目录前言第一章别说你会开会一、会议真的有效吗漫长却无效的会议效率杀手：无效会议会议的真谛：提升团队执行力二、哪些敌人让会议无效？“一言堂”主题不明确缺乏具体议程选择错误的与会者议而不决规则不清晰引导不得当短话长说会后缺失跟进三、高效会议的特征实现既定目标在规定时间内实现目标与会者感到满意第二章充分的会前准备一、你需要开会吗？高昂的会议成本寻求其他途径不得不开的会议二、充分的准备是成功的一半目标：会议的灵魂选择恰当的时间选择适宜的地点设计顺畅有序的议程找准与会者提供必要的信息预算经费开支明确责任分工备齐会务物品派发通知布置会场第三章高效的会中管理一、“请遵守规则！”直奔主题时刻牢记会议意图“请提出解决方法！”不要重复别人的意见遵守时间会议记录二、不拘一格的交流方式头脑风暴群策群力小组讨论休闲式会议三、主持会议的技巧研究出席者设计开场白掌握节奏合理分配发言时间发言技巧发问技巧倾听技巧关注身体语言对事不对人控制会议维持秩序引导所有人达成意图化解异议达成决议应对突发事件四、周到、细致的会务工作接站签到场内外服务会间活动五、结论鲜明的结束归纳和总结责任落实到个人明确的个人行动计划形成可行性方案后续会议的铺垫第四章切实的会后追踪一、公布决议内容整理会议记录罗列成果和决议二、行动的跟进责任与责任人对号入座制定沟通计划考核关键点确保成果与决议一致三、在持续改善中提升总结不足之处寻找解决方法附件：高效率会议管理必备工具箱工具1：会议议程安排表工具2：会议通知表工具3：会议预算表工具4：会议申请审批表工具5：会议签到表工具6：会议记录表工具7：会议纪要表工具8：会议纪要签收单工具9：会议纪要签收单统计表工具10：会议资料明细表工具11：会议内容管理表工具12：会议代表通讯录工具13：会议决议表工具14：会议决议落实回执工具15：会议决议落实通知单工具16：会议决议跟踪表工具17：实际会议费用清单工具18：会议决定事项催办通知单工具19：会议决定事项实施管理表工具20：某公司会议管理制度第一章别说你会开会阅读本章，您将能够：1.认识到无效会议的危害；2.了解会议的真正作用；3.了解导致会议无效的因素。
一、会议真的有效吗？身为一名管理者，你是否热衷于开会？你把开会当作日常工作的一项内容，即便没有什么需要开会解决的事情，你也习惯性地召开会议；在会议开始之前，你对大家说：“我们随便聊聊……”管理者绝大多数都患有会议依赖症，虽然他们不愿意承认这一点，但实际上他们很享受在台上夸夸其谈的感觉，很享受发号施令的感觉。
他们甚至认为开会可以增进自己和员工之间的了解，拉近彼此的感情。
请扪心自问，你患有会议依赖症吗？为什么绝大多数管理者都不愿意问一问员工：“你喜欢开会吗？”很多时候，人们都太自我了，完全没有设身处地地考虑问题。
但是，巴菲特勇敢地向员工们抛出了这个问题，得到的回应却是长久的沉默。
巴菲特明白了，其实员工们在心底已经大声地回答了——“不喜欢！”因为如果他们喜欢，他们会毫不犹豫地告诉管理者。
（记住，下属的沉默代表着否定和不愿意。
）于是，巴菲特给自己制定了一个原则：不到万不得已，绝不召开会议。
漫长却无效的会议赵刚是某公司新上任的部门经理。
到岗后的第二天，他决定召集所有的部门员工举行会议。
他将会议通知的任务交给助理小王。
小王接到任务后，对着办公室的人大声广播道：“赵经理说了，明天下午开会，所有人都要参加。
”第二天下午，赵刚忙完了手头的工作，决定召开会议。
他将小王叫到办公室，对他说：“你去安排一下，五分钟后我们开会吧。
”小王点头答应，跑回办公室对部门内的所有人说：“现在去会议室开会吧。
”话音刚落，有人抱怨说：“手头还有紧急的工作没完成呢！”有人抱怨说：“我约见的客人马上就要到了。
