05信息交流控制程序

信息交流控制程序修订记录﹕制定部门﹕制定﹕审核﹕核准﹕1 目的﹕建立、实施并保持一套程序，对本公司环境因素和环境管理体系的有关信息进行程序化管理，保证内部与外部信息交流的有效性。

2 范围﹕本程序适用于公司环境管理内、外部信息的交流。

3 定义﹕无4 职责﹕4.1. EHS委员会为环境信息的综合管理部门，负责与上级环保部门、行政主管部门等相关方信息的接受、传递和处理，并记录其决定；4.2.各职能部门指定专人负责本部门环境信息交流和记录。

5 作业流程﹕5.1. 总则5.1.1 信息交流分内部信息交流和外部信息交流。

5.1.2 信息内容应真实。

5.1.3 信息交流的途径可以是口头的或书面文档，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具。

5.1.4 信息传递要求准确、快捷，输入、输出控制良好。

5.2.内部信息交流：公司环境管理体系运行中内部各层次和各职能间的交流。

5.2.1内部信息包括：5.2.1.1日常信息：环境方针、环境目标、环境指针、环境管理方案、监测记录、内部审核与管理评审报告；环境法律、法规和其它要求的传递；有关化学物质的毒性、安全、数据等以及体系正常运行时的其它记录等。

5.2.1.2 不符合信息：日常运行中和体系内部审核时不符合报告，纠正和预防措施处理记录等。

5.2.1.3 紧急信息：出现火灾、台风、爆炸等情况下的环境信息与记录。

5.2.1.4 重要环境信息：与重要环境因素相关的信息、有较大环境影响的环境事故等。

5.2.1.5 其它内部信息：员工的建议、投诉等。

5.2.2 内部信息交流处理5.2.2.1 信息由相关部门收集回馈到EHS委员会，并及时按照相应程序的规定传达到各部门。

对需处理的不符合信息或需协调的重要信息应由相应负责部门填写记录并及时传递到EHS委员会，原则上应在3日内予以答复。

5.2.2.2 各职能部门根据体系实施情况，定期（至少每半年一次）向管理者代表汇报，包括环境绩效、运行控制、目标指针和环境管理方案实施情况以及法律法规的遵循情况，详见《环境监测与测量控制程序》BWUX-OHSEP-E015。

信息交流与沟通控制程序信息交流与沟通控制程序本程序的目的是为了建立畅通的沟通渠道，明确信息交流的内容、范围和形式，规定内部和外部沟通的方法，以及通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部和外部的质量、环境、食品安全和诚信信息，实现管理体系的有效运行。

本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门和层次内、外部的信息交流和控制。

在本程序中，管代/HACCP小组长负责公司内部和外部沟通事宜的审批和管理工作，技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理，配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司领导和有关部门参考。

行政部负责相关部门的外部沟通，各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。

在外部沟通方面，本程序规定了外部信息的来源，包括认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息，管理方针通告给相关方，对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系，相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等，行业技术信息，上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息，供方和其它分承包方的信息，以及环境监测和职业安全健康等有关的信息，以及与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。

在外部信息沟通方面，本程序规定了各部门应该注意获得法律法规的信息，上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收，行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息，来自XXX的信息由各相关部门接收，各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息，如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进行宣传。

在信息传递方式方面，本程序规定了可以通过电话、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理体系有关的组织进行信息交流。

信息交流控制程序ISO/TS16949程序文件文件会签□总经理□常务副总经理□生产总监□研发中心□人事行政部□计划采购部□内销部□外贸部□品管部□各生产车间□汽车OEM研发部□市场部□生产工程部□财务部□客服部文件发放范围□总经理□常务副总经理□生产总监□研发中心□人事行政部□计划采购部□内销部□外贸部□品管部□各生产车间□汽车OEM研发部□市场部□生产工程部□财务部□客服部文件更改记录容备注1、目的：规范公司内外沟通方法，在公司内部与外部建立适当的信息沟通过程，以确保对管理体系的有效性进行信息沟通。

