社会保险业务档案管理规定(试行)正文解读
第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。
制定《社会保险业务档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)的目的，主要是为了规范社会保险业务档案的管理，保证社会保险业务档案的真实、完整、安全和有效利用，确保维护广大参保对象的合法权益和切身利益。
《规定》的制定，主要依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》《社会保险费征缴暂行条例》和社会保险业务经办规程等社会保险相关法规。同时，结合了社会保险经办工作实际和部分地方在社会保险业务档案管理中的实践。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用本规定。
《规定》所规范和管理的对象主要是社会保险经办机构，即依法经办养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险业务的机构。管理社会保险业务档案由以上社会保险经办机构进行。
第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中。直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
《规定》对社会保险业务档案的定义，是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的并具有保存和利用价值的相关载体的历史记录。这些记录是原始记录，包括专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体和形式的记录。
由于国家有关部门已经作出规定，因此《规定》没有作相关规定；考虑到针对文书、基金和人事档案，目前国家对电子文档管理尚无明确的规范，因此《规定》没有对电子文档管理作出具体规定，但明确提出：国家有特别规定的，从其规定。这样，就给以后规范电子文档管理留有接口。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
《规定》明确，人力资源社会保障行政部门负责对社会保险业务档案管理工作的组织领导，参与并指导社会保险经办机构做好社会保险业务档案的鉴定、销毁等工作，积极协调解决社会保险业务档案管理工作中涉及的场地设施、人员配备、经费保障等重大问题。
按照《规定》要求，社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作。社会保险经办机构承担着社会保险的基础性、事务性工作，社会保险业务档案管理是其工作的重要内容。按照《规定有关要求，社会保险经办机构是社会保险业务档案管理的主体，应当认真履行《规定》赋予的职责。社会保险经办机构要负责社会保险业务档案的收集、整理、分类、归档、立卷、保管、鉴定和销毁等管理工作，并接受同级档案行政部门的业务指导。受人力资源社会保障行政部门的领导和委托，社会保险经办机构还要积极参加与社会保险业务档案管理有关的业务监督检查和调查工作。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存是指：社会保险经办
机构要负责社会保险业务档案的保存；社会保险业务档案要实行集中保存，并由县级以上社会保险经办机构进行保存。县级以下的社会保险经办机构，原则上应及时将业务档案资料送县级以上社会保险经办机构保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
档案管理必须具备一定的保管条件，需要配备相应的人力、物力，这是加强档案管理的前提和基础。社会保险业务档案是重要的民生档案，关系到每一个参保对象的切身利益。因此，《规定》明确要积极解决管理社会保险业务档案所需的设施、场所和人员问题，同时要求根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。这既是确保社会保险业务档案安全的需要，也是维护参保对象权益的需要。为实现社会保险业务档案管理工作科学发展，必须保障基础用房、设备和人员三个方面的条件。
1．基础建设
档案室应按照库房、阅览、办公三分开的原则规划设计，三个区域间保持一定的分隔和联系，避免交叉，保证通畅。各区域设置标准如下：
(1)库房
①面积。应参照建设部和国家发改委《档案馆建设标准》等有关标准，根据室藏档案数量确定库房面积，充分考虑社会保险事业发展趋势，测算档案室建筑面积。
②承重。采用密集架时，楼面荷载应不小于12千牛／平方米。
③消防。库房内因管道通过等形成的墙面或楼、地面孔洞，均应采用不燃材料填塞密实。门窗、装修材料和装具家具均应采用耐火材料，绝不能有明火设施，并采用气体或干粉灭火系统。
(2)阅览室
①面积。房问面积至少应达到12平方米。有条件的可根据利用者人数确定阅览室面积，计算阅览桌椅及复印设备所占用空间后，以人均2平方米为宜。
②位置。应设在档案利用者易于到达的位置，有条件时应开辟工作人员专用通道。
③采光。自然采光的窗地面积比应不小于l：5，应避免阳光直射和眩光。
(3)办公室
①办公室应划分档案整理区和办公区。
②档案整理区内应设计摆放裁纸机、装订机、扫描仪等设备及档案整理案台位置；办公区应考虑档案编研、统计等工作需要。
(4)展厅
为展示奖杯、奖牌等实物档案，有条件的单位可单独设置实物档案展厅；条件达不到的，应在阅览室设立展示区，摆放展示柜。
2．设备配置
(1)档案装具
档案装具包括存放档案的档案架和装订档案的包装材料。
①按照保存档案的不同类型，档案架可以划分为存放纸质档案的活动式密集架、铁皮五节档案柜，存放实物档案的展示柜，存放音像档案和光盘的防磁柜等。
②装订档案的常用包装材料包括档案盒、档案袋和档案箱等，应采用pH值符合国家标准(一般为pH 7．684+的无酸牛皮卡纸制作。
(2)档案工具
档案工具包括整理装订档案的工具和对档案进行信息化管理的设备。
①常用的整理装订工具一般有页码打号机、裁纸机、打孔订机、归档印章和真空压缩封装设备等。处理医疗保险文件材料的，应增配消毒柜。
②档案管理信息化设备一般有计算机、打印机、复印机等常用办公设备，扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频转换、刻录机等档案数字化设备，有条件的还可配备服务器、交换机、光盘柜、小型机等电子档案存储、应用设备。
3．档案管理部门和档案人员
各级社会保险经办机构应明确分管领导，负责档案工作的组织和领导。明确档案管理部门，负责档案工作的组织和推动，配备专兼职档案管理人员，负责档案工作的操作和实施。专门档案馆可参照《劳动人事部、国家档案局关于颁布(地方各级档案馆人员编制标准>(试行)的通知》要求(省级l人／万卷、市级2人／万卷、县级2人／万卷)，配备专兼职档案管理人员，明确工作职责。
档案管理人员应具备以下素质和要求：
①政治立场坚定，具有较强的组织纪律观念，能够自觉遵守档案工作制度和保密制度。
②具备较高的科学文化知识水平，学历在专科及专科以上。
③具有一定的社会保险经办业务经验，熟悉经办流程和操作规程。
④拥有较强的协调沟通能力，能够有效组织指导各业务部门开展档案管理工作。
⑤具备一定的计算机技术，能够适应档案管理信息化发展需要。
⑥通过岗位资格培训，获得档案人员上岗资格证书。
第六条保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄
密。
本条是对社会保险经办机构在管理社会保险业务档案过程中提出的要求。维护档案的完整与安全，是整个档案管理工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案管理各环节的共同职责。因此，社会保险经办机构和档案管理人员在开展以下社会保险业务档案管理工作过程中要严格遵守档案管理的各项制度。
①认真贯彻执行上级关于档案工作的方针政策、规章制度和管理办法，制定档案工作计划和措施，并认真检查落实。
②按照档案管理制度规定，对本单位各部门文件材料的收集、整理、归档进行指导和监督，并做好归档材料的保管、统计和保密工作，确保档案真实、完整和安全。
③按照档案移交制度规定，组织实施档案的逐级移交工作。
④根据业务档案管理规定，对超过保管期限的档案向上级主管部门提请鉴定和销毁。
⑤积极做好档案的借阅利用，主动为领导决策服务，为经办业务
服务，为广大参保单位和人员服务。
第七条保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全。不得伪造、篡改。
本条主要是对档案材料的收集、整理、立卷和归档作出的规范。
1．收集
①各级社会保险经办机构的业务部门作为业务档案材料的形成部门，应指定专兼职档案人员根据《社会保险业务材料归档范围与保管期限》中划分的归档范围，
定期将分散在本部门各岗位人员手中已办结的各种内容、形式和载体的社会保险业务档案材料收集齐全，按照保管要求分类存放。
②档案收集过程中要检验档案材料的真实性、完整性和有效性，确保相关材料完整准确，字迹、印章、日期齐全清晰，联系紧密、衔接有序、真实有效，电子文件可以正常读取。每份材料应按照主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。
