会议管理标准
1.目的
规范办会流程,保证会议质量,提高会议效率。
2.适用范围
本标准适用于方兴地产南京公司及其开发管理的所有项目。
3.职责
会议召集部门负责明确会议议题并确认召集会议必要性,按本标准完成会议申请流程并召集会议,负责
会议各项准备及后续工作。
4.政策
4.1.会议分类原则：本标准将会议分为公司级会议及非公司级会议两类。
4.1.1.公司级会议包括但不限于以下会议：
●总经理办公会、计划运营会、年度规划/计划会、年中/年终工作总结会、季度/年度绩效评价会、
全体员工大会、董事会、重要议题专题会等。
●上述会议的召集部门、召开时间、参会人员等详细信息参见《公司级会议一览表》（附件1）。
4.1.2.上述会议之外的会议统称为非公司级会议。
4.2.会议组织原则
4.2.1.“谁主办谁负责”原则：不同类型的会议,根据会议议题性质,由相应的职能部门担任会议召
集部门。会议召集部门对会议全程负责,其职责包括拟定会议议程、组织材料审核、会议室预
定、会议召开通知、提出IT 需求、会议现场组织、形成会议纪要、督办会议决议等。
4.2.2.“事先申请”原则：公司级会议须事先进行申请,会议组织者通过网上OA审批完成,申请信息
与会议通知保持一致。
4.2.3.“会前沟通”原则：为保证会议质量, 会议召集部门必须在会前进行充分准备,保证与会人员
切实了解会议议题,提高会议现场的决策效率。
4.2.4.“秘书负责制”原则：公司领导专/兼职秘书负责领导的参会事宜,会议召集部门应将会议通
知、上会材料在发送公司领导的同时抄送其秘书。专/兼职秘书负责将会议时间、地点、材料
报送所负责领导,并提醒领导提前5 分钟到达会场。
5.规程
5.1.会前准备
5.1.1.拟定议题
●会议召集部门应根据实际需要拟定会议议题并依据公司权责体系确认会议召开的必要性,公司级
会议的发起应征得主管领导的同意。议题拟定包括：会议内容、会议期望决策事项、参会人员（部门）、会议纪要记录人、会议资料（若有）提供时间。
5.1.2.材料审核
●会议材料需征得相关职能部门的同意方可上会,公司级会议的发起人应在会议召开前1天将上会
材料发送各与会人员,会议参会人员需将对材料中的相关意见及建议在会议前告知会议召集部
门,邮件或口头形式均可。
●若公司领导对会议资料审核后认为资料内容未准备充分,公司领导有权延期或取消相关会议。
5.1.3.会议室预定
●各部门须指定专人跟进会议安排,并负责线上会议室预定工作,会议室使用权以网上预定者为主。
●在会议室紧张的情况下,应优先保障公司级会议的召开。
5.1.4.会议通知
●各部门在每周四下午17:30之前梳理好下周会议安排,OA线上预定会议室后,填报《一周日程安排》
（详见附件7）,邮件报送综合管理部汇总并报备战略运营部。
●会议通知中除包含议题、决策事项、时间、地点、参会人员等信息外,还应附上会议材料供参会
人提前阅知,提高会议效率。详见附件2。
●综合管理部负责统筹协调会议时间、会议室安排（在会议室紧张的情况下,应优先保障公司级会
议的召开）,并于每周五发布下一周会议安排。
5.1.5.确认 IT 需求
●会议室的IT 设备、视频/电话连线由综合管理部IT对接人负责。若有IT设备需求,会议召集部门
应在发送会议通知时一并抄送综合管理部IT对接人,并在会议开始前15 分钟在会议现场确认IT 需求落实情况。
5.2 现场组织
5.2.1 会场纪律
●与会人员应在会议开始前5分钟到达会场,除特殊情况外,不得迟到或早退。无法按时出席会议