2、适用范围：本程序适用于公司内各层次和职能间的内部信息沟通，以及与外部相关方联络的接收、文件化形成和答复等沟通。

3、定义：无4、管理职责：各部门负责对工作范围内相关信息的收集、整理、传递、沟通与保存，及相关紧急信息的处理。

体系专员负责质量管理体系各类相关信息的收集、整理、传递、沟通与保存5、工作程序：输入工作流程权责重点说明支持性文件输出（表单）公司生产、服务等活动的信息交流外部信息：a)政府部门、行政机构、上级主管部门发布的有关质量的政策法规、行政命令和指导性文件；b)质量技术监督部门、认证审核机构等监测或检查的结果及反馈的信息；c)国际、国家、地方或行业标准信息，如各种有关的产品标准、计量标准、行业规范等；d)来自外部相关反馈的质量信息及其投诉意见等，包括顾客、供方、服务方等；e)市场动态、竞争对手水平等；f)各部门直接从外部获取的有关产品方面的信息。

内部信息：a)本公司质量管理的宗旨和方向，包括质量方针、质量目标和指标；b)本公司体系、过程和产品方面的信息，包括人员状况、资金、成本和风险；设备和工作环境方面的信息；c)各种证据笥和结论性信息，包括检验监测记录、内部审核报告、管理评审报告、质量目标完成情况报告、质量成本分析报告、顾客满意度评价报告、产品质量综合分析报告等；d)不合格和潜在不合格方面的信息，包括各种不符合报告、不合格品分析以及纠正和预防措施信息分类AA等；e)内部员工的经验交流和合理化建议等；f)其他内部信息。

信息交流控制程序1.目的规定公司在产品与管理体系方面与顾客、供方及其他相关方（如政府部门、认证机构、公司周边相关）的信息沟通的接受、传递、处理及反馈，以确保信息交流的顺畅。

2.适用范围适用于本公司产品及管理体系等信息交流的管理。

3.职责3.1技检部负责内、外部质量、环境信息的收集、传递、交流以及处理与答复。

3.2业务部负责安全及社会责任方面信息的收集、传递、交流以及处理与答复；并且作为公司对外窗口协助3.1技检部的职责内容。

3.3各部门负责工作范围内信息的收集和传递。

3.4管理者代表负责内/外部审核、管理评审及体系管理相关信息的处理与答复，并对公司信息的传递和处理进行监督。

4.工作程序4.1信息的分类及职责归属：4.2信息交流的方式信息可采用口头、书面资料、记录、会议、电子媒体、通讯等方式予以传递。

4.2.1外部信息的交流：职责部门接受信息后，登记于《外来文件接受登记表》，通过管理会议，电话传达的方式传递信息；需要内部书面传达信息有职责部门发行《信息交流单》予以传达；需要予以培训信息召开培训会议，并制作《培训记录表》作好记录；如问题重大，职责部门向管理者代表报告，并按照《纠正和预防措施控制程序》对纠正或预防措施的有关信息提交管理评审。

4.2.2内部信息的交流：日常信息有各部门按相关文件的规定收集并传递。

内部会议有组织部门负责编制《会议记录》通过会议传达传递信息；公司需要将质量、环境方针与环境重要因素对相关方进行传达与交流时有技检部记录《文件发放、回收登记表》并发行传递；异常的不符合或潜在的不符合信息，有发现这填写《信息交流单》交责任部门处理；4.2.3信息的记录和保管各部分按照职责归属做好信息的记录与保管，具体按照《记录控制程序》处理。

5.相关程序与文件记录《记录控制程序》《纠正和预防措施控制程序》《外来文件接受登记表》《文件发放、回收登记表》《信息交流单》《培训记录表》《会议记录》。

SMS信息交流程序0 修改记录1目的本程序旨在确保船上人员能够获得用他们懂得的语言所编写的有关安全管理体系(SMS)的各种信息，确保与SMS有关的所有人员对SMS信息充分理解。

2 适用范围本程序适用于公司安全管理体系各部门和船舶对SMS各种信息的传递和熟悉。

3 职责3.1 NSM办公室：负责收集SMS的信息，并据信息内容制定相应的措施。

3.2 各职能部门：.1协助NSM办公室收集与本部门有关的外部信息、情报。

.2 负责SMS信息的传递、记录并对收到的信息进行熟悉和执行。

3.3 船长：负责船舶SMS信息交流，组织船员学习，并落实在各项工作中。

3.4 二副协助船长对有关信息进行管理。

4 定义4.1 SMS内部信息:公司安全管理体系建立、运行、修改、保持以及审核等需交流的信息。

4.2 外部信息.1 国际国内标准化组织、国际海事组织、船舶检验机构、主管机关、海运行业组织等发布的有关公约、规定、规则、规范、指南等；.2 主管机关、船舶检验机构发布的有关法规、规范、通告、通函等信息或文件；.3 航海、轮机等专业技术杂志；.4 港口国检查方面的信息；5 实施步骤5.1 SMS外部信息处理5.1.1 NSM办公室应密切注意国内安全管理新动向，收集有关外部信息。