③档案收集时应办理交接手续，经办人员编制《档案材料收集目录》，经档案人员检验，账物相符且达到接收质量标准的由经办人员、档案人员双方签字确认后收集；不符合质量要求的，退回给经办人员限期整改，合格后方可收集。
2．整理
①业务部门工作人员应按照业务经办的规律和特点，依据《社会保险业务材料归档范围与保管期限》来整理归档业务材料。注意不同类别、不同保管期限、不同年度、不同险种的业务文件材料应归人不同案卷，不得混合组卷。
②应用档案管理信息系统著录案卷级和文件级目录，打印档案封皮、备考表和卷内目录：封皮标明全宗名称、保管期限、档案类别、卷名、卷内文件起始日期和归档号等信息；备考表内说明卷内存在问题和立卷时间，由立卷人、检查人签名、盖章；卷内目录注明每份文件的题名、文件日期、卷内顺序号和页次等。
③修复、托裱破损纸质文件材料，确保纸型规格一致，用易褪变材料书写的应予复制；保管期限为永久和30年(含30年)以上的档案应剔除金属物；根据装具规格确定卷内文件页数，每页归档应编排、打印页码，避免重码、空码、过码；利用装订设备将卷内文件材料和目录装订整齐，避免脱落遗失；案卷脊背用红色印油加盖全宗号、目录号、年度和案卷号等。
④有条件的社会保险经办机构可根据实际需要通过扫描、数码拍摄和音视频转换等技术对档案进行数字化处理，形成的电子文件应进行实时的逻辑归档和每年度的物理归档，做到真实性、完整性、可读性和病毒校验后分类存储、备份。
第八条保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“度一业务环节”或年度一险种一业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管。并及时编制索引目录。
不同档案有不同的分类方法。社会保险业务档案的分类则应符合社会保险经办的特点。社会保险经办机构在工作中形成的相关材料，构成了社会保险业务档案。这些社会保险材料关系到参保对象的权益记录，关系到参保对象的待遇享受，关系到社会保险业务档案的完整和安全。为保管好这些社会保险业务材料，需要按照社会保险业务经办的规律进行归档，并根据不同的社会保险材料的作用确定不同的保管期限。本着既方便归档整理，又方便检索利用的原则，《规定》明确了采用“年度一业务环节”或“年度一险种一业务环节”分类的方法。同时，根据当前社会保险经办机构设置隋况和社会保险经办工作流程等，还明确了按照“社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类”进行归档，并在每个类别中列出了必须纳入归档范围的材料。
除此以外，社会保险经办机构在经办管理服务工作中还会形成其他类别的档案，如会计档案、电子文档等都属于业务档案范畴。会计档案是指社会保险基金管理工作中形成的会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料。根据会计档
案反映的内容可分为报表类、账簿类、凭证类和其他类。会计档案管理应执行财政部与国家档案局1998年修订并重新发布的《会计档案管理办法》。电子文档是指在电子政务活动中产生并依赖各级办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子文档管理可参照2003年国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》。
这样既符合社会保险业务经办的特点和规律，也兼顾目前大多省份社会保险经办机构设置的实际情况和业务档案管理的实际做法，并给地方留有一定的选择空间。
第九条保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、l00年。各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年l月1日开始计算。
根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的有关规定，档案保管期限只能确定为永久和定期两档。考虑到社会保险要“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的总体要求，同时区分不同业务档案的保存价值及管理需要，除少量需永久保存外，定期档案确定了l0年、30年、50年、l00年四个档次。一般档案保存年限大都是10年、30年、50年，但考虑到社会保险业务档案是重要的民生档案，特别是涉及参保对象的基础信息、缴费记录、个人账户信息等材料，因此增加了100年一档的保管年限。对有的档案材料达到保存期后，如果经鉴定发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应重新确定保管期限。具体保管年限，在附件的归档材料中都一一对应地作了明确规定。
凡是反映重要社会保险经办活动面貌，对社会保险经办机构、参保单位和参保人有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括参保单位登记材料、社会保险基金征缴年度汇总表、各险种基金支付年度汇总表等。凡是反映一般社会保险经办活动面貌，在一定时间内对社会保险经办机构、参保单位和参保人有查考利用价值的档案，列为定期保管。定期为l0年的主要包括社会保险登记证管理材料、社会保险待遇领取资格验证材料、服务协议管理材料、社会保险催缴材料、门诊特殊病登记材料、就医登记材料、医疗保险住院待遇核定材料、医疗保险门诊待遇核定材料、失业备案材料、失业人员失业保险关系转移材料、失业保险待遇核定材料、促进就业补贴核定材料、工伤备案材料等；定期为30年的主要包括养老保险基金支付明细表和汇总表、医疗保险基金支付明细表和汇总表、工伤保险基金支付明细表和汇总表、生育保险基金支付明细表和汇总表、社会保险数据和分析报告、社会保险稽核材料、社会保险监察材料、社会保险经办机构内部监督材料等；定期为50年的主要包括社会保险卡(证、手册)管理材料、劳动能力鉴定材料、退休人员社会化管理服务材料、异地安置登记材料、社会保险基金征缴明细表和汇总表、养老保险待遇核定材料、养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料、工伤认定材料、工伤人员登记变动材料、工伤保险伤残工亡待遇核定材料等；定期为l00年的主要包括参保人员登记材料、社会保险个人账户管理材料、社会保险费征缴核定材料等。
《社会保险业务材料归档范围与保管期限》中确定的定期保管期限为最低保管期限，各地可结合工作实际，根据档案重要程度提高保管期限。
社会保险业务档案的保管期限从形成之日的次年1月1日开始计算。
第十条保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。
所谓档案的利用服务，就是档案工作者将所收藏的档案信息资源，通过一定的方式进行开发并传递给利用者，为档案利用者提供服务，满足社会需求的工作。档案利用服务工作是以档案信息资源为利用服务前提，以档案利用者为利用服务对象，以满足社会需求为利用服务目的，通过多种途径、形式、渠道和方法开发、传递档案信息，实现档案价值的过程。
社会保险业务档案的服务对象目前主要是参保单位、参保个人和社会保险经办机构内部工作人员。因此，社会保险业务档案管理人员要明确服务方向，坚定服务思想，了解利用需求，运用先进技术手段和反馈机制科学地开发利用档案信息资源。
社会保险业务档案的查询利用程序是：
首先，借阅档案由立档单位(部门)的专兼职档案人员向档案保管单位的专职档案人员办理借阅手续，填写利用登记单。归还时双方清点、核对档案内容和页数，确保档案齐全、完好，并做好利用效果统计。
其次，借阅档案应在阅览室内进行，因特殊情况需要将档案借出时，须经保管单位分管领导批准，借出时间不超过两个星期。应爱护档案材料，严禁在档案上打点、画线、折角、做记号以及涂改、撕、拆档案。
最后，档案人员和利用者均应树立保密观念，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》，共同保守档案机密，未经保管单位分管领导批准不得擅自公布档案内容。
第十一条险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管
期限。
本条明确了四个方面的问题：一是社会保险业务档案鉴定的主体是社会保险经办机构；二是鉴定是指对已到期的社会保险业务档案进行鉴定；三是明确了鉴定工作组成和工作职责；四是提出了鉴定后的处理意见，指出鉴定中如发现社会保险业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应重新确定保管期限。
第十二条保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在
销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
本条对社会保险经办机构销毁社会保险业务档案的销毁程序、销毁过程、销毁结果等方面作了明确规定。特别强调对经过鉴定可以销毁的档案应编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。销毁的具体程序为：首先是对经过鉴定可以销毁的档案编制《社会保险业务档案销毁清册》；
