会议接待-物料流程

精心整理
会议接待流程及准备工作
一、会议前期工作
1、根据客户的要求，作出初步计划和建议书，安排好客户考察，踩线的接待工作，协调有关关系。

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3、接待标准：（1）提前举牌候客。

（2）接待人员规范服务。

（3）重要客户、领导由公司老总进站台或机场鲜花接送，必要时请相关领导和媒体出面迎送并警车开道。

（4）24小时服务。

三、报到、返程服务
1、选派一名优秀工作人员随会务组协助报道工作；
2、提前做好返程票源的准备工作，并准备酒店功能表，火车、飞机时刻价目表，返程票预订建议书。

3、所有客房提前摆放鲜花、水果、会务组的祝福卡。

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五、财务服务
1、公司选派一名财务人员具体协助会务财务工作；
2、协助会务组及时清理，互签用房、用餐、用会议室等酒店消费情况，精打细算，节约开支。

六、酒店服务
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七、保安服务
1、酒店内部保安按酒店要求，加强警卫，确保会议期间汽车进出通畅，人身财产绝对安全。

2、旅游期间根据需要可安排警车开道，重点领导可安排全程贴身护卫。

3、接送站及推荐的社会娱乐场所，提前做好安全警卫工作。

4、公司选派一名从事过军警工作的同志负责保卫协调工作。

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会务接待流程及制度范本一、会务接待目的为确保会议的顺利进行，提高会议质量，树立公司形象，规范会务接待工作，制定本制度。