5.1.2 各职能部门也应主动收集与本部门有关外部信息并报NSM办公室。

5.1.3 NSM办公室对收到的外部信息按表格P05-01进行登记，对于需要传递的信息，应根据其性质确定发放范围，并经NSM办主任批准后予以发放。

5.1.4 对于新发布或新修改的有关规则规定, 应纳入受控文件的,应按《SMS文件控制程序》要求，配给受控文件编号, 修改文件总清单, 发放有关部门和船舶。

5.1.5各职能部门/船舶对收到的外部信息应及时签阅或按《SMS人员培训程序》要求组织学习, 以便使各有关人员能够充分理解信息的内容, 并在工作中落实信息要求。

5.1.6 船舶应长期保存外部信息, 对于航海、轮机等专业技术杂志应由二副按表格P05-03要求登记，并置于公共场所，供大家阅读。

信息交流与沟通控制程序1 目的建立有效的信息交流与沟通渠道，确保内、外部信息得到及时、有效地传递和交流。

2 范围本程序适用于公司有关环境与职业健康安全内、外部信息的收集、处理、反馈以及与外部相关方的信息交流。

3 术语和定义本程序无新术语。

4 职责4.1 管理者代表4.1.1 负责协调处理环境与职业健康安全重要信息。

4.1.2 负责环境与职业健康安全重要信息与外部（包括上级主管部门、新闻媒体）的沟通与交流。

4.2 员工代表负责收集员工职业健康安全方面的意见和建议，并及时将有关信息反馈到公司工会。

4.3 人事部4.3.1 负责将员工代表反映的意见和建议进行收集、汇总，报管理者代表或行政部协调处理。

4.3.2 参加职业健康安全方面问题的协调、处理。

4.4安保部负责对上级或地方主管部门有关环境与职业健康安全方面的文件进行收集、传递。

4.5 各相关职能部门负责本部门职责范围内环境与职业健康安全方面信息的收集和交流，并及时将有关信息反馈到各对口管理部门。

5 工作流程5.1 信息的分类5.1.1 外部信息a）上级主管部门下发的文件、检查或监测结果；b）各相关职能部门接收到的有关法律法规和其它要求；c）来自相关方（如供方、工程合同方、社区居民等）的投诉、抱怨；d）其它外部信息，如各相关职能部门直接从外部获得的有关环境、健康安全等方面的信息。

5.1.2 内部信息a）公司环境与职业健康安全方针完成情况和管理体系运行情况；b）环境与职业健康安全目标、指标和管理方案完成情况及检查结果；c）环境与职业健康安全监测和测量结果，内部审核报告以及事故、事件、不符合、纠正和预防措施等；d）其它内部信息，如员工建议等。

5.2 外部信息的传递与沟通方式5.2.1 公司安全保障部将接收到的上级主管部门有关环境与职业健康安全方面的文件进行编号，填写“公文处理签”，呈报公司主管领导审批后，下达到各责任部门。

5.2.2 法律法规、标准类资料信息由相关职能部门负责收集，传递到行政部。

信息交流与沟通控制程序文件编号：1 目的为了保证公司质量、环境管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。

2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系信息交流的传递和处理。

3 职责3.1 交流、沟通工作由总经理、管理者代表、总经理办公室、综合部等各部门负责实施。

3.2 总经理办公室牵头管理内外交流沟通过程。

3.3 各部门3.3.1 负责来自于公司内外部的有关质量、环境的信息的接收、处理、应答、回复。

3.3.2 规定交流的方式并予以实施，并对处理结果进行确认。

3.3.3 必要时形成记录，进行统计分析并报告。

4 程序4.1 内部沟通4.1.1 沟通内容a) 正常信息，如方针、目标指标、检查监测记录、重要环境因素、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。