”……抱怨声此起彼伏，小王生气地说：“经理让开会的，你们自己看着办吧！”有一个员工根本就不知道开会的事情，原来昨天小王通知的时候，他出去拜访客户，不在办公室。
员工们陆续起身，来到会议室门口，才发现会议室里面已经坐满了人——其他部门正在开会。
小王只得折回经理室，对赵刚说：“赵经理，其他部门的人正在会议室开会，会议室现在不好用。
”赵刚想了想，说：“那就等一会儿吧。
”二十多分钟后，会议室空置出来，大家陆续来到会议室。
这时，赵刚也过来了，他做到会议桌中间的位置，看了看周围，发现还有些员工没有来。
他说：“还有人没到，我们再等等。
”小王也起身去办公室催促。
又过了五分钟，人员全部到齐了。
赵刚宣布会议开始。
他说：“召集大家来开会，主要想讨论以下几个问题：1.本部门的月度目标；2.各位对我今后工作的想法和要求；3.产品销售话术的完善。
”员工们听到议题后，面面相觑，不知道从何处开始讨论。
赵刚也不知所措地望着大家，不知道如何将会议进展下去。
沉默了很久，大家才你一言我一语地开始说话。
可是，说话的内容却漫无目的，随意扩展。
说着说着就扯到了公司的薪酬体系上，大家各有看法，抱怨声一片。
这时，赵刚开始说话了，他详尽地阐述自己今后的工作计划，一个人足足讲了半小时还不停歇。
只是他的计划与大家的实际工作并没有太大关系，人们听着听着就不耐烦了。
有人开始发短信、小声交谈、发愣、无所事事地用笔在纸上乱画，更有甚者假装接听电话离开了会议室。
会议室里的人越来越少，最后会议不了了之。
效率杀手：无效会议美国企业管理专家迈克肯斯博士在他的一份研究报告中这样指出：“要世界上任何一个企业经理人列出3项最花时间的企业活动，‘开会’一定名列其中。
在受调查的200多个企业中，有超过三分之一的受访者认为，他们花在会议上的时间有一半是浪费掉的。
令人心惊的是，很少有人能确切说出到底时间浪费在哪里了。
”在企业中，“赵刚”式的人物绝非少数，以至于普通职业人总是将会议等同于浪费时间。
无效的会议的确是组织效率的一大杀手。
当你让下属们坐在会议室的时候，他们不得不停下手头正在进行的工作，调整原定的工作计划，甚至需要压缩其他事项的时间预算……而这一切的牺牲换来的却是一场毫无成效的会议。
如果这些人利用宝贵的时间来做其他更重要的事情，无疑会创造更大的价值。
无效的会议不仅浪费时间，而且是抱怨、矛盾的发源地。
对于那些最终演变为抱怨、争吵的会议，你一定记忆犹新。
缺失正确引导的会议只会让人们内心的牢骚肆意蔓延、相互传染，这样的会议对问题的解决有害无益。
无效的会议严重削弱了组织的执行效率。
众所周知，会议是团队沟通的最有效方式。
如果这一方式无效，团队之间将难以达成有效的沟通效果。
沟通不到位，团队的行动就不可能协调一致，团队成员之间的合作就不可能顺畅无阻。
——组织的效率能不因此而降低吗？【小贴士】不正当的开会理由1.为符合惯例或传统作风而开会。
有些会议是因“历来都利用星期三下午那段时间开会”而召开。
这就是一般所谓的“例会”。
例会召开与议案有时无关，因为它基本上是一种为开会而召开的会议。
2.为满足无聊的愿望而开会。
有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开。
这一类的会议其实与交际或聊天并没有多大差别。
3.为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会。
有些会议是因“我不想让少数人太难堪”而召开。
例如某位管理者在他所管理的15位部属之中，有两位经常迟到早退。
他于是召集会议，在全体部属面前重申准时上下班的要求，希望借此警告那两位不守时的部属。