其次是将销毁清册报同级行政主管部门备案和社会保险经办机构主要负责人批准；最后是将经过备案和批准的档案，由指定销毁人、监销人在档案行政管理部门指定的地点销毁，销毁清册作为文书档案永久保管。已销毁的档案，须在社会保险档案目录中注明“已销毁”。
没有经过鉴定的档案和经过鉴定但没有批准的档案都不得销毁。
第十三条保险经办机构按照有关规定。将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。
按照国家档案管理的有关规定向国家综合档案馆移交永久保存的社会保险业务档案，既可以给国家综合档案馆留存一定数量反映社会保险工作和民生状况的馆藏，同时也能够减轻地方社会保险经办机构因场地不足带来的保管压力。因此，各地档案行政管理部门有征收要求的，社会保险经办机构应按规定办理向地区综合档案馆移交业务档案及必备检索工具的手续。
第十四条会保险经办机构有下列行为之一的。限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
(一)不按规定归档或者不按规定移交档案的；
(二)伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；
(三)玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；
(四)违规提供、抄录档案，泄露用人单位或者个人信息的；
(五)违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。
本条是关于违反《规定》的情形及处理和责任追究的规定。社会保险经办机构作为社会保险业务档案管理的法律主体，一方面要依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。在确保档案资料安全、完整的基础上，要加强对档案资料的合理开发和利用。按照相关要求，加强对档案信息资料的整理和综合分析，挖掘其中对服务社会大众和规范经办业务管理有价值的各类信息，完善业务流程，改进查询手段，提高查询效率，方便参保单位和参保个人及时、便捷地查询和利用档案。另一方面，社会保险经办机构及其工作人员要严格执行《规定》，依法履行职责。1．违反《规定》的情形
主要包括：不按规定归档或者不按规定移交档案；伪造、篡改、隐匿档案或者擅
自销毁档案；玩忽职守，造成档案遗失、毁损，违规提供，抄录档案，泄露用人单位或者个人信息等。
社会保险经办机构及其工作人员要承担相应的行政责任和赔偿责任。
2．违反《规定》行为的主体
《规定》中的违法主体主要是指社会保险经办机构、直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员。
3．违反《规定》行为应承担的法律责任
本条对上述违法行为规定承担法律责任的形式是行政责任和民事责任两种。行政责任包括行政处罚和处分，本条规定的行政责任为处分。民事责任主要是指赔偿责任。
(1)行政责任
根据本条规定，社会保险经办机构有上述行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。行政处分是国家行政机关对其工作人员违法失职行为以及违反行政纪律的行为，尚不构成刑事处分的，依法给予的惩处措施。根据2007年4月国务院公布的《行政机关公务员处分条例》的规定，
我国行政处分分为警告、记过、记大过、降级、撤职、开除六种。公务员在受处分期间不得晋升职务和级别，其中，受记过、记大过、降级、撤职处分的，不得晋升工资档次；受撤职处分的，应当按照规定降低级别；受开除处分的，解除与行政机关的人事关系，不得再担任公务员职务。
(2)赔偿责任
本条规定，社会保险经办机构给参保单位或者参保个人造成损失的，应当依法承
担赔偿责任。这里所称的赔偿责任，是指依照《中华人民共和国国家赔偿法》的规定，国家机关及其工作人员违法行使职
权侵犯公民、法人和其他组织的合法权益造成损害的，应当依法向受害人承担的赔偿责任。根据《中华人民共和国国家赔偿法》的规定，行政机关及其工作人员在行使行政职权时，有违法采取限制公民人身自由的行政强制措施，非法拘禁或者以其他方法非法剥夺公民人身自由等侵犯人身权的情形以及违法对财产采取查封、扣押、冻结等行政强制措施的侵犯财产权的情形的，应当依法向受害人承担赔偿责任，受害人有依法取得赔偿的权利。
第十五条社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料。国家有特别规定的。从其规定。
本条是对社会保险业务档案中部分材料涉及国家相关法律法规的处理办法。如社会保险业务经办过程中形成的基金会计等材料，按照《会计档案管理办法》进行管理。考虑到国家对电子文档管理目前尚无明确的法律规范，故本《规定》没有对电子文档管理作出具体规定，但明确提出：国家有特别规定的，从其规定。这样，就给以后规范电子文档管理留有接口。
第十六条定自2009年9月1日起施行。
本条是对《规定》时间效力范围的规定。
法律的时间效力，是指法律何时生效、何时终止效力，以及法律对其生效以前的事件和行为有无溯及力。本条主要规定了《规定》的生效日期，对《规定》的终止和溯及力没有明文规定。虽然在立法时根据实际情况的需要或为追求法律条文的简约性不必全部规定，但从法条的理解上，仍应从以下三个方面进行全面系统的了解，才能真正把握法条的含义。
首先，法律规范开始生效的时问通常根据法律的性质和实际需要来确定。有的是从法律公布之日起立即生效，凡是没有明确规定生效期，或者没有明文规定从公布之H起生效的，都是公布后立即生效。有的是规定一个明确的生效日期，通常是发布后一段时间才开始生效。《规章制定程序条例》第32条规定：“规章应当自公布之日起30日后施行；但是，涉及国家安全、外汇汇率、货币政策的确定以及公布后不立即施行将有碍规章施行的，可以自公布之日起施行。”本《规定》于2009年7月23日发布，自2009年9月1日起施行，发布日期和施行H期是不一样的，这有利于《规定》发布后能有一段时间在各个方面为《规定》的实施做好准备。在这段时间里，相关部门和单位应当为《规定》的实施做好相关准备工作。
其次，关于法律的终止时间，立法中通常采用明令废止或默示废止的方式终止其效力。明令废止的方式通常有：新法律取代旧法律，同时宣布旧法律废止；法律本身规定的有效期届满；由有关机关颁发专门文件宣布某个法律文件的废止。默示废止的方式主要有：新法律公布后，依据新法由于旧法的基本法理，原有法律自动丧失效力；法律已经完成其特有的历史使命而自动失效。从中我们可以得知，《规定》虽然没有明文规定终止时间，但是我们仍然可以依照法理读出其内在含义，也就是说，《规定》的效力自人力资源社会保障部和国家档案局颁布新的有关社会保险业务档案管理的规章施行之日起自动失效或部分失效。需要注意的是，新法由于旧法的原理只能局限于同一立法机关先后制定的有关同一方面内容的法律规范，否则不适用这一原理。
最后，法律的时间效力还涉及法律有无溯及力。所谓法的溯及力，又称法律溯及既往的效力，是指新的法律颁布后，对其生效以前所发生的事件和行为是否适用的问题。如果适用，新的法律就具有溯及力；如果不适用，新的法律就没有溯及力。
在我国，法律法规一般是没有溯及力的，如果有溯及力，应当在法律条文中作出明文规定。依据这一基本法理，我们可以得知，在本《规定》中没有溯及力问题的规定，这表明本《规定》没有溯及力，即在本《规定》施行以前有关社会保险业务档案管理的行为，依然按照《规定》实施以前的有关规定处理。
社会保险业务档案管理规定(试行)附件解读
《社会保险业务材料归档范围与保管期限》作为《规定》附件，是《规定》的重要组成部分。社会保险经办机构在工作中形成的相关材料，构成了社会保险业务档案。这些社会保险材料关系到参保对象的权益记录，关系到参保对象的待遇享受，关系到社会保险业务档案的完整和安全。为保管好这些社会保险业务材料，需要按照社会保险业务经办的规律进行归档，并根据不同的社会保险材料的作用确定不同的保管期限。
本教材根据当前社会保险经办机构设置情况和社会保险经办工作流程等，对每个类别都列出了必须纳入归档范围的材料。
社会保险管理类
一、参保单位登记材料(保管期限为永久)
(一)参保登记
材料形成过程：
社会保险登记实行属地管理原则，各级社会保险经办机构负责受理所在地社会保险登记工作。因特殊原因需跨地区进行社会保险登记的，由上一级社会保险经办机构审批。用人单位申请社会保险登记，应填报《社会保险登记表》，并提供以下
证件材料及复印件：①营业执照、批准成立证件或其他核准执业证件；②组织机构统一代码证书；③法人代表身份证件；④无工商营业执照的事业单位、民办非企业单位、社会团体、基金会、境外非政府组织驻华代表机构以及为编制外人员参保的国家机关、事业单位进行社会保险登记时，应提交事业单位法人登记证或国家行政部门颁发的其他相关证件；⑤成建制转入的，需提供转出地社会保险经办机构开具的社会保险关系转移文本和单位及职工的参保信息；⑥社会保险经办机构规定的其他证件和材料。
社会保险经办人员对申请社会保险登记的用人单位的参保资格进行审查。必要时，对其生产经皆隋况进行实地考察，判断持续缴费和补缴能力。经审核无误，为用人单位办理社会保险登记，在信息系统中录人参保登记信息，确定《社会保险登记证》编码，核发《社会保险登记证》。对不符合参保登记条件的，应向用人单位说明原因和依据。
归档材料：
①《社会保险登记表》；
②营业执照、事业单位法人登记证、社会团体法人登记证、民办非企业单位登记证、批准成立证件或其他核准执业证件复印件；
③组织机构统一代码证书复印件；
④法人代表身份证明复印件；
⑤成建制转入的，转出地社会保险经办机构开具的社会保险关系