二、会务接待原则1. 热情周到：对参会人员要热情、礼貌、周到，提供优质服务，确保会议满意度。

2. 细致严谨：会务接待工作要细致、严谨，确保会议各项安排准确无误。

3. 高效运作：会务接待要高效运作，确保会议进程顺利，各项活动按时完成。

4. 节约成本：合理使用资源，控制接待费用，力求会务接待成本最小化。

三、会务接待流程1. 会议筹备阶段：（1）明确会议主题、目的、规模、日期、地点等信息。

（2）制定会议方案，包括会议议程、演讲嘉宾、参会人员等。

（3）根据会议规模和参会人员需求，提前预订会议室、酒店、餐厅等。

（4）制作会议通知，明确参会人员、会议时间、地点等信息，并发放通知。

（5）收集参会人员回执，确认参会人数、住宿需求等。

2. 会议报到阶段：（1）设立接待台，安排专人负责接待工作。

（2）为参会人员提供签到、领取会议资料、疑问解答等服务。

（3）协助参会人员安排住宿、交通等事宜。

3. 会议举行阶段：（1）确保会议室环境整洁、设备齐全、信号畅通。

（2）协助会议主持人做好会议开场、环节过渡等工作。

（3）保障会议用餐、茶歇等服务质量。

（4）处理会议期间突发事件，确保会议顺利进行。

4. 会议结束阶段：（1）协助会议主持人做好会议总结，收集参会人员反馈意见。

（2）安排参会人员离店、交通送站等服务。

（3）整理会议资料，进行会议总结报告。

四、会务接待制度1. 接待人员职责：明确接待人员职责，确保接待工作到位。

2. 接待标准：根据会议性质、规模、参会人员身份制定合理的接待标准。

3. 接待费用控制：合理预算接待费用，力求成本最小化。

4. 接待流程规范：按照会务接待流程规范操作，确保会议顺利进行。

5. 接待质量监控：对会务接待工作进行全程监控，提高接待质量。

6. 接待应急预案：针对可能发生的突发事件，制定应急预案，确保会议平稳度过。

会议接待服务流程
一、会议接待程序：
1、了解会议的时间、地点、人数、性质及会型等。

2、接待会议后由客房部和餐饮部按要求各负其责。

二、会议前的准备：
1、客房部将所有房间、过道、公共卫生区进行彻底清扫、消毒，做到无尘、无异味、无虫。

2、餐饮部将厨房、餐厅进行清扫、消毒，保证食材的安全。

3、会议室的布置，严格按要求布置好会场摆放好物品，备好茶水、矿泉水、投影仪、话筒、演讲桌。

三、会议准备程序：
1、会议室灯光及设施设备提前30分钟进行检查。

2、接待服务人员提前30分钟在会议室及电梯口迎接客人。

3客人到达时，服务人员引领客人入会场并送上茶水。

4、贵宾到达后1分钟内送上香巾、茶水。

5、所有会议室备足茶水、纸笔及椅子。

6、所有茶具消毒后方可使用，确保卫生质量。

7、确保茶具、烟灰缸等物品齐全、清洁、无污渍、无破损。

8、香巾消毒。

9、根据需要备好签到桌、座牌、白板、投影、幕布、话筒、火柴等。

10、会议开始后，尽量避免打扰客人，一般会员可以间隔20-30分钟添加茶水一次，并注意在更换烟灰缸时正确使用托盘。

11、会议结束时，服务人员应及时打开会员室的门，面带微笑站在门口内测，客人离开会议室时，礼貌道别并引领送别客人。

四、会议费用结算：
会议结束后，根据前台登记入住人数、房间数、入住天数、餐饮挂账金额、会议室使用费用及其他费用单汇总，双方确定后开具发票，结算完毕。

公司会议接待流程1.提前准备在会议日期确定后，接待人员需要提前进行准备工作。

首先，确定会议的规模和参会人员的信息，包括姓名、职位、所属公司等。

然后，准备会议所需的基本设施和物品，如会议室、投影仪、饮用水、笔记本、文件夹等。

根据参会人员的要求，还需要准备餐饮和住宿的安排。

2.制定接待计划根据会议的具体情况，制定接待计划。

接待计划应包括接待时间、地点、接待人员、接待形式等内容。

同时，还需要安排接待人员的工作时间和工作内容，并进行分工。

3.接待人员的培训在接下来的时间里，接待人员需要进行培训，熟悉会议的相关信息以及接待流程。

培训内容包括了解公司的背景、认识重要客户、学习礼仪和沟通技巧等。

4.到达接待点在会议开始前，接待人员需要提前到达接待点。

接待点可以在公司大厅、会议室门口或指定接待区域。

接待人员需要穿着得体，仪表整洁，面带微笑，以待参会人员的到来。

5.参会人员的接待一旦参会人员到达接待点，接待人员应主动迎接。

首先，接待人员应向参会人员介绍自己的身份，并标识自己的姓名。

然后，询问参会人员的需求，如是否需要提供导览、接送行李等服务。

接着，引导参会人员进入会议室，并帮助他们就坐。

期间，接待人员应随时关注参会人员的需求并予以满足。

6.会议期间的服务在会议期间，接待人员需要提供各种服务和支持。

包括提供会议所需的设备和物品，协助解决问题和困难，提供会议资料和文件等。

同时，接待人员需要及时地向参会人员提供会议的相关信息和通知。

7.会后的离开当会议结束后，接待人员应主动跟随参会人员一同离开会议现场，并帮助参会人员收拾物品，如文件、笔记本等。

如果参会人员有个别需求，接待人员还可以提供一些离开会场后的指导和建议。

8.汇总总结会议结束后，接待人员需要对接待工作进行总结汇总。

包括参会人员的满意度调查、接待工作的不足和改进点的反馈、接待所需的费用和资源的使用情况等。

以上便是公司会议接待流程的简要介绍。

通过规范和细致的接待工作，能够提高公司的形象和服务质量，增加与参会人员的亲和力，达到顺利举办会议的目的。

办公室会务接待流程
办公室会务接待流程可以包括以下几个步骤：
1. 会前准备：确定会议的时间、地点、主题和议程，向相关部门发出会议通知，预订会议室和相关设备，准备会议所需的文件和资料。

2. 会议安排：确认与会人员的名单，并通知他们会议时间、地点和议程。

安排会议期间的茶歇和餐饮服务，确保会议室的设施和布置符合要求。

3. 会务接待：在会议开始前，安排接待处，负责接待与会人员，并提供必要的说明和文件。

为与会人员提供登记名册，并为他们分发会议资料。

4. 会议进行：在会议期间，保持会议室的秩序和设备的正常运作。

提供必要的服务，如音频设备、投影仪、演讲台等。

确保与会人员按时出席会议，并及时提供所需的文件和资料。

5. 茶歇餐饮：在会议期间安排提供茶歇和餐饮服务，确保与会人员有足够的休息时间和饮食供应。

根据会议的具体要求，提供相应的茶点和餐饮。

6. 会后整理：会议结束后，收集与会人员的反馈和意见，并整理会议记录和文件。

清理会议室和设备，确保会议室的整洁和设备的完好。

7. 结算收尾：核对会议开销，与相关供应商结算，并进行报销或付款。

整理会议相关的文件和资料，确保存档和归档的完整性。

根据需要，准备会议纪要和总结报告。

以上是一般办公室会务接待流程的主要步骤，具体流程可以根据公司的需求和实际情况进行调整和补充。

会议接待流程会前准备工作1、接到会议通知单后确认出席会议的人数，会议类型、名称，主办单位，会议日程安排,会议的宾主身份，会议标准，会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。