b) 不符合、潜在不符合信息，如内审、外审中的不符合报告、纠正和预防措施处理记录等。

c) 合规性评价的信息。

d) 紧急信息，如发生火灾等。

e) 满足顾客和相关方要求的重要性，法律法规要求的重要性。

4.1.2主要沟通方式a) 部门间的沟通：①公司定期召开部门经理办公例会。

会议应包括各部门负责人介绍上月的体系运行状况，并每月报告本部门的目标指标情况，必要时在统计分析的基础上采取了纠正措施和预防措施。

②有文件规定的，按规定方式进行沟通。

③电子邮件、口头沟通等。

b) 自上而下的沟通：①公司每周一召开晨会，内容应包括及时通报有关顾客和其他相关方要求、法律法规要求（特别是相关要求发生变化时），有关领导关于质量和环境管理体系的指示和要求。

②总经理通过定期召开的部门经理办公例会，提出关于质量和环境管理体系的指示和要求。

③总经理通过体系文件的发布，规定各部门和子公司负责人的职责和权限。

④管理者代表不定期通过内部简报、宣传栏等方式，以提高员工关注顾客的意识及满足法律法规要求的意识。

c) 自下而上的沟通：①各部门通过定期召开的部门经理办公例会，向总经理汇报体系运行状况和改进需求。

信息交流控制程序1.目的建立有效的信息交流机制，保证员工充分参与质量、食品安全事务的管理，保证公司内外部质量、食品安全信息得到及时、有效的交流。

2.适用范围适用于本公司内外部质量、食品安全信息交流的管理。

3.职责3.1品牌宣传部对信息的传递和处理进行监督。

3.2质量技术部负责质量、食品安全内外部信息的传递、处理、并做好信息的汇总、保存工作。

3.3 企业管理部负责紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等信息的收集、传递、处理等工作。

3.4各部门负责工作范围内对应相关方的信息传递和收集。

4.工作程序4.1信息分类4.1.1外部信息（1）食品药品监督管理局、产品检查机构、质量技术监督局、检验检疫局、认证机构等检查或检测的结果及反馈的信息。

（2）市场动态：顾客（包括经销商）的要求（包括与顾客沟通产品信息、顾客抱怨的处理、合同订单的处理）；同行业技术信息和专业会议信息（包括竞争对手的产品信息和技术信息）。

（3）相关方反馈的信息及其投诉。

相关方指顾客、供应商、物流公司、社区居民、媒体等。

（4）政策法规、标准类信息（如法律、法规、条例、标准等）。

（5）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、食品安全等方面的信息。

4.1.2内部信息4.1.2.1内部日常信息，指正常情况下的各类信息，包括各类变更。

4.1.2.2内部异常突发信息，指活动中发生偏离的信息，如不符合信息。

4.1.2.3紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵、食品召回等紧急情况。

4.1.2.4下列变更信息应及时传递给质量技术部，以便将这些信息体现在质量、食品安全管理体系的更新上，以保持质量、食品安全管理体系的有效性，这些变更信息包括但不限于以下方面：（1）产品或新产品（2）原料、辅料和服务（3）生产场所、设备位置、周边环境（4）清洁和卫生方案（5）包装、贮存和分销系统（6）与食品安全危害和控制措施有关的知识（7）组织遵守的顾客、行业和其他要求（8）来自外部相关方的有关问询（9）表明与产品有关的食品安全危害的抱怨（10）法律法规要求、职责和权限的分配（11）影响食品安全的其他条件（12）财务纳税及合同履约的情况（13）其他内部信息（如员工的建议）4.2信息的交流4.2.1信息交流的渠道与方式（1）内部信息交流主要通过文件发放（如质量手册、程序文件的发放及各类文件信息的网发）、电话、传真、邮件、会议（如晨会、员工大会等）、公告、意见箱、公司多媒体平台等方式。

信息交流沟通控制程序1 目的通过实施本程序，明确公司内部质量/环境/HACCP体系涉及的各部门人员及外部信息交流的畅通，以确保顾客与产品质量要求有关的需求和期望得到充分满足，并使顾客满意。

2 适用范围适用于公司管理层及各部门人员相关信息的内、外部交流及顾客沟通。

3 职责3.1 品管部负责监控本程序的执行；负责与各级食品安全主管部门进行外部沟通。

负责法律法规的收集、保存。

负责从国家政府部门或协会收集获取有关产品安全方面的信息以及收集公司内部有关产品安全方面的信息；负责组织对各方反馈回来的有关产品安全方面的信息进行讨论分析；3.2 销售部负责外部市场和客户信息的搜集、传递和答复；3.3 材料采购部负责采购信息收集。

