会议管理标准
1、目的
为规范会议组织、会议程序与会议宣传，加强对事业部经营、管理状况的掌控，及时发现问题、解决问题，提高会议质量与会议效率，提升会议管理水平，特制订本标准。
2、适用范围
**企业
3、术语解释
会议是指会议组织部门为了解决某些问题、或者出于某种目的而聚集到一起进行讨论、交流、协调、决议的活动。
4、职责权限
4.1综合管理部：
4.1.1负责本标准的建立及执行监督；
4.1.2负责事业部级季度会议、半年度会议、年度会议及本部门提起的专项会议的组织实施；
4.2市场营销部
4.2.1负责本部门提起的专项会议的组织实施；
4.2.2负责事业部级会议文字与照片资料的记录存档
4.2:3负责事业部级会议的宣传工作；
4.3其它各部门
4.3.1负责本部门提起的各类专项会议的组织实施；
4.3.2负责所组织会议的文字与照片资料的记录存档；
4.3.3负责所组织会议的宣传工作。
5、正文
5.1会议类型
5.1.1专项会议；
5.1.2季度会议
5.1.3半年度会议
5.1.4年度会议
5.2会议内容
5.2.1专项会议
——各部门因需召开的专项问题解决、专项项目推进、专项事务通报等临时性会议，需跨部门人员参加的由会议提起部门负责人审批，由提起部门负责组织实施；
——时间、地点、参会人员与会议内容均由会议提起部门提出要求。
5.2.2季度会议
——召开时间、地点、参会人员、会议内容等在召开会议前一周由综合管理部以发文形式通知；
5.2.3半年度会议
——召开时间、地点、参会人员、会议内容等在召开会议前一月由综合管理部以发文形式通知；——可与季度会议合并召开；
5.2.4年度会议
5.2.4.1会议时间：提前三个月确定年度会议时间并开始组织工作；
5.2.4.2会议地点：根据会议召开规模可在外部租赁合适的会议室；
5.2.4.3参会人员：由综合管理部指定参会人员与各部门、中心提交参会人员相结合的方式确定；
5.2.4.4会议内容
——总结、规划：对上年度进行总结，对下年度进行战略发布；
——表彰、激励：对表现突出的团队和个人进行表彰与激励；
——文化宣贯：文化助推战略目标实现，文化贯彻团队与个人表彰；
5.2.5专项会议
5.3会议流程
5.3.1专项会议
——组织部门下发通知，根据需求决定发文通知或口头通知；
——收集会议所需资料，准备会场与会议所需设备；
——召开会议；
——如有重大事宜或对事业部有重要意义的事件，由组织部门决定是否进行宣传；
——会议决议跟进；
——由会议组织部门对专项会议形成的文字与照片资料存档；
5.3.2季度会议与半年度会议
——下发通知：事业部级会议需在会议召开前一周内下发会议通知发文，并在会议开始前2日通知到人，明确召开目的、时间、地点、参会人员与会议内容；
——会议资料准备：会议所需的基础数据以及其它会议议题数据必须在会议举行前3天完成共享；会议所需的分析报告必须在会议举行前1天提交至会议组织者。
——会场准备：会议组织部门/主持人需提前1日定好会议室，并保持会议室干净、整齐。若出现临时情况，需在会议开始前1小时通知各参会人员；
——会议所需设备准备：会议开始前10分钟内调试好会议所需设备，并准备所需物品；
——召开会议：会议组织部门/主持人按照事前确定的流程和内容举行会议，控制会议流程，记录会议内容，达成会议召开目标。与会人员需按次序发言，如有急事需更改发言顺序的应举手向主持人示意，获准后可提前发言。
——会议宣传：如有重大事宜或对事业部有重要意义的事件，由市场营销部决定是否进行宣传；——会议决议：由会议组织部门跟进、监督会议决议达成情况；
——资料存档：由会议组织人将会议形成的决议、其它文字内容与照片资料存档，以备查询。
5.3.3年度会议
——由综合管理部牵头成立年度会议项目组，各部门、中心共同参与；
——出具年度大会策划思路并审批；
——年度大会的组织实施；
——会议结束后宣传报道；
——对年度大会的总结、改进建议；
——由综合管理部对年度会议形成的文字与照片资料的存档。
5.4会务要求
5.4.1会议纪律控制
——无法参会人员，需向会议组织者请假并安排人员代为参会。
——参会人员准时到会，点名时未在会议室视为迟到。迟到人员在会议开始前15分钟站立；——会议期间手机处于振动或静音状态，不得在会场内接听电话，如有重要电话应离场接听，以免影响会议进程；
——遵守会议流程、尊重与会其他人员，会议发言应言简意赅、紧扣议题，
——与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗。
——会议过程中认真做好笔记，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务
5.4.2会议记录控制
——本标准所涉及到的各类会议均需要做会议记录；
——事业部级会议记录由综合管理部安排专人负责，发放或传阅范围由综合管理部总监确定，并由综合管理部存档备查；
——各部门会议记录，由本部门常设会议记录员负责记录，并对会议记录进行归档、保管，同时将会议记录提交综合管理部行政统一归档备查；
——会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。
5.4.3特殊情况控制
——如出现特殊情况，由会议组织部门负责人进行处理。
5.4会议费用管理
5.4.1组织会议产生费用
——对于组织会议时产生的费用，由会议组织者提前3天提交《会议费用申请表》至相关人员审批。费用**元以内由部门负责人审批，费用超过**元以内由综合管理部部长审批，费用超过**元由总经理审批。
5.4.2参会人员产生费用
——按照《出差作业标准》进行报销，报销时须附会议通知。
6、附件
附件1：《会议费用申请表》
附件1：《会议费用申请表》