者,须提前向会议主持人请假,决定是否委派其他人员参加,并将本人对会议决策事项的意见告
知会议主持人。
●会议期间应将手机等电子设备保持静音状态,各视频会场在不发言时需将麦克关闭,长时间离
开会场应向会议主持人说明原因。
●涉及多方视频的会议,各分会场应按照主会场的要求提前进行视频设备调试和连接。
●参会人员应提前熟悉上会材料,会议讨论过程应紧凑精炼。
5.2.2 会议时间管理
●公司级会议,汇报人须使用公司汇报专用模板（附件3）,按提报的汇报时间严格把控汇报节奏,
会议召集部门将在汇报期间对汇报剩余时间予以提示。
5.2.3 会场服务
●公司每个会议室均已设置自助茶水区,内部会议建议自带水杯。
●重要公司级会议可在会场安排背景板、横幅、鲜花、席卡、茶歇、茶水等,如有安排需要,请提
前3天告知综合管理部。
5.2.4 会议录音
●会议召集部门可根据会议重要情况安排现场录音,并做好录音的保存和移交。
5.3后续工作
5.3.1 会场清洁与整理
●与会人员进入会议室后,应自觉维护公共环境卫生,合理正确使用相应办公设备,未经综合管理
部允许不得私自挪用会议室内办公设备。
●会议结束后,请使用部门带走会议材料,关闭相关设备,通知综合管理部做好深度保洁工作以确
保下一次会议正常使用。
●综合管理部负责在会议结束后15分钟内完成会场的清洁与整理工作。
5.3.2 会议纪要
●公司级会议纪要采用固定的统一模板《会议纪要模板》（附件4）,非公司级会议应根据会议特
点参照公司级会议纪要模板。会议纪要除纪要正文外还须注明会议召开时间、地点、出席、列席、缺席、主持、会议议题、决策事项、记录人、审核人、抄报、抄送等要素。
●会议召集部门负责在会议后最迟2个工作日将会议纪要发送至战略运营部,战略运营部在1个工
作日内反馈确认会议纪要并明确绩效考核事项。
●公司级会议纪要,需同时发送综合管理部档案管理员编号归档。
●非公司级会议纪要,由各部门自行归档存查,战略运营部备案,综合管理部负责监督。
5.3.3会议绩效管理办法
●公司级会议决议的督办工作,由会议召集部门负责协调、跟踪、督办。会议召集部门会后应填
写《方兴南京会议绩效跟踪表》（附件5）,将会议决议作为工作任务进行布置,并定期向公司领导汇报会议决议的进展情况。
●非公司层面会议决定事项,由所涉及相关部门负责落实督办。
●对于因公司领导取消或延期会议造成的部门绩效节点延误,绩效考核不作为绩效节点调整依
据。
●若参会部门两个及以上的会议,会议召集部门在会议前（最晚不晚于会前20小时）未提交会议
资料,视为会议管理绩效不合格一次,季度绩效部门得分扣减0.1分
●对于纳入部门绩效考核的会议事项或会议决策,战略运营部须派人参会或经公司领导确认,对
于非公司层面会议,战略运营部未参会或确认的事项,不纳入部门绩效跟踪及奖罚考核。
●若有绩效事项决策的会议,会议召集部门未按时提交会议纪要至战略运营部,视为会议管理绩
效不合格一次,季度绩效部门得分扣减0.2分。
●对于会议绩效跟踪事项,牵头责任部门有责任进行定期反馈,任务达成后报战略运营部进行消
项。
6附件:
附件1：《公司级会议一览表》
附件2：《南京公司会议通知模板》
附件3：《南京公司会议报告模板》
附件4：《会议纪要模板》
附件5：《方兴南京会议绩效跟踪表》
附件6：《会议管理流程》
7.附则
本标准自发布之日起实施,由战略运营部部负责解释、修订。未尽事宜参照总部《FXHQ-ZJB-BZ-05方兴地产会议管理标准》执行。
方兴地产南京公司
2015年6月15日