3.4 材料采购部、销售部负责向承运方及客户发出《相关方告知函》，施加环境保护方面的影响。

3.5 行政人事部负责受理内部报告。

4 程序4.1内部沟通4.1.1最高管理者的内部沟通4.1.1.1总经理通过定期召开的高层管理会议、公司例会，与各部门负责人就实现质量目标、食品安全、生产过程、采购、销售、技术、基础建设等方面进行沟通，达到不断改进的目的。

4.1.1.2总经理通过召开的管理评审会议，与各部门负责人就环境、质量、食品安全体系的运行进行交流，确保能获得体系的变更信息，保持体系的持续更新和有效性。

4.1.1.3 利用员工满意度调查、员工合理化提案和持续改进项目等机会与员工进行沟通使员工与公司高层之间达成默契和理解。

4.1.1.4 行政管理部记录会议内容并形成决议，经总经理核定后，分发给各部门。

4.1.2各部门的内部沟通4.1.2.1各部门每周定期召开周例会，对上一周工作达成状况总结及本周工作安排，并做到上传下达。

4.1.2.2各部门内部不定期的会议，或者通过交接班，对生产运行情况进行沟通，保证生产运行过程中的食品安全问题能够被提出，必要时形成会议记录。

4.1.2.3各部门、各车间之间进行信息传递和交流，属简单容易处理的事宜可以用口头方式、微信等方式沟通;属较重要的事宜可以用电话或邮件的形式沟通，但书面沟通必须确保相关信息能及时和有效地传递，并追踪其有效性，以免贻误处理问题的时机。

文件名称: 信息交流控制程序第 1 页共 3页1.0目的为建立正确、及时、高效、畅通的信息反馈机制，促进内部各层次和职能间的信息交流，以及与外部相关方的信息交流，从而增进理解和提高信息交流的有效性。

2.0 适用范围适用于公司内部各层次和职能间的信息交流，以及与外部就环境相关事务的交流。

3.0 定义无。

4.0 职责4.1行政部：负责与政府部门联络，并处理外部相关方的投诉，同时负责协调公司内各部门及各层次之间的交流；4.2管理者代表：环境管理体系的对外联络事宜；4.3采购组：负责供应商的信息交流和联络；4.4进出口部：负责与客户的信息交流和联络；4.5各部门责任人：负责向本部门传达管理体系要求，并向行政部反馈实施运作情况；4.6全体员工：均有责任报告管理体系运行中的不符合并提出改善建议和要求。

5.程序细则5.1顺畅而有序的信息交流是管理体系有效运作的必要条件，行政部建立公司双向沟通的相关材料。

5.2信息包括内部信息和外部信息。

5.2.1内部信息的内容包括：A.各部门环境因素变化的信息；文件名称: 信息交流控制程序第 2 页共 3页B.各管理过程中的监测结果、内审、管理评审及纠正与预防措施的执行情况；C.公司的环境方针；D.其他的内部信息。

5.2.2外部信息的内容包括：A.供应商/分包方；B.客户市场；C.其它相关方；5.3信息交流的传达方式5.3.1内部交流的传达方式：A、各种会议的传达和交流；B、意识教育与岗位培训；C、宣传栏和宣传画报；D、面谈、传真、电话、邮件沟通等。

5.3.2外部交流的传达方式：A、公司设立内外部联络电话、网站；B、调查报告及往来信函、传真件；C、对外提交的报告、社区会议。

5.4信息交流的接收和处理5.4.1内部信息交流的接收和处理5.4.1.1内部由上而下的信息通过文件、会议、培训等方式传达至全体员工，各部门之间的信息交流必要时由行政部进行协调并形成记录报告。

5.4.1.2 管理者代表按程序文件的规定将环境方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、管理评审结果、对不符合项信息的纠正情况传达到各个职能部门；5.4.1.3 行政部将更新的法律法规和其他要求等信息传达到相关的部门；5.4.1.4 各部门依据相关文件规定直接收集并传递日常环境信息；5.4.1.5 紧急环境信息由发现部门迅速传递给行政部并组织处理；5.4.1.6 其他内部信息由提供者直接反馈给相关部门组织处理。