转移文本和单位及职工的参保信息；
⑥委托银行代扣缴费的《银行代扣协议》；
⑦上一级社会保险经办机构关于参保登记的批件；
⑧当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定其他材料。
(二)变更登记
材料形成过程：
参保单位以下社会保险登记事项发生变更时，应当依法向原参保的社会保险经办机构申请办理变更登记：①单位名称；②住所或地址；③法定代表人或负责人；
④单位类型；⑤组织机构统一代码；⑥主管部门；⑦隶属关系；⑧开户银行账号；
⑨省、自治区、直辖市社会保险经办机构规定的其他事项。
参保单位向社会保险经办机构申请办理变更登记，应当填报《社会保险变更登记表》，并提供变更事项相关证明材料。经办人员对参保单位填报的《社会保险变更登记表》和提供的变更事项相关证明材料进行审核，经审核无误的予以办理变更登记，在信息系统中录入变更登记信息。变更登记内容涉及社会保险登记证有关项目的，应收回原《社会保险登记证》，重新核发《社会保险登记证》。
归档材料：
①《社会保险变更登记表》；
②新的工商营业执照、事业单位法人登记证、社会团体法人登记证、民办非企业单位登记证、批准成立证件或其他核准执业证件复印件；
③新的组织机构统一代码证书复印件；
④新的法人代表身份证明复印件；
⑤新的银行开户证明或银行账号变更证明；
⑥当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。
(三)注销登记
材料形成过程：
参保单位发生以下情形依法终止社会保险缴费义务时，应及时向原参保的社会保险经办机构申请办理注销登记：①营业执照被注销或吊销；②被批准破产、解散、撤销、合并；③成建制转出；④社会保险经办机构规定的其他情形。申请办理注销登记的参保单位，应填报《社会保险注销登记表》，并提供相关证明材料。经办人员对参保单位填报的《社会保险注销登记表》和提供的相关证明材料进行审核。经审核无误的，在结清应缴纳的社会保险费、滞纳金和罚款后，办理注销登记，在信息系统中录入注销登记信息，收回《社会保险登记证》。无法进行注销登记的，应向参保单位说明原因。
归档材料：
①《社会保险注销登记表》；
②被注销或吊销营业执照通知；
③法院裁定企业破产等法律文书；
④单位主管部门批准解散、撤销、合并、终止的有关文件；
⑤有关部门批准跨统筹地区迁移及转入地社会保险经办机构同意接收的证明；
⑥当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。。
有关问题说明：
①参保登记、变更登记、注销登记业务材料原则上不单独立卷，一同归人《参保单位登记卷》；
②《社会保险登记证》发证、验证、补证业务材料，为短期保管材料，不归人《参保单位登记卷》，应归入《社会保险登记证管理卷》。
二、参保人员登记材料(保管期限为100年)
缴纳社会保险管理制度 为了合理有效管理员工福利，保障员工合法权益，特制定本制度。 一、参保条件： 1、与公司签订正式劳动合同，且试用期经考核并转正的员工。 2、符合社会保险中心的参保要求。 （1）有效期内的身份证； （2）未同时已经自费或其他单位缴纳相应社会保险； （3）符合国家法律法规、国家及地方社保政策的缴纳条件。 二、公司为员工缴纳的险种： 目前，公司为员工开设的险种为五险，五险为：养老保险、基本医疗保险（包括附属险大病保险）、生育保险、工伤保险、失业保险。
基数核定：根据国家核定的缴费基数而定，随国家的规定而变动。 三、责任部门：人力资源部；责任人：福利保险专员。 四、保险的管理：包括新增、转入、转出、退保等手续的办理以及费用的缴纳工作以及资料保管工作。 1、保险的新增：员工在每年的6月或12月（特殊工种人员在转正后即时办理）到人力资源部领取《保险申报确认表》，经直属总监签批完毕后，交回人力资源部人事处，由福利保险员介绍相关事项及准备的相关资料，三日内到人事处签订《劳动合同》。如符合条件，待资料准备完整后交于福利保险专员处，福利保险员将于1月、7月到社保中心进行增加。 2、保险的转入转出：如员工在其他单位已缴纳保险的，则可转回公司缴纳，员工保险的转入或转出均由员工自行办理，如需加盖公司公章，可拿相关文件到福利保险员进行审核后加盖公司公章。个人在中介保险公司交纳保险费用，但不转回公司的，则公司不予补贴应承担部分。 （1）离职保险：员工离职时福利保险专员在离职表上签字后从当月起停止为该人员缴纳社会保险，同时员工需在离职日起一个月内，到人事处办理相关转出手续（特殊情况的需经总经理同意），如因员工个人原因未按时办理，福利保险专员将不予办理，产生的一切后果由个人承担。 （2）辞退员工：员工因个人原因被公司辞退的，人事专员应马上告知福利保险专员，并于当月起停办该人员缴纳社会保险。如未及时告到，所产生的一切后果责任人承担。 五、处罚： 如福利保险专员未在规定时间内办理保险，将对其进行50元/次的处罚。如因员工自身原因导致的未及时办理保险，相关费用及因此造成的损失由员工个人自行承担。
公司业务档案管理制度1 九、业务档案管理制度 第一章总则 第一条为了维护XXXXXXX有限公司及委托单位的利益和合法权益，规范本公司的业务档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，结合本公司的具体情况，特制订本制度。 第二条本制度中所称档案是指各部门在对项目进行市场调查、数据分析等绩效评价活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 第三条本公司各类业务档案的所有权归本公司所有。各类业务档案由办公室统一管理，对各类业务档案进行日常管理、分类、整理、编目、借阅、销毁等工作。 第四条本公司业务档案实行集中统一管理，接受同级档案行政管理部门、山东省财政厅等有关部门的监督、指导。 第二章业务档案的收集与管理 第五条档案收集：业务档案是本公司业务活动中形成的凭证底稿和文件资料，它是反映本公司业务活动的真实记录。业务人员在办理业务过程中，所需文件，权属证明、会计资料和其他相关资料应收集充分，以备核查和调阅。 第六条归档收集范围：各项绩效评价报告印稿，绩效评价工
作 底稿及业务资料、报表等，包括综合类、业务类及备查类工作底稿。 第七条业务档案管理的基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求，对业务报告、工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、编目、立卷、归档、保管、利用、鉴定和销毁。 第八条各业务人员在业务工作结束后，必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿按归档要求进行收集、分类、整理后及时向档案管理人员移交，任何人不得拒绝归档或将信息私留。 第九条各业务项目小组，在每个业务项目完成后，由项目负责人指定专人，按照业务类工作底稿和备查类工作底稿分别进行整理。业务类工作底稿按照业务工作底稿目录的顺序排列装订，永久性工作底稿（备查类）按永久性工作底稿目录的顺序整理装订。装订后的工作底稿要规范整洁。 第十条各类业务档案归档内容包括以下四类： 1、相应项目当期档案纸质版。 2、永久性档案纸质版（即备查工作底稿档案）。 3、留存正式的绩效评价报告。报告已正式签字盖章生效。 4、底稿电子版。
社会保险业务档案管理规定(试行)正文解读 第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。 制定《社会保险业务档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)的目的，主要是为了规范社会保险业务档案的管理，保证社会保险业务档案的真实、完整、安全和有效利用，确保维护广大参保对象的合法权益和切身利益。 《规定》的制定，主要依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》《社会保险费征缴暂行条例》和社会保险业务经办规程等社会保险相关法规。同时，结合了社会保险经办工作实际和部分地方在社会保险业务档案管理中的实践。 第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用本规定。 《规定》所规范和管理的对象主要是社会保险经办机构，即依法经办养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险业务的机构。管理社会保险业务档案由以上社会保险经办机构进行。 第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中。直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。 《规定》对社会保险业务档案的定义，是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的并具有保存和利用价值的相关载体的历史记录。这些记录是原始记录，包括专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体和形式的记录。
