部门的中枢,是密切干群关系的桥梁,是协调各科室工作的纽带,是单位对外宣传的窗口,也是培养锻炼自身能力的一个重要部门。
因此,如何围绕中心,做好服务工作,就成为办公室工作人员应该经常思考,必须明晰的问题,它关乎办公室工作质量能否提高,工作效能能否充分发挥。
大上海人才网职业编辑整理总结了如下几点。
一、认识一个规律,也就是办公室工作的规律。
办公室对上是办事员,对下是联络员。
他的职责要求必须是紧跟领导的工作思路,从属于领导,服务于工作。
在一定程度上说,被动性、服务性是它的本质。
业务缠身,忙忙碌碌,是它的特点。
没有规律,就是它的规律。
要做到有序性和随意性,主动性与被动性有机统一。
事事从大处着眼,从小事着手,在随意中把握有序,在被动中把握主动,在普遍中开创新局面,做到不以事小而不为,不以事大而乱为,不以事乱而盲为,不以事难而怕为。
二、保持两种状态。
一种是保持清醒的状态。
办公室工作总做是千头万绪,纷纭复杂,两眼一睁忙到熄灯。
不付出超量的劳动,肯定是做不好工作的。
但是仅靠勤勤恳恳,任劳任怨也是不够的。
必须忙里偷闲,跳出事务性的圈子,静下心来,站在全局的高度,站在领导的角度,想领导之所想,想领导之应想,想领导之未想。
要每临大事有静气,时刻保持清醒头脑。
比如说对领导的决策落实时,就要条理清晰的抓好“三个关键点”:一要抓牢“着力点”,就是抓住工作的重点,分清工作的主次和轻重缓急。
二要抓准“梗阻点”,就是抓落实际工作过程中难以落实的环节和问题。
要有捅“马蜂窝”的精神,“敢”字当头,敢查、敢办。
敢于抓住不落实的事,追究不落实的人,一抓到底,务求落实。
浅谈怎样做好办公室工作办公室工作是现代社会中的一种常见工作方式,很多人都在办公室度过了大部分的工作日。
在办公室里,我们需要与同事进行合作、处理各种问题、完成任务等等。
如何做好办公室工作,提高工作效率,是很多人都关心的问题。
下面就简单谈一下怎样做好办公室工作。
做好办公室工作,重要的一点是良好的沟通能力。
在办公室里,我们时常需要和同事沟通交流,无论是工作上的事情还是其他方面的问题。
良好的沟通能力可以帮助我们更好地理解同事的意图,更好地向同事传达自己的想法。
良好的沟通能力也可以帮助我们更好地协调同事间的工作,提高工作效率。
提高沟通能力是做好办公室工作的重要一环。
做好办公室工作,需要注重团队合作。
在办公室里,我们通常不是独来独往的,而是需要与同事进行合作,共同完成任务。
团队合作能力也是做好办公室工作的重要一环。
团队合作能力包括善于倾听、善于合作、善于协调等等。
只有团队成员之间能够良好合作,才能更好地完成工作任务。
做好办公室工作,需要注重细节。
在工作中,经常会有一些琐碎的事情需要处理,这些看似不重要的细节却往往会影响到整个工作的进展。
我们要懂得关注细节,严格把关,及时发现问题并进行解决。
只有这样,才能确保工作的质量。
做好办公室工作,也需要注重学习与提升。
办公室工作是一个持续学习的过程,我们需要不断学习新知识、新技能,不断提升自己的工作能力。
只有这样,才能跟上时代的步伐,适应工作的需求。
做好办公室工作,还需要注重时间管理。
在办公室里,常常会有各种各样的工作任务需要处理,如果没有合理的时间管理,很容易出现工作效率低下的问题。
我们要学会合理安排工作时间,合理分配工作任务,才能提高工作效率。
做好办公室工作,也需要注重自我管理。
在工作中,我们有时需要面对不同的情绪、压力等问题,如果没有良好的自我管理能力,很容易影响工作的开展。
我们要学会控制自己的情绪,保持良好的工作状态,才能更好地完成工作任务。