信息沟通控制程序
1．目的
为了及时、准确地收集、传递及反馈与产品质量安全有关的信息，做好信息的管理，特制订本程序。

2．适用范围
适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方面的信息交流。

3.职责
3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。

3.2 管理部负责统筹公司对内、对外有关产品质量、安全的信息收集、传递和处理，负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。

4.工作程序
4.1 信息的分类
4.1.1 外部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输
（1）质量技术监督局、环保局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信
息；
（2）政策法规标准类信息，如食品安全卫生、食品法律法规、条例、标准等；
（3）来自顾客和供方与产品质量安全有关的信息等。

4.1.2 内部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输。

物业管理手册:信息交流控制工作程序物业管理手册：信息交流控制程序1、目的为保证环境管理体系内、外部信息交流渠道的畅通，及时答复和处理涉及重要环境因素的外部信息，特制定本程序。

2、范围本程序适用于公司的内、外部各类环境信息的传递和处理。

3、职责3.1品质部是环境信息管理的归口部门，负责内、外环境信息的传递与处理。

3.2品质部及各物业服务中心负责对相关方环境信息的收集和处理。

3.3各部门负责工作范围内环境信息的传递和交流。

4、程序4.1环境信息内容与分类4.1.1内部信息a)正常环境信息，如环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核、管理评审以及体系正常运行时的信息；b)环境因素更新信息；c)法律法规跟踪信息；d)不符合纠正信息；e)环境事故或紧急情况信息；f)其它内部信息，如员工的建议和抱怨等。

4.1.2外部信息a)地方环保局和环保监测机构检查或监测结果；b)相关方反馈的信息及其投诉；c)认证机构审核信息；d)同行业环境和技术方面的信息；e)就重要环境因素与外界交流的信息；f)其它外部信息，如环境管理和环保治理技术等方面的信息。

4.2内部信息的收集与处理4.2.1正常信息的交流a)品质部按照程序文件的有关规定传递环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核和管理评审等信息。

b)各部门依据相关文件规定收集并传递正常信息。

4.2.2环境因素更新信息的交流，执行《环境因素识别和评价控制程序》。

4.2.3法律法规跟踪信息的交流，执行《法律法规和其他要求控制程序》。

4.2.4不符合纠正信息的交流，执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。

4.2.5环境事故或紧急情况由发现部门及时传递给品质部或礼兵部，应急处理执行《应急准备和响应控制程序》。

4.3外部信息的收集与处理4.3.1品质部负责接待地方环保局、监测站和其它上级单位的环境检查，收集有关信息，并传递给相关部门；当检查或监测结果出现不符合情况时，执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。

信息交流与沟通控制程序1 目的规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。

2 适用范围适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。

3 职责3.1 体系部负责组织、协调质量管理相关信息的交流和沟通。

3.2 综合办负责组织、协调环境管理相关信息的交流和沟通。

3.2 各部门及时传递并沟通各信息。

4 工作程序4.1 信息交流的基本原则信息交流的渠道、方式、内容，应有助于公司管理体系有效性、管理效率的提高，有助于增进与相关方的共识和/或满意程度。

4.2 内部沟通4.2.1 应纳入沟通范畴的主要事项1）政策要求：包括法规、相关方及公司的政策、要求，如法规、标准、制度等；2）运行信息：包括体系运行、各项工作进展及结果、各类审核/检查/检验结果等；3）辅助信息：有肋于政策理解与实施、有助于优化运行过程和结果的其他信息。

4.2.2 沟通范围：公司各层次的纵向沟通、各职能部门的横向沟通。

4.2.3 沟通权责：责任部门/人员均有适当的信息通报义务和适当的信息查询责任。

4.2.3 沟通方式1）口头/书面报告，适用于任何职能、层次；2）部门文件发布、会议/培训召集，适用于职能部门及其以上管理层次；3）跨部门或公司级文件发布、会议/培训召集、宣传资料等，需经总经办或总经理组织、批准或授权。

4）其他：各级文件中有规定的，按规定实施，如相关记录、报表、报告的传递等。

注：《信息交流与沟通记录表》是公司内部沟通的通用书面格式。

4.2.2 沟通过程的控制1）信息通报/报告（信息拥有部门/人员）识别通报内容与对象——确定通报方式——实施通报，传递相关信息2）信息查询/质询（信息需求部门/人员）识别查询内容与对象——确定查询方式——实施查询，获得相应信息4.3 外部信息的接收与回应1）外部信息，专指与管理体系运行及其绩效有关的来自相关方的信息。