2、调配人员、分工负责.会前，会议主管要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工.使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工各自进行准备工作。

3、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求（签到台/椅、签到簿/笔、签到台高插花、会议桌、椅/椅套、台布、台裙、台卡、水杯/矿水、纸杯垫/杯盖、盖杯/茶叶、暖水壶、烟缸、毛巾/毛巾碟、纸/笔、银盆、皮垫、糖、鲜花和绿色植物）4、确认会议设备就位及清洁无污，如:舞台、讲台/讲台矿水及杯具、讲台花、激光笔、白板（红/蓝/黑3色马克笔)、投影屏幕、写字板。

调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调(22-24度，可灵活控制)、灯光开启（无瞎灯，可自由调节)5、核对会议横幅＆指示牌内容、时间同会议通知相符并放置指定位置.6、对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可根据客人要求现场改动。

客人现场布置提出合理改动要求时，服务人员要积极主动配合。

客人布场时提醒客人有损公司设施的粘贴物一律禁止使用（如：双面胶、钉子等）7、检查会场整体是否符合会议摆台标准:台面要整洁，台布、椅套、台裙要挺括无皱,各种用具干净、齐全，摆放符合摆台标准。

会议摆台标准:①茶水具a.茶具要求:第一，挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。

第二，茶具不得有破损,必须干净,每套茶杯下面要有垫盘.第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。

还要准备适量备用杯。

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水具要求第一，不用不保温的暖水瓶。

第二，暖水瓶一般3～4名与会人员配备1个。

第三，如果与会人数较多,或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。

c.茶叶第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。

会议接待工作流程第一篇：会议接待工作流程会议接待工作流程一、准备工作１、接到会议通知后，签领会议室钥匙，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求。

２、落实接站人员及车辆安排。

３、根据人数及要求确定会议的台型，也可根据要求布局。

４、根据要求可将所需的各种物品和设备如会议桌椅、台布、台裙、盖杯、开水、水果、茶叶、烟缸、小毛巾、纸笔、横幅、鲜花、绿色植物、引导牌、欢迎牌、会议主持台摆放到位。

５、按要求将所需设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机等会议设备。

６、会议开始半小时前各项准备工作到位。

７、检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具要干净、齐全、摆放到位。

８、根据会议将指示牌等放在指定位置。

９、开会前十五分钟，所有会议服务员检查仪容仪表各就其位、精神饱满。

二、会议中服务１、当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

２、先到达的客人入座后，提供茶水服务，会议人数到齐后送上小毛巾。

３、通常每半小时为客人更换烟缸、添加茶水、特殊要求可按客人要求服务。

４、会议期间，服务员站在服务指定区直至会议结束。

５、会议中间休息，尽快整理会场，补充和更换各种用具。

三、会议结束工作１、会议结束时，服务员站在门口，微笑向客人道别并请会务组有权签单人签单。

２、若有个别会议人员特殊情况未走，会议服务人员不得离开，应继续保持良好的服务。

３、待会议结束时，仔细检查会场，看是否有遗忘物品和文件，及其设备、设施是否有损坏，做好记录。

４、将会议用具设备、卫生整理好，清洁卫生按照清扫的基本要求进行，关闭空调、电灯、窗户、电源，锁好会议室。

５、无会议接待服务人员，按卫生清洁流程工作。

６、若有物品损坏及其他情况，要填写会议记录报告单。

７、做好钥匙交接。

第二篇：前台接待工作流程前台工作纪律标准工作纪律标准1、工作时间不准大声喧哗。

2、不串岗，不脱岗。

3、上班时间不准使用公司电话打私人电话及玩手机。

4、不双手抱臂或手插衣袋。

会议接待流程会前准备工作1、接到会议通知单后确认出席会议的人数，会议类型、名称，主办单位，会议日程安排，会议的宾主身份，会议标准，会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。

2、调配人员、分工负责。

会前，会议主管要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。

使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工各自进行准备工作。

3、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求（签到台/椅、签到簿/笔、签到台高插花、会议桌、椅/椅套、台布、台裙、台卡、水杯/矿水、纸杯垫/杯盖、盖杯/茶叶、暖水壶、烟缸、毛巾/毛巾碟、纸/笔、银盆、皮垫、糖、鲜花和绿色植物）4、确认会议设备就位及清洁无污，如：舞台、讲台/讲台矿水及杯具、讲台花、激光笔、白板（红/蓝/黑3色马克笔）、投影屏幕、写字板。