做好办公室工作是一个综合素质的过程,需要具备多方面的能力。
浅谈怎样做好办公室工作办公室文化是当今企业文化的一种典型代表。
作为办公室的工作人员,如何做好办公室工作是我们不得不思考的问题。
在下面,我将从多个角度分析如何做好办公室工作。
一、良好的沟通能力办公室工作主要是团队协作,需要的不仅仅是个人的能力,还需要有良好的沟通能力。
良好的沟通能力可以避免信息不对称的情况,同时也可以协调和解决冲突。
在实践中,我们应该学会倾听他人的意见,并且保持开放的思维,以及不断改善自己的沟通技巧,确保工作中的沟通能力得到提高。
二、注重团队协作在办公室工作中,往往涉及到团队合作,没有团队协作,工作很难顺利完成。
对于一个团队而言,每个成员都应该有责任感和担当精神,做好自己的本职工作,同时也要关注团队的整体进展。
实践中,我们应该学会分享信息、相互协作、相互扶持,积极提供或接受帮助,以达到共同完成任务的目标。
三、学会自我管理办公室工作由于涉及到很多重要的任务和具体工作,有时候会突然有繁忙的情况出现。
因此,学会自我管理就显得非常重要了。
我们需要时刻保持工作效率和操作水平,适应工作节奏,使自己的工作能够更好地调整到最佳状态。
同时,学会自我管理还可以提升自己的工作效率,减少犯错的机会,提高自己在工作中的表现。
四、细心认真的态度办公室工作往往需要细心、认真谨慎的态度。
因为我们的工作不仅仅是为了完成任务,同时也是为了确保我们的客户得到满意的服务。
细心认真的态度可以大大提高工作效率和工作质量。
无论是一份小小的文档,一个简单的客户需求,还是一些琐碎的报告,都有可能成为我们工作的关键点。
所以,我们需要始终保持认真细致的工作态度。
五、积极的工作态度办公室工作中需要一种积极向上的态度去面对工作,这是一种积极、快乐、热情的精神状态。
无论遇到什么困难,我们都要做到振奋精神、乐观向上。
因为这种积极乐观的态度会启发我们的工作动力,激励我们持续前进。
在实际工作中,我们应该努力保持良好的心态,积极去面对工作,带动整个团队,共同推进工作进展。
如何做好办公室工作办公室工作是现代社会中许多人每天都要面对的任务。
无论是在大公司、小公司还是自己的办公室中工作,都需要一定的技巧和方法来提高效率和工作质量。
本文将为您分享一些如何做好办公室工作的建议,希望能对您有所帮助。
一、合理规划工作时间合理规划工作时间是做好办公室工作的基础。
首先,您可以制定每天的工作计划,列出当天需要完成的任务和优先级,以确保您能够有条不紊地完成工作。
其次,您可以使用时间管理工具,如番茄工作法或时间块法,将工作时间划分为固定的时间段,并专注于每个时间段的任务。
此外,避免过度加班和频繁加班,合理安排工作和休息时间,以保持身心健康。
二、保持良好的工作环境良好的工作环境可以提高工作效率和工作质量。
首先,保持办公桌整洁有序,将文件、文具等物品归类放置,以便随时找到需要的东西。
其次,保持办公室的清洁和通风,定期清理垃圾和灰尘,使办公室环境舒适。
另外,合理安排办公室的布局,使工作区域与休息区域相分离,以提高工作效率。
三、有效沟通和协作办公室工作通常需要与同事、上级或客户进行沟通和协作。
有效的沟通和协作可以减少误解和冲突,提高工作效率。
首先,使用明确和简洁的语言进行沟通,确保信息的准确传达。
其次,倾听他人的意见和建议,尊重不同的观点,积极参与团队讨论和决策。
另外,及时回复邮件和电话,并保持良好的沟通习惯,确保信息的及时传递。
四、灵活应对工作挑战办公室工作中常常面临各种挑战和困难,如工作压力、时间紧迫、任务繁重等。
灵活应对这些挑战是做好办公室工作的关键。
