品质部、供应部、计划部、工程部、外协：
2013年计划完善现有的供应商管理办法，经与曾琼协商，请各部门按如下内容准备，是否能办到？为达到目的，还需要什么资料?
目的：在提到任何一家供应商后，可以再档案中找到相关的资料，包括合作情况，出现过什么问题，如何解决等
供应商管理计划分步做：
1.完善档案
2.建立流程，包括正常业务流程，及紧急事务处理流程
3.进一步考核管理（品质部出台方案）
供应商档案所需资料
一．供应部门、外协部门提供
1.本部门的供应商名录（品质部提供固定格式）
2.供应商档案表（按品质部提供的样表填写）
3.供应商的三证（在有效期内及时更换），要求复印件加盖红图章，
合作单位营业执照每年更换新复印件
4.廉政承诺书（原件）
二．财务部门提供
1. 合同签订的情况登记表（电子档）
2. 工程部门开出的工程联系单执行情况（电子档）
三．资料室提供
1. 资料室存档的企业样本统计（电子档）（品质部提供样表）
紧急事务处理流程：
1.根据车间及现场的物资使用反馈情况（现场有工程联系单），供应、
外协部门要跟踪，如厂商能够合理解决，公司无损失的，按正常程序办理。
2.如出现严重问题，影响公司利益，则进入紧急事务处理流程
3.经办人写一份情况说明，写清出现的问题、处理办法、厂商态度，
我方知情部门、人员，我司有何凭证等，且整理所有往来合同，将所有资料交财务部
4.财务部通知品质部，品质部配合整理档案资料
5.财务部向相关部门收集资料，与律师联系
供应商档案管理制度(优秀8篇) 条供应商管理内容篇一 1. 供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是供应商档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人；公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。 2. 供应商特征：供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。 3. 业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。 4、交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。 供应商管理制度篇二 1、目的 为规范供应商管理，建立安全、稳定的供应商队伍，确保本企业能得到及时、长期、稳定的高质量的物料和服务，防止外购原材料、零件、设备的原因影响产品的质量以及安全事故，特制定本制度。 2、范围 本制度适用于长期向本企业提供原辅材料、零部件、设备以及配套服务的所有供应商。 3、职责 3.1 采购部门负责对外原材料的采购、供应商资质鉴定、信用等级评价。 3.2 质量部负责采购产品的抽样检验工作，对供应商品质体系进行评估与定期稽核。 3.3 总经理负责批准《合格供应商名单》。 4、内容 4.1 实施程序 4.1.1 采购部门负责对供应商的管理，生产、质量、技术等部门予以协助。 4.1.2 采购部门进行初步调查，填写《供应商基本资料表》。调查内容包括供应商的供货水平、产品质量状况、价格水平、生产技术水平、财务状况、信用状况和管理水平等。 4.2 样品需求与样品确认 4.2.1 如企业有样品需求，由采购部门通知供应商送交样品，采购人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。 4.2.2 样品应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应多于两件。 4.2.3 样品在送达企业后，由企业的设计部门、质量部门完成对样品的外观、性能指标等质量方面的检验，并填写《样品确认表》。 4.2.3 经确认合格的样品，需在样品上贴上样品标签，注明合格，标识检验状态。 4.2.4 合格的样品至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据，一件留在质量部，作为检验的依据。 4.3 管理评审 4.3.1 质量部对《供应商基本资料表》进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、采购部门及技术部门，对供应商进行相关评审。 1）企业根据所采购材料对产品质量的影响程度，将采购采购材料分为关键、重要、一般材料三个级别，不同级别实行不同的控制等级。 2）对于提供关键与重要材料的供应商，质量部要组织采购部、技术部对供应商进行现