2）任何部门/人员对接收的外部信息（包括口头、书面），均应及时向责任部门负责人或直接责任人通报，具体按内部沟通方管理要求实施。

对外对内信息沟通交流控制程序规定在现代企业中，信息沟通交流是一个重要的方面。

它涉及到企业内部和外部的信息流通，例如企业内部员工之间的沟通、跨部门沟通、与客户之间的沟通等。

信息沟通交流的重要性不言而喻，因为它影响着企业的生产效率和利润。

因此，在企业建立一套信息沟通交流控制程序是至关重要的。

下面是一份对外对内信息沟通交流控制程序的规定：一、内部沟通交流控制程序1. 建立有效的沟通渠道：企业应为员工建立内部沟通渠道，包括公司内部邮件系统、企业社交网络、在线聊天等。

2. 沟通会议：企业应定期召开会议与员工沟通交流，知晓他们的想法、需求和疑虑。

3. 沟通培训：企业应定期为员工提供有效沟通培训，以提高他们的沟通技能、提高员工间间的沟通效率。

4. 沟通记录：企业应在企业内部通讯系统中建立沟通记录，以避免交流信息被遗漏。

5. 沟通反馈：企业应建立一个能够收集员工反馈和建议的系统，以便及时了解员工的意见和想法，并能够作出必要的调整。

二、外部沟通交流控制程序1. 建立专门的团队：企业应建立一个有经验的沟通团队，负责处理与客户、供应商、合作伙伴之间的沟通，以达到沟通交流的快速和高效。

2. 严格控制对外沟通范围：企业应确保仅有经过授权的公司代表与客户进行沟通，以避免内部信息泄漏。

3. 统一对外口径：企业应通过组织专业培训和资源共享，确保企业代表以相同的文化背景和专业知识参与客户沟通交流，以确保团队协作性和客户服务的高效。

4. 面对面的沟通：在数字化时代，贴近客户的面对面沟通交流变得更加重要。

企业应研究并分析客户的需求，介绍企业的产品和服务。

5. 沟通反馈：企业应建立回馈通道，定期向客户发送评估调查问卷，以获取客户关于产品或服务方面的反馈。

以上是一份关于对外对内信息沟通交流控制程序规定的建议。

企业可以根据自身实际情况对程序进行个性化的调整和改进。

不论使用何种程序，这些规定都应该成为企业日常工作中必不可少的工具，以确保企业内部和外部的沟通交流顺畅、高效和透明。

沟通、参与和协商控制程序EOP-05编制人：日期：审核人：日期：批准人：日期：1.0 目的建立和规范内外协商与沟通行为，及时、准确地收集、传递及反馈有关OHS信息，确保OHS管理体系的有效运行。

2.0 适用范围适用于与公司环境/职业健康安全方针有关的环境/职业健康安全信息传递、沟通和协商。

3.0 职责3.1.行政部负责环境/职业健康信息交流的归口管理，公司外部环境/职业健康信息沟通以及公司职业健康安全管理体系运行中环境/职业健康信息的收集、分析处理和传递；有关环境/职业健康安全第三方审核及结果，内部审核、管理评审及结果信息的收集、分析处理和传递；负责环境/职业健康安全监测信息的收集和传递。