由于国家有关部门已经作出规定，因此《规定》没有作相关规定；考虑到针对文书、基金和人事档案，目前国家对电子文档管理尚无明确的规范，因此《规定》没有对电子文档管理作出具体规定，但明确提出：国家有特别规定的，从其规定。这样，就给以后规范电子文档管理留有接口。 第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。 社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。 社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。 《规定》明确，人力资源社会保障行政部门负责对社会保险业务档案管理工作的组织领导，参与并指导社会保险经办机构做好社会保险业务档案的鉴定、销毁等工作，积极协调解决社会保险业务档案管理工作中涉及的场地设施、人员配备、经费保障等重大问题。 按照《规定》要求，社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作。社会保险经办机构承担着社会保险的基础性、事务性工作，社会保险业务档案管理是其工作的重要内容。按照《规定有关要求，社会保险经办机构是社会保险业务档案管理的主体，应当认真履行《规定》赋予的职责。社会保险经办机构要负责社会保险业务档案的收集、整理、分类、归档、立卷、保管、鉴定和销毁等管理工作，并接受同级档案行政部门的业务指导。受人力资源社会保障行政部门的领导和委托，社会保险经办机构还要积极参加与社会保险业务档案管理有关的业务监督检查和调查工作。 社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存是指：社会保险经办
招标业务资料档案管理规定 第一章、总则 第1条为了规范本单位的业务档案管理，有效地保护和利用档案，明确业务档案的归档内容、归档形式（或方法）、管理责任以及其他档案管理工作中的重要事项，根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案管理条例》，结合本单位实际情况制定本规定。 第2条本单位开展的所有具有独立项目编号的招标业务适用于本规定。 第3条业务档案是指按国家和地方有关部门及公司要求，需在项目结束后统一保存或移交的项目资料，包括：招标（采购）类业务所涉及的业务文件、往来信函、传真、会议记录等文字、图纸、电子文档、影音资料等各种载体的文件资料。 第4条项目经理应当根据其承办招投标（采购）业务活动的程序，从项目接受委托开始，做好业务所有原始资料的收集、保存、整理，并按公司规定的时间、方式移交给档案管理员。项目经理应当对所承办业务项目的归档过程和质量全面负责，是该项目档案质量的直接责任人。 第5条档案管理员负责档案资料的接收、查验、入库、保管及查（借）阅服务。严格遵守国家有关档案管理的相关规定及本单位的规定，恪尽职守、认真负责, 严格保密，不得外传，不得丢失。 第6条档案管理员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手
续，由分管档案业务的领导监交。交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人应当在《业务档案移交表》上签字。移交人必须办完移交手续后方可调离该岗位。 第二章、档案的整理及要求 第7条项目经理在招标（采购）工作结束，中标（或成交）通知书发出后30日内，及时将业务资料整理归档，填写《归档资料登记表》并向档案管理员办理移交手续。任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有。 第8条所有正常立项的具有独立项目编号的招标（采购）业务项目须按《归档资料登记表》中所列需归档文件的要求进行统一归档。国家或地方监管部门有特殊要求的还应按其要求及时将业务档案完整移交相应监管部门。 第9条业务档案应当包括以下内容： （一）委托合同及项目摘要 （二）项目甲供资料及相关附件材料 （三）项目实施全过程资料 （四）招标全过程涉及的电子版资料 第10条业务档案归档形式分为纸质归档和电子归档。 纸质归档，是指将具有独立项目编号的招标（采购）类业务从项目立项至项目完结涉及的所有资料统一整理装入专用档案盒存档的 归档形式。
投资业务档案管理制度 第一章总则 第一条为加强投资业务档案管理，确保项目资料的完整性，促进投资业务经营的合法性和项目资产的安全性，根据《投资管理基本制度》、《投资业务操作流程》等有相关规定，特制定本制度。 第二条投资业务档案是指在办理投资业务过程中形成的用以记录和反映投资业务全过程及与客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由融资人的基本资料、投资业务中的相关契约和投资管理资料等组成。 第三条投资业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各公司部门应配合综合档案人员，对投资业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。市场部门负责投资业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案人员负责投资业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的投资业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。 第四条各级管理单位要制定有关投资业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保投资业务档案的完整和安全。 第五条投资业务档案涉及国家、本公司和客户的秘密，档
案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。 第二章投资业务档案的归档方法 第六条投资业务档案按照法人客户建立，一户一档，自然人客户也可按区域建档。 第七条投资业务档案分为五类： 权证类：采用抵押、质押担保方式的投资业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件； 要件类：办理投资业务过程中产生的能够证明投资业务的合法性、合规性的基本要件； 管理类：融资人的基本资料； 保全类：资产风险管理的相关资料； 综合类：本公司内部管理资料等。 每个客户档案分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。3、权证区（立卷区和归档区的权证类主要是指抵（质）押物的清册和移交清单等）抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在项目档案中管理，其中有价单据必须存放于保险库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。
蒙自县社会保险中心社会保险业务档案管理 工作方案 为认真贯彻落实人力资源和社会保障部、国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《规定》）及《关于贯彻落实社会保险业务档案管理规定的通知》（人社险中心函〔2009〕59号）精神，蒙自县社会保险中心为有序推进我县社会保险经办机构业务档案管理工作，确保取得实际成效，结合实际，特制定如下工作方案： 一、指导思想 《规定》的颁布实施，是加强社会保险经办管理规范化建设的一项重要举措，是实现对参保职工“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件，也是社会保险经办管理制度化、规范化和标准化的必然要求。社会保险经办机构要站在促进社会保险事业可持续发展、维护广大参保人员的合法权益和推进社会保险经办管理规范化的高度，深刻认识贯彻落实《规定》的重要性和紧迫性，切实抓好贯彻落实。
二、目标任务 以《规定》的颁布实施为契机，大力推进社会保险业务档案规范化建设，力争用3年左右的时间，使全县社会保险业务档案管理普遍达到：制度措施落实、场地设施落实、专业人员落实、保障经费落实，基本实现社会保险业务档案管理的制度化、规范化和标准化，全面提升社会保险经办管理能力和服务水平，为广大参保对象提供更加优质、高效、便捷的管理服务。 三、实施步骤 （一）动员准备阶段（2010年1月至2010年2月） 1、认真组织学习《社会保险业务档案管理规定（试行）规定》，切实抓好贯彻落实。 2、制定蒙自县社会保险中心社会保险业务档案管理工作实施方案,主要明确档案管理制度、专管人员、档案室落实等内容。 3、做好社会保险业务档案管理系统信息化工作。 （二）实施阶段（2010年1月至2011年12月） 1、建章立制（2010年1月至2010年3月） （1）制定社会保险业务档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度。
社保管理制度
目录 第一章总则 (3) 第二章社会保险的种类和缴费基数 (3) 第三章社会保险关系的建立 (3) 第四章工伤保险事故的处理 (4) 第一节工伤事故紧急处理程序 (4) 第二节工伤申报及劳动能力鉴定 (5) 第三节工伤费用核销程序 (6) 第五章工伤保险待遇和其他社会保险待遇 (7) 第六章社会保险的停止和退出 (8) 第七章附则 (8)