供应商基本档案登记表 1. 供应商信息 - 供应商名称: [填写供应商名称] - 经营类型: [填写经营类型，如制造商、批发商、零售商等] - 注册地址: [填写注册地址] - 联系地址: [填写联系地址] - 联系电话: [填写联系电话] - 电子邮箱: [填写电子邮箱] - 联系人姓名: [填写联系人姓名] - 联系人职务: [填写联系人职务] - 联系人电话: [填写联系人电话] - 企业网址: [填写企业网址(可选)] 2. 企业背景 - 成立时间: [填写企业成立时间] - 注册资本: [填写注册资本] - 企业规模: [填写企业规模，如员工数量、年营业额等]
- 主要产品/服务: [填写企业主要生产的产品或提供的服务] - 知名合作伙伴: [填写企业与知名合作伙伴之间的合作情况(可选)] 3. 资财状况 - 最近一年财务报表: [填写最近一年的财务报表(可选)] - 资产总额: [填写最近一年财务报表中的资产总额(可选)] - 负债总额: [填写最近一年财务报表中的负债总额(可选)] - 净资产: [填写最近一年财务报表中的净资产(可选)] 4. 经营情况 - 经营年限: [填写供应商经营多少年] - 经营范围: [填写供应商经营的产品或服务范围] - 销售区域: [填写供应商主要销售产品的地区范围] - 供货能力: [填写供应商的供货能力，如月产量、交货期等] - 原材料来源: [填写供应商的原材料来源情况，如国内采购、进口等]
5. 质量与认证 - 质量管理体系: [填写供应商是否拥有质量管理体系认证，并 填写认证编号(可选)] - 相关认证: [填写供应商所获得的其他相关认证(如ISO认证等)，并填写认证编号(可选)] - 售后服务: [填写供应商提供的售后服务方式及内容(可选)] 以上信息仅用于登记供应商基本档案，供公司内部参考使用， 相关信息应妥善保密。
采购部供应商档案管理标准 一、引言 采购部供应商档案管理标准是为了规范和完善采购部门对供应商档案的管理工作，确保供应商档案的准确、完整和安全。本标准适用于采购部门对供应商档案的创建、更新、存储和使用等过程。 二、背景 供应商是企业采购过程中的重要组成部分，供应商档案包含了供应商的基本信息、合作协议、质量认证、供货能力和信誉等关键数据。对供应商档案进行有效管理既可以提高采购工作效率，又可以降低采购风险。 三、目标 本标准的目标是确保采购部门对供应商档案的有效管理，具体包括以下方面：1. 确保供应商档案准确、完整和及时更新。 2. 确保供应商档案的存储和备份安全 可靠。 3. 提供供应商档案的快速检索和共享。 四、供应商档案的创建 1.采购部门负责对新供应商进行调查和评估，并收集以下信息： –供应商名称、地址、联系人及联系方式。 –供应商的资质证书、营业执照、税务登记证等相关文件。 –供应商的银行账户信息。 2.采购部门将收集到的信息录入到供应商档案系统中，并生成唯一的供 应商编码。 3.采购部门定期更新供应商档案，包括供应商的合同变更、资质更新等。 五、供应商档案的存储和备份 1.采购部门负责建立供应商档案的存储系统，确保档案的安全性和机密 性。 2.供应商档案应以电子形式存储，并进行定期备份，备份数据应存放在 相对独立的地点。 3.供应商档案应采用密码保护机制，只有获得授权的人员才能访问档案。 六、供应商档案的使用 1.采购部门通过供应商档案系统进行供应商的信息查询和管理。
2.采购人员在采购过程中，应当及时查询供应商档案，了解供应商的基 本情况和业务能力。 3.采购部门应对供应商档案进行定期审查，发现问题及时进行整改或更 新。 七、供应商档案的归档与销毁 1.采购部门对于已终止合作关系的供应商档案，应进行归档处理，并在 档案中注明终止合作的原因和时间。 2.采购部门应制定明确的档案保存期限和销毁规定，遵循相关法律法规 的要求进行档案的定期销毁。 八、监督与评估 1.采购部门应对供应商档案管理工作进行定期检查和评估，发现问题及 时进行整改。 2.采购部门应建立供应商档案管理的绩效评估指标，并定期进行评估， 不断提升供应商档案管理的水平。 九、总结 采购部供应商档案管理标准是规范和完善采购部门对供应商档案管理工作的重要文件，对于保证供应商档案的准确、完整和安全起到了至关重要的作用。采购部门应严格按照本标准进行供应商档案管理工作，并不断优化和改进管理流程，提高工作效率和质量。
