体系文件的重要性
提升管理技术水平的基础
• 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础 上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.
防止经验的流失
• 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导 致经验的流失,从而造成运作上的困难.
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体系文件的重要性
改善人际关系
• 用于工作的依据全部在书面有明确的指令,在执行上大大 减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机 会.
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体系文件的架构
工作指导书
• 工作指导书是工作的明确指示,它需详细叙述某一具体的 工作如何来执行和操作,很多公司亦称为工作指引或作业 标准。
表单
• 格式化的记录清晰明了,易于保管,所以在编撰文件时, 就应适当的设计用以做记录的表格,值得注意的是大量的 或设计复杂的表格会令工作复杂化,降低效率,所以设计 表格应力求共用,在表达明白的前提下,精简填写的项目 和内容。
程中扮演着相当重要的角色:
• 符合标准要求
在ISO9001和ISO14001的标准条文中,均要求组织“建立并保持 书 面的体系,以全面满足此标准的要求”.
• 工作的依据
建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和 稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致 的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠21明
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文件的内容
参考文件资料
• 用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时,最好 将文件的编号同时附在文件名之后会易查找,但是不可将文件 版本附上.
附件
• 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所 有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后,但是也 不可以附版本.