调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调（22-24度，可灵活控制）、灯光开启（无瞎灯，可自由调节）5、核对会议横幅&指示牌内容、时间同会议通知相符并放置指定位置。

6、对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可根据客人要求现场改动。

客人现场布置提出合理改动要求时，服务人员要积极主动配合。

客人布场时提醒客人有损公司设施的粘贴物一律禁止使用（如：双面胶、钉子等）7、检查会场整体是否符合会议摆台标准：台面要整洁，台布、椅套、台裙要挺括无皱，各种用具干净、齐全，摆放符合摆台标准。

会议摆台标准：①茶水具a.茶具要求:第一，挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。

第二，茶具不得有破损，必须干净，每套茶杯下面要有垫盘。

第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。

还要准备适量备用杯。

b.水具要求第一，不用不保温的暖水瓶。

第二，暖水瓶一般3～4名与会人员配备1个。

第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。

c.茶叶第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。

会议接待流程会前准备工作1、接到会议通知单后确认出席会议的人数，会议类型、名称，主办单位，会议日程安排，会议的宾主身份,会议标准,会议的特殊要求及与会者的风俗习惯.2、调配人员、分工负责。

会前，会议主管要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项,进行明确分工。

使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作,按照分工各自进行准备工作。

3、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求（签到台/椅、签到簿/笔、签到台高插花、会议桌、椅/椅套、台布、台裙、台卡、水杯/矿水、纸杯垫/杯盖、盖杯/茶叶、暖水壶、烟缸、毛巾/毛巾碟、纸/笔、银盆、皮垫、糖、鲜花和绿色植物）4、确认会议设备就位及清洁无污，如:舞台、讲台/讲台矿水及杯具、讲台花、激光笔、白板(红/蓝/黑3色马克笔）、投影屏幕、写字板。

调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调(22—24度,可灵活控制）、灯光开启(无瞎灯，可自由调节)5、核对会议横幅&指示牌内容、时间同会议通知相符并放置指定位置。

6、对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可根据客人要求现场改动.客人现场布置提出合理改动要求时，服务人员要积极主动配合。

客人布场时提醒客人有损公司设施的粘贴物一律禁止使用（如：双面胶、钉子等）7、检查会场整体是否符合会议摆台标准：台面要整洁,台布、椅套、台裙要挺括无皱,各种用具干净、齐全，摆放符合摆台标准。

会议摆台标准:①茶水具a.茶具要求:第一，挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。

第二,茶具不得有破损，必须干净，每套茶杯下面要有垫盘。

第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。

还要准备适量备用杯。

b.水具要求第一，不用不保温的暖水瓶。

第二,暖水瓶一般3～4名与会人员配备1个.第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。

c。

茶叶第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。

会议接待流程会前准备工作1、接到会议通知单后确认出席会议的人数，会议类型、名称，主办单位,会议日程安排,会议的宾主身份,会议标准，会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。

2、调配人员、分工负责.会前，会议主管要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工.使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工各自进行准备工作.3、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求（签到台/椅、签到簿/笔、签到台高插花、会议桌、椅/椅套、台布、台裙、台卡、水杯/矿水、纸杯垫/杯盖、盖杯/茶叶、暖水壶、烟缸、毛巾/毛巾碟、纸/笔、银盆、皮垫、糖、鲜花和绿色植物)4、确认会议设备就位及清洁无污，如：舞台、讲台/讲台矿水及杯具、讲台花、激光笔、白板（红/蓝/黑3色马克笔）、投影屏幕、写字板.调试好相关设备如:话筒、多媒体投影仪、音响、空调（22-24度，可灵活控制）、灯光开启（无瞎灯，可自由调节)5、核对会议横幅&指示牌内容、时间同会议通知相符并放置指定位置。

6、对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可根据客人要求现场改动。

客人现场布置提出合理改动要求时，服务人员要积极主动配合。

客人布场时提醒客人有损公司设施的粘贴物一律禁止使用（如：双面胶、钉子等）7、检查会场整体是否符合会议摆台标准：台面要整洁，台布、椅套、台裙要挺括无皱，各种用具干净、齐全，摆放符合摆台标准。

会议摆台标准:①茶水具a.茶具要求：第一,挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具.第二，茶具不得有破损,必须干净，每套茶杯下面要有垫盘。

第三，茶杯要按会议人数配放,每人一套.还要准备适量备用杯。

b.水具要求第一，不用不保温的暖水瓶.第二，暖水瓶一般3～4名与会人员配备1个。

第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便,可适当增加一些暖水瓶。

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茶叶第一,袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。