供应商承包商档案 供应商和承包商是现代商业中不可或缺的组成部分，而好的供应商和承包商档案对公司的运营有着重要的影响。本文将讨论供应商和承包商档案的重要性、构成要素、管理和维护方法。 重要性 对于公司来说，选择合适的供应商和承包商是至关重要的。这不仅可以直接影响公司的生产质量和成本，同时也可以对公司的声誉和信誉产生影响。而供应商和承包商档案可以为公司提供关键的信息，帮助公司了解潜在的供应商和承包商的背景、能力和信誉情况。这有助于公司制定合适的采购和合同管理策略，从而降低风险并获得更好的商业合作。 构成要素 一个好的供应商和承包商档案应包含以下要素： 1.基本信息 包括供应商或承包商名称、地址、联系人、注册资本、开户行等基本信息。这些信息可以用于对供应商或承包商的背景、资质和信誉情况的初步了解。
2.合同文件 包括与合作方签订的合同、协议等文件，这些文件记录了双方的权 利和义务，是合作关系的重要依据。此外，还应包括履约保证金等相 关信息。 3.经营情况 包括供应商或承包商的业务范围、生产能力、质量管理体系、技术 水平等信息，这些信息可以帮助公司了解潜在合作方的能力和水平， 对于制定合作策略和风险管理非常重要。 4.财务情况 包括供应商或承包商的财务报表、资产负债表、现金流量表等财务 信息，这些信息可以帮助公司了解潜在合作方的财务状况，为制定财 务安排提供重要的参考。 5.安全健康和环境管理 包括供应商或承包商的安全健康、环境管理体系、证书等相关信息，这些信息可以帮助公司了解潜在合作方的安全、健康和环保意识，为 制定环保和安全管理计划提供参考。 管理和维护方法 一个好的供应商和承包商档案需要定期管理和维护，以保证其准确 性和完整性。
首营供应商、首营品种需提供资料明细 一、药品类 （一）药品生产企业 1.《药品生产许可证》复印件 2. 工商《营业执照》复印件 3. GMP证书复印件（2019年12月1日以后的可不提供） 4. 企业和企业法人委托书（原件、加盖法定代表人印章或法人签名+公司公章） 5. 业务员身份证复印件（加盖公司公章） 6. 质量保证协议书 7. 随货同行单样式 8. 发票样式 9. 印章备案表 10. 开票信息 11. 质量体系调查表 12. 合格供应商档案表 13. 合同（采购部存档） 14.上一年的年度报告 （二）药品经营批发企业 1.《药品经营许可证》复印件 2.工商《营业执照》复印件 3. GSP证书复印件（2019年12月1日以后的可不提供） 4. 企业和企业法人委托书（原件、加盖法定代表人印章或签名+公司公章） 5. 业务员身份证复印件 6. 质量保证协议书 7. 随货同行单样式 8. 发票样式 9. 印章备案表 10. 开票信息 11. 质量体系调查表 12. 合格供应商档案表 13. 合同（采购部存档） 14. 上一年的年度报告 药品： 1.该品种批准文号的批件复印件（进品药品需提供《进品药品注册证》） 2.第三方药品检验报告复印件 3.药品包装、说明书备案批件和样稿（提供清晰复印件、图片均可） 4.质量标准复印件 5.厂家三证复印件（药品生产许可证、GMP（2019年12月1日以后的可不提供）、营业执照） 6.注册商标批件复印件▲ 以上资料加盖供应商红色公章
二、保健食品类&食品 生产或经营企业： 1. 食品生产许可证（厂商提供）或食品经营许可证（经营公司提供） 2. GMP证书（保健食品生产企业需提供） 3. 工商《营业执照》 4. 企业和企业法人委托书（原件、加盖法定代表人印章或签名+公司公章） 5. 销售业务员身份证复印件 6. 质量保证协议书 7. 随货同行单样式 8. 发票样式 9. 开票信息 10.合同（采购部存档） 保健食品： 1.保健食品注册批件复印件 2.第三方检验报告复印件 3.质量标准复印件 4.产品包装、说明书备案批件和样稿（提供清晰复印件、图片均可） 5.厂家证件复印件 6.商标或注册商标复印件▲ 进口食品： 1.对应批次报关单复印件 2.对应批次检验检疫证复印件 3.检验报告复印件 4.产品包装、说明书样稿（提供清晰复印件、图片均可） 5.