首先,学会设置合理的工作目标和优先级,将大的任务分解为小的子任务,逐步完成。
其次,学会管理时间和压力,使用适当的应对策略,如放松休息、进行身体活动或寻求他人的帮助。
另外,不断学习和提升自己的技能,以适应不断变化的工作环境和需求。
五、保持积极的工作态度保持积极的工作态度是做好办公室工作的关键。
积极的工作态度可以提高工作动力和工作效率,同时也能够带来更好的工作体验和职业发展。
做好办公室工作的几点体会做好办公室工作的几点体会(精选14篇)当我们心中积累了不少感想和见解时,通常就可以写一篇心得体会将其记下来,这样可以记录我们的思想活动。
那么心得体会该怎么写?想必这让大家都很苦恼吧,以下是小编为大家整理的做好办公室工作的几点体会,希望能够帮助到大家。
做好办公室工作的几点体会篇1一、不因事小而不为办公室工作琐碎繁杂,既有大事,但更多的是小事,如端茶送水擦桌子、扫地浇花送报纸,这些件件都是小事。
现实工作中,有些人觉得自己的工作不重要,认为自己做的都是些没意义的小事,无关紧要,因而在工作中掉以轻心、粗心大意,甚至不作为。
但古话说“一屋不扫,何以扫天下?”,小事都不做,做不清楚的人,怎么能承担起做大事的职责呢?其实,小事一点都不小,从小事可以看出很多东西,如一间干净整洁的办公室、一张热情洋溢的笑脸,一声亲切的问题,代表的不仅是个人的素质,更是部机关的形象。
因此,在日常工作中,我们应该坚持把小事做好、做到位、做出成绩。
二、不因事杂而乱为办公室工作纷繁复杂,但不能因为工作多、事情杂而乱作为,要懂得科学地安排工作,统筹安排好工作时间。
一要分清主次缓急。
俗话说“穿袄提领子,牵牛牵鼻子”,一开始工作时,就要分清哪个是重点、哪个是次要、哪个该为、哪个不该为,这样工作才游刃有余,才不会把重要的工作给耽搁了。
二要统筹安排时间。
如何利用有限的时间,高效率地完成工作任务,那就需要对时间进行统筹安排。
可以把要完成的工作任务用笔记本记录下来,对工作任务进行归纳总结,在完成重要任务时,考虑把别的顺带的任务也一起完成,这样工作就有条不紊,节省了许多精力和时间。
三、不因事难而怕为“为官避事平生耻”,敢于担当是衡量干部素质的重要标准。
面对办公室复杂而棘手的问题,要以担当的精神主动解决好这些难题,但解决这些难题光有一腔热血是不够的,更要有解决问题的能力。
这能力从哪儿来呢?一要勤学善悟,增强学习力。
平时要注重学习,在学中思、思而用、用而悟过程中,提升解决问题的能力。
办公室主任如何做好办公室工作办公室工作事无巨细,办公室主任经常面对繁杂的事务,大事、小事、杂事缠身,如何处理好办公室具体事务,为企业领导班子正确决策提供参谋助手作用,是办公室主任的要紧职责之一,务必严格掌握正确的办事原则。
一、不以事小而不为小事,对办公室主任来说,不存在该不该抓的问题,只有抓的角度、力度的区别。
对举轻若重的小事,就应一抓到底,但又不能沉湎于琐碎的事务工作之中,既能入手其内,又能出手其外。
抓小事,务必做到:1.知大知小。
办公室主任要胸有全局,用大局的天平来运筹谋划办公室的工作,分清主次、深浅、难易,有的放矢地制定计策,确定工作目标。
这样才可能避免指挥一盆浆,工作一团麻,结果一片糟。
2.小中见大。
小事中孕育着大事,这是办公室工作的显著特点.如值班、会议通知、次序安排、后勤服务、接待等,不能不说是小事,但稍有不慎,就会捅大漏子,若出现疏忽就会引起烦恼与非议.因此办公室主任务必掌握宏观,把握大局,洞穿事物本质的能力,做到政治敏感、头脑冷静、眼光税利、小中见大、以大代小与以小促大.3.举轻若重。
对着看似小事的经常性工作,要建章立制,写在纸上,贴在墙上,记在心上,抓在手上,形成规矩。