但是那两位部属因见其他同事在场而产生一种错觉，以为其他同事不守时的恶习与自己不相上下，因此对自己的过失不太介意。
至于其他守时的13位同事，则可能因无辜受责备而士气低沉。
因此，这一类会议除了平白浪费了16个人的时间与引起13个人士气低沉之外，将无实际效果可言。
4.为攀比而开会。
有些会议是因“人家财务部每星期都举行一次会议，咱们人力资源又岂能落后”而召开。
这一类会议的目的不是为处理实际问题的。
5.为推却责任而开会。
有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开。
这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所惯用的伎俩。
6.为表功而开会。
有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒”而召开。
这一类会议被当作取得上司信任与好感的手段。
会议的真谛：提升团队执行力一般人对会议有着热衷与厌恶两种极端的态度！热衷会议的人轻而易举地召开会议，尤其是管理者，他们拥有了支配他人时间的某种权力；厌恶会议的人则将会议看作浪费时间与浪费精力的一种活动。
然而，会议本身并不具备被热衷或被厌恶的理由。
我们有必要恢复会议的真面目。
身为管理者，你总是因为各种需要召集下属开会，也许是为了宣布一项重要决定，也许是为了共同商量某一问题的解决方法，也许是为了激励团队成员的士气，也许是为了明确分工情况，也许是为了解决两个对立部门的矛盾……每一次会议都有它的具体目的，但归根结底，召开会议的真正目的是提升团队的执行力，进而提升团队的绩效。
有效的会议能促成组织的意见沟通，集思广益做出好的决议，使执行者认同并行动，共同努力达成组织目标。
具体而言，会议具有以下作用：1.开展有效的团队沟通。
会议是团队集体沟通的最有效的方式。
虽然现在可供人们选择的沟通交流方式越来越多，如电话、电子邮件、多媒体、即时聊天工具等，但需要群体沟通时，人们大多还是会选择开会。
这种方式最直接、最直观，也最符合人们的沟通习惯。
通过开会，组织成员之间相互交换意见，增进彼此的了解和感情，是形成团队默契和团队合作的有效方式。
某管理咨询公司发展迅速，人员和规模在短短三个月时间内扩大了一倍。
新成立了两个部门，由于缺乏沟通交流，新员工和老员工之间非常陌生，彼此难以形成有效的协同。
公司针对这种情况，安排了两天封闭式会议，公司各部门成员就如何有效协同进行交流、探讨，在会议期间，领导有意安排了互动和游戏的环节。
两天的会议结束，大家不仅就如何协同形成了许多可行的方法，而且增进了了解，大家彼此不再陌生，交流一下子多了起来。
2.采集众人的智慧。
通过开会集思广益，形成对某一问题的多侧面、多角度的全面看法，这样可以让组织决策更科学。
如果仅仅依靠一个人的智慧，考虑问题时难免有所疏漏。
因此，通过开会采集众人的智慧非常重要。
召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。
你可以请求信息提供者，用书面的方式将信息传递给你。
如果有必要让其他的人了解这种信息，你也可将它复印然后分发出去。
另外，可通过个别约见有关人士，当面向他们收集信息，这样做效果极佳。
所谓“术业有专攻”，每个人都有自己擅长的领域。
开会正是有效发挥个人专长的有效方式。
某公司召开产品研发会，市场部人员对客户的需求了解非常透彻，他们从客户需求的角度对新产品提出设想和要求；采购部人员对原材料情况了解得非常清楚，他们从原材料和成本控制的角度提出了自己的看法；设计部门人员则非常了解产品功能，他们从技术的角度对新产品做了补充……综合各方面的意见，产品研发人员对新产品有了更深刻的认知，受益匪浅。