商标或注册商标复印件▲ 普通食品： 1.第三方检验报告复印件 2.质量标准复印件 3.产品包装、说明书样稿（提供清晰复印件、图片均可） 4.厂家证件复印件 5.商标或注册商标复印件▲ 以上资料加盖供应商红色公章 三、医疗器械类 生产或经营企业： 1. 医疗器械生产（经营）许可证、经营备案凭证（二类医疗器械经营企业需提供）、第一类医疗器械生产备案凭证（一类医疗器械生产企业需提供） 2. 工商《营业执照》（加盖单位红章） 3. 企业和企业法人委托书（原件、加盖法定代表人印章或签名+公司公章） 4. 销售业务员身份证复印件 5. 质量保证协议书 6. 随货同行单样式
供应商档案管理规范 一、背景介绍 供应商档案管理是指企业对与其合作的供应商信息进行收集、整理、存储和管理的过程。良好的供应商档案管理可以帮助企业更好地了解供应商的背景、能力和信誉，从而有效降低采购风险，提高采购效率和质量。本文将介绍供应商档案管理的规范要求，以确保企业能够建立健全的供应商档案管理体系。 二、档案管理流程 1. 信息收集 企业应建立供应商信息收集的渠道和机制，包括但不限于以下途径： - 供应商自行提供的信息：企业应向供应商发放供应商信息登记表，要求供应商提供相关的基本信息和资质证明。 - 第三方信息渠道：企业可以通过购买商业信息服务、参考行业协会公示等方式获取供应商的信用信息和业务能力评估报告。 2. 信息整理 企业应对收集到的供应商信息进行整理和分类，建立供应商档案。档案内容应包括但不限于以下信息： - 供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、法定代表人等。 - 供应商资质证明：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。 - 供应商信用评估：包括供应商的信用等级、信用报告等。 - 供应商业务能力评估：包括供应商的产品质量、交货能力、售后服务等评估报告。
3. 档案存储 企业应建立供应商档案的存储系统，确保档案的安全性和可访问性。存储系统可以采用电子化管理，也可以采用实体档案管理。无论采用何种方式，企业应确保档案的完整性和准确性，并设立权限管理制度，确保只有授权人员能够访问和修改档案。 4. 档案更新和维护 供应商档案需要定期更新和维护，以保持信息的及时性和准确性。企业应建立档案更新和维护的制度和流程，包括但不限于以下内容： - 定期核实供应商的资质证明和信用评估报告的有效性。 - 定期与供应商进行沟通和交流，了解其业务情况和变化。 - 及时记录和更新供应商的相关信息，如联系方式、银行账户等。 三、档案管理要求 1. 信息保密 企业应对供应商信息进行保密，确保供应商的商业秘密和个人隐私不被泄露。企业应建立信息保密制度，明确员工在处理供应商信息时的保密义务，并采取相应的技术和管理措施，防止信息被非授权人员获取。 2. 信息共享 企业可以根据需要将部分供应商信息进行共享，以便于内部各部门的合作和决策。但在共享信息时，企业应严格控制权限，确保只有授权人员能够访问和使用信息。 3. 信息备份
供应商档案管理制度及流程 1. 简介 本文档旨在规范和管理供应商档案，确保供应商信息的准确性和可追溯性，以提高供应链管理效率和风险控制能力。 2. 档案管理制度 2.1 档案分类 按照供应商类型和重要性将供应商档案划分为不同的类别，例如主要供应商、次要供应商和临时供应商等。 2.2 档案内容 供应商档案内容应包括但不限于以下信息： - 供应商名称、地址、联系信息等基本信息； - 供应商资质、认证证书等相关文件； - 合同和协议； - 供应商评估报告和风险评估； - 供应商绩效评价； - 其他相关文件和记录。
2.3 档案更新和审批 - 供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。 - 档案更新需经过相应部门负责人的审批，确保变更的合法性 和合规性。 2.4 档案存储与保密 - 档案应妥善存储，确保其安全性和可访问性。 - 档案应按照保密要求进行管理，避免信息泄露和滥用。 3. 档案管理流程 3.1 供应商登记 新供应商进入供应链时，需按照统一的登记流程进行信息录入，包括供应商基本信息和相关证件等。 3.2 供应商评估 - 针对新供应商进行评估，评估内容包括但不限于供应商资质、财务状况、生产能力等。
