- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
体系文件的重要性
提升管理技术水平的基础
• 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础 上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.
防止经验的流失
• 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导 致经验的流失,从而造成运作上的困难.
22
体系文件的重要性
改善人际关系
• 用于工作的依据全部在书面有明确的指令,在执行上大大 减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机 会.
8
体系文件的架构
工作指导书
• 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的 工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业 标准。
表单
• 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时， 就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的 或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计 表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目 和内容。
程中扮演着相当重要的角色：
• 符合标准要求
在ISO9001和ISO14001的标准条文中,均要求组织“建立并保持 书 面的体系,以全面满足此标准的要求”.
• 工作的依据
建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和 稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致 的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠21明
13
文件的内容
参考文件资料
• 用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时,最好 将文件的编号同时附在文件名之后会易查找,但是不可将文件 版本附上.
附件
• 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所 有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后,但是也 不可以附版本.
以上是一份文件的完整结构,但是并非所有的文件都应依循 此固定的结构,鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不 适用的项目,但是为了整齐亦可统一文件结构.
14
文件的内容
一个完整的文件还应该包括:公司名 称、文件名称、文件编号、版本号/ 修订状态、正文、页码/页数、编制 、审核、批准、日期等内容。
15
文件的分类
体系文件
参考 文件
暂时有效 参考使用 用完即废
受控 文件
受版本版次更 改限制。由文
控中心负责
外部文件 客户资料 国家标准 国际标准 行业标准
25
青梅煮酒论英雄－谁与争锋
26
要善于模仿
27
文件的审核、批准权限
文件类别 手册
程序文件 作业指导书 质量检验标准 工程图纸 记录表格
****有限公司文件核准权限
编写
审核
批准
管理者代表
总经理
描述体系结构---纲要 阐述部门间运作程序 阐述某项具体操作
Record
体系运作----证 据
5
体系文件的架构
目前建立的体系文件,一般企业均将文件架构 分为四个层次,即:
• 一阶文件:手册 • 二阶文件:程序 • 三阶文件:作业指导书 • 四阶文件:表单和表格
6
体系文件的架构
• 手册
• 对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律 的制订都必要依宪法的要求来拟制，而对于一间公司 业说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会
5.运作程序
即工作执行的方法、过程和要求,一般将作业内容的编写分为两部 分.
• (1)流程图:以流程图的形式描述工作进行的程序,会更容易了 解文件内容,但是并非每份文件都需流程图,完全视乎文件的类 型.
• (2)文件内容:在编写文件内容时,一定需注意 5WIH(WHO,WHEN,WHERE, WHAT,WHY,HOW)结合, 即由谁(WHO)在何时(WHEN),在何地(WHERE),做何事 (WHAT)为什么做(WHY),怎样(HOW),缺少任何一个W或H, 都有可能使文件的内容不易理解.
叙述公司在体系运行上的大纲要求。
7
体系文件的架构
程序文件
• 程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说,针 对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此 工作如何来做.文件化的程序通常包括活动的目 的和范围;做什么事情和由谁来做;何时何地和由 谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对 活动进行控制和记录等。
增加员工的责任心和荣誉感
• 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了 自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感.
23
分工明确，各司其职
24
编写文件的六忌
忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。 忌过于弹性化，失去可操作性。 忌理想主义化，导致无法实施。 忌部门主义化，导致其他部门无法配合。 忌咬文嚼字，理解困难。 忌语言口头化，导致文件内容模糊，不严谨。
内部文件
书面文件 硬件拷贝 电子媒体
16
文件管控的目的
1、有章可循 2、照章办事 3、有案可查 4、利于追踪
17
按章作业，有据可依
18
作业时，按文件规定佩戴防护设施
19
ISO9001:2008 4.2.3文件控制的要求
20
体系文件的重要性
体系文件的重要性
• 体系文件在ISO9000、ISO14000及OHSAS18001体系建立和运 行的过
11
文件的内容
• 3.职责
• 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责, 一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略 叙述,但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导 部门和相关部门的.
• 4.定义
• 亦即名词解释,针对文件中用到的专业术语,英文 缩写的做明确说明,会令文件内容更清楚明白.
12
文件的内容
9
文件的内容
一份完整的文件应有以下部份组成：
• 1.目的 • 2.范围 • 3.职责 • 4.定义 • 5.运作程序 • 6.附件
10
文件的内容
现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述:
• 1.目的
• 应叙述编制此文件的作用和目的,即“做这件事是为了 什么”?
• 2.范围
• 规定此文件应用的场合和时机,范围的界定直接决定文 件的功能范围,所以编写时应注意它的涵盖性.
****
体系文件基础知识培训
2012-3-17
1
目录
一、文件管理 二、记录管理
2
一、文件管理
3
文件的定义
“文件”：信息及其承载媒体。 注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光 盘或其他电子媒体，照片或标准样品， 或它们的组合。
4
文件的架构
外来文件
宗旨，方向与目标
Manual Procedure Work Instruction