同时,还要注意从中找出规律性的东西,高屋建瓴,举一反三,抓一项带动几项,管原则不管具体,督结果不查细节,使老工作有新意。
4.默默无闻。
做办公室工作要求具有奉献精神,抓小事更是不显山露水,做好了没人明白,有了失误谁都能够指责。
因此,办公室主任除了要"俯首甘为孺子牛"默默无闻地奉献外,还务必具备较强的"受过忍责"的心理素养。
二、不以事杂而乱为办公室工作头绪很多,任务琐碎繁杂。
要避免东一榔头西一棒槌,办公室主任头脑里务必有一张清晰、规则的运行图。
哪个该为,哪个不该为,哪个重点为,哪个非重点为,须小葱拌豆腐--一清二楚,不能乱为。
不乱为,就要知重知轻。
避免"来者都是客",力量均衡使用,重要工作没抓住,没干到点子上;次要工作用力过了劲,用劲过了头,吃力不讨好。
浅谈如何做好办公室工作在现代社会中,办公室已经成为很多人工作的场所。
而如何做好办公室工作,不仅能提高工作效率,还能增加职场竞争力,本文就从以下几方面来阐述一下做好办公室工作的方法和技巧。
一、规划好工作内容和时间做好办公室工作首先需要规划好自己的工作内容和时间,在有限的时间内完成更多的工作是提高工作效率的关键。
因此,我们需要把各项工作按照紧急程度和重要程度进行分类,利用好时间管理工具,如日历、便签等进行合理的规划。
提高工作效率的另一个方法是将任务划分为小部分,一个个逐步完成,可以避免被繁琐的工作拖累和耽误自己的主要工作。
二、处理好电子邮件和电话电子邮件和电话是工作中经常会遇到的事情,有效地处理好这些信息对于提高工作效率非常重要。
我们需要及时回复重要的邮件和电话,同时也要学会筛选和删除一些低优先级或者无法解决的消息。
如果邮件太多,可以考虑设置邮件过滤器或者自动回复,这样可以节省处理邮件的时间,让自己更专注于工作。
三、保持专注和集中精力在办公室工作中,保持专注和集中精力是提高效率的重要条件。
我们需要尽量避免中途被其他事情所干扰,如社交媒体或者无关紧要的私人通讯,这样会影响我们的工作思路和效率。
为了更好地保持专注和集中精力,可以采用一些明确目标和记录工作进度等方法,让自己的工作更为有条理和高效。
四、保持良好的沟通和协作能力办公室工作中,沟通和协作能力是非常重要的因素。
无论是与上级、同事还是客户的沟通,我们需要用明确、简洁、尊重的语言进行有效的沟通。
在合作过程中,我们需要展现良好的团队协作精神,共同解决问题,互相帮助,让工作更加顺畅。
同时也需要注重开展自己的个人能力,不断地学习和提高职业技能,这样才能与他人更好地合作,共同完成更多工作。
综上所述,做好办公室工作需要规划好工作内容和时间,处理好电子邮件和电话,保持专注和集中精力,保持良好的沟通和协作能力等。
只有不断地学习和提高自己,我们才能在职场中更加优秀,享受更高的职业发展和更多的成功。
浅谈怎样做好办公室工作办公室作为一个高度职业化的工作场所,每个人都希望能够在这个环境中做好自己的工作。
但是,做好办公室工作并不仅仅是完成任务,还包括与同事的合作、如何提高效率等方面。
本文将从几个方面进行讨论,以浅谈怎样做好办公室工作。
一、注重沟通与合作办公室是一个团队合作的场所,为了实现共同的目标,注重沟通与合作是至关重要的。
首先,及时与同事进行沟通,畅通信息传递的渠道。
可以通过会议、工作群、工作报告等方式,不断了解团队的进展和需求。
其次,要善于倾听和分享,尊重他人的意见和观点。
只有通过开放的沟通和合作,才能够更好地解决问题、提升工作效率。
二、建立良好的工作习惯良好的工作习惯是保持高效工作的基础。
首先,养成规律的作息时间,保证充足的睡眠和休息,避免疲劳影响工作质量。