- 评估结果应记录并进行综合评定，确定供应商在供应链中的重要性和能力。 3.3 供应商合同签订 - 与供应商签订合同前，须进行合同审批流程，确保合同内容合法合规。 - 合同应明确供应商的权责义务、交付方式、价格和付款条款等内容。 3.4 档案更新与维护 定期对供应商档案进行更新和维护，确保信息的准确性和实时性。 4. 相关责任部门 - 采购部门：负责供应商的登记、评估和合同签订等工作。 - 供应链管理部门：负责档案的管理和维护，包括信息收集、更新和存储等。
供应商档案建立及管理操作程序 一目的 可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率。 二内容 1 档案基础知识 档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件。 2 供应商档案建立的必要性 其必要性主要体现在对质量保证方面，能够更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣。 3 供应商档案的建立 3.1采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、 印刷许可证和税务登记证等。 3.2 对供应商进行分类与编号,分类的方法一般可按商品来划分,常用的编码一 般为四位数,前一位为商品类别码,后三位为厂商类别码。 3.3 建立分门别类的供应商基本资料档案。 3.4 档案建立的具体要求： (1) 供应商基本情况：供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户 账号、税号、组织机构代码证、联系人、电话、传真和手机等。 (2) 资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期、质量体系 证书/证书到期日期、QS认证/QS认证到期日期/、产品标识/行业检测报告及有效期、企业简介、配套主机情况、供应商基本情况调查表等。 (3) 合同类：供应商质量保证承诺书、合同及合同编号等。 (4) 产品类：物料编码/产品名称/含量规格/价格/企业行业标准/产品执行标准 等。 (5) 流程类：样品小批鉴定表/供应商评价记录。
(6) 一般文件：往来传真等。 4 建立档案的注意事项： 4.1 具有详细的联系地址，EMAIL，网址。 4.2 合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不能简单 称呼。 4.3 供应商名称必须是全称，如公司名称，不能只叫“农科”，正确合法的叫 法应该是“晋中市农业科技开有限公司”。 4.4 详细的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼。 4.5 供应商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系人的常用电 话和商用传真等。 4.6 联系电话应尽可能收录该供应商业务主管级以上的联系资料，以便处理重 大问题时联系用。 4.7 档案应含有供应商的经营范围，应该具体详细供应商的产品类型，档次， 销售渠道等。 4.8 档案应尽可能备注供应商相关的历史资料，含税状况等。 5 供应商档案管理要求 5.1 对有经常业务往来或偶发次数较多的供应商，应及时将资料记录到相关的 软件或资料中，记录的要求按供应商详细资料表，为方便采购业务的操作，供应商的简称要求是供应商全称的简单称呼。 5.2 供应商合作各项要求都符合公司发展要求的，且通过审核的供应商，应备 注“资料已审核”字样。 5.3 对于已开发过的供应商和可潜在开发的供应商分别以文档的形式保存于电 脑，方便需要时用或进行开发以备用。 5.4 若供应商的联系方式，地址发生变更，采购员应该及时将相关资料更新保 存。 5.5 对符合公司发要求的已审核供应商，应该及时录入合格供应商资料表。