3.2.行政部文控负责通过公文的收发实施和上级公司及地方政府的文件往来。

3.3.各处室（单位）就本处室（单位）环境/职业健康管理工作进行上下信息的沟通和分析处理。

3.4工会负责向管理层传递员工意见，代表员工参与和协商安全有关事务。

4、程序→→4.1.信息收集4.1.1.外部信息包括：a) 有关环境/职业健康的法律法规、管理条例和标准等信息。

b) 地方政府行政主管部门和上级公司发布的规定、要求等信息。

c) 外部对公司进行的环保和安全检查结果的信息。

d) 来自顾客等相关方的信息。

4.1.2.内部信息包括：a) 环境/职业健康管理体系运行信息,包括方针、目标、管理实施方案、培训、测量、内审和管理评审等信息。

b)生产作业场所和活动中的隐患，评价出的环境/职业健康风险及风险控制措施等。

c)公司内部有关管理制度，员工提出的有关环境/职业健康的建议和要求的信息。

d)公司领导意图贯彻及职能部门之间的联系和沟通的信息。

e)应急准备和响应措施计划。

f)环境/职业健康绩效监视和测量的结果。

g)组织机构变化情况。

各部门（单位）按职责分工进行与实施职责相关的信息的收集和整理。

4.2.沟通和协商4.2.1.通过信息的传递进行沟通和交流。

可采用口头、电话、电子邮件、书面报告、会议等多种形式沟通和传递信息。

信息交流控制程序1. 目的保证信息的收集、传递、分析、处理、归档等按规定方法和程序进行，提高信息的时效性。

2．范围适用于本公司内、外部信息的管理。

3．职责3．2 各部门负责本部门工作范围内信息的传递与收集。

3．3行政部负责和客户进行信息交流3．4 行政部负责与政府环保部门相关方信息的接受、传递和处理，并负责与工程承包方、废弃物处置方进行信息交流。

4．内容4．1 信息分类、来源。

4．1．1 外部信息A．产品检查机构、质量技术监督局、出入境检验检疫局、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。

B．上级环保主管部门要求C．客户的要求，当地居发或社区的投诉抱怨及希望D．公司向外传递的各种资讯如组织的环境方针、质量方针，对相关方的要求，紧急状态下和外部的联系等E．市场动态，包括产品，技术动态。

F．法律、法规、条例、产品标准等。

G．其他外部信息。

4．1．2 内部信息A．生产过程情况、产品检查情况、体系运行情况、方针目标的实施情况等。

B．紧急信息，如出现突发事故等。

C．其他信息，如员工建议等。

4．1．3 信息可通过已有的记录、书面资料（报告）、讨论交流、电子媒体、通讯等方式传递。

4．2 信息的收集和处理。

4．2．1 外部信息的收集与处理A．行政部负责产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等监测或检查结果及反馈信息的收集，法律法规、标准类的资料和信息也由行政部收集，并负责传递到相关部门。

C．市场信息、顾客满意和不满意信息、客户投诉处理信息由工程部和行政部收集，具体规定见《顾客满意度评估程序》、《顾客投诉处理程序》。

D．供应商及其提供产品能力的信息由采购部收集，并传递给有关部门。

E．来自政府部门的要求，当地居民或其他相关方的抱怨或投诉由行政人事部接收和处理。

F．消防事故和危险废弃物处置由行政人事部按《消防应急预案》和《固体废弃物控制指引》等文件要求与外部进行沟通4．2．2 内部信息的收集和处理。

A．各部门依相关文件规定对日常信息进行收集并传递。

信息沟通与交流控制程序1.目的建立有效的信息沟通与交流机制, 确保员工充分参与质量、环境、职业健康安全事务的沟通与管理, 确保及时、准确地收集、传递及处理有关的信息, 保障本组织管理体系运行过程中信息资源的有效利用。

2.适用范围本程序适用于本组织内部信息的沟通、外部各方的信息交流, 以及本组织内职业安全健康的内部协商。

3.职责3.1 品质部负责内部各部门间质量信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关质量要求信息的接收与处理。

并检查相关部门内外部质量信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。

3.2 生产部负责内部职业健康安全信息的收集、传递、处理, 并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。

3.3 人力资源部负责内部各部门间环境信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关环境要求信息的接收与处理。

并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。

3.4 人力资源部负责组织职工代表、女工代表参与本组织有关职业健康安全方针、目标、制度、风险辨识结果的评审、监督等工作及外部相关方职业健康安全要求的接收、处理。

3.5 市场部负责就合同签订前期、履行中有关招投标、合同相关事宜以及合同履行后的售后服务工作与顾客进行沟通与交流；3.6 各部门负责与本部门有关的各类信息的接收、传递、处理、反馈, 信息传递要及时、准确。

4.信息交流工作程序4.1 信息内容: 包括内部信息、外部信息。

4.1.1 内部信息:a）质量、环境、职业健康安全管理体系方针传达至全体员工；b）目标、指标和环境、职业健康安全管理方案的细化和指令的传达；c）适用的法律、法规与其他要求信息；d）运行控制信息, 包括产品质量、环保、职业健康安全方面；e）职责和权限的信息；f）内部的培训信息；g）不符合与纠正措施的信息；h）内审及管理评审信息。