其次,要有良好的时间管理能力,合理安排工作任务和优先级。
可以使用工作计划、Trello等工具来帮助管理时间。
最后,保持良好的工作环境,整理和清理办公桌、电脑文件等,让工作环境整洁有序。
良好的工作习惯有助于提高工作效率和品质,形成积极的工作态度。
三、提高自我管理能力办公室工作常常需要面对复杂的任务和工作内容,提高自我管理能力是必不可少的。
首先,要具备良好的自我学习能力,不断学习新知识和技能,提高自己的专业素养。
可以参加培训课程、阅读相关书籍和文章,学习行业前沿的知识。
其次,要有解决问题的能力。
当面临困难和挑战时,要善于分析问题、寻找解决方案,并勇于尝试。
最后,要有目标意识和执行力,制定合理的目标和计划,坚持执行并不断调整。
四、保持积极的工作态度积极的工作态度是做好办公室工作的重要保障。
首先,要对工作热情投入,保持积极主动的工作状态。
不论是日常工作还是突发事件,都要以积极的心态去面对和处理。
其次,要具备团队合作精神,与同事保持良好的关系。
可以互相帮助、分享经验,建立相互信任和尊重的工作氛围。
最后,要保持良好的情绪管理能力,面对工作中的压力和挑战时,保持冷静、乐观和理性的态度。
也谈办公室工作无小事政务与事务两全,劳心与劳力兼备,酸甜苦辣备尝,“白眼”与“青睐”履见,这就是人们对办公室工作人员的真实写照。
我在办公室工作几年来,深有感触,深有感慨,深有体会。
一、要做好每一件小事办公室工作无小事。
大事是由若干小事构成的,小事决定了大事,如果不做好每一件小事,就做不好大事,做不成大事。
海尔集团总裁张瑞敏对做好小事概括为两句话:“把每一件简单的事做好就是不简单,把每一件平凡的事做好就是不平凡。
”做好每一件小事,对每个人来说,是对理念和素质的考验。
做好每一件小事,首先要在理念上对小事有正确的认识,大事是由若干小事构成,世上无小事,对每一件小事来说,我们都要当成大事来做,所以认真、踏实、勤奋的做好每一件小事,不但是我们每个人做事的原则,更是对办公室人员最基本的要求。
我所从事的档案管理工作,看起来是小事,但就其根本来说,就不是一件小事,档案记载了一个公司的发展历程,是公司最基础的管理工作,虽然管理苦燥无味,但责任重大,不能有半点的麻痹和松懈,稍有不慎,后果不堪设想。
所以,我无时无刻都在提醒自己,要慎之又慎,细之又细的做好档案工作,为领导负好责,为公司尽好职。
二、要努力把小事做细,要做好小事,首先是要把小事做细。
将小事做细,就是要把小事做到位、做透彻。
办公室的各种小问题,会导致单位管理中出现蚁穴,是一个单位关键中的关键。
正所谓:千里之堤,溃于蚁穴。
所以我们应该做到最基本的四点:* ]3 t. S- f一是,要用心做好每一件小事,态度决定一切。
只有用心才能看得见细节的实质,才能将事情做的更细。
如打印复印就是一个很细致的工作,稍有不慎,就会影响公司的形象,甚至造成经济损失。
二是,一件小事中会有无数个细节问题,只有做好每一个细节,才能将事情做成功。
善于观察和分析小事中的细节,从细节上做文章,会起到意想不到的作用。
如文件的传阅工作,看似简单,若传阅时用提醒和提示的语言让同事认真的去阅读,深刻的去领会,认真的去落实,保证传阅的时效和质量,就要有一定的技巧,否则,就会延误工作。
如何做好办公室工作办公室是一个重要的综合工作机构,承担着文秘、事务、会议等多项任务。
在这里,任何微小的疏漏都可能引发重大失误,因此,我们必须从小事抓起,确保工作高效运转,实现政令畅通。
为了做好办公室工作,我们需要内强素质、外塑形象,坚持“办公室里无小事”的工作理念,形成务实的工作格局,促进全台整体工作质量和水平的提高。