供应商档案管理制度 1. 引言 为了确保供应商的合规性和稳定性，提高供应链管理的效率，本文档旨在建 立一个完善的供应商档案管理制度，规范和统一供应商档案的建立、维护和使用。 2. 供应商档案的定义和内容 供应商档案是指对供应商的基本信息、合作协议、经营许可证、质量体系认 证等相关资料的整理和记录。供应商档案的内容包括但不限于：供应商名称、注册地、联系方式、负责人、合作日期、经营范围、经营许可证编号、质量体系认证情况等。 3. 供应商档案的建立 3.1 供应商准入评估 在建立供应商档案之前，需要进行供应商准入评估。评估内容包括但不限于：供应商的法律合规性、财务状况、生产能力、产品质量等。评估结果将作为建立供应商档案的依据。 3.2 供应商档案的建立流程 供应商档案的建立需要按照步骤进行： 1.收集供应商基本信息和相关资料。 2.对收集到的资料进行整理和归档。
3.对供应商进行分类管理，根据供应商的性质、重要性等建立分类，方便后续的维护和使用。 4.对供应商档案进行编号和标签，方便查找和识别。 5.将供应商档案存档，确保安全和可靠性。 4. 供应商档案的维护 供应商档案的维护是保证其准确性和完整性的重要环节。供应商档案的维护工作包括但不限于内容： 4.1 定期更新 定期对供应商档案进行更新，确保供应商的信息和资质等始终保持最新和有效。 4.2 维护记录 在供应商档案的维护过程中，需要记录每一次维护的时间、内容和责任人等信息，以便追溯和查证。 4.3 档案查核 定期对供应商档案进行查核，确保档案的完整性和准确性。 5. 供应商档案的使用 供应商档案的使用是为了支持采购、合作评价等工作的进行。在使用供应商档案时，应注意事项：
供应商档案管理制度全文 起草背景 本公司重视供应商档案管理，为规范公司的采购行为，规范供应商档案管理，保障公司自身的利益，特制定此供应商档案管理制度。 适用范围 本制度适用于公司所有的采购人员，供应商档案管理人员和与供应商合作的相关人员。 供应商档案管理的定义 供应商档案是指公司与供应商进行商务合作时所涉及的相关资料，包括但不限于供应商的基本信息、合同、发票、结算明细、产品质量检测报告等资料。 供应商档案的建立与更新 供应商档案建立 1.确认供应商资质，采购人员应定期对供应商的资质进行审核，必要时 追踪其经营情况并及时更新档案。 2.根据采购合同要求，采购人员要求供应商提交相应材料，如质量保证 书、生产许可证、质量体系认证证书等，并及时收集。 3.由供应商档案管理人员对采购人员提交的资料进行整理、分类并建立 供应商档案。 供应商档案更新 1.采购人员在与供应商合作期间，应及时上传供应商的新产品信息、价 格调整情况等，以保持供应商档案的有效性。 2.若采购人员发现供应商许可证过期、质量体系认证证书到期等情况， 应及时提醒供应商进行更新。 供应商档案管理的保密 公司应对供应商档案管理制定详细的保密措施，禁止非相关人员接触和了解到供应商的隐私信息。
供应商档案管理的查阅 经过上级领导授权，公司员工可以查阅供应商档案，但查阅之后应及时归还供 应商档案并保证档案的安全。 供应商档案管理的归档 供应商档案管理人员根据公司的文件管理制度和档案管理制度，对供应商档案 进行归档，并建立相应的档案借阅登记表，确保档案的完整、准确和保密性。 供应商档案管理的监督与评估 公司应定期对供应商档案管理进行监督与评估，以不断完善供应商档案管理制度，在实际工作中不断提高管理水平和标准化程度。 供应商档案管理制度的修订和完善 供应商档案管理制度应定期进行评审和修订，以适应市场和公司实际工作的需要。修订后的制度应及时通知到公司相关人员，并在全公司范围内进行宣传和培训。 结论 供应商档案管理是公司采购管理工作的重要组成部分。公司应建立相应的档案 管理制度，合理规划档案的建立和更新，确保采购行为的合法性、规范性和科学性。同时，要加强对档案管理的监督和评估，并及时对档案管理制度进行修订和完善，提高档案管理水平，为公司的采购工作提供坚实的保障。
供应商档案管理规范 一、引言 供应商档案管理是指对公司与供应商之间的合作关系进行有效管理和监控的过程。良好的供应商档案管理能够帮助公司确保供应商的合规性、稳定性和可靠性，从而降低采购风险、提高采购效率，进一步推动公司的可持续发展。本文将介绍供应商档案管理的标准格式，包括档案建立、档案内容、档案管理流程等方面的要求。 二、档案建立 1. 档案建立的目的：确保供应商档案的完整性、准确性和可追溯性，为后续的 管理工作提供基础数据。 2. 档案建立的时机：在与供应商建立合作关系时，应立即建立供应商档案。 3. 档案建立的内容： a. 供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、联系方式等。 