第一章总则 第一条根据《中华人民共和国社会保险法》、《工伤保险条例》及相关法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。 第二条除公司另有规定外，本制度适用于公司所有雇员。 第二章社会保险的种类和缴费基数 第三条社会保险包括基本养老保险、医疗保险、失业保险、生育保险和工伤保险。公司可以根据实际情况选择性地购买雇主责任险等商业保险，受益人由保险合同指定。 第四条社会保险费根据社保经办机构确定的缴费工资基数及费率来确定。 第五条公司和雇员为社会保险费的缴纳义务人，并按规定比例分别负担。 第六条雇员承担的社会保险费由公司依法代扣代缴，财务管理部门每月从雇员工资中直接扣缴，不得减免。 第七条为简化公司按月购买社会保险的手续，按广东省人民政府《关于贯彻落实国务院完善企业职工基本养老保险制度决定的通知》以及本市的社保政策，公司每月为雇员购买社保时相关部门核定的工资数额作为缴纳基数。 第三章社会保险关系的建立 第八条公司统一为雇员建立社会保险关系并办理相关手续，雇员必须提供真实有效的身份证件，由公司人力资源管理部门负责形式审查。 第九条公司财务管理部门应向市社会劳动保险经办机构办理社会保险登记，参加社会保险。登记事项包括：单位名称、住所、经营地点、单位类型、法定代表人或者负责人、开户银行账号以及国务院劳动保障行政部门规定的其他相关事项。 第十条雇员当月应缴的个人社保费用采取预缴方式，即当月的社保费在发放上个月工资时从上个月的工资中扣除。 第十一条社会保障卡的制卡费由公司承担，补换卡费等工本费由雇员承担，收费
业务档案管理制度 第一章总则 第一条为规范本单位业务档案管理，有效保护和利用档案，明确业务档案归档内容、归档形式（方法）、保管期限、管理责任以及其他档案管理工作中的重要事项，根据《中华人民共和国档案法》、《中国注册会计师审计准则》和《贵州省档案管理条例》，结合本单位实际制定本制度。 第二条本制度适用于本单位办理审计、验资业务形成的业务档案。事务所办理其他鉴证业务形成的业务档案，可参照本制度执行。 第三条业务档案是指注册会计师及其执业人员在执行业务过 程中，对制定的审计或验资计划、实施的审计或验资程序获取的相关审计或验资证据以及得出的审计或验资结论做出的记录。本单位的业务档案是审计或验资证据的载体，是出具审计或验资报告的主要依据。本单位的业务档案是考查业务工作的依据，是本单位全面质量管理工作的重要组成部分。 第四条业务档案的所有权属于本单位。 第二章组织管理 第五条本单位由主任会计师（副主任会计师）分管业务档案管理工作，由办公室负责业务档案的登记及日常管理工作，设一至两名档案管理人员，全面负责本单位业务档案的收集、整理、立卷、调阅、
销毁等档案管理工作；各业务部门应当指定专人专职（或兼职）负责本部门的业务档案管理工作，配合专职档案管理人员完成业务档案的移交、归档等工作；项目负责人（或主审）应当负责对所承办业务项目的业务档案归档过程和归档质量全面负责。 第六条档案管理人员要严格遵守本机构的规定及相关规章制度；要恪尽职守、认真负责,不得将档案外传,不得丢失；档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，由分管档案业务的领导监交。交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人都要在移交表上签字或签章。移交人必须办完移交手续后方可调动工作。 第三章业务档案的归档工作 第七条凡本事务所在业务工作中出具的审计、验资等业务报告及其为报告所做的工作底稿和附件均作为业务档案。业务档案归档工作由五个步骤组成：整理、登记、装订、装盒及入库码放。 第八条业务档案整理 业务档案的整理应按照以下程序进行。 （一）业务部门整理 （1）项目负责人应在审计或验资报告日后60日内将工作底稿、报告等相关资料整理归档，任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有。 （2）工作底稿通常不包括已被取代的工作底稿的草稿或财务报表的草稿、对不全面或初步思考的记录、存在印刷错误或其他错误而
社会保险电子档案管理暂行办法 人社险中心函〔2020〕16号 第一章总则 第一条（目的依据）为规范社会保险业务电子文件归档、电子档案管理和应用，维护电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本办法。 第二条（适用范围）依法经办养老保险、失业保险、工伤保险等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险电子档案，适用本办法。 第三条（概念界定）本办法所称电子文件是指社会保险经办机构履行法定职责和办理业务过程中，通过计算机、扫描仪等电子设备形成、传输和存储的字符、图形、音频、视频等各种信息记录。 本办法所称电子档案是指社会保险经办机构接收和产生的具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 第四条（法律效力）来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
第五条（管理原则）社会保险业务电子文件归档和电子档案管理坚持统一管理、安全保密、规范标准、便于利用的原则，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。 第二章收集与归档 第六条（电子文件收集）社会保险经办机构、信息化综合管理机构共同推进业务信息系统与电子档案管理信息系统一体化建设，在业务办理过程中实现系统数据互联互通，具有保存价值的电子文件能够实时导入电子档案管理系统，包含电子文件及其过程信息、背景信息等元数据。 电子文件应当采用符合国家安全规范的认证或加密技术手段。 第七条（电子文件归档）社会保险经办机构根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016)、《社会保险业务档案管理规范》（GB/T31599—2015)等标准规范，确定电子文件归档范围、电子档案分类和保管期限。 第八条（清点检测）电子文件归档时，按照《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70—2018)对其进行真实性、完整性、可用性和安全性方面的检测。对需要归档的电子文件进行清点、整理、编号、编制索引目录和归档。 第三章保存与利用 第九条（存储备份）社会保险经办机构应当按照国家信息安全等级保护标准，配备与电子档案管理系统相适应的在线存储设备，用于电子档案的安全存储。
社保所业务档案管理办法（试行）第一条为加强和规范社保所业务档案管理，维护民生档案真实、完整和安全，发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设，使档案管理工作与社保所业务工作同步发展，根据《北京市实施〈档案法〉办法》及市、区有关规定，结合我区实际，制定本办法。 第二条各社保所形成的业务档案，适用本办法。 第三条本办法所称社保所业务档案（以下简称业务档案），是指社保所在办理促进就业和社会保障业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 第四条区人力社保局和区民政局共同负责全区社保所业务档案管理工作的组织领导；区档案局负责全区社保所业务档案管理工作的协调、监督和指导；区人力社保局、区民政局和区档案局应加强相关工作的沟通与配合。 各镇（街道）应承担并履行对社保所档案工作的主体责任，具体负责对社保所业务档案管理工作的组织实施，切实保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。 各社保所负责业务档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作。
第五条社保所须设置档案室，配备专或兼职档案管理员和必要的设施，确保档案管理的安全与统一。根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备，保证档案工作的正常开展。 社保所应按60平方米/万卷配置业务档案库房，有条件的社保所，档案库房、阅览室、办公室应按要求分设。档案库房应满足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等档案安全保管要求。 按照保存档案的载体类型，应配备存放纸质档案的活动密集架、档案柜，以及存放磁性载体档案的防磁柜。 配备档案室专用的计算机、激光打印机、扫描仪、数码相机、复印机、空调、防盗门窗、加湿机、吸尘器、空气清新器等必要设备。 第六条社保所在本镇（街道）主管领导的指导下开展档案工作，接受本镇（街道）档案员的业务指导和监督，各业务窗口应明确一名兼职档案员，负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工作。 社保所专（兼）职档案员应参加区档案局举办的档案人员岗位培训，并保持人员相对稳定。档案员调动或调整工作岗位时，需做好档案交接手续，确保档案的安全与完整。 第七条社保所应认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理规定，制定档案管理规章制度并加强监督、检