一、内强素质,外塑形象一)锤炼“四种”素质首先,我们要发扬忘我工作的作风,坚定理想信念,熟练掌握业务技能,埋头苦干,无私奉献,甘当无名英雄。
其次,我们要发扬实事求是的作风,扎实做事,诚恳做人,不做表面文章,凭真抓实干,求真功实绩。
第三,我们要发扬一丝不苟的作风,提高工作完成率和工作质量精品率。
最后,我们要发扬雷厉风行的作风,对任务要不折不扣、迅速到位,解放思想,与时俱进,开创新局面。
二)塑造“两种”形象首先,我们要树立“笔杆子”形象,注重研究问题,掌握进度,写出有针对性、指导性和可操作性的材料。
其次,我们要树立“高效能”形象,快速处理领导交办的事情,认真分析反映的问题,准确记录上级下达的指示。
这样,我们才能在工作中体现高效能的形象,为办公室的发展贡献力量。
要树立“勤务员”形象,无论是思考问题、办理事务、出主意还是协调工作,都要勤奋努力。
要多动脑,思考问题,特别是关系到全局的重大问题和重点工作,提出建设性意见和建议。
要认真抓好每项工作,加快工作节奏,提高效率。
要热情接待基层,向领导请示和汇报,加强与同事的沟通交流。
同时,还要勤办事、会办事,提高文字表达能力,以文辅政。
在办公室工作中,要正确处理政务和事务的关系。
虽然事务性工作较多,但政务和事务都是办公室份内的工作,都需要认真处理。
同时,也要处理好大事和小事的关系,把任何事都当成大事来做,协助领导解决大事,让领导能集中精力抓大事。
还要处理好工作和研究的关系,在工作中研究,在实践中积累经验和知识。
为了提高效率,办公室要创新服务,采取新的方法和措施,提高工作效率。
问题无大小 工作无小事 ——兼谈如何做好办公室工作
办公室是一个部门办文、办公、办事、办会的综合工作机构。任务千头万绪,工作千辛万苦,但没有一桩属于小事,没有一件可以疏忽,任何微小的疏漏,都可酿造成大的失误,稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。每个人都会犯错误,对于办公室从事具体管理事务的人员来说,不犯错误是不可能的。但是,我们不能在同一个地方不断犯错,这就要求我们不能忽略一些不起眼的小问题。千里之堤,溃于蚁穴,要想提高综合办公室的管理水准,就不能只重视“线”和“面”,而忽视了“点”,“点”真正完善了,“线”和“面”就简单了。因此,要想避免办公室工作在细小问题上不出差错,就必须从小事抓起,从基础做起,充分发挥参谋助手、综合协调、督查落实、后勤保障四个作用,确保政令畅通、高效运转。 按照这一思路,办公室工作应在内强素质、外塑形象上下功夫,在统筹兼顾、会弹钢琴上做文章,在创新服务、提升效率上求实效,坚持 “办公室里无小事”的工作理念,形成大事小事认真办、当日事情当日办、能办事情马上办、一切事情依法办“四办”的工作格局,以新亮点、新变化影响和感染其他科室的工作,带动和促使机关整体工作质量和水平的提高。 小问题之大管理,从个人来说,要树立“活电脑”形象。办公室的特殊性质要求在此岗位上的每位办公人员都必须具备较高的综合素质。 一是知识要广。要广学博采,对古今中外、历史地理、边缘科学、前沿知识都要有所涉猎,努力成为包罗万象的“百科全书”和方方面面的“百事通”。 二是信息要灵。办公室人员要成为信息灵通人士,对国际、国内以及本地本部门发生的重要事件要及时了解,始终掌握最新信息,特别是对领导决策有重要参考价值的信息要快速反馈,及时提供。 三是情况要熟。办公室人员要做“有心人”,注意搜集整理各层面的情况,成为领导的“资料库”。