b. 供应商资质证书：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。 c. 供应商经营范围：包括供应商所经营的产品或服务范围。 d. 供应商信用评级：根据供应商的信用状况进行评级，并记录评级结果。 e. 供应商合作协议：包括供应商与公司签订的各类合作协议。 f. 其他相关文件：包括供应商的质量管理体系认证证书、环境管理体系认证 证书等。 三、档案内容 1. 供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、联系方式等。
2. 供应商资质证书：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。 3. 供应商经营范围：包括供应商所经营的产品或服务范围。 4. 供应商信用评级：根据供应商的信用状况进行评级，并记录评级结果。 5. 供应商合作协议：包括供应商与公司签订的各类合作协议。 6. 供应商质量管理体系认证证书：记录供应商的质量管理体系认证情况。 7. 供应商环境管理体系认证证书：记录供应商的环境管理体系认证情况。 8. 供应商交付能力评估：对供应商的交付能力进行评估，并记录评估结果。 9. 供应商风险评估：对供应商的风险进行评估，并记录评估结果。 10. 其他相关文件：包括供应商的产品质量报告、服务满意度调查报告等。 四、档案管理流程 1. 档案建立：在与供应商建立合作关系时，立即建立供应商档案，并填写相关 信息。 2. 档案归档：将供应商档案归入档案库，并进行分类、编号和标识。 3. 档案检索：根据需要，及时检索供应商档案，并提供给相关部门或人员使用。 4. 档案更新：定期对供应商档案进行更新，确保档案的准确性和完整性。 5. 档案保管：确保供应商档案的安全可靠，防止丢失、损毁或泄露。 6. 档案销毁：按照公司的档案管理规定，对不再需要的供应商档案进行销毁处理。 五、总结
物料供应商档案管理规程 1、目的:建立物料供应商质量档案管理规程，确保对物料供应商的管理规范化且符合GMP要求。 2、范围:适用于物料供应商质量档案的管理。 3、职责:物料供应部、质量管理部相关人员对该文件的实施负责。 4、规程: 4.1、物料供应商质量档案包括:供应商的资质证明文件、质量协议、质量标准、样品检验报告、首次建立供求关系时供应商的检验报告、现场质量审计报告、供应商提供的产品稳定性考察报告和定期的质量回顾分析报告等。 4.2、物料供应部负责对每家物料供应商建立质量档案，并指定人员对物料供应商档案资料进行日常管理和信息更新。 4.3、供应商资质证明文件、质量协议、质量标准、首次建立供求关系时供应商的检验报告、法人委托书、委托销售人员身份证复印件、供应商质量管理体系情况简介、生产检验设备清单等由物料供应部负责收集，质量管理部审核合格后，由物料管理部存档备查并负责更新及日常管理。 4.4、样品检验数据和报告、现场质量审计报告由质量管理部负责完成。 4.5、供应商的资质证明文件包括: 4.5.1、企业有效证照复印件:药品生产许可证或药品经营许可证、营业执照、药品GMP证书或药品GSP证书，印刷包装材料应有《印刷
经营许可证》，危险品物料需有《危险化学品经营许可证》或《安全生产许可证》。 4.5.2、物料有效证件复印件: 4.5.2.1、原料药和辅料:药品注册批件及其相关补充资料。 4.5.2.2、中药提取物:药监部门备案信息。 4.5.2.3、中药材、中药饮片:药监部门批准的许可生产范围内的产品清单。 4.5.2.4、内包材料:药品包装材料和容器注册证及其相关补充资料。 4.5.3、变更物料供应商时，由物料管理部负责收集供应商所属企业相关有效证照和拟采购物料有效证件复印件，并填写物料供应商变更申请，由质量管理部审核批准，登记存档备查。 4.4.某一物料如如果通过经销商采购的，其生产商、经销商的有效资质证明文件的全部收集整理归档。 4.6、质量标准: 4.6.1、国家标准。由物料供应商提供所采购物料的注册批准的国家质量标准。 4.6.2、内控质量标准:制定了内控质量标准的供应商可以提供内控质量标准，但内控量标准必须高于国家质量标准。 4.7.企业质量管理体系情况简介或企业年度质量管理体系回顾评价报告: 4.7.1、新增物料供应商初审时，由其提供企业质量管理体系情