安徽XX工程技术咨询有限责任公司 业务档案管理制度 第一章总则 第一条为规范安徽XX工程技术咨询有限责任公司（以下简称公司）业务档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、建设部和安徽省造价协会关于业务档案管理的有关规定，结合实际制定本制度。 第二条本制度适用于工程技术咨询业务形成的业务档案，其他业务形成的业务档案比照管理。 第三条业务档案是指注册造价工程师及其他执业人员，在执业过程中形成的工作底稿和出具的报告书等业务资料。 第四条业务档案管理的基本内容是：依照有关法律、法规，按照规范化、科学化的要求，对业务资料进行分类、整理、立卷、归档、编目保管、利用、鉴定与销毁，并形成相应的管理制度。 业务档案由公司统一管理，保证公司各项业务档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 第二章业务档案的管理 第五条公司办理工程造价咨询等业务形成的工作底稿，原则上应划分为：综合类工作底稿、业务类工作底稿、备查类工作底稿三类，并结合实际，制定分类工作底稿的具体目录和索引系
统以便于整理、利用，其他业务形成的工作底稿的分类，参照本规定办理。 第六条注册造价工程师和其他执业人员在完成一项业务后的1个月内，应由主办人员（或由承办部门指定人员）对业务资料进行分类、归集、整理，并按一个委托单位一项业务立一个案卷的要求立卷，不得将多个委托单位同一项业务合立成一个案卷；也不得将一个委托单位多项业务合立成一个案卷。 第七条立卷人员在对业务资料进行归集、整理、立卷时，应按下列顺序排列；综合类工作底稿，业务类工作底稿，备查类工作底稿。业务类工作底稿，凡编有序号的，按序号排列，没编序号的，按形成报告的内容的顺序排列。 第八条为便于对业务档案调阅、鉴定和销毁，立卷人员在对业务资料进行分类、归集、整理、立卷后，在业务资料每页右上角顺序编上页号，每本业务案卷还必须附上业务案卷封面。业务案卷封面必须包括以下内容： 1、委托或服务单位名称：一律填写全称； 2、业务项目：按工程预（结）算审核、工程标底编审、跟踪审计、咨询服务、案件鉴证、项目可行性研究等分别填写。 3、报告书发文时间和编号。 4、一项业务有几本业务案卷时，在每本业务案卷封面上还必须注明此项业务共有几本业务案卷，此卷是第几本案卷。 第九条立卷人员在对业务资料进行整理立卷时，对不属于
人力资源档案和社会保险管理办法 第一章总则 第一条为了加强公司人力资源档案和社保工作，进一步提高人力资源档案和社保的管理水平，使人力资源档案和社保工作制度化、规范化、科学化,更好地为公司的发展生产服务，根据国家有关规定，结合公司实际情况制定本办法。 第二条人力资源档案是公司在聘干、调配、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人的经历，政治思想，业务技术水平、工作表现以及工资、岗位变动等情况的材料，是历史地，全面的考察员工的依据。社保档案是公司员工在退休养老和工作中受伤以及福利待遇等的重要依据。 第三条人力资源档案和社保管理工作必须贯彻党和国家有关档案法、保密法制度。 第二章人力资源档案和社保材料的收集补充制度第四条收集范围和途径 一、通过单位的组织，人力资源部门收集员工工作中形成的聘用、续聘审批表、聘用合同书及解聘、辞退材料。 1、调配、复退转业军人安置、任免、考察、考核等工作中形成的履历表、简历表、聘用呈报表、民主评议和组织考察综合材料，鉴定材料等。 2、办理工资待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇的批复材料。
3、评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业技术职务审批表，执业（职业）资格考试合格人员登记表。 4、通过公司党组织收集，在组织建设中形成的已批准转正的入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、优秀党员和优秀党务工作者事迹登记表等。不合格党员和被劝退或除名的取消预备党员资格的组织意见等材料。 5、收集国民教育、成人教育、党校的学生登记表，报考登记表、毕业生登记表、学习成绩表、毕业证书、学位审批材料、学历证明、培训、结业成绩、鉴定材料。 6、通过公司工会收集表彰奖励活动中形成先进工作者、先进生产者登记表等。 7、收集免于处分处理、意见记过材料、查证、核实报告、上级批复、个人对处分决定意见、本人检查、交待材料、通报批评材料、法院的判决书等。 8、收集有突出贡献、有发明科研成果及有重大影响论文译着等的目录。 9、员工因病、工伤、意外事故，伤残等级评审登记表、鉴定材料、非正常死亡的调查报告等。 10、收集社会保险的各项保险的资料、证明等。 第五条档案资料收集方法 一、人力资源档案工作人员与产生档案材料部门联系，共同组织
档案业务管理制度 为了加强委机关档案业务建设，进一步提高档案科学化管理水平，制定档案业务管理制度，具体内容如下! 篇一：档案业务管理制度第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。 第三条归档制度 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。 6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。 7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、库存档案必须图物相符，帐物相符。 6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行
亚超评估评估业务档案管理办法 第一章总则 第一条为了维护亚超评估（以下简称“公司”）及其委托单位的利益和合法权益，规公司的业务档案管理，根据《中华人民国档案法》、《中华人民国档案法实施办法》、《市实施〈中华人民国档案法〉办法》和《中国资产评估准则》，结合行业实际情况特制定本办法。 第二条本办法所称业务档案是指本公司在进行有关资产评估、咨询服务等工作（以下简称“业务工作”）中形成的按相关执业准则要求需保存的以纸质、电子或其他介质存在的业务工作底稿或其他有保存价值的历史记录。 第三条各业务项目应建立健全有效的业务档案管理制度，并确保其安全、完整和利用。 第四条总部、分公司分别明确一名负责人（法人代表或出资人）分工负责业务档案的组织领导工作，并指定专人对业务档案进行管理，档案人员应具备良好的职业道德素质、专业素质和知识素质。 第五条档案管理接受评（注）协和同级档案行政管理部门的监督、指导。 第二章业务档案的管理 第六条业务档案管理基本容包括：按照业务档案管理规化、科学化、制度化要求，对业务报告、工作底稿等业务材料文件进行收集、分类、立卷、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁。 第七条各执业人员在业务工作结束后，必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿，按归档要求进行整理后及时向档案管理人员移交，任何人不得拒绝归档或据为己有。资产评估业务工作底稿的归档期限为评估报告日或核准备案日后90日。
第八条业务档案的立卷程序包括组卷、拟写案卷标题、卷文件材料排列与序号，填写卷目录和备考标及装订等工作容。 （一）组卷：按照一个委托单位或一个合同号，原则上组成一个案卷。对于一项业务需要组成若干册时，在每册封面上必须注明此项业务共有多少册，并注明本册排位。 （二）业务文件材料按时间顺序排列。卷文件材料按本公司《评估业务工作底稿目录》要求顺序排列： 1、卷文件目录； 2、管理类 管理类工作底稿是指公司在评估过程中，为承揽、安排、控制、管理整个评估项目工作所形成的部工作文件。包括： 评估报告、评估说明、评估明细表、业务约定书、评估工作计划、评估工作方案、评估工作人员及分工、被评估单位基本情况、评估项目日程安排、评估项目质量审核记录（三级复核）、项目评估过程中重大问题请示处理记录、工作总结、评估报告客户签收表等。 3、操作类 操作类工作底稿一般是按资产类型及会计科目的程序编排，同时辅助为确定各类资产价值而附设的各类专门表式组成。包括： 各类资产价值状况调查表 询证函 资产鉴定表 分析计算表 市场调研记录
20090701社会保险业务档案管理规定试行 【发布单位】人力资源和社会保障部、国家档案局 【发布文号】人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号 【发布日期】2009-07-23 【生效日期】2009-09-01 【失效日期】----------- 【所属类别】国家法律法规 【文件来源】中国政府网 社会保险业务档案管理规定（试行） (人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号) 人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，现予公布，自2009年9月1日起施行。 人力资源社会保障部部长尹蔚民 国家档案局局长杨冬权 二〇〇九年七月二十三日 社会保险业务档案管理规定（试行） 第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。 第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。 第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。 第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织
领导。 社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。 社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。 第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。 第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。 第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。 第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。 第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。 社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。 第十条社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。 第十一条社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。 鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。 鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。 第十二条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，
社会保险管理办法 1 总则 1.1 为了维护员工享受社会保险的合法权益，明确企业与员工必须依法参加社会保险并履行缴费义务，依据有关法律法规，结合公司情况，特制订本办法。 1.2 本办法社会保险包括：基本养老保险、基本医疗保险、大病医疗保险、失业保险、工伤保险、职工生育保险。凡与公司签订劳动合同的员工自次月起参保。 1.3 本办法适用于公司各单位。 2社会保险的缴费 2.1 缴费基数的确定 社会保险的缴费基数是一致的。缴费基数由公司每年末同意调整，并经员工本人签字确认，然后报市社会保障部门作为员工下年度的社会保险缴费基数。 员工缴费基数若高于陕西省上年度在岗职工月平均工资300%的，以300%作为缴费基数；员工缴费基数若低于陕西省上年度在岗职工月平均工资60%的，以60%作为缴费基数。 新员工缴费基数的确定参见公司《人事管理制度》。 2.2 基本养老保险、基本医疗保险、大病医疗保险、失业保险四项缴费费用由企业和员工个人共同负担，具体缴费比例为： 基本养老保险基本医疗保险大病医疗保险失业保险企业20% 6% 5元 2.5%
个人8% 2% 3元1% 2.3 工伤保险和职工生育保险缴费费用全部由企业承担，员工个人不缴费。工伤保险的缴费比例为1%，职工生育保险的缴费比例为0.6%。 2.4 申报与缴纳 社会保险缴费由人力资源部负责向社保部门申报，财务部负责筹集和缴纳，其中员工个人的缴纳部分由财务部在员工当月工资中代扣代缴。 员工退休（职）后停止缴纳各项社会保险费用。 3 个人账户的管理：基本养老保险、基本医疗保险和失业保险建立个人账户，大病医疗保险、工伤保险和职工生育保险不建立个人账户。 3.1 基本养老保险 全省统一建立个人账户的起始时间为1996年1月1日，在此之后参加基本养老保险的员工，从参加之日起建立个人账户。1995年12月31日以前个人已缴纳的基本养老保险费连同利息计入个人账户。 个人账户存储额只能用于本人养老，不得提前支取。 3.2 基本医疗保险 基本医疗保险的个人账户以医疗IC卡作为依据，由员工本人保管使用；每月由西安市医疗保险处根据员工年龄和个人缴费基数向医疗IC卡自动划转。 个人账户划转比例如下：
业务档案归档管理 办法
业务档案归档及分类管理办法 第一条为了维护会计师事务所及其委托单位的利益和合法权益,规范会计师事务所的业务档案管理，根据《中国注册会计师审计准则第1131号—审计工作底稿》、《北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案暂行办法》和本所的《业务质量控制制度》,特制定本办法。 第二条本事务所业务档案实行集中统一管理，由办公室负责收集保管。 第三条业务档案管理的基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化的要求，对业务报告，工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、立卷、归档、保管。 第四条业务档案归档范围： 1、为规划、控制和总结整个审计工作，发表审计意见所形成的业务底稿，如业务约定书、客户的法律结构和组织结构的有关资料；审计计划与总结，未审和审定会计报表，各种差异调节表，审计报告，管理建议书以及取得的客户声明书，陈述等。 2、执行审计程序所形成的底稿，如各种明细表、汇总表、抽查表、测试表、分析表、审定表、询证函等。 3、备查参考底稿，如客户的营业执照、合营协议、批准文件、企业章程、董事会会议记录,重要经济合同、协议、验资报
告、企业内控制度、会计制度等。 第五条业务档案归档时间： 审计业务结束后,应将在审计过程中形成的文件和工作底稿按规定及时归档,任何人不得拒绝归档和据为已有。按有关要求并结合我所实际，归档时间定为自报告签发之日起60个工作日内办理归档手续。 第六条业务档案归档要求： 1、归档的审计工作底稿应符合《中国注册会计师审计准则第1131号—审计工作底稿》的有关规定，做到内容完整，格式规范，记录清晰，结论明确，标识一致。 2、按照文号为单位进行规档。归档前认真检查应收集的业务约定书、审计报告、会计报表及附注、管理建议书、委托单位声明书、未审会计报表、审计差异调理表及试算平衡表、重要法律文件、合同、协议与委托单位设立有关的法律性文件的复制件、审计计划与结论、具体审计程序的记录和资料是否齐全，不齐全的应予补充并对不需归档的材料进行剃除。 3、归档前应对上述资料中的盖章、签字是否符合有关规定做逐一检查，并予以完善。 4、工作底稿中的传真材料应重新复印后再归档。 5、各项目负责经理对业务档案归档前的完整性、合规性以及
XX公司档案管理制度 （XX年XX月XX日第一次董事会审议通过） 第一章总则 第一条为加强信贷业务档案管理，确保信贷资料的完整性，促进信贷业务经营的合法性和信贷资产的安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《商业银行法》、《贷款通则》等有关法律法规和信贷管理的相关规定，特制定本制度。 第二条信贷业务档案是指在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由借款人的基本资料、信贷业务中的相关契约和信贷管理资料等组成。 第三条信贷业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各信贷部门应配合综合档案部门，对信贷业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。信贷部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案部门负责信贷业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。 第四条各级管理单位要制定有关信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保信贷业务档案的完整和安全。
第五条信贷业务档案涉及国家、小额贷款公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。 第二章信贷业务档案的归档方法 第六条信贷业务档案按照法人客户建立，一户一档，自然人客户也可按区域建档。 第七条信贷业务档案分为五类： 权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件； 要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件； 管理类：借款人的基本资料； 保全类：资产风险管理的相关资料； 综合类：小额贷款公司内部管理资料等。 每个客户档案分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。 1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。 2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。 3、权证区（立卷区和归档区的权证类主要是指抵（质）押物的清册和移交清单等）抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在信贷档案中管理，其中有价单据必须存放于金库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。 第三章信贷业务档案的基本内容