对兄弟县市好的经验和做法,注意搜集总结,并结合实际加以吸收利用;对本地本部门的情况要了如指掌,尤其是对当年重点工作、经济发展情况、基层先进典型等要掌握具体,能够熟记在胸,做到心中有数。 四是反应要快。坚持高效率,快节奏,雷厉风行,立竿见影。对领导交办的事项要区分轻重缓急,做到急事急办,特事特办,今日事今日结,不推诿扯皮,不拖拉散漫。 小问题之大管理,从机关来说,要规范办公流程。要处理好细节问题,党政办公室就必须在文书传送、文件制发、会务工作、档案管理、印章管理等工作职责和管理制度上标准化、规范化、制度化,以各项制度规范保障机关运行。
文件收发管理制度 文件收发、管理工作是各级党政机关的一项经常性、基础性工作,是传递党和国家政令以及有关信息的一条重要途径,在上传下达、沟通左右等方面具有其他渠道不可替代的作用。做好文件收发、管理工作,对确保党政机关工作有序、高效运行,具有重要意义。为加强开发区党政机关文件收发、管理工作的科学化、制度化、规范化,提高文件制发效率,保证文件质量,经党政办研究,决定对文件制定、审核校对、签发程序及来文办理予以规范,特制订本方案。 一、总体要求 (一)文件收发、管理工作在党政办公室主任的领导下进行。 (二)党政办应确定专职人员担负文件收发、管理工作。担负文件收发、管理工作的人员,应当具有高度的工作责任心和全心全意为人民服务的奉献精神,具有严谨细致、热情周到、雷厉风行的工作态度和作风,具有一定政策理论水平、文化素养,以及组织观念和保密意识强的共产党员或共青团员。 (三)党政办公室应配备专门用于收发和保管文件的铁质档案柜。 (四)文件收发、管理工作总的要求是准确、及时、安全、保密。文件管理人员必须严格按公文处理的有关法规和领导的批示办事,优质高效地搞好服务。 二、收文办理 文件管理人员应每日登陆党政网、开发区邮箱、省、襄阳发改委开发区管理处网站及楚都宜城网,每日到值班室收取信件、快递、包裹,连同收到的外单位送达本机关的文件(包括电报、机要信函、传真件、内部刊物,下同)要认真做好签收、清点、登记、拟办、分发、传阅、收集、归档等工作。 1、签收。文件管理人员接收到文件时,首先应对文件进行初审,认真清点核对。初审的内容是:(1)文件是否多头主送、行文是否规范;(2)文件的字号、份数、密级、起止号与发文通知是否一致;(3)检查文件发出日期与收到日期的间隔时间是否正确,传递途中有无延误现象。发现问题,要与来文机关或文件投递单位联系,查明原因并商定处理办法,及时解决。 2、登记。配置专门的收文登记本,文件管理人员对收到的文件分门别类及时、准确、完整地进行登记。登记的项目是:收文日期、来文单位、文件字号、文件标题、密级、收文份数、文件起止号、文件的阅读传送范围。需要分送的还应登记分送的对象或范围。收文登记本应视同机要件保存。 3、拟办。根据收文是只需传阅的文件,还是需要办理的文件,分别印制不同的收文处理单。文件管理人员根据文件性质附上相应的收文处理单后,第一时间呈党政办主任,党政办主任就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案,并填写在文件处理单上,连同文件一并报办公室分管领导审定。此项工作应当在24小时内完成,保证当天的文件当天处理,紧急文件必须马上向领导汇报并处理。 4、传阅。党政办主任提出的拟办意见经分管领导审示后,文件管理人员应严格按照领导批注的意见(或已有的规定和惯例)及时、准确地呈班子成员传阅。传阅文件由文件管理人员逐人送取,阅文对象之间不横传。呈文顺序一般自下而上,特殊情况下,也可按实际需要调整传阅顺序。班子成员在阅读或处理完文件后应在收文处理单上署名,并签署阅文日期。 5、办理。一般情况下,公文要先传阅,特殊情况下,边签边办,提高办公效率。传阅文件当天下班之前必须收回,特殊公文要按时限要求办理,“特急”电报应在24小时内办理完毕。对领导阅文时作的批示,要及时报告办公室分管领导和相关部门领导或交办。要随时掌握文件去向,避免漏传、误传和延误,注意按照文件办理时限要求督促经办人员,坚持催阅(退)制度。 6、收回。对已处理完毕的文件,文件管理人员要及时收回,并在回收时检查阅文对象是否签字,清点送阅的文件是否齐全。 7、归档。对需要归档的文件,要按照档案部门的要求进行整理、编制目录,按时归档。 8、清退。做好文件清退工作,每日查对、每月清点、年终清查,发现缺少,及时查找。 三、 发文办理 文件制发应在机关领导人或办公室负责人的主持、指导下进行。一般来说,综合性文件由党政办公室起草;某一方面工作的文件由相应的职能部门代拟文稿;重要文件由各部门分管领导或主要负责同志亲自主持起草。起草公文要严格遵循党的方针政策、上级有关文件精神和区领导的指示,对公文的准确性和可行性负责。 (一)普通文件处理 起草人草拟文件(电子文档拷贝到党政办)——部门负责人初核(对内容进行把关)——分管领导修改(文稿合法性审核及字、词、句的规范)——党政办核稿(文字、文种、格式等校对)——领导签发(涉及全局性的重要文稿,由党政办主任审核、签字后,呈主要领导审定;党政办常规文件,由副主任审核、签字后,呈主任审定。)——党政办负责制作打印(编号、登记、排版、用印等)——发文(文件制作好后,党政办工作人员通知草拟文件人领取文件并分发,若重要文件则由党政办统一分发)——存档(领导批示、文件底稿和若干份数正式文件以及其他必须归档的资料及时收集整理,定期归档)。 文件签发和制作时间:3—5天。 (二)急件文件处理 时间较紧的文件,草拟文件人直接请领导签发。若签发领导不在单位或在外出差,不能及时送到领导手中审签,但草拟文件人必须在电话里征得领导同意后,党政办工作人员才能办理,事后请签发领导补签后存档。 文件签发时间:根据事情的轻重缓急。
文书档案管理制度 一、文件的收集归档 (一)按照集中统一管理的原则,凡送本单位所有文件、信函、简报及其它资料等,统一由党政办指定专人实行规范管理,以达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。 (二)其他科室在接收到相关文件时必须先交党政办,由党政办负责统一登记、编号,呈送领导阅批,不得遗漏、延误和丢失。文件传阅完毕后,一般由党政办保存,相关科室保存复印件。 (三)外出开会或从上级机关带回的文件,及时交党政办专人进行登记入档保存。 (四)所有科室需要送出文件,必须先交由党政办进行送出公文登记,并复印一份留存。如若其他科室没交由党政办进行登记留存而直接送走,造成文件遗漏、缺失的,由相关科室负责。 (五)党政办于次年9月底前,要完成上一年度所有文件、档案及各种资料的分类登记、整理装订、入档保存工作。每年归档的文件材料原则上要求必须是原件。 (六)档案保管期限分为永久、30年、10年,档案管理人员应依据市档案局等业务主管部门要求,实施分类管理。对保管期限已满的档案,依据有关规定进行鉴定销毁。 (七)档案管理人员应认真做好档案室的防盗、防火、防湿、防虫、防毒、防尘等工作。 二、文件借阅 (一)档案借阅要求在办公室内查看,若有关人员因工作需要需借出使用,文件管理人员应根据文件的阅读传达范围,请示主管领导,经批准后方可借阅。秘密文件不得外借。 (二)借阅文件要履行签字手续,并登记借阅时间、借阅人所在单位名称、文件字号、密级、份数、份号